En styreportal er en digital løsning utviklet for å effektivisere og forbedre viktige oppgaver og prosesser knyttet til styrearbeid, inkludert avholdelse av generalforsamlinger. De mest moderne portalene på markedet benytter avansert teknologi for å bistå styrene med å utføre oppgavene sine på en enklere, sikrere og mer presis måte. Dette oppnås gjennom opplæring i styrearbeid, forslag til tekstutforming, juridiske referanser, digital stemmegivning og veiledning gjennom ulike prosesser.

Alle styrer bør vurdere å ta i bruk en portal for å sikre god kontroll over dokumenter og prosesser knyttet til styrearbeidet. Dette er spesielt viktig med tanke på personvern (GDPR) og datasikkerhet.

I Orgbrain sin styreportal finner du alt lett tilgjengelig som er relevant for styrearbeidet i din virksomhet. Vår løsning er nyskapende, og vi kaller oss gjerne "Fremtidens styrerom" fordi portalen muliggjør fulldigitalisering av både styremøter og generalforsamlinger. I tillegg inneholder portalen en digital styreskole som også fungerer som et nyttig oppslagsverk. Møtedokumenter og andre felles dokumenter kan systematisk organiseres i vårt sikre datarom.

Orgbrain er den eneste norske styreportalen som tilbyr brukere veiledende og kompetansehevende innhold, i form av en styreskole samt et omfattende agendabibliotek med kildehenvisninger/bistand til lover knyttet opp til hver enkelt sak som skal behandles i styremøte eller generalforsamling. Orgbrain inneholder også en løsning for å gjennomføre generalforsamlinger digitalt, og verktøy knyttet til aksjeeier- og due diligence prosesser.

Å benytte Orgbrain som styreportal vil gi bedre kontroll og mer tid til å utføre andre oppgaver. Med sikker lagring av filer samt tilgjengelig hjelpetekst med henvisning til relevant lovverk, er det lett å finne frem til informasjon og tidligere protokoller og andre dokumenter. Hele prosessen, fra å kalle inn til et styremøte (eller generalforsamling), sette agenda, gjennomføre møtet, få en ferdig protokoll i PDF samt innhente signatur utføres digitalt på enkel og effektiv måte.

Nylig stiftede selskaper og mindre familiebedrifter bør bruke et verktøy for styrearbeid for å samle all viktig informasjon på ett sted. Dette gjør det enkelt å få tilgang til historiske data, protokoller og beslutninger, og sikrer kontinuitet i styringen. I tillegg er det lett å gi innsyn til nye styremedlemmer, investorer eller andre interessenter, noe som fremmer transparens og effektivitet. Et slikt verktøy gjør det enklere å overføre kunnskap og erfaring, noe som er spesielt verdifullt for fremtidig vekst og utvikling av selskapet.

Man behøver minimum én bruker til daglig leder, hvert styremedlem, og til eventuell styresekretær. I tillegg bør eventuelle varamedlemmer og observatører også ha hver sin bruker.   

Er dere fire i styret pluss daglig leder, behøver dere fem brukere.

Er dere seks i styret, pluss daglig leder og en styresekretær, behøver dere åtte brukere.

Alle dokumenter og filer er kundens eiendeler og lagres kryptert i Norge. Og på lik linje med at du legger filer inn i datarommet kan du enkelt trekke de ut om du velger gå ut av systemet. Basert på hva kunden ønsker vil vi basert på nærmere instruksjon kunne  tilbakelevere, overføre eller slette alle opplysninger.

Oppsigelsestiden er 30 dager før neste fornyelsesperiode.

I Orgbrain er det mulig for et foretak å opprette en «undergruppe», som kan sammenlignes med en underavdeling av det foretaket som er registrert som kunde. En undergruppe kan typisk være en ledergruppe, valgkomite eller en Due diligence-gruppe. En gruppebruker er en bruker som er medlem av en undergruppe. 

Ja. Dersom en velger å signere dokumentene elektronisk via vår innebygde løsning Orgbrain eSign er dette gratis. Velger en å benytte BankID som er levert gjennom vår leverandør Criipto, koster det 15 kr for hver enkelt signatur som er på et dokument.

En standard elektronisk signatur er en generell betegnelse på metoder og teknikker som kan benyttes ved signering av digitale dokumenter. Dette kan være en løsning der man for eksempel kan signere ved bruk av musepeker på en skjerm, men også andre mekanismer kan være involvert, for eksempel bruk av kryptering. En standard elektronisk signatur har en juridisk effekt og kan legges frem som bevis i en rettssak.

Orgbrain eSign er en løsning for standard elektronisk signatur for PDF-dokumenter der brukerne signerer ved bruk av finger, stylus eller musepeker på skjerm, men der det er lagt til ekstra sikkerhetsmekanismer for å øke sikkerheten ytterligere.

Variable kostnader, slik som BankID-signering fra tredjepartsleverandører, vil etterfaktureres.

Alle som er registrert som brukere på det konkrete selskapet vil automatisk komme opp på en liste over de som kan inviteres til å signere. I tillegg er det mulig å invitere personer som ikke er registrert som bruker. Det eneste du trenger å gjøre er å legge inn e-postadressen til den du ønsker å invitere til å signere.

Nei. Alle PDF-dokumenter som lastes opp i portalen kan signeres elektronisk. En kan laste opp og initiere signeringsprosess direkte fra filbiblioteket.

Variable kostnader, slik som ekstra lagring, vil etterfaktureres.

Ja, vi tilbyr tilpassede lisens-sammensetninger ut fra antall selskap som ønskes. Lisensen tilpasses ut fra antall selskap og brukere. Ta kontakt om dere trenger bistand for tilbud rundt dette.

Orgbrain er utviklet med sikkerhet som hovedprioritet. Det er et kontinuerlig samarbeid med eksterne eksperter for å kvalitetssikre løsningen. Sikkerhetsselskapet Mnemonic gjennomgår sikkerheten i kode og infrastruktur. Move AS bidrar i forbindelse med implementering av styringssystem basert på ISO 27001-standarden. EY kvalitetssikrer juridisk innhold og GDPR-rutiner.

Vi støtter også 2-faktor autentisering (2FA) for sikrere innlogging. Filene blir lagret kryptert og sikkert i et norsk datasenter. For digital signering har vi valgt å gå for BankID, ved hjelp av vår partner Criipto. For å håndtere passord benytter vi provider-rammeverk Amazon Cognito. På den måten vil vi aldri se eller lagre brukernes passord.

Ja, Orgbrain inneholder all funksjonalitet som kreves for at kundene skal kunne gjennomføre godkjente heldigitale styremøter og generalforsamlinger, og møter som blir avholdt med medlemmer/eiere på flere lokasjoner samtidig. 

Utenlandske borgere som sitter i styret i en norsk virksomhet, kan langt på vei benytte portalen på samme måte som norske borgere. Utfordringen kan være valg av språk der portalen har norsk som hovedspråk, men det finnes også engelsk språkinnstilling. Utenlandske borgere har også mulighet til digital signering i Orgbrain, selv om de ikke har norsk BankID. Her kan de i stedet benytte signeringsløsningen Orgbrain eSign som er implementert i løsningen.

Når en bruker endrer språk under brukerinnstillinger, påvirker det både brukergrensesnittet og den automatiske genererte delen av teksten i PDF-versjonen av protokollen når denne genereres av brukeren. De innebygde malene og agendapunktene er kun tilgjengelig på norsk, og vil måtte oversettes eller lages selv om en ønsker disse på engelsk.

Om PDF-versjonen av protokollen består av eksempelvis både norsk og engelsk tekst, kan det skyldes at selve brukeren har systeminnstillingene på norsk, men at tekster en har lagt inn i protokollen er skrevet på engelsk. 

Nei, vi anbefaler å la protokollen ligge på det møtet den gjelder for, da dette gjør det enklere å unngå forskjellige versjoner. Det er en egen prosess for å sende protokoller på høring og å signere dem digitalt.

Dersom det er ønskelig å ha en kopi av en protokoll som vedlegg på neste møte må det håndteres ved å først laste ned protokollen fra det tidligere møtet, og så laste det opp på det ønskede møtet.

Med Google Calender API, som kan aktiveres på kontoinnstillinger vil, møter legge seg direkte inn i kalenderen. Dette må hver enkelt bruker stille inn i sine egne kontoinnstillinger.

Ja, det er fullt mulig. Om møtet skal benytte en annen videokonferanseløsning, kan du ta lenken til møtet du får fra tjenesten du vil bruke, og lime inn i feltet der det står videotjeneste i øverste del av møtekortet. Når videokonferansesymbolet velges/aktiveres vil løsningen åpne en ny nettleserfane med denne lenken.

Du kan prøve Orgbrain gratis i 14 dager. Du har full tilgang til alle funksjoner i løpet av prøvetiden.

Informasjon om dette finner du på Orgbrain sin prisside