Styrearbeid i konsern: Praktisk guide for morselskap og datterselskap

Sammendrag

• Hvem: Styreledere, daglige ledere, styremedlemmer og styresekretærer i norske konsern. 
• Hva: Praktisk rammeverk for eierstyring via generalforsamlingen, datterstyrets selvstendige ansvar, opplysningsplikt etter aksjeloven § 6-16, dobbeltvedtak og fullmaktsmatrise. 
• Hvorfor: Unngå ulovlig instruksjon, sikre datterselskapets interesse, redusere ansvarsrisiko og få sporbarhet i beslutninger. 
• Hvordan: Avklar roller og dokumenthierarki, etablere standard rapportpakke og møtefrekvens, bruk sjekkliste og maler, dokumentere armlengde i transaksjoner, protokollér begrunnelser. 
• Neste steg: Forankre konsernretningslinjer i datterstyrene, vedta fullmaktsmatrise, implementer styreportal i hele konsernet.
  
  

Innledning

I mange konsern ønsker morselskapet å styre datterselskaper med felles retningslinjer. Etter norsk rett skjer eierstyring i generalforsamlingen. Utenfor dette organet har morselskapet ingen instruksjonsrett over datterselskapets styre. Det er datterselskapets styre som avgjør om konsernretningslinjer skal følges, etter en selvstendig vurdering av selskapsinteressen. Dette er kjernen i styrearbeid i konsern og et grunnleggende styreansvar.

Denne e-boken er for konsernledere, daglige ledere, styremedlemmer og styresekretærer som ønsker en praktisk og trygg innføring i styrearbeid i norske konsern. Boken tar utgangspunkt i opplysningsplikten etter aksjeloven § 6-16 og samspillet mellom morselskap og datterselskap, og gir klare råd som kan brukes i hverdagen. Målet er å hjelpe deg med å navigere i ansvarsforhold, oppgavefordeling og relasjoner, slik at eierstyringen ivaretas uten å svekke det selvstendige styreansvaret datterselskapets styremedlemmer må forholde seg til.

Aksjeloven § 6-16. Datterselskaps forhold til morselskapet

1. Styret i et datterselskap plikter å gi styret i morselskapet opplysninger som er nødvendige for å kunne vurdere konsernets stilling og resultatet av konsernets virksomhet.
2. Morselskapet skal underrette styret i et datterselskap om forhold som kan ha betydning for konsernet som helhet. Morselskapet skal også underrette datterselskapets styre om beslutninger som kan ha betydning for datterselskapet, før endelig beslutning treffes.

Hva er et konsern

Et aksjeselskap blir et morselskap hvis det har bestemmende innflytelse over et annet selskap, enten gjennom avtale eller som eier av aksjer eller selskapsandeler, jf. aksjeloven § 1-3. I denne e-boken viser vi hovedsakelig til aksjeloven, men reglene og drøftingene gjelder i stor grad også for allmennaksjeselskaper. Merk at andre regelverk kan ha egne konserndefinisjoner. I denne e-boken bruker vi den selskapsrettslige definisjonen.

Bestemmende innflytelse foreligger typisk ved stemmeflertall, men kan også følge av aksjonæravtale, vedtektsbestemmelser, rett til å velge eller avsette flertallet av styret eller andre avtaler som gir kontroll.

I konsern varierer eierstrukturen fra heleide til deleide datterselskaper, noe som naturlig vil prege styrediskusjonene i datterselskapene. Styresammensetningen, spesielt om styrer er identiske eller ei, er også avgjørende for dynamikken.

Uavhengig av eierstruktur er datterselskaper selvstendige rettssubjekter med eget ansvar, eget styre og potensielt en egen ledelse. Konsernforholdet endrer ikke dette. Der det er krav til beslutninger må dette fattes i datterselskapets egne organer, slik som vurderinger av egenkapital, likviditet og investeringer.

Motiver for konsernorganisering

Det kan være flere forretningsmessige og juridiske grunner til å organisere virksomhet som et konsern. De vanligste er risikoavgrensning mellom selskaper, finansiering og kapitalstruktur, styring og kontroll, skatt og avgift, samt vekst gjennom oppkjøp og partnerskap.

• Ansvarsbegrensning: Risikofylte aktiviteter kan legges i egne datterselskaper for å begrense morselskapets ansvar til innskutt kapital. Dette er et sentralt aspekt ved datterselskapenes rettslige selvstendighet.
• Kapital og finansiering: Kapitalkrevende deler av virksomheten kan hente ekstern kapital uten å belaste øvrige enheter, noe som tillater at lån og sikkerheter struktureres der risikoen faktisk ligger. Grundig styrebehandling og protokollføring er avgjørende for å sikre at transaksjoner er i selskapets interesse.
• Strategisk fleksibilitet: Kjøp, salg og omorganisering av virksomhetsområder kan gjennomføres mer smidig, når enheter ligger i separate selskaper.
• Operasjonell effektivitet: Felles funksjoner, innkjøp og standardiserte prosesser kan gi stordriftsfordeler. Slike interne transaksjoner må imidlertid være basert på vanlige forretningsmessige vilkår og prinsipper, i tråd med aksjeloven § 3-9.
• Hjemmel til eiendom: Eiendom legges ofte i et eget selskap, et selskap for særskilt formål (SPV, special purpose vehicle), slik at eierskifte kan gjennomføres ved aksjesalg. Dette kan redusere transaksjonskostnader, for eksempel dokumentavgift ved hjemmelsoverføring.

Oppsummert handler konsernorganisering om å avgrense risiko, optimalisere kapital og sikre strategisk fleksibilitet. Alle motivene forutsetter at datterselskapene står rettslig på egne ben. Derfor går vi videre til hva rettslig selvstendighet faktisk innebærer.

Rettslig selvstendighet i konsern

Datterselskaper er selvstendige rettssubjekter med eget ansvar, eget styre og, for de fleste, egen ledelse. Konsernforholdet endrer ikke dette. Beslutninger må fattes i datterselskapets egne organer, og krav til egenkapital og likviditet vurderes på selskapsnivå.

• Separasjon av ansvar: Morselskapet hefter normalt ikke for datterselskapets gjeld, utover innskutt kapital.
• Beslutningsmyndighet: Morselskapet kan ikke treffe beslutninger som er direkte bindende for datterselskapet, foruten i rollen som eier, på generalforsamlingen.
• Formell beslutningsprosess: Vedtak må fattes i datterselskapets egne organer.
• Kapitalregler: Krav til egenkapital og likviditet vurderes på selskapsnivå. Se aksjeloven § 6-12, 6-16, 3-4 og 3-5.

Oppsummert er rettslig selvstendighet grunnmuren i et konsern. For å etterleve prinsippene bør dere avklare om det foreligger konsernforhold, hva kontrollgrunnlaget er, og hvordan dette dokumenteres. Neste kapittel viser en enkel fremgangsmåte.

Slik avklarer du konsernforholdet

Start med å fastslå om morselskapet har bestemmende innflytelse og dokumenter dette tydelig.

• Fastslå kontrollgrunnlaget ved å se på eierskap, stemmerett, vedtekter, avtaler, vetorett og faktisk kontroll.
• Avgrens hvilke enheter som inngår i konsernet, og beskriv rollefordelingen.
• Dokumenter vurderingene som er gjort i styrebehandling og protokoll.

Når avklaringene er gjort og protokollført, kan enkelte konsern møte særskilte utfordringer når morselskapet ikke er et AS. Neste kapittel belyser disse konsernforholdene. Deretter viser vi hvordan avklaringer og beslutninger forankres og dokumenteres digitalt i hele konsernet.

Kompliserte konsernforhold 

Når konsernforholdet er avklart, må særregler for morselskapets organisasjonsform vurderes, inkludert effekter på fullmakter og beslutningsprosesser. Ikke alle konsern består utelukkende av aksjeselskaper. Noen har ulike organisasjonsformer/selskapsformer innad i konsernet, som er underlagt ulike lover og regler. Dette kan komplisere avklaringen av ansvarsforhold og beslutningsmandater, samt prosessene for selskapsstyring og eierstyring.

Et morselskap som er en forening, stiftelse eller interkommunalt selskap, styres på annen måte enn datterselskaper som er et aksjeselskap. Styret i morselskapet har således et personlig ansvar, som skiller seg fra det styreansvaret som påhviler styremedlemmene i datterselskapet. Potensielt har konsernstyret også andre føringer fra sitt årsmøte og prinsipaler, enn det som intuitivt kan videreføres til datterselskaper, som har en annen drift og forretningsmodell.

Dette skaper ofte en krevende dynamikk og en ekstra dimensjon av kompleksitet, som kan gjøre det vanskelig å forene konsernets overordnede visjon med de operasjonelle og strategiske behovene i datterselskapene. Hvis morselskapet er en forening med fokus på medlemsvekst og ser datterselskapet som et instrument for å sikre veksten, kan konsernstyret ta for lett på ansvaret som påhviler styret i datterselskapet. Da kan konsernstyret komme i skade for å instruere datterselskapet, eller treffe beslutninger på overordnet nivå, i strid med reglene som gjelder for et AS. Følgen kan være at styremedlemmer i datterselskapet pådrar seg personlig ansvar for disposisjoner som i praksis er fattet på konsernnivå.

I slike konsern er det derfor ekstra viktig å følge foreslåtte prinsipper i denne e-boken, og sikre god kommunikasjon, forståelse for ansvar, rolledeling, beslutningsmandater og gode prosesser for vedtak og protokollering.

For å håndtere kompleksiteten i praksis bør styringen forankres i en felles digital løsning. Neste kapittel viser hvordan.

Digital forankring og dokumentflyt

En forutsetning for god styring, er et felles verktøy for å behandle saker, fatte beslutninger og dokumentere disse. Samle alle avklaringer, styresaker og protokoller i en styreportal, med rollebasert tilgangsstyring og fullstendig loggføring.

• Digitalt verktøy: Implementer en sentral styreportal for hele konsernet som dekker deling, signering og arkivering av styredokumenter. Dette sikrer enhetlig og sikker praksis, på tvers av alle selskaper.
• Eierskap og kontroll: Sikre full oversikt over eierskap, ved å registrere alt i den digitale løsningen, og ha umiddelbar tilgang til vedtekter og alle avtaler.
• Felles struktur: Etabler en felles struktur med standardisert navnestandard og mappeoppsett for alle datterselskaper, noe som forenkler internkontroll og konsernrapportering.

Med en felles styreportal er avklaringer, styresaker og protokoller samlet, oppdaterte og etterprøvbare. Den formelle eierstyringen utøves i konsernet gjennom generalforsamlingen, noe vi går dypere inn på i neste kapittel.

Eierstyring gjennom generalforsamlingen

Generalforsamlingen er organet der morselskapet utøver eiermyndighet i datterselskapet. Utenfor generalforsamlingen har morselskapet ingen instruksjonsrett overfor datterselskapets styre, jf. aksjeloven kapittel 5. Datterselskapets styre kan likevel vedta å følge konsernretningslinjer, etter en selvstendig vurdering av selskapsinteressen og relevante avtaler, jf. aksjeloven § 6-12 og § 3-8.

Se kapitlet "Generalforsamlingen i konsern" for detaljer om styrets oppgaver og saksbehandling.

Siden morselskapet ikke kan instruere styret utenfor generalforsamlingen, er effektiv informasjonsflyt mellom selskapene avgjørende. Opplysningsplikten i konsern klargjør hva styret i datterselskapet skal dele for å gi et dekkende bilde av konsernets stilling, og når morselskapet må varsle datterselskapets styre om beslutninger som kan berøre selskapet.

Opplysningsplikt i konsern

Styret i datterselskapet skal gi de opplysningene som er nødvendige for å kunne vurdere konsernets stilling og resultatet av konsernets virksomhet. Morselskapet skal underrette datterselskapets styre om forhold som kan ha betydning for konsernet som helhet, og om beslutninger som kan ha betydning for datterselskapet, før endelig beslutning treffes, jf. aksjeloven § 6-16.

Plikten kan omfatte opplysninger som ellers er taushetsbelagte, samt vurdering av eventuelle særregler. Opplysninger protokollføres der de behandles av styret og arkiveres sammen med saksgrunnlaget, jf. aksjeloven § 6-29.

For utenlandske datterselskaper må styret i tillegg vurdere lokal selskapsrett, skatt, arbeidsrett og sanksjonsregimer. Opplysningsplikt og eierstyring kan variere, jf. aksjeloven § 6-16 for norske forhold.

Opplysningsplikten sikrer riktig data til rett tid. Styrets ansvar er å omsette disse opplysningene til forsvarlige vedtak og effektiv oppfølging.

Styrets ansvar i datterselskap

Styret skal sikre forsvarlig organisering, følge opp strategi og føre tilsyn med daglig leder, jf. aksjeloven § 6-12. Vedtak skal bygge på forsvarlig saksgrunnlag, være i datterselskapets interesse og skal protokollføres. I selskaper uten daglig leder ivaretar styret den daglige ledelsen. Beslutninger skal fattes på et forsvarlig grunnlag, alltid være i datterselskapets egen interesse og dokumenteres i protokoll. 

Styrets og daglig leders oppgaver kan ikke overføres til konsernsjefen. Konsernsjefen kan koordinere og gi råd, men kan ikke treffe styrevedtak eller utøve daglig ledelse på datterselskapets vegne, uten formelt grunnlag. Dette kan for eksempel være ansettelse av daglig leder. Styret må derfor selv behandle saker, dokumentere vurderingene og fatte vedtak som er i datterselskapets interesse. Dette gjelder også i enkeltselskaper som er opprettet for å eie en spesifikk eiendel, hvilket er vanlig i eiendomsbransjen. Styrets rolle er lovpålagt, og den krever spesifikke vurderinger knyttet til den unike dynamikken og egenarten i selskapets bransje.

Protokoll og beslutningsgrunnlag

Styret skal kunne vise at beslutninger er truffet på forsvarlig grunnlag og i selskapets interesse, jf. aksjeloven § 6-12. Protokollen skal angi vurderinger, vedtak og eventuelle dissenser, jf. § 6-29. Ved konserninterne avtaler og andre nærstående transaksjoner, skal styret håndtere saksbehandlingskravene i § 3-8 og § 3-9 og dokumentere vurderingene. Et særlig viktig område som krever grundig styrebehandling og dokumentasjon, er selskapets økonomiske stilling, herunder egenkapital og likviditet. Protokollen skal alltid vise sak og beslutningskompetanse, vurdering av selskapsinteressen, habilitet og eventuelle inhabiliteter, vurdering av nærstående og likebehandling, samt selve vedtaket med oppfølging og frister, jf. §§ 6-27, 4-1, 5-21 og 6-29.

Beslutninger om konserninterne transaksjoner og finansielle ordninger skal bygge på skriftlige vurderinger av pris, markedsmessighet, risiko og reelle alternativer, herunder en armlengdevurdering der dette er relevant. Protokollen skal vise grunnlaget for beslutningen og konklusjonene, inkludert eventuelle forbehold, jf. § 6-29. Gjelder avtalen nærstående, skal § 3-8 vurderes og etterleves. Dersom saken krever behandling i både mor og datter, skal protokollene synliggjøre sammenhengen mellom vedtakene og hvorfor løsningen er i datterselskapets interesse.

For å etterleve disse prosesskravene må styret ha tydelige rammer for ansvar, kapasitet og møtefrekvens.

Rammer for styreverv i datterselskap

Styreverv i datterselskap er et personlig ansvar. Møtefrekvens, honorar og styreansvarsforsikring bør avspeile risiko og aktivitetsnivå. Styreleder skal sørge for at saker som hører inn under styret blir behandlet, og styret skal møtes så ofte som nødvendig for å ivareta ansvaret. Én årlig gjennomgang for regnskapsfastsettelse er ofte ikke tilstrekkelig. Planlegg årsplan og ekstra møter ved behov, og vurder kompetanse og habilitet fortløpende, jf. aksjeloven § 6-12.

For å ivareta disse rammene og sikre et effektivt styrearbeid, er en hensiktsmessig styresammensetning en avgjørende faktor.

Styresammensetning i datterselskap

I datterselskaper kan eksterne styremedlemmer styrke både kompetanse, uavhengighet og kapasitet. Dette er særlig viktig der bransjeinnsikt, teknologi eller regulering er kritisk. Forutsetningen er at styremedlemmene har forståelse for konsernrammer, retningslinjer og fullmakter.

Datterselskapets styre er et selvstendig organ og skal ivareta selskapets interesse på selskapsnivå, jf. aksjeloven § 6-12.

Anbefalinger

Følgende anbefalinger sikrer forsvarlig organisering, tydelig rolleforståelse og etterprøvbar dokumentasjon i datterselskaper.

• Bruk en enkel kompetansematrise for å kartlegge og visualisere ønsket og faktisk kompetanse i styret.
• Vurder å oppnevne minst ett eksternt styremedlem i heleide datterselskaper med høy risiko eller kompleksitet.
• Klargjør konsernrammer, fullmakter og forventninger før et styreverv aksepteres.
• Gi nye styremedlemmer en strukturert onboarding, inkludert selskapsdirektiv, relevante retningslinjer og protokoller fra de siste årene.
• Avklar habilitet og mulige interessekonflikter skriftlig, både ved oppstart og deretter årlig.
• Følg lovens krav til ansatterepresentasjon der vilkårene er oppfylt.

For at disse anbefalingene skal fungere i praksis, må de integreres i konsernets overordnede eierstyring.

Styringsrammer i konsern

Mange morselskapsstyrer vedtar en eierstrategi eller et selskapsdirektiv for hvert datterselskap. Dokumentet presiserer formål, rammer og forventninger, tar inn relevante konsernretningslinjer og øvrige krav, og publiseres i en felles, versjonskontrollert løsning. Datterselskapets styre fatter et eget vedtak før dokumentet tas i bruk, og eventuelle forbehold dokumenteres. Slike rammer bør støtte kravene for konsolidering og konsernrapportering, jf. regnskapsloven § 3-6.

For å sikre lik praksis på tvers i konsern, bør bruk av konsernretningslinjer beskrives tydelig.

Konsernretningslinjer og vedtak i datter

Konsernretningslinjer for finans, risiko, informasjonssikkerhet og HR kan standardisere praksis på tvers av selskapene. Disse retningslinjene er ikke bindende for datterselskapet før styret har gjort en selvstendig vurdering av selskapsinteressen og vedtatt implementering. Vurdering og beslutning protokollføres, eventuelt med forbehold, jf. aksjeloven § 6-12, § 3-8 og § 6-29.

Når retningslinjer skal behandles eller brukes i konkrete konsernsaker, må styret samtidig sikre likebehandling og håndtere habilitet.

Likebehandling og habilitet i konsernsaker

Morselskapet og datterselskapet skal ivareta likebehandling og unngå misbruk av posisjon. Ved konserninterne saker skal habilitet og interessekonflikter identifiseres, vurderes og registreres, og inhabile styremedlemmer skal fratre behandlingen, jf. aksjeloven § 6-27. Dette må gjøres samtidig som likebehandling ivaretas, jf. aksjeloven § 4-1 og § 5-21.

I tillegg til hensynet til likebehandling og habilitet, er ansatterepresentasjon et viktig element i styresammensetningen for mange konsern.

Ansatterepresentasjon i styrer i konsern

Når et selskap har over 30 ansatte, har de ansatte rett til representasjon i styret, jf. aksjeloven § 6-4 og representasjonsforskriften. Reglene om ansattevalgt representasjon skal sikre at de ansatte kan delta i selskapets styring. Som hovedregel er hvert selskap i et konsern en egen juridisk enhet. Det innebærer at ansatte i datterselskaper normalt ikke har rett til representasjon i morselskapets styre, og omvendt. Ansatte i konsernet kan likevel anses som ansatte i et tilknyttet selskap dersom det inngås en skriftlig avtale mellom konsernet og enten et flertall av de ansatte, eller lokale fagforeninger som representerer dette flertallet, aksjeloven § 6-5.

Deleide selskaper og minoritetshensyn

I deleide selskaper veier minoritetshensyn og avtalte rammer tyngre enn konsernpolicy. Ved eierandel på 50 prosent eller lavere er selskapet normalt ikke et datterselskap. Konsernretningslinjer kan da ikke pålegges ensidig. Styremedlemmer kan likevel argumentere for å følge viktige standarder når dette er i alle eieres interesse. Vedtektsendringer krever som hovedregel to tredels flertall, jf. aksjeloven § 5-18. Datterselskapets styre skal alltid sikre at minoritetsaksjonærer ikke blir skadelidende, jf. aksjeloven § 5-21 og § 4-1.

Ofte vil det være hensiktsmessig å inngå avtale mellom akjsonærene (“akjonæravtale”) som ivaretar interessene til minioritetsaksjonærene og som gir føringer for beslutingsprosessene. 

Den økte kompleksiteten i eierbildet gjør tydelig rolleforståelse desto mer nødvendig.

Rollefordeling mellom organene

Rolleklarhet mellom generalforsamling, styre og daglig leder forebygger dobbeltstyring og ansvarsglidning.

• Morselskapet utøver eierstyring gjennom generalforsamlingen, og ikke via uformelle kanaler.
• Datterselskapets styre forvalter selskapet forsvarlig, ved å fatte selvstendige beslutninger i selskapets interesse.
• Daglig leder gjennomfører vedtatt strategi, rapporterer og foreslår tiltak.

For å understøtte en tydelig rolleforståelse og sikre effektiv styring i konsernet, er det viktig med et klart definert dokumenthierarki.

Dokumenthierarki for konsernstyring

Et tydelig dokumenthierarki gir en strukturert ramme for styringen. De viktigste dokumentene er:

• Aksjonæravtaler og vedtekter.
• Eierstrategi eller selskapsdirektiv for morselskapet.
• Eierstrategi eller selskapsdirektiv per datterselskap, med formål, risikorammer og eventuelle avvik fra konsernretningslinjer.
• Fullmaktsmatrise for konsern og datterselskap som angir terskler, beslutningsnivå og krav til dobbeltvedtak; forankres i styrets ansvar for organiseringen, jf. aksjeloven § 6-12.
• Styreinstruks for morselskapet og instruks for daglig leder (konsernsjef) etter aksjeloven § 6-23, samt eventuelle utvalg.
• Konsernretningslinjer, for eksempel finans, internkontroll og risiko, HR, HMS, GDPR, IKT, innkjøp, investeringer, bærekraft og etikk.

Dokumenthierarkiet klargjør fullmakter og beslutningsnivåer. I det følgende ser vi hvordan dette brukes i generalforsamlingen.

Generalforsamlingen i konsern

Morselskapet utøver eiermyndighet gjennom deltakelse i datterselskapets generalforsamling. I praksis representeres morselskapet ofte av daglig leder i den utstrekning forvaltningen av aksjeposten hører under den daglige ledelsen, jf. aksjeloven § 6-32. Selskapet kan også representeres av signaturberettigede etter § 6-31 eller av fullmektig med skriftlig fullmakt etter § 5-2, for eksempel et styremedlem eller finansdirektør.

Utenfor generalforsamlingen har morselskapet ingen direkte instruksjonsrett overfor styret, jf. aksjelovens kapittel 5. Datterselskapets styre kan likevel vedta å følge konsernretningslinjer etter en selvstendig vurdering av selskapsinteressen og relevante avtaler, jf. § 6-12 og § 3-8. 

For god eierstyring i konsern skal styret i datterselskapet sikre forsvarlig prosess og gyldig beslutningsgrunnlag for saker som behandles i generalforsamlingen, og treffe egne vedtak i selskapets interesse.

Styrets ansvar i generalforsamlingen

Styret i datterselskapet planlegger og innkaller, utarbeider saksgrunnlag og forslag til vedtak, vurderer habilitet og sikrer at beslutninger treffes i selskapets interesse. Styret skal påse at saksbehandlingsreglene i aksjeloven følges, herunder innkalling og gjennomføring, og at protokoll føres og signeres i tråd med aksjeloven § 5-16. 

Etter § 6-16 skal styret gi morselskapet opplysninger som er nødvendige for å vurdere konsernets stilling og resultat, og morselskapet skal varsle beslutninger som kan ha betydning for datterselskapet før endelig vedtak treffes.

Saker med sammenfallende interesser

Datterselskaper kan eie eiendeler sammen. Der interessene er sammenfallende, kan styret i datterselskap legge vekt på føringer fra morselskapet dersom dette er i datterselskapets interesse. Hvert selskap må likevel fatte eget vedtak.

Generalforsamlingen kan ikke treffe beslutninger som gir enkelte eiere en urimelig fordel eller virker utilbørlig til skade for selskapet, jf. aksjeloven § 5-21. Tilsvarende hensyn skal også ligge til grunn for styrets beslutninger.

Vanlige saker på generalforsamlingen

Vanlige saker på generalforsamlingen er valg av styre, godkjenning av årsregnskap og disponering av resultat, vedtektsendringer, kapitaltransaksjoner og styrefullmakter. Sakene forberedes med tydelige forslag, begrunnelser og eventuelle habilitetsvurderinger. For god sporbarhet bør innkalling, vedlegg, protokoll og signering håndteres i en strukturert løsning, for eksempel en styreportal.

 Mange av sakene på generalforsamlingen berører disposisjoner mellom selskaper i konsernet. Transaksjoner og finansiering må derfor behandles særskilt og på armlengdes avstand*.

(*Å behandle saker på armlengdes avstand innebærer at beslutninger treffes på profesjonelt og uavhengig grunnlag, uten påvirkning fra personlige interesser eller andre utenforliggende hensyn. Et nyttig kontrollspørsmål for styremedlemmer er om de ville stemt for vedtaket på samme vilkår med en helt uavhengig motpart. Dersom betingelsene ikke er til det enkelte selskapets beste, kan avtalen gi en uforholdsmessig fordel for andre på selskapets bekostning.)

Økonomi og transaksjoner i konsern

Ethvert styremedlem i et konsernselskap bør kjenne til rammene for økonomi, vederlag og finansiering i konsernet. Reglene er sentrale i styrearbeidet fordi både risiko og styremedlemmers personlige ansvar ofte oppstår ved økonomiske disposisjoner og ved unnlatelser, for eksempel manglende oppfølging eller tiltak. Riktig anvendelse av regelverket kan dessuten gi konkurransefortrinn sammenlignet med aktører som ikke utnytter de samme virkemidlene.

Konserninterne transaksjoner

Transaksjoner mellom selskaper i samme konsern skal skje på vanlige forretningsmessige vilkår (armlengdeprinsippet). Vesentlige avtaler skal nedtegnes skriftlig. Kostnader, tap, inntekter og gevinster som ikke kan knyttes til ett bestemt selskap, fordeles etter god forretningsskikk, jf. aksjeloven § 3-9.

I selskaper som bare har én aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig, jf. § 6-13 tredje ledd.

Vederlag ved konserninternt salg

Ved konserninternt salg av en eiendel skal vederlaget være markedsmessig og i rimelig samsvar med eiendelens virkelige verdi. Dersom terskelen i aksjeloven § 3-8 utløses, skal styret signere redegjørelse og erklæring som dokumenterer rimelig samsvar mellom ytelsene. Salg til overpris eller underpris kan anses som utdeling etter aksjeloven § 3-6, der verdien skal måles etter virkelig verdi. Bokførte verdier bør ikke brukes uten nærmere vurdering, og verdsettelsesregelen i aksjeloven § 2-7 om vurdering til virkelig verdi har også relevans ved slike salg.

Saksbehandling og unntak

Aksjeloven § 3-8 angir saksbehandlingsreglene for visse avtaler mellom selskapet og en aksjeeier, en aksjeeiers morselskap, medlemmer av selskapets ledelse og personer eller selskaper som likestilles med disse. Kravet til markedsmessighet følger av § 3-9. 

I konsern behandles avtalen i det selskapet som inngår den. For morselskapet gjelder § 3-8 normalt ikke ved avtaler med eget datterselskap. Vurderingen skal bygge på selskapets egen interesse. Betydelig avvik fra virkelig verdi kan også utløse utdelingsreglene eller rammes av generalklausulene om myndighetsmisbruk i § 5-21 eller § 6-28. Verdsettelsen må dokumenteres.

Kreditt, garantier og sikkerhetsstillelse

Kreditt, garantier og sikkerhetsstillelse til fordel for aksjeeier eller nærstående er i utgangspunktet begrenset av aksjeloven § 8-1 og krav om betryggende sikkerhet, jf. § 8-7 første ledd. For konsern gjør fjerde ledd nr. 2 unntak for kreditt og sikkerhet til fordel for morselskapet eller andre konsernselskaper. Disposisjonen må likevel være i selskapets interesse, på markedsmessige vilkår og innenfor kravene til forsvarlig egenkapital og likviditet, jf. § 3-4.

Egenkapital og likviditet

Selv om konsernet samlet sett er finansielt sterkt, skal styret i hvert datterselskap påse at egenkapital og likviditet til enhver tid er forsvarlig, vurdert opp mot risiko og virksomhetens omfang. Ved vesentlig svekkelse inntrer handleplikt, som krever nødvendige tiltak og særskilt styrebehandling, jf. aksjeloven § 3-4 og § 3-5.

Konsernkonto

En felles konsernkonto (cash pool) er et verktøy for å optimalisere likviditetsstyringen på tvers av konsernet. En konsernkonto kan benyttes for å utnytte konsernets samlede likviditet. Ordningen består av en hovedkonto og underkontoer for de enkelte selskapene. Deltakelse kan besluttes etter unntaket i aksjeloven § 8-7 fjerde ledd nr. 2, forutsatt at ordningen er i datterselskapets interesse, på markedsmessige vilkår og innenfor kravene til forsvarlig egenkapital og likviditet, jf. § 3-4. Rentesetting og rammer fastsettes skriftlig, og saldo og eksponering følges opp per selskap.

Konsernbidrag

Konsernbidrag er en vederlagsfri overføring mellom selskaper i samme konsern. Vilkårene følger av skatteloven §§ 10-2 til 10-4. I motsetning til utbytte kan konsernbidrag gis i begge retninger, både mellom morselskapet og datterselskapet og mellom søsterselskaper. Ordningen gjør det mulig å samordne overskudd og underskudd på konsernnivå innenfor lovens rammer, slik at kapitalen brukes der den gir størst effekt. Resultatet er mer effektiv kapitalallokering, bedre likviditetsstyring og en samlet beskatning som står i forhold til den reelle verdiskapingen.

For et morselskap inntektsføres mottatt konsernbidrag som hovedregel som en finansiell inntekt. Når et datterselskap mottar konsernbidrag fra mor, regnes det som et eierbidrag og føres som en økning i innskutt egenkapital.

Følgende vilkår må være oppfylt for å kunne gi og motta konsernbidrag:

• Giver og mottaker må være aksjeselskap eller likestilt selskap i samme konsern.
• Morselskapet må eie mer enn 90 prosent av aksjene og ha tilsvarende stemmerett i datterselskapet. Kravet kan oppfylles indirekte og må være oppfylt ved utgangen av inntektsåret.
• Giver og mottaker må som hovedregel være hjemmehørende i Norge. Konsernbidrag kan også ytes mellom to norske datterselskaper selv om morselskapet er hjemmehørende i utlandet.
• Giver må ha fri egenkapital etter aksjeloven § 8-1, jf. 8-5 annet ledd, ofte kalt teknisk utbytteramme.
• Konsernbidrag kan ikke vedtas dersom egenkapitalen eller likviditeten blir uforsvarlig, jf. aksjeloven § 3-4.
  
  

Konsernregnskap

Et konsernregnskap utarbeides av morselskapet ved å slå sammen tallene fra årsregnskapene til alle konsernselskapene, jf. regnskapsloven § 3-6. Dette gir et samlet bilde av konsernets økonomiske stilling og resultat. 

For å sikre korrekt konsolidering er styret i datterselskapet ansvarlig for rettidig og korrekt rapportering av periodetall, avstemminger, noteopplysninger og hendelser etter balansedagen.

Mangelfull eller forsinket rapportering kan gi feil i konsernregnskapet og øke ansvarsrisikoen i både datterselskapet og morselskapet. Derfor bør styrene være bevisste på hvordan ansvaret slår ut i praksis og hva som reduserer risikoen.

Endringer eller disposisjoner som berører både morselskapet og datterselskapet, for eksempel rammer i konsernkonto eller andre vesentlige konserninterne avtaler, skal forankres gjennom dobbeltvedtak.

Dobbeltvedtak i konsern

Saker som overskrider datterselskapets fullmakter skal løftes til generalforsamlingen i datterselskapet. Når en sak berører begge selskapene, brukes dobbeltvedtak, det vil si behandling og vedtak i begge selskapene. Datterselskapets styre behandler saken og protokollerer vurdering av selskapsinteresse, markedsmessighet og habilitet, jf. aksjeloven § 6-12, og morselskapet fatter eget vedtak innenfor sin kompetanse. Begge vedtak protokolleres med begrunnelse og eventuelle forbehold, jf. aksjeloven § 6-29. 

Dobbeltvedtak er en innarbeidet praksis for god forankring, ikke en egen lovbestemmelse. Protokollene skal vise sammenhengen mellom vedtakene og hvorfor løsningen er i datterselskapets interesse.

Ansvarsrisiko for styret i konsern

Hovedregelen er at styremedlemmer og daglig leder kan bli erstatningsansvarlige etter aksjeloven, jf. aksjeloven § 17-1. Morselskapet kan likevel ilegges foretaksstraff dersom lovbruddet er begått på vegne av selskapet, for eksempel ved instruksjon, medvirkning eller aksept, jf. straffeloven § 27. Vurderingen beror på en konkret helhetsvurdering.

Styret i datterselskaper skal ivareta datterselskapets egen interesse, og må ved behov ta forbehold mot konsernretningslinjer som ikke er i samsvar med denne. Kravet til forsvarlig egenkapital og likviditet gjelder for hvert selskap, jf. aksjeloven § 3-4, og handleplikten i § 3-5 kan utløses ved vesentlig svekkelse.

Typiske risikoområder i konsern er:

• Konserninterne transaksjoner og salg uten dokumentert markedsmessig vederlag og uten vilkår på armlengdes avstand, inkludert tjenester, leie og overføringer.
• Manglende skriftlighet på avtaler mellom morselskap og datterselskap der det kun er én aksjeeier, jf. 6-13.
• Finansiering, garantier, sikkerhetsstillelser og konsernkonto som svekker kreditorvernet eller strider mot rammene i aksjeloven § 8-7 og kravet i § 3-4.
• Utdelinger, konsernbidrag og andre disposisjoner uten tilstrekkelig grunnlag eller i strid med handleplikten ved lav egenkapital, jf. § 3-4 og 3-5.
• Feil eller mangler i rapportering som medfører uriktig konsernregnskap.
• Instrukser fra morselskapet som gjennomføres uten dokumentert vurdering av datterselskapets interesse og risiko.

Sanksjoner ved brudd kan være:

• Erstatningsansvar etter § 17-1.
• Straffansvar etter § 19-1.
• Tilbakeføringsplikt ved ulovlig utdeling etter aksjeloven § 3-7.
• Skattemessig omklassifisering av prisavvik til utbytte, som faller utenfor fritaksmetoden dersom utdelingen ikke er lovlig etter selskapsretten.

For å redusere ansvarsrisikoen og sikre forsvarlig og effektiv styring i konsernet, se følgende sjekkliste for god praksis.

Sjekkliste for god praksis i konsern

Denne sjekklisten gir kort og operativ veiledning for styrer i konsern. Utgangspunktet er eierstyring gjennom generalforsamlingen i datterselskapet, datterstyrets selvstendige ansvar for selskapsinteressen, og toveis opplysningsplikt etter aksjeloven § 6-16.

Minimumspraksis i konsern

1. Morselskapet eierstyrer

• Gjør: Utøv eierstyring i datterselskapet gjennom generalforsamlingen, forankre beslutninger i generalforsamlingen, styrevedtak og klare fullmakter.
• Unngå: Uformelle instrukser til datterselskap uten behandling i generalforsamlingen.

2. Datterselskapet vedtar konsernretningslinjer selvstendig

• Gjør: Innfør retningslinjer ved styrebehandling etter egen vurdering av selskapsinteressen, protokollfør eventuelle forbehold.
• Unngå: Innføring uten styresak eller uten eksplisitt vurdering av selskapsinteressen.

3. Begge operasjonaliserer opplysningsplikten

• Gjør: Avtal fast rapportpakke, bruk hurtigvarsel ved vesentlige hendelser, og hold en definert møtefrekvens.
• Unngå: Muntlig ad hoc-rapportering uten sporbarhet eller sen varsling.

4. Begge vedtar fullmaktsmatrise

• Gjør: Beskriv terskler, reserverte saker og når dobbeltvedtak skal brukes, gjør matrisen kjent for styre og ledelse.
• Unngå: Uklare grenser som gir beslutninger på feil nivå.

5. Begge dokumenterer konserninterne transaksjoner

• Gjør: Ha skriftlig grunnlag, dokumenter markedsmessighet, vurder aksjeloven §§ 3-8 og 3-9 ved behov.
• Unngå: Muntlige avtaler.

6. Datterselskapet vurderer finansielle ordninger

• Gjør: Risikovurder garantier og sikkerhetsstillelse før tilslutning, protokollfør vilkår, og revurder jevnlig.
• Unngå: Automatisk tilslutning uten vurdering av likviditet og sikkerhet.

7. Begge protokollfører vurderinger

• Gjør: Vis selskapsinteresse, habilitet, eventuelle dissenser og kobling mellom vedtak i morselskapet og datterselskapet ved dobbeltvedtak.
• Unngå: Generiske protokoller som ikke gjengir vurderingene, og at armlengdeprinsippet og selskapets interesser er vurdert.

8. Datterselskapet konsoliderer og rapporterer

• Gjør: Avklar frister, eierskap og leveransekrav til konsernregnskap, meld hendelser etter balansedagen.
• Unngå: Sene leveranser og uklar ansvarslinje.

9. Begge ivaretar minoritet og vedtekter i deleide selskaper

• Gjør: Ta særskilt hensyn til minoritet og vedtektskrav, protokollfør interessekonflikter og løsninger.
• Unngå: Standardiserte retningslinjer uten tilpasning til eierstruktur.

10. Begge digitaliserer styrearbeidet

• Gjør: Bruk styreportal i hele konsernet for agenda, saksgrunnlag, protokoll, signering, tilgangsstyring og aktivitetslogg.
• Unngå: Distribusjon av styrepapirer på e-post eller deling uten tilgangsstyring og kontroll på hvor informasjonen lagres. Ivareta GDPR og informasjonssikkerheten.
  
  

Faste agendaer og møtestruktur

Koordineringsmøte mellom morselskapet og datterselskapet

1. Status på mål, nøkkeltall og risiko.
2. Saker som krever koordinering neste kvartal.
3. Konserninterne transaksjoner, prinsipper for prissetting og finansielle ordninger.
4. Endringer i retningslinjer og konsekvenser for datterselskapet.
5. Eskaleringssaker og beslutningsløype.

Styremøte i datterselskap

1. Selskapsinteresse og habilitet for saker med konsernberøring.
2. Rapportpakke til morselskapet, avvik og hendelser etter balansedagen.
3. Konserninterne avtaler og transaksjoner til behandling.
4. Oppfølging av vedtak i generalforsamlingen og eventuelle dobbeltvedtak.
5. Behov for eskalering og frister for avklaringer.
   
   

Anbefalte maler og verktøy

• Styreportal for hele konsernet: primær løsning for agenda, saksgrunnlag, protokoll, signering, tilgangsstyring, versjonskontroll og aktivitetslogg. E-post brukes ikke til styrepapirer.
• Smart protokollmal: få alltid med inhabilitet, grunnlag, vedtak, dissens, kobling mellom vedtak og oppfølging.
• Standard rapportpakke: definert innhold, format og frekvens for rapportering fra datterselskap til morselskap.
• Årshjul: plan for møter, rapportering og beslutningspunkter per måned og kvartal.
• Fullmaktsmatrise for konsern: terskler, reserverte saker og når dobbeltvedtak skal brukes.
• Mal for styresak med konsernberøring: krav til selskapsinteresse, habilitet, risiko, alternativer og vedtak.
• Mal for konserninterne transaksjoner: skriftlig grunnlag, markedsmessige vilkår, vurdering av § 3-8 og 3-9 ved behov.
• Habilitetslogg: registrering av vurderinger og beslutninger om inhabilitet.

Punktene i sjekklisten danner til sammen et grunnlag for god praksis i konsern.

Oppsummering

Godt styrearbeid i konsern starter med klare roller og riktig beslutningsnivå. Eierstyring skjer i generalforsamlingen, mens datterselskapets styre alltid vurderer og ivaretar datterselskapets egen interesse. Opplysningsplikten i begge retninger gjør at styrene kan fatte informerte vedtak og dokumentere grunnlaget.

I praksis betyr dette at konsernretningslinjer vedtas i datter etter selvstendig vurdering, at saker som berører begge selskaper håndteres med dobbeltvedtak, og at fullmaktsmatrise og rapportpakke gir tydelige terskler, reserverte saker og forutsigbar informasjonsflyt. Dette reduserer ansvarsrisiko knyttet til konserninterne transaksjoner, finansiering og utdelinger, og sikrer at armlengdeprinsippet er dokumentert.

For gjennomføring anbefales faste agendaer, sjekkliste og standardmaler for styresaker, protokoll og transaksjoner. En styreportal gir samlet arbeidsflate for innkalling, saksgrunnlag, signering, tilgangsstyring og aktivitetslogg, og fjerner behovet for e-post i styrearbeidet. Slik får konsernet etterprøvbarhet, bedre kvalitet og lik praksis på tvers av selskaper.