Uten en plan er det lett at styremøtene fylles av løpende saker, mens strategi, risiko og andre viktige temaer blir skjøvet ut. Et årshjul gir styret oversikt over hvilke saker som skal behandles gjennom året, og når. I denne veilederen viser vi hvordan en slik plan kan bygges opp, med et konkret eksempel for et styre med seks møter i året.
Sammendrag
- Et årshjul er ikke lovpålagt, men kan brukes til å planlegge styrets arbeid gjennom året
- Planen kan omfatte lovpålagte oppgaver, faste oppfølgingssaker og virksomhetsspesifikke temaer
- Årshjulet bør tilpasses virksomheten, antall styremøter og aktuelle frister
- Planen bør kunne justeres når nye saker eller behov oppstår
Innledning
Styret skal blant annet sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter, jf. aksjeloven § 6-12. Loven stiller derimot ikke krav om at styret skal ha et årshjul.
Et årshjul kan brukes til å planlegge når faste og virksomhetsspesifikke saker skal behandles gjennom året. Det kan også gi administrasjonen oversikt over hvilke saker som skal forberedes til de enkelte styremøtene.
Denne veilederen viser hvordan en årsplan kan bygges opp og gir et eksempel på hvordan sakene kan fordeles for et styre med seks ordinære møter i året.
Prioriter verdiskapende aktiviteter
Noen saker kommer igjen gjennom året, blant annet økonomirapportering, årsregnskap og budsjett. Andre følger av virksomhetens situasjon og kan være knyttet til for eksempel strategi, risiko, organisasjon eller større investeringer.
Et årshjul gjør det mulig å fordele planlagte saker mellom møtene og samtidig beholde rom for saker som oppstår underveis.
Fordeler ved en årsplanlegging
En årsplan gir styret og administrasjonen en samlet oversikt over planlagte saker gjennom året. Fordelen med en årsplan er blant annet følgende:
- Den tvinger styret til å planlegge og beslutte hvilke saker som er viktige, og sikrer at disse blir satt på agendaen. I tillegg sikrer den at alle lovpålagte elementer blir dekket.
- Den gir et mer realistisk bilde av hva styret kan rekke å ta tak i løpet av et år, med et gitt antall møter.
- Den bidrar til å etablere en felles aksept og forståelse blant styremedlemmene for hva som skal prioriteres og hvorfor.
- Den gir administrasjonen bedre tid til å forberede sakene som skal behandles.
- Den bidrar til å tydeliggjøre forventninger og arbeidsfordelingen mellom styret og administrasjonen.
- Den gir både styremedlemmer og administrasjonen mulighet til å planlegge sine bidrag, gjøre nødvendig research og sikre at de kan tilføre verdifulle perspektiver i hvert møte.
- Den hjelper med å identifisere om styret og administrasjonen har tilstrekkelig kompetanse til å håndtere de viktigste utfordringene for virksomheten, eller om det er hensiktsmessig å søke ekstern støtte for deler av arbeidet.
Planlegging av årsplan
Årsplanen kan utarbeides for kalenderåret eller for en annen tolvmånedersperiode som passer virksomheten. For mange selskaper vil det være praktisk å behandle planen mot slutten av året eller på det første styremøtet i det nye året, gjerne i sammenheng med møteplan, budsjett og strategiarbeid.
Styrelederen og daglig leder kan forberede et forslag til årsplan som behandles av styret.
Hva bør med i en årsplan?
Det første steget i utformingen av en årsplan er å identifisere de viktigste oppgavene som styret skal håndtere gjennom året. Hvilke oppgaver som er viktigst, vil variere fra selskap til selskap, avhengig av blant annet størrelse, situasjon og bransje.
Dersom styret gjennomfører en styreevaluering, kan resultatene brukes som grunnlag når neste års prioriteringer og møteplan diskuteres.
Frister årshjulet bør ta hensyn til
Noen oppgaver har faste frister som det er nyttig å ta hensyn til når årshjulet settes opp. For et aksjeselskap med kalenderåret som regnskapsår er blant annet disse aktuelle:
-
Aksjonærregisteroppgaven skal leveres innen 31. januar.
-
Ordinær generalforsamling skal holdes innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret.
-
Innkalling til generalforsamlingen skal som hovedregel sendes senest én uke før møtet.
-
Årsregnskapet skal sendes til Regnskapsregisteret innen én måned etter at det er fastsatt av generalforsamlingen. For å unngå forsinkelsesgebyr må det være sendt inn senest 31. juli.
Andre plikter følger ikke årshjulet på samme måte. Selskapet skal til enhver tid ha forsvarlig egenkapital og likviditet. Dersom det må antas at egenkapitalen ikke er forsvarlig, skal styret straks behandle saken. Slike saker må derfor tas opp når situasjonen krever det, uavhengig av hva som står i årsplanen.
Nedenfor følger et eksempel på hvordan en årsplan kan se ut for et norsk aksjeselskap med seks ordinære styremøter i året. Eksemplet må tilpasses virksomheten, regnskapsåret, aktuelle frister og hvilke saker styret faktisk har behov for å behandle.
Styremøte 1 (Februar)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Aktuelle saker:
- Gjennomgang av foreløpig årsregnskap
- Oppfølging av eventuell styreevaluering
- Evaluering av daglig leder, dersom styret gjennomfører dette på dette tidspunktet
Styremøte 2 (April)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Aktuelle saker:
- Avleggelse av årsregnskap og eventuell årsberetning
- Møte med revisor, der selskapet har revisor
- Innkalling til ordinær generalforsamling
Styremøte 3 (Mai)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Aktuelle saker:
- Organisasjon og kompetanse
- Risikostyring og internkontroll
- Forsikringer og andre vesentlige risikoreduserende tiltak
- Personvern og informasjonssikkerhet
- HMS og andre relevante etterlevelsesområder
Styremøte 4 (August)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Aktuelle saker:
- Oppstart av strategiprosess
- Oppstart av budsjettprosess for kommende periode
Styremøte 5 (Oktober)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Aktuelle saker:
- Strategiarbeid
- Bærekraft, åpenhetsloven og andre relevante rapporterings- eller etterlevelseskrav
Styremøte 6 (Desember)
Ordinær styreagenda:
- Godkjenning av innkalling
- Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
- Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
- Fremdrift på strategiske tiltak
Aktuelle saker:
- Behandling av selskapets strategi
- Behandling av budsjett
- Fastsettelse av årsplan for styrets arbeid for det kommende året
Hold planen fleksibel
En årsplan er et hjelpemiddel, ikke en fastlåst agenda. Nye saker kan oppstå gjennom året, og styret må kunne endre prioriteringene når situasjonen krever det. Planen bør derfor gjennomgås og justeres ved behov.
Verktøy for årsplanlegging
En årsplan kan lages som et enkelt dokument eller ved hjelp av et digitalt verktøy. Dersom styret bruker en styreportal, kan årshjulet knyttes til møteplanen og de enkelte styremøtene.
Orgbrains styreportal har en funksjon for årsplanlegging som kan foreslå saker og tidspunkter basert på antall planlagte møter. Den kan også lage forslag med utgangspunkt i styremøtene som er gjennomført de siste 12 månedene.
Veien videre
Et årshjul bør tilpasses virksomheten og de sakene styret faktisk skal behandle. Start med kjente frister og faste saker, fordel dem mellom årets møter og legg deretter inn virksomhetsspesifikke temaer som strategi, risiko, organisasjon og større beslutninger.
Planen bør gjennomgås underveis. Nye saker kan oppstå, prioriteringer kan endres, og styret må kunne behandle saker når behovet tilsier det, uavhengig av hva som står i årshjulet.
Del
Styresekretær og styrekoordinator: Hvem gjør jobben, og hva består den av?
Styreevaluering: Praktisk veileder for styrets egenevaluering
