Styreportal for konsern

God eierstyring og selskapsledelse innebærer tydelige roller, ansvar og beslutningslinjer mellom eiere, generalforsamling, styret og administrasjonen.

I et konsern bør det også være avklart hvilke saker som behandles av morselskapet, hvilke beslutninger som tas i det enkelte datterselskapet, og hvordan relevant informasjon skal rapporteres og følges opp på tvers.

Gode styringsprinsipper skal bidra til kontroll og etterlevelse, men også legge til rette for effektive beslutninger og langsiktig verdiskaping.

Styret i et datterselskap har ansvar for forvaltning og tilsyn i det selskapet det er valgt til. Styret skal ivareta selskapets interesser og kan ikke bare opptre som en forlengelse av konsernledelsen eller morselskapets styre.

Det er derfor viktig at hvert styre får tilstrekkelig informasjon, foretar selvstendige vurderinger og dokumenterer beslutningene sine. Etter aksjeloven har styret ansvar for forvaltningen av selskapet og skal føre tilsyn med daglig ledelse og virksomheten for øvrig. Aksjeloven kapittel 6

Konsernet bør etablere et felles minimumsnivå for styrearbeidet, men arbeidsformen må tilpasses det enkelte selskapets størrelse, virksomhet, behov, risiko og kompleksitet.

Felles maler, instrukser, årsplaner og rapporteringsrutiner kan gi bedre kvalitet og oversikt. Samtidig bør ikke alle selskaper få en omfattende arbeidsform dersom aktiviteten og risikobildet ikke tilsier det.

Målet er en helhetlig struktur med nødvendig lokal tilpasning.

En god årsplan bør sikre at styret behandler lovpålagte, strategiske og virksomhetsspesifikke saker på riktig tidspunkt gjennom året.

Aktuelle temaer kan være:

• Strategi og mål
• Budsjett og økonomisk rapportering
• Risiko og internkontroll
• Organisering og ledelse
• HMS og bærekraft
• Styrets egenevaluering
• Instrukser og fullmakter
• Generalforsamling og årsoppgjør

I et konsern kan en felles grunnstruktur gjøre det enklere å sikre kvalitet på tvers, mens hvert styre legger til saker som er relevante for det aktuelle selskapet.

Informasjon bør deles etter rolle, ansvar og tjenstlig behov. Ikke alle i konsernledelsen eller morselskapets styre skal automatisk ha tilgang til alle dokumenter i samtlige datterselskaper.

En god struktur kombinerer nødvendig konsernrapportering med tydelig tilgangsstyring. Styremedlemmer og administratorer bør bare få tilgang til selskapene og informasjonen de har behov for.

Dette er spesielt viktig ved interessekonflikter, transaksjoner, personalsaker og annen konfidensiell behandling.

Saksgrunnlag, vesentlige vurderinger, eventuelle habilitetsspørsmål og styrets beslutninger bør dokumenteres på en ryddig og etterprøvbar måte.

Saker skal forberedes og legges frem slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. God dokumentasjon skaper kontinuitet, forenkler oppfølging og gjør det mulig å vise hvordan styret har ivaretatt sitt ansvar. Aksjeloven § 6-21

Konsernet kan etablere felles prinsipper for blant annet årsplaner, rapportering, risikostyring, instrukser og dokumentasjon.

Samtidig må saker behandles og besluttes i riktig selskapsorgan. En felles digital struktur kan gi konsernledelsen oversikt over aktivitet og oppfølging uten at ansvaret flyttes bort fra det enkelte styret.

Styret bør evaluere sammensetning, kompetanse, arbeidsform og måloppnåelse regelmessig. For større virksomheter og konsern vil en årlig evaluering normalt være en god praksis.

Evalueringen bør brukes aktivt til å forbedre styrearbeidet, planlegge kompetanseutvikling og identifisere eventuelle behov for endringer i sammensetning eller arbeidsform.

Kompetansebehovet bør vurderes ut fra selskapets strategi, utviklingsfase, virksomhet og risikobilde. Styret bør samlet ha relevant forståelse for blant annet økonomi, marked, teknologi, bærekraft, sikkerhet og regulatoriske forhold.

En kompetansekartlegging eller styreevaluering kan synliggjøre gap og gi grunnlag for opplæring, rekruttering eller bruk av ekstern kompetanse.

En styreportal løser ikke styringsutfordringer alene, men kan gjøre gode prinsipper enklere å gjennomføre i praksis.

En felles plattform kan bidra til:

• Tydelige roller og tilgangsnivåer
• Strukturert planlegging gjennom årsplaner
• Bedre og mer konsistent saksforberedelse
• Sikker distribusjon av styredokumenter
• Dokumenterte beslutninger og signerte protokoller
• Oppfølging av vedtak og oppgaver
• Oversikt på tvers av selskaper

For konsern er det særlig verdifullt å kombinere en felles arbeidsform med separate og sikre områder for hvert selskap.

Start med å kartlegge dagens selskapsstruktur, styringsorganer, roller, arbeidsprosesser og utfordringer.

Deretter bør konsernet ta stilling til:

1. Hvilke prinsipper som skal være felles
2. Hva som må tilpasses det enkelte selskapet
3. Hvordan roller og tilganger skal organiseres
4. Hvordan årsplaner og rapportering skal struktureres
5. Hvordan løsningen skal innføres og forankres

Orgbrains storkundeteam kan bistå med både kartlegging, struktur, implementering og opplæring.