Styrets årshjul – slik øker du verdien på styrets arbeid og overholder juridiske forpliktelser!

De siste årene har både styrets og administrasjonens ansvar økt, påvirket av faktorer som digitalisering, endringer i personvernregler og økt oppmerksomhet rundt ESG (Environmental, Social, Governance) - også kjent som bærekraft, sosiale forhold og selskapsstyring. Ikke minst økt fokus på IT sikkerhet, og styreansvar. Dette har medført at det er flere saker som konkurrerer om oppmerksomheten på styrets agenda.

Styret er ikke lovpålagt å ha en årsplan. Aksjeloven har ingen bestemmelser om dette. Det er styrets flertall, som bestemmer om man skal ha noe slikt.

Men, for å være effektive, bør styret ha en langsiktig plan for selskapet, og tydelige forventninger til viktige ressurspersoner, inkludert styremedlemmene.

 

Sette av tid til verdiskapende aktiviteter

Ved evalueringen av arbeidet i det foregående året, vil mange styrer sannsynligvis oppdage at agendaen i stor grad har vært preget av ad hoc-saker eller tilbakeskuende oppgaver, som for eksempel rapportering om drift og regnskap.

I så fall er styrets kontrollansvar godt dekket, men det bør være balanse mellom tiden styret benytter på kontroll- og tilsynsansvaret, og tiden som brukes på verdiskapende aktiviteter.

I noen virksomheter er det også helt avgjørende at nettopp styret har et slikt perspektiv, og evner å sette retning og prioriteringer for en administrasjon, som ofte har i overkant mye fokus på de daglige, operasjonelle oppgavene og hendelsene.

Fordeler ved en årsplanlegging

For å sikre at de viktige og riktige sakene havner på agendaen, bør styret ha en plan som strekker seg utover det neste styremøtet. Her bør man få med både lovpålagte saker, men også de saker som er av strategisk betydning for selskapet.

Dette kan gjøres gjennom å sette opp en årsplan, som visuelt kan fremstilles i et årshjul, slik at både styret og administrasjonen vet hva man må forberede seg på.

Fordelen med en årsplan er blant annet følgende:

• Tvinger styret til å planlegge og beslutte hvilke saker som er viktig for virksomheten, og får dette satt på agendaen. I tillegg sikrer den at alle lovpålagte elementer blir dekket.

• Gir et mer realistisk bilde hva styret rekker å ta tak i på et år, med et gitt antall møter.

• Bidrar til å etablere en felles aksept og forståelse blant styremedlemmene for hva som skal prioriteres, og hvorfor.

• Gir administrasjonen bedre tid til å forberede sakene som skal behandles.

• Er med på å tydeliggjøre forventninger og arbeidsfordeling mellom styret og administrasjonen.

• Gir både styremedlemmer og administrasjonen muligheten til å planlegge sine bidrag, gjøre nødvendig research, og sikre at de kan tilføre verdifulle perspektiver i hvert møte.

• Hjelper med å identifisere om styret og administrasjonen har tilstrekkelig kompetanse til å håndtere de utfordringene som er viktige for virksomheten, eller om det er hensiktsmessig å søke ekstern støtte for visse deler av arbeidet.
  
  

 

Planlegging av årsplan

Noen utarbeider en plan som strekker seg fra ordinær generalforsamling og 12 måneder frem i tid. Imidlertid er det enda vanligere å sette opp en årsplan ved slutten av hvert kalenderår, samtidig med godkjenning av strategi og budsjett for det kommende året.

Det er vanlig å legge fram forslaget for diskusjon og endelig beslutning på det siste styremøtet i kalenderåret, for å sikre at sakene blir prioritert i riktig rekkefølge, og for at styremedlemmene kan sette av konkrete datoer i sin kalender. (Alternativt på første styremøte i det nye året)

Ofte er det styrets leder, i samarbeid med daglig leder, som utarbeider forslaget til årsplan.

 

Hva bør med i en årsplan?

Det første steget i utformingen av en årsplan er å identifisere de viktigste oppgavene som styret bør håndtere gjennom året, og enes om disse. Dette vil naturlig nok variere fra selskap til selskap, avhengig av faktorer som størrelse, ambisjonsnivå og bransje.

Har man i løpet av høsten gjennomført en styreevaluering, vil mange ha svarene nokså klare for seg i den rapporten, på hva styret føler trenger fokus det kommende året. Alternativt gjør mange dette ved årsskiftet, for å legge frem resultatene på første styremøte

Basert på mange års samlet styreerfaring, opplever Orgbrain at følgende kan være et godt generelt utgangspunkt hvis styret har planlagt seks styremøter i løpet av året:

 

Styremøte 1 (Februar)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Gjennomgang av foreløpig årsregnskap
• Presentere/diskutere evaluering av styrets arbeid
• Presentere/diskutere evaluering av daglig leder

 

Styremøte 2 (April)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Møte med revisor
• Godkjenning av fjorårets bonus
• Godkjenning av styrets årsberetning
• Godkjenning av fjorårets regnskap
• Innkalling til ordinær generalforsamling

 

Styremøte 3 (Mai)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Status på organisasjon og kompetanse
• Periodisk gjennomgang av forsikringer
• Gjennomgang av pensjonsordninger
• Periodisk gjennomgang av ansettelsesavtaler
• Risikostyring og internkontroll (herunder GDPR, IT-sikkerhet og HMS, åpenhetsloven, Corporate Governance og Codes of Conduct)

 

Styremøte 4 (August)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Oppstart av strategiprosess
• Oppstart av budsjettprosess for kommende periode

 

Styremøte 5 (Oktober)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Strategiworkshop
• Styrets arbeid med ESG/Bærekraft/Åpenhetsloven

 

Styremøte 6 (Desember)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Godkjenning av selskapets strategi
• Godkjenning av budsjett
• Godkjenne bonusmodell for neste år
• Fastsettelse av årsplan for styrets arbeid, for kommende år
  
  

Sørg for en viss fleksibilitet

Selv om det lages en årsplan, må styret samtidig være bevisst på at årsplanen skal være et hjelpemiddel og ingen tvangstrøye. Gjennomføring av årsplanen bør derfor være fleksibel, slik at nye oppgaver kan tillegges årsplanen om nødvendig, enten det er hastesaker som dukker opp eller man av forskjellige grunner ønsker å omprioritere.

Verktøy for årsplanlegging

Det finnes flere leverandører av verktøy som kan hjelpe styret å utarbeide en årsplan. Slike verktøy hjelper til med å få satt de viktigste sakene på agendaen, og bidrar til tidsbesparelse i planleggingsfasen. 

For eksempel har Orgbrain sin styreportal en funksjon for årsplanlegging som støtter styret og administrasjonen. Dette verktøyet tar hensyn til hvor aktivt styret ønsker å være, og inneholder kunstig intelligens som foreslår konkrete saker og tidspunkter basert på antallet planlagte møter.

Verktøyet sikrer at årsplanen inkluderer både nødvendige lovpålagte oppgaver og verdiskapende aktiviteter, spredt utover året. I tillegg kan verktøyet generere forslag til årsplan basert på styremøtene som har funnet sted i løpet av de foregående 12 månedene.

 

Veien videre

Enten du innehar rollen som styreleder, daglig leder, styresekretær eller styremedlem, kan det være nyttig for deg å sikre at virksomheten utarbeider en årsplan for arbeidet sitt. Ta initiativet og legg til rette for en konstruktiv dialog blant styremedlemmene og administrasjonen. Diskuter hvordan dere planlegger å håndtere styrearbeidet i den kommende perioden.

I denne prosessen er det sentralt å ha fokus på det som er til det beste for både selskapet og eierne. Dette innebærer å prioritere de strategiske målene og de nødvendige tiltak som vil bidra til selskapets vekst og bærekraft.

Så, ikke undervurder betydningen av en godt utarbeidet årsplan. Den vil ikke bare bidra til å forbedre selskapets styring og effektivitet, men også sørge for at alle viktige aspekter av virksomheten blir ivaretatt på en systematisk måte. Gå i gang med å planlegge styrets årsplan nå for å legge et solid grunnlag for fremtidig suksess!