Aksjeeierbok: Rett til innsyn – gjeldende regler og kommende lovendringer

Mange selskaper har opplevd å bli kontaktet av aksjonærer, media eller andre utenforstående som ønsker opplysninger om hvem som eier aksjer i selskapet. Men hvem har egentlig rett til å få innsyn i aksjeeierboken, og hvilke lover og forskrifter regulerer dette? For å svare på dette har vi gått gjennom dagens lovgivning og de endringene som forventes fra 1. januar 2025.

Dagens lovgivning

I Norge er retten til innsyn i aksjeeierboken regulert av både aksjeloven, allmennaksjeloven og tilhørende forskrifter. Disse lovene og forskriftene stiller konkrete krav til hvordan innsyn skal gis og hvilke plikter selskapene har.

I aksjeloven § 4-5 står det at styret i et aksjeselskap skal sørge for at selskapet har en ajourført aksjeeierbok. Aksjeeierboken skal inneholde informasjon om hver aksjeeiers navn, organisasjonsnummer eller fødselsdato, adresse og digital adresse (normalt e-postadresse). Det skal fremgå hvilke aksjer aksjeeieren eier ved at det oppgis antall aksjer, aksjenummer og eventuell aksjeklasse. Aksjeloven § 4-6 sier at enhver har rett til innsyn i aksjeeierboken. Dette innebærer at både aksjonærer og utenforstående kan kreve tilgang til informasjonen, uavhengig av om de har en direkte tilknytning til selskapet.

Forskrift om aksjebokens offentlighet stiller i tillegg konkrete krav til hvordan innsyn skal gis:

• Aksjeboken skal på selskapets kontor i kontortiden være tilgjengelig for enhver. Dersom selskapet ikke har kontor, skal aksjeprotokollen være tilgjengelig på forretningsstedet i forretningstiden.

• Føres aksjeboken med maskin for automatisk databehandling eller på annet liknende vis, skal aksjeboken holdes tilgjengelig i form av en utskrift som ikke må være eldre enn tre måneder. Etter anmodning skal selskapet innen en uke legge fram alfabetisk liste over endringer som har funnet sted etter at utskriften ble tatt.

• Tillitsmenn for de ansatte i selskapet har rett til vederlagsfritt å få utskrift av aksjeboken. For øvrig har enhver rett til slik utskrift mot å betale de faktiske kostnader.

• Utskriften skal være sendt vedkommende senest 14 dager etter at kravet kom inn til selskapet.

• På selskapets generalforsamling skal aksjeboken være tilgjengelig for aksjeeierne. Føres aksjeboken med maskin for automatisk databehandling eller på liknende vis, skal det holdes tilgjengelig en utskrift som ikke må være eldre enn 10 dager.

• Det skal legges fram alfabetisk liste over endringer som har funnet sted etter at utskriften ble tatt.

For allmennaksjeselskaper stiller allmennaksjeloven § 4-4 krav om å opprette et aksjeeierregister i en verdipapirsentral, typisk Euronext VPS. Også her skal detaljerte opplysninger om aksjeeieren registreres. Aksjeeierregisteret skal være tilgjengelig for enhver, jf. allmennaksjeloven § 4-5.

Enhver har rett til innsyn

Basert på gjeldende lovgivning har enhver rett til innsyn i hvem som er registrert i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret. Denne retten har vært lovfestet i Norge siden aksjeloven av 1976. Grunnen til at dette ble inkludert i loven var behovet for å forstå maktforholdene i selskapet, samt fraværet av tungtveiende grunner for å gi aksjeeierne krav på konfidensialitet. Denne retten ble videreført da dagens aksjelove trådte i kraft 1. januar 1999, hvor det i forarbeidene ble understreket at innsyn i eierforhold var særlig nødvendig for at pressen skulle kunne avdekke kritikkverdige forhold i næringslivet. Bedre informasjonsflyt ble også ansett som gunstig for markedets samfunnsøkonomiske effektivitet.

Videre er det viktig å ta med seg at større åpenhet om eierforhold kan øke tilliten til næringslivet og gi allmennheten bedre muligheter til å kontrollere kapitalmarkedene. Åpenhet er også avgjørende for tilliten mellom kontraktsparter og motparter, og kan være et viktig element i vurderingen av potensielle samarbeidspartnere, kunder og leverandører. I tillegg er åpenhet essensielt for å kunne avdekke ulovlige forhold og hindre økonomisk kriminalitet, noe som styrker konkurransesituasjonen for lovlydige foretak.

Ny lovgivning på vei

Gjeldende lovverk ble utformet i en tid med en helt annen teknologisk virkelighet. Forskriften legger opp til at innsyn i aksjeeierboken blir gitt ved at man oppsøkte selskapet fysisk eller ber om en utskrift per brev. Dette virker lite praktisk med tanke på at de fleste aksjeeierbøker nå føres digitalt, enten via tekstbehandlingssystemer, regneark eller fagsystemer slik som Orgbrain.

For å møte utfordringene knyttet til dagens lovgivning og den teknologiske utviklingen, har Nærings- og fiskeridepartementet lagt frem et forslag til en ny forskrift som forventes å tre i kraft 1. januar 2025. Den nye forskriften tar sikte på å modernisere reglene og gjøre innsynsprosessen mer effektiv og digitalt tilpasset. Her er de viktigste forslagene i den nye forskriften:

• Hvis noen ber selskapet om innsyn i aksjeeierboken skal selskapet sende vedkommende en kopi av aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret per e-post.

• Selskaper som fører aksjeeierboken i et fagsystem eller hos annen tjenesteleverandør som tilbyr søkbar innsynsløsning i aksjeeierregisteret, kan gi innsyn i aksjeeierboken via slik innsynsløsning.

• Innsyn skal gis innen tre virkedager etter at forespørselen er mottatt, ned fra tidligere krav om opptil 14 dager.

• Innsyn i aksjeeierboken skal gis kostnadsfritt. Selskapet kan likevel kreve dekket sine utgifter til porto, dersom innsyn gis via post. Dersom et selskap mottar mer enn tolv innsynskrav fra samme person i løpet av en periode på seks måneder, kan selskapet kreve dekket sin interne ressursbruk for å håndtere innsynskrav utover de første tolv.
  
  

Øvrig lovarbeid

I tillegg til ny forskrift jobbes det også med lovendring knyttet til følgende tilgrensende områder:
 

Modell for tilgang til eierskapsinformasjon

I januar 2024 oppnevnte Nærings- og fiskeridepartementet en arbeidsgruppe som skal vurdere hvordan privates tilgang til eierskapsinformasjon i aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og europeiske selskaper kan reguleres, og hvordan offentlighet om slik eierskapsinformasjon kan reguleres.

Arbeidsgruppen skal gi anbefalinger til hvordan man kan oppnå større åpenhet om aksjeeiere, og rammene for hva som kan deles og hvordan.

Opplysninger om konsernforhold

Selskaper som inngår i konsern, skal rapportere dette til Enhetsregisteret. Kravet om å rapportere konserntilknytning ble innført i 1997, og konsernoversiktene i Enhetsregisteret er offentlig tilgjengelig og kan bestilles gratis på www.brreg.no. Langt fra alle selskaper oppfyller denne rapporteringsplikten. Informasjon om konsernstrukturer er etterspurt av mange, men den mangelfulle rapporteringen fører til at konsernoversiktene brukes i mindre grad. Nærings- og fiskeridepartementet igangsatte derfor i 2024 et arbeid for å øke bevisstheten om dette kravet, slik at flere selskaper rapporterer om konserntilknytning.

Kartlegging av eierskapsopplysninger

På oppdrag fra regjeringen kartla Skatteetaten, Kartverket og Brønnøysundregistrene i 2023 ulike offentlige myndigheters mulige bruk av opplysninger om direkte og indirekte eierforhold til aksjer og fast eiendom. Nærings- og fiskeridepartementet vurderer nå sammen med Finansdepartementet og Kommunal- og distriktsdepartementet oppfølging av rapporten.

Register over reelle rettighetshavere

Parallelt med Nærings- og fiskeridepartementets ulike tiltak for å øke åpenheten om aksjeeiere, jobber Finansdepartementet med å etablere et register over reelle rettighetshavere. Forskriften om selskapenes plikt til å identifisere og innhente opplysninger om reelle rettighetshavere trådte i kraft i 2021.

I påvente av utviklingen av tekniske løsninger for registeret, ble ikke reglene om selve registeret over reelle rettighetshavere satt i kraft. I en EU-dom fra 2022 konkluderte EU-domstolen med at en bestemmelse som pålegger medlemslandene å gjøre opplysninger om reelle rettighetshavere tilgjengelige for allmennheten uten nærmere vilkår, var ugyldig, fordi den var i strid med retten til vern av privatliv og beskyttelse av personopplysninger, som begge er beskyttet av EU-pakten.

Det norske registeret var ment å legge til rette for at “enhver” skulle få tilgang til de fleste registrerte opplysninger gjennom en åpen løsning. EU-dommen skapte imidlertid tvil om adgangen til å åpne registeret for “enhver” uten nærmere vilkår. I Prop. 74 LS (2023–2024) foreslås det en bestemmelse som gir rett til innsyn for rapporteringspliktige, offentlige myndigheter, media, sivilsamfunnsorganisasjoner og høyere utdanningsinstitusjoner. Videre foreslås det en forskriftshjemmel for å regulere innsyn for øvrige grupper. Det er dermed ikke i denne omgang foreslått hvordan innsyn for “enhver” eventuelt skal løses.

Betydningen av økt åpenhet om eierskap

Dagens situasjon tilsier at det er et behov for tilpasning til en moderne, digital virkelighet. Den nye forskriften vil ikke bare forenkle og effektivisere prosessen med innsyn i aksjeeierboken, men også bidra til økt transparens av eierskap i norske selskaper.

Selv om økt åpenhet om eierskap har mange fordeler, er det viktig å også være bevisst på de utfordringene dette kan medføre. Spesielt gjelder dette hensynet til enkeltpersoners ønske om å holde sine økonomiske disposisjoner private, samt samfunnets generelle ønske om å forhindre at opplysninger blir misbrukt til identitetstyveri eller svindel. Det kan heller ikke utelukkes at opplysninger kan brukes til overvåking av enkeltpersoner, for eksempel ved å vise informasjon om investeringer som, hvis misbrukt, kan føre til store tap. Media har omtalt både direktørsvindel og såkalte "bjellesauer" basert på informasjon om aksjeeiere.

Til tross for disse utfordringene vil samfunnet som helhet ha stor nytte av økt åpenhet om hvem som eier norsk næringsliv. Økt transparens vil ikke bare styrke tilliten til selskaper og markedet, men også bidra til å sikre en rettferdig og bærekraftig økonomi for alle parter.

Kilde: Nærings- og fiskeridepartementet

Andre relevante artikler

• Aksjeeierboken – dette bør du vite
• Orgbrain hjelper deg med beregning og rapportering av skatteinsentiv
• Send aksjonærregister-oppgaven fra Orgbrain til Altinn
• Nytt styreansvar – manglende kontroll på reelle rettighets-havere (eiere) kan nå føre til bot og fengselsstraff