Sjekkliste for styresekretærer og styrekoordinatorer – med gratis mal

Jobber du med å tilrettelegge for styrearbeidet? Denne sjekklisten gir deg full oversikt – fra møteforberedelser og dokumentasjon til sikker digital samhandling.

I de fleste virksomheter finnes det én eller flere personer som har ansvaret for de praktiske og administrative oppgavene knyttet til styrearbeidet. I mindre selskaper deles disse gjerne mellom daglig leder, styreleder, økonomiansvarlig eller andre i administrasjonen. Eksterne aktører, som regnskapsførere, kan også bidra. I større eller mer regulerte virksomheter er det ofte en dedikert person eller et team som håndterer disse funksjonene.

Uansett organisering omtales disse nøkkelpersonene ofte som styresekretærer eller styrekoordinatorer – og rollen er viktigere enn noen gang.

Styresekretær vs. styrekoordinator: Hva er forskjellen?

Den vanligste tittelen for personer med ansvar for å tilrettelegge styrearbeidet har tradisjonelt vært styresekretær. Men rollen har utviklet seg betydelig – og omfatter nå flere og mer strategiske oppgaver. Styresekretæren er ikke lenger bare en administrativ ressurs, men en viktig bidragsyter til god selskapsstyring. Gjennom effektiv håndtering av styreprosesser og dokumentasjon, og kontinuerlig støtte til styret, bidrar rollen til økt transparens, bedre beslutningsgrunnlag og etterlevelse av lovpålagte krav.

På bakgrunn av dette har det blitt vanligere å bruke tittelen styrekoordinator – en betegnelse som i større grad reflekterer rollen som strategisk støttefunksjon. Begge titler dekker oppgaver knyttet til støtte for styret og daglig leder, og favner både møteadministrasjon og protokollføring – i tillegg til strategisk støtte og etterlevelse av regelverk.

Foreningen for styrekoordinatorer og styresekretærer beskriver forskjellen slik:

• Styresekretæren har hovedfokus på dokumentasjon og møteadministrasjon.

• Styrekoordinatoren er en strategisk ressurs med ansvar for helhetlig styring og støtte til styrets mål.
  
  

Oppsummering av roller

Sjekkliste for styresekretærer og styrekoordinatorer

Oppgavene varierer med virksomhetens størrelse og organisering, men visse punkter er felles for de fleste. Her er en sjekkliste som dekker det viktigste – og som kan brukes både før og etter styremøter for å sikre at ingenting blir oversett.

Vi anbefaler å gjennomgå sjekklisten minst én gang per kvartal. Det gir god struktur i arbeidet og bidrar til at sentrale krav og oppgaver ikke blir glemt. I større eller mer regulerte virksomheter kan det være hensiktsmessig å kontrollere enkelte deler av sjekklisten oftere – for eksempel månedlig.

Planlegging og organisering

• Er det utarbeidet en møte- og årsplan i samarbeid med styreleder og daglig leder?

• Er saker som skal følges opp fra tidligere møter håndtert på en tilfredsstillende måte?

• Er møteagenda og nødvendig dokumentasjon distribuert i tide?

• Er det sørget for praktisk tilrettelegging for møter (lokaler, teknisk utstyr og digitale verktøy)?
  
  

Dokumentasjon og etterlevelse

• Er styrets protokoller ført og signert i henhold til lovkrav?

• Er styredokumenter og protokoller arkivert på en sikker måte?

• Er selskapets interne regler og vedtekter oppdatert i tråd med gjeldende vedtak og lover?

• Er styrets fullmakter og signaturrettigheter vurdert og eventuelt oppdatert?

• Er det kontroll på når styremedlemmene er på valg – og er nødvendige tiltak fulgt opp?
  
  

Kommunikasjon og støtte

• Er kontaktinformasjon til styremedlemmer og varamedlemmer oppdatert og lett tilgjengelig?

• Har nye styremedlemmer fått nødvendig onboarding og opplæring?

• Er styrets strategiske prioriteringer reflektert i møteagendaen og beslutningsgrunnlaget?

• Har styremedlemmer mottatt relevant beslutningsgrunnlag og informasjon i god tid?

• Foregår skriftlig kommunikasjon mellom styremedlemmene i en sikker og strukturert løsning?
  
  

Digitalisering og sikkerhet

• Brukes det en styreportal for sikker og effektiv informasjonsdeling?

• Er tilgangene til portalen oppdatert etter endringer i styresammensetningen?

• Er krav til behandling av sensitive opplysninger og personvern (GDPR) ivaretatt?

• Har styret rutiner for å håndtere cybersikkerhet og andre teknologiske risikoer?

• Har styremedlemmene fått opplæring i bruk av styreportalen og relevante sikkerhetsprosedyrer?
  
  

Oppfølging og forbedring

• Er aksjonspunkter fra tidligere møter fulgt opp og rapportert?

• Er relevante saker meldt til Brønnøysundregistrene (styreendringer, fullmakter m.m.)?

• Er styrets arbeid evaluert, og er forbedringstiltak igangsatt?

• Er beredskapsplanen nylig gjennomgått og oppdatert i tråd med selskapets risikobilde?

• Har styret en plan for håndtering av krisesituasjoner?
  
  

Ekstern kommunikasjon

• Er kommunikasjon med eksterne interessenter som aksjonærer og revisorer strukturert og dokumentert?

• Finnes det rutiner for å håndtere spørsmål og tilbakemeldinger fra eksterne interessenter?
  
  

Få gratis sjekkliste som Excel-, eller Google Sheets-mal

Gjør det enkelt å tilpasse sjekklisten til din virksomhet.

• Klikk her for å laste ned Excel-mal
• Klikk her for å kopiere Google Sheets-mal
  
  

Ønsker du å lære mer?

Vil du gå i dybden på roller, ansvar og beste praksis for styresekretærer og styrekoordinatorer? Da anbefaler vi e-boken: Styrekoordinator og styresekretær: En praktisk veileder til roller og ansvar.

Orgbrain – det trygge valget for styresekretærer og styrekoordinatorer

Med Norges mest komplette styreportal får du full kontroll på styrearbeidet – fra møteplanlegging og dokumentdeling til sikker samhandling og protokollføring.

Book en gratis demo og se hvordan vi hjelper styresekretærer og styrekoordinatorer i helprofesjonelle styrer med å jobbe tryggere og mer effektivt.

Google kunderating: ⭐⭐⭐⭐⭐