De siste årene har ansvaret til både styret og administrasjon økt, blant annet som følge av koronasituasjonen, endringer i personvernregelverket samt et sterkere søkelys på ESG (Environmental, Social, Governance), som på godt norsk innebærer bærekraft, sosiale forhold og selskapsstyring. Dette har medført at det er flere saker som kjemper om å få på plass på styrets agenda.
For å være virkelig effektiv, bør styret ha en langsiktig plan for selskapet, og være tydelige på forventningene til alle viktige ressurspersoner – inkludert styremedlemmene.
Ved evaluering av sitt arbeid foregående år, er det nok mange styrer som vil oppdage at agendaen i svært stor grad har vært fylt med ad hoc-saker eller tilbakeskuende forhold, slik som rapportering om drift og regnskap. I så fall er styrets kontrollansvar godt dekket, men det bør være balanse mellom tiden styret benytter på kontroll- og tilsynsansvaret og tiden som brukes på verdiskapende aktiviteter. I noen virksomheter er det også helt avgjørende at nettopp styret har et slikt perspektiv, og evner å sette retning og prioriteringer for en administrasjon som ofte har i overkant mye fokus på de daglige, operasjonelle oppgavene og hendelsene.
For å sikre at de viktige og riktige sakene havner på agendaen, bør styret ha en plan som strekker seg utover det neste styremøtet. Her bør man få med både lovpålagte saker, men også de saker som er av strategisk betydning for selskapet. Dette kan gjøres gjennom å sette opp en årsplan, som visuelt kan fremstilles i et årshjul, slik at både styret og administrasjonen vet hva man må forberede seg på.
Fordelen med en årsplan er blant annet at den:
- Tvinger styret til å planlegge og beslutte hvilken saker som er viktig for virksomheten, og får dette satt på agendaen. Og, sikrer at man får dekket alle lovpålagte elementer.
- Gir et mer realistisk bilde hva styret rekker å ta tak i på et år, med et gitt antall møter.
- Er med på å skape en felles aksept og forståelse blant styremedlemmene for hva som skal prioriteres, og hvorfor.
- Gir administrasjon bedre tid til å forberede de sakene som skal behandles.
- Er med på å tydeliggjøre forventninger og arbeidsfordeling mellom styret og administrasjon.
- Gir både styremedlemmer og administrasjon anledning til å planlegge sine bidrag, lese seg opp, og sikre at de kan verdiøke diskusjonen i hvert møte.
- Er med på å identifisere om styret og administrasjonen har tilstrekkelig kompetanse til å gripe fatt i de utfordringer som er viktig for virksomheten, eller om det er fordelaktig å søke ekstern bistand til deler av arbeidet.
Noen lager en plan som går fra ordinær generalforsamling og 12 måneder fremover. Men det er nok enda vanligere å sette opp årsplan på slutten av hvert kalenderår, samtidig med at strategi og budsjett for kommende år blir vedtatt. Ofte er det slik at det er styrets leder, i samarbeid med daglig leder, som utarbeider forslag til årsplan.
Første steg i å sette opp en årsplan er å identifisere de viktigste oppgavene som styret bør behandle gjennom året, og enes om dette. Dette vil naturlig nok variere fra selskap til selskap, blant annet ut fra størrelse, ambisjonsnivå og bransje. Basert på mange års samlet styreerfaring, opplever Orgbrain at følgende kan være et godt generelt utgangspunkt dersom styret har seks planlagte styremøter i løpet av året:
Styremøte 1 (Februar)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Spesielt for dette møtet:
- Gjennomgang av foreløpig årsregnskap
- Evaluering av styrets arbeid
- Evaluering av daglig leder
Styremøte 2 (April)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Spesielt for dette møtet:
- Møte med revisor
- Godkjenning av fjorårets bonus
- Godkjenning av styrets årsberetning
- Godkjenning av fjorårets regnskap
- Innkalling til ordinær generalforsamling
Styremøte 3 (Mai)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Spesielt for dette møtet:
- Status på organisasjon og kompetanse
- Periodisk gjennomgang av forsikringer
- Gjennomgang av pensjonsordninger
- Periodisk gjennomgang av ansettelsesavtaler
Styremøte 4 (August)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Spesielt for dette møtet:
- Oppstart av strategiprosess
- Oppstart av budsjettprosess for kommende periode
Styremøte 5 (Oktober)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Spesielt for dette møtet:
- Risikostyring og internkontroll (herunder GDPR, IT-sikkerhet og HMS, Corporate Governance og Codes of Conduct)
Styremøte 6 (Desember)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Spesielt for dette møtet:
- Godkjenning av selskapets strategi
- Godkjenning av budsjett
- Godkjenne bonusmodell for neste år
- Fastsettelse av årsplan for styrets arbeid
Selv om det lages en årsplan, må styret samtidig være bevisst på at årsplanen skal være et hjelpemiddel og ingen tvangstrøye. Gjennomføring av årsplanen bør derfor være fleksibel slik at nye oppgaver kan tillegges årsplanen om nødvendig, enten det er hastesaker som dukker opp eller man av forskjellige grunner ønsker å omprioritere.
Det er vanlig å presentere forslaget for diskusjon og endelig beslutning på et styremøte rundt årsskiftet, for å sikre at sakene blir prioritert i rett rekkefølge, og at styremedlemmene kan sette av konkrete datoer i sin kalender.
Orgbrain sin styreportal har en årsplanfunksjon, som hjelper styret og administrasjonen med å sette opp en årsplan. Løsningen tar hensyn til hvor aktivt styret ønsker å være, og et innebygget ekspertsystem foreslår konkrete saker og tidspunkt ut fra det antall møter man setter opp. Løsningen sørger for at årsplanen blir satt opp med lovpålagte og verdiskapende saker, fordelt gjennom året.
Så om du er styreleder, daglig leder, styresekretær eller styremedlem, kan det være en fordel å sette neste års styrekalender på agendaen i disse dager. Spill styret og administrasjonen gode, og diskuter allerede nå hvordan dere håndterer neste år sammen, til det beste for selskapet og aksjonærene.
Del
Styrets ansvar og oppgaver
Forholdet mellom daglig leder og styret
