Instruks for styresekretær og styrekoordinator – med gratis mal

Har dere én eller flere personer i virksomheten som tilrettelegger for styrearbeidet?

I de fleste selskaper finnes det personer med ansvar for de praktiske og administrative oppgavene knyttet til styrearbeidet. I mindre virksomheter er dette ofte daglig leder, styreleder, økonomiansvarlig eller andre i administrasjonen. Eksterne aktører, som regnskapsførere, kan også ha en rolle. I større eller regulerte virksomheter er det vanlig å ha en dedikert person – eller et eget team – som håndterer disse funksjonene.

Når ansvaret er avklart, bør det formaliseres i en tydelig instruks. Det skaper felles forståelse, gir struktur og sikrer at oppgaver blir ivaretatt på en profesjonell og effektiv måte.

Disse sentrale funksjonene omtales ofte som styresekretær eller styrekoordinator – og oppgavene deres har aldri vært viktigere.

Styresekretær vs. styrekoordinator: Hva er forskjellen?

Tradisjonelt har tittelen styresekretær blitt brukt om personer som tilrettelegger for styrearbeidet. Men i takt med at rollen har utviklet seg, og fått flere strategiske ansvarsområder, er det blitt mer vanlig å bruke tittelen styrekoordinator – spesielt i virksomheter med høyere krav til styring, etterlevelse og dokumentasjon.

I dag handler ikke rollen bare om å skrive protokoller og sende ut møterekker – den handler også om å støtte styret i å etterleve lovkrav, følge opp strategi og legge til rette for god selskapsstyring.

Foreningen for styrekoordinatorer og styresekretærer beskriver forskjellen slik:

• Styresekretæren har hovedfokus på dokumentasjon og møteadministrasjon.
• Styrekoordinatoren er en strategisk ressurs med ansvar for helhetlig styring og støtte til styrets mål.
  
  

Oppsummering av roller

Eksempel på instruks for styrekoordinator

Denne malen kan brukes som utgangspunkt i din virksomhet og tilpasses deres behov og organisering.

Instruks for styrekoordinator/ styresekretær i [Selskapsnavn AS]

Denne instruksen gjelder for styrekoordinator/styresekretær i [Selskapsnavn AS], og er utformet for å sikre en effektiv og strukturert gjennomføring av styrearbeidet.

Instrukser fastsetter ansvarsområder og oppgaver for rollen som styrekoordinator/styresekretær og skal bidra til å etablere en felles forståelse for hvordan rollen skal utøves.
Instruksen trer i kraft ved styrets vedtak, og kan endres ved senere beslutning.

1. Generelle prinsipper

• Styrekoordinatoren/styresekretæren rapporterer primært til styreleder i saker som gjelder styrets arbeid, men samarbeider tett med daglig leder om oppgaver som overlapper med administrasjonen.

• Arbeidet skal utøves med høy grad av integritet, nøyaktighet og konfidensialitet.

• Ved fravær utover tre dager skal både styreleder og daglig leder informeres i god tid.
  
  

2. Hovedoppgaver og ansvarsområder

Planlegging og organisering

• Utvikle og vedlikeholde styrets arbeidsplan for å sikre at den støtter virksomhetens strategiske prioriteringer og oppfyller lovpålagte krav.

• Planlegge og koordinere møteagenda for styremøter og generalforsamlinger i samarbeid med styreleder og daglig leder.

• Sørge for praktisk tilrettelegging for styremøter, inkludert bestilling av lokaler, teknisk støtte og eventuell organisering av reise og overnatting.
  
  

Dokumentasjon og arkivering

• Føre protokoller fra styremøter som dokumenterer vedtak, diskusjoner og habilitetsvurderinger.

• Arkivere signerte protokoller og annet styremateriell i selskapets digitale arkiv i henhold til regelverk og interne retningslinjer.

• Distribuere styredokumenter, inkludert agenda og beslutningsgrunnlag, i god tid før møter.
  
  

Regelverk og etterlevelse

• Kontinuerlig overvåke gjeldende lover og regelverk som påvirker selskapet, og informere styret om relevante endringer.

• Sørge for at selskapets vedtekter og interne regler oppdateres jevnlig i tråd med vedtak og gjeldende lovgivning.

• Koordinere rapporteringspliktige beslutninger i Altinn og til andre relevante myndigheter, som styrevalg og styrefullmakter.
  
  

Strategisk støtte

• Tilrettelegge for styrets diskusjoner om risikostyring, bærekraft og innovasjon.

• Bistå med evaluering av styrets arbeid, identifisere forbedringsområder og foreslå konkrete tiltak.

• Identifisere muligheter for forretningsutvikling og fremme forslag basert på innsikt fra ledelsen, styret og eksterne interessenter.

• Bistå styret ved krisesituasjoner gjennom å koordinere informasjonsflyt mellom styret, administrasjonen og interne og eksterne interessenter.
  
  

Kommunikasjon og onboarding

• Onboarde nye styremedlemmer og sørge for at de får nødvendig opplæring i selskapets systemer, retningslinjer og styreportal, slik at de raskt blir operative i rollen.

• Sørge for at kommunikasjon med styremedlemmer skjer gjennom sikre og effektive kanaler.

• Bygge og vedlikeholde gode relasjoner med styremedlemmer, ledelsen og andre interessenter.
  
  

Digitalisering og sikkerhet

• Administrere selskapets styreportal og oppdatere tilgangsnivåer ved endringer i styresammensetningen.

• Sørge for at styrets arbeid følger beste praksis for datasikkerhet og personvern (GDPR).

• Gi opplæring i digitale verktøy for å fremme sikker og effektiv informasjonsflyt.

• Sørge for sikker oppdatering og vedlikehold av tilgangsnivåer for å minimere risiko for uautorisert tilgang til sensitive opplysninger.
  
  

Praktisk støtte og oppfølging

• Sørge for at alle aksjonspunkter fra tidligere møter følges opp og rapporteres til styret.

• Organisere administrativ støtte til valgkomiteer og andre underutvalg.

• Forhandle og administrere styreansvarsforsikring.
  
  

3. Taushetsplikt

• Styrekoordinatoren/styresekretæren plikter å sikre at sensitive opplysninger som vedkommende får kjennskap til i rollen, ikke videreformidles til uvedkommende.

• Diskusjoner som skjer i styremøter, skal alltid behandles konfidensielt, med mindre styret har bestemt noe annet.

• All ekstern informasjon skal koordineres i tråd med selskapets kommunikasjonsstrategi.
  
  

4. Kontinuerlig forbedring

• Arbeidsprosessene knyttet til styrearbeidet skal evalueres årlig med tanke på effektivitet og struktur.

• Identifiserte forbedringsområder skal dokumenteres og presenteres for styret med forslag til tiltak.

• Oppdatere styrets plan for krisehåndtering i tråd med selskapets risikobilde og utvikling.

Vedtatt av styret: (Dato)

Få gratis instruks som Word-, eller Google Docs-mal

Gjør det enkelt å tilpasse instruksen til din virksomhet.

• Klikk her for å laste ned Word-mail
• Klikk her for å kopiere Google Docs-mail
  
  

Ønsker du å lære mer?

Vil du gå i dybden på roller, ansvar og beste praksis for styresekretærer og styrekoordinatorer? Da anbefaler vi e-boken: Styrekoordinator og styresekretær: En praktisk veileder til roller og ansvar.

Orgbrain – det trygge valget for styresekretærer og styrekoordinatorer

Med Norges mest komplette styreportal får du full kontroll på styrearbeidet – fra møteplanlegging og dokumentdeling til sikker samhandling og protokollføring.

Book en gratis demo og se hvordan vi hjelper styresekretærer og styrekoordinatorer i helprofesjonelle styrer med å jobbe tryggere og mer effektivt.

Google kunderating: ⭐⭐⭐⭐⭐