Styreportalen som skaper helprofesjonelle styrer

I likhet med at regnskapsførere bruker et regnskapssystem for å føre regnskap, er en
styreportal et system som er skreddersydd for å håndtere oppgavene som styret har ansvaret for, herunder generalforsamlinger og komitearbeid. En styreportal er altså et digitalt samhandlingssystem, utviklet for å håndtere sentrale oppgaver og prosesser knyttet til styrets oppgaver og ansvar.

Formålet med en styreportal er å gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig –
og ikke minst – mer effektivt.

Styret bør som et kollegium til enhver tid være i takt med tiden man befinner seg i, og ha på plass systemer som er tilpasset dagens krav til sikkerhet, personvernregler og arbeidsmetodikk. Alle virksomheter som har et styre med mer enn ett medlem, bør derfor bruke en moderne styreportal. 

Styreportaler er ment å hjelpe styrets leder, daglig leder, styresekretær og øvrige som administrerer styremøter til å utføre sine oppgaver enklere, tryggere og mer profesjonelt.

En styreportal gjør det også betydelig enklere for styremedlemmer å håndtere flere styreverv, da all informasjon relatert til de ulike vervene er samlet på ett sted.  

De første portalene på markedet sørget for sikker tilgang til styredokumenter, og hadde
i tillegg funksjonalitet for innkalling til styremøter. For eksempel bør ikke styredokumenter 
distribueres på e-post (ref. personopplysningsloven og krav til konfidensialitet), noe som de første styreportalene ivaretok.

De siste årene har styreportalene utviklet seg i takt med den teknologiske utviklingen, og de
mest moderne løsningene har nå fått på plass funksjonalitet som bidrar til å støtte de fleste
viktige prosesser styret er satt til å håndtere. Dette gjelder blant annet juridisk veiledning, håndtering av generalforsamlinger, komitearbeid og samhandling med ledelsen.

Fordelene med en moderne styreportal er at styrearbeidet blir enklere, bedre, sikrere og mer profesjonelt. 

En moderne styreportal er ekstra nyttig for styresekretærer eller andre som er satt til å administrere styrearbeidet (styrets leder, daglig leder, CFO, regnskapsfører mv.). De fleste styreportaler er laget med tanke på de oppgaver som en styresekretær har, og derfor vil en styreportal ofte inneholde all den funksjonalitet som en styresekretær trenger for å utføre sine oppgaver på en profesjonell måte. Dette gjelder blant annet funksjonalitet for samhandling, sikre overholdelse av sikkerhetskrav og personvernregler, finne møtetidspunkt som passer deltakerne, sette opp de rette sakene på agendaen, kalle inn til møter, gjennomføre møter, lage protokoll, digital signering, dokumentarkiv, juridisk veiledning, håndtering av generalforsamlinger og mye mer.   

De som utvikler styreportal ved at styrets tid er verdifull og ansvaret som ligger på det enkelte styremedlem er stort. Moderne styreportaler tar hensyn til dette. Gjennom enkel og sikker innlogging gir en styreportal trygg tilgang til dokumenter og oppgaver fra både PC, nettbrett og mobil. I en moderne styreportal kan styremedlemmene få juridisk veiledning, signere dokumenter, samhandle via chat eller administrere oppgaver. 

En styreportal gjør det også betydelig enklere for styremedlemmer å håndtere flere styreverv, da all informasjon relatert til de ulike vervene er samlet på ett sted. 

En styreportal vil være til stor hjelp ved planlegging og gjennomføring av styremøter. For å gi et bilde av hva en styreportal kan bistå med, har vi under gitt et eksempel på en typisk arbeidsflyt ved bruk av styreportal i et styremøte:

Før møtet

• En administrator, typisk daglig leder, styrets leder eller en styresekretær, kan opprette utkast til et møte inne i styreportalen. Dette kan gjøres ved å opprette enkeltmøter, kopiere tidligere møter eller opprette flere møter gjennom en årshjulfunksjon.
• Administrator vil få tilgang til et stort agendabibliotek med en rekke forslag til saker som kan være aktuelt å sette på agendaen.
• Ved bruk av innebygget kunstig intelligens (ChatGPT/AI) får administrator bistand til å lage tekster og gjennomføre en språkvask, der kunstig intelligens retter skrivefeil og gjør teksten lettere å lese.
• Alle som er gitt administratorrettigheter kan samhandle, og i fellesskap tilpasse tekst og vedlegg som skal følge med sakene på agendaen.
• Portalen inneholder en funksjon som gjør at det er veldig enkelt for administrator å finne ut hvilket møtetidspunkt som passer best for alle deltakerne.
• Styremedlemmene, og eventuelt andre deltakere, inviteres til møtet fra portalen. De som har lagt inn at de ønsker møteinvitasjonen direkte inn i sin private kalender, vil kunne besvare om de deltar eller ikke fra kalenderen. (Uansett om de bruker Microsoft Outlook, Google Calendar eller andre større kalender løsninger)  
• Ved behov kan det opprettes en chat som er koblet opp mot det konkrete møtet, der styret kan diskutere aktuelle saker i forkant av møtet. 

Under møtet

• Møtet kan avholdes på video, med portalens egen videoløsning, eller ved å lenke til andre videoløsninger som Microsoft Teams eller Google Meet. Styret kan også kommunisere på chat under videomøtet.
• Styrets leder åpner møtet, der sakene på agendaen blir gjennomgått. Vedlegg som har vært med i innkallingen kan enkelt vises direkte i portalen.
• Etterhvert som man er innom beslutningssaker, kan enten den enkelte avgi stemme fra sin egen enhet (mobil, nettbrett eller datamaskin), eller la administrator registrere stemmene.  
• <Dersom en sak trenger ytterligere behandling, er det enkelt å markere den for senere oppfølging.
• Underveis i møtet, kan administrator benytte kunstig intelligens (ChatGPT/AI) til å lage forslag til protokolltekst fra hver sak som har vært på sakslisten. 
  
  

Etter møtet

• Når møtet er over, vil det automatisk bli utarbeidet en protokoll basert på den informasjon som er lagt inn på hvert enkelt agendapunkt. Mye av teksten vil kunne komme direkte fra forslagene i systemene, og det vil ofte kun være behov for mindre tilpasninger for mange av agendapunktene.
• Etter eventuelle justeringer i protokollen, kan administrator velge å sende ut protokollen på høring og deretter til elektronisk signering. 

En styreportal må ha funksjonalitet og et grensesnitt som er enkelt å ta i bruk for ordinære brukere (styremedlemmer og aksjonærer), men som er omfattende nok til at administratorer (daglig ledere, styreledere og styresekretærer) får utført alt de trenger for å effektivt kunne kalle inn til møter, med mer. Krav som man i dag minimum bør stille til en moderne styreportal er: 

• skybasert og fungerer direkte i nettleseren fra mobil, nettbrett og datamaskin
• moderne og brukervennlig grensesnitt
  høyt fokus på sikkerhet, blant annet slik at dokumenter overføres og lagres kryptert og støtte for tofaktorautentisering (2FA) ved innlogging
• enkelt å forberede og avholde fysiske og digitale styremøter og generalforsamlinger/årsmøter
• enkelt å finne møtetidspunkt som passer for alle deltakerne
• innebygd kalender som gir oversikt over historiske og kommende møter og som kan kobles opp mot brukernes private kalendere (fra Google, Microsoft og Apple)
• hjelp til å få en god struktur på styrearbeidet, blant annet ved å forslag en helhetlig årsplan for styremøter
• hjelpetekster og oppslagsverk som gir juridisk veiledning for styret
• benytter kunstig intelligens til å høyne kvaliteten og forenkle arbeidsprosesser
  mulighet for egne arbeidsområder for ledergrupper, valgkomiteer, prosjektgrupper o.l.
• aksjeeierbok som håndterer selskapshendelser og som legger til rette for kommunikasjon med aksjonærer og invitasjon til generalforsamlinger - dersom løsningen støtter foreninger bør løsningen ha en tilsvarende medlemsoversikt for å kunne håndtere årsmøter
• mulighet for at digital samhandling, men også slik at en administrator kan legge inn informasjon i portalen på brukernes vegne
• informasjonen bør kunne oppdateres løpende dersom det skjer endringer, for eksempel når det blir lagt opp nye dokumenter på et møte
• mulighet for å legge inn private notater og delte kommentarer, både generelt på møter, og direkte i PDF-dokumenter
• støtte for digital stemmegiving på beslutningssaker og ved personvalg, og mulighet for fullmakter og forhåndsstemmer på generalforsamlinger/årsmøter
• mulig å sende protokoller på høring og innebygd tilgang til elektronisk signering
• filområde/datarom for sikker lagring av dokumenter som ikke er vedlegg til møter
• meldingsfunksjon som gjør at styret og eventuelt også aksjonærer får beskjed om nye meldinger og et arkiv over historiske meldinger
• verktøy for styreevaluering og evaluering av daglig leder
• mulig å tildele og følge opp aksjonspunkter med ansvarlig og frist 

Styret i en organisasjon har behov for effektive verktøy for å kunne håndtere prosesser og
dokumentflyt på en optimal måte. Selv om generelle plattformer som Microsoft 365 kan være nyttige, er de ikke spesiallaget for å møte de spesifikke behovene til et styre. 

Styret bør som et kollegium være fremtidsrettet, og bli enige om struktur og arbeidsprosesser som er tilpasset både dagens og morgendagens utfordringer. Etter hvert som styrets oppgaver blir mer omfattende, kravene til sikkerhet og lagring øker, og vi får et regelverk som blir mer komplekst og som endres hyppigere, blir styreansvaret også større. Det er derfor kun et tidsspørsmål før det blir oppfattet som uansvarlig å ikke benytte seg av en styreportal for å håndtere styrets oppgaver. De fleste har nok allerede kommet til den erkjennelse at styredokumenter ikke bør sendes på ukryptert e-post.

Formålet med en styreportal er å gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig – og ikke minst – mer effektivt. 

Orgbrain er en norsk aktør, som leverer den mest komplette styreportalen i det norske markedet. Det vil si at portalen har en rekke funksjoner som gjør det enklere å håndtere prosesser relatert til styrets ansvar og oppgaver. Da selskapet er relativt ungt (etablert i 2017), er løsningen bygget på en moderne plattform med innebygget sikkerhetsløsninger (kryptering mv.) og moderne brukergrensesnitt. 

Det som også skiller Orgbrain fra andre, er at portalen tilpasser seg automatisk til hvilken organisasjonstype som selskapene er registrert med. Det vil for eksempel si dersom du har styreverv i henholdsvis et aksjeselskap, samvirkeforetak, stiftelse eller forening, så vil relevant innhold automatisk tilpasses den organisasjonen du jobber med. 

Orgbrain har gjennom kundeundersøkelse mottatt svært god tilbakemelding fra sine kunder. Selskapet har over 25 000 registrerte brukere, og opplever stor etterspørsel etter sin programvare fra både små startups til store børsnoterte selskaper. 

Selskapet har også en attraktiv prismodell. 

Orgbrain leverer en skalerbar Software-as-a-Service-plattform (SaaS) med høy tilgjengelighet som inneholder verktøy som er viktige for våre kunder. Det er derfor essensielt for oss å sikre at våre kunders data er tilgjengelige til enhver tid, samtidig som informasjonen er beskyttet mot uønsket tilgang. God sikkerhet er helt nødvendig for våre kunders trygghet og tillit!

Sikkerhet er ikke noe som kan bli lagt til i forbindelse med ferdigstillelsen av et produkt som en ettertanke. Det er noe som må bygges inn i systemet helt fra det første designet og som deretter må vedlikeholdes gjennom en kontinuerlig prosess. Vi har bygget sikkerhet inn i løsningen ved bruk av anerkjente og grunnleggende prinsipper, slik som prinsippet om beskyttelse i flere lag.

Orgbrain benytter kryptering både fra brukerne til systemet og mellom forskjellige komponenter i systemet. Dokumenter blir også lagret kryptert.

Tilgangen til systemet er beskyttet med brukernavn og passord. Passord blir ikke lagret i klartekst, men kun kryptert. Orgbrain støtter og anbefaler bruk av 2FA (2-faktor autentisering) for ekstra beskyttelse av brukerkontoer og innhold. Dette er enkelt å sette opp, enten brukeren ønsker å benytte kode tilsendt på SMS eller engangskode fra Authenticator app (fra Google, Microsoft med flere).

All informasjonen i systemet er sikret slik at det kun gis tilgang dersom brukeren har det påkrevde tilgangsnivået. Dette gjelder både hvilke handlinger brukeren kan utføre og hvilke dokumenter og møter det gis tilgang til. 

Orgbrain benytter skyløsninger fra noen av verdens største og mest anerkjente leverandører fra slike systemer, Amazon (i Europa) og Microsoft (i Norge). Dette garanterer at alle fysiske sikringstiltak er av ypperste klasse, og at det er brukt store ressurser på at all programvare skal fungere tilfredsstillende og uten feil. Systemene som brukes oppfyller alle de vanligste standardene for god sikkerhet (https://aws.amazon.com/compliance/ og https://learn.microsoft.com/en-us/azure/compliance/).

Sikkerheten i portalen er gjennomgått og testet av Mnemonic, Norges fremste spesialister på IT-sikkerhet. 

Orgbrain har en attraktiv og konkurransedyktig prismodell. Les mer om priser på vår prisside. 

Dersom du ønsker en prat, eller har spørsmål om våre priser, er det bare å ta kontakt med oss på telefon 22 12 00 28 eller på e-post salg@orgbrain.no

Ja, du kan både få en gratis og uforpliktende prøveperiode, samt en personlig gjennomgang med en av våre rådgivere. Det er bare å klikke på en av knappene under, så er du ett skritt nærmere å bli kjent med hva en styreportal fra Orgbrain kan gjøre for deg og ditt styre.