Nytt styreansvar – manglende kontroll på reelle rettighets-havere (eiere) kan nå føre til bot og fengselsstraff

Myndighetene har de siste årene hatt et sterkt fokus på tiltak mot hvitvasking, korrupsjon og terrorfinansiering. Dette har særlig vært et tema for bank- og finansbransjen, som har vært nødt til å skaffe seg bedre kontroll på identifikasjon av kunder og betalingsmottakere. Nå øker kravene også for alle øvrige virksomheter, noe styrene må ha et aktivt forhold til, da myndighetene har lagt opp til et strengt straffenivå.

Den 1. november 2021 trådte første del av «Lov om register over reelle rettighetshavere» i kraft. Loven innebærer at alle virksomheter skal ha oversikt over hvem de har som reelle rettighetshavere. Det vil si fysiske personer som i siste instans kontrollerer eller eier mer enn 25 % av virksomheten. I noen tilfeller fremgår dette direkte fra aksjeeierboken, men siden loven også omfatter indirekte eierskap, samt andre former for kontroll (for eksempel via avtaler), vil ikke kjennskap til aksjeeierboken alltid være tilstrekkelig.

Opplysningene om reelle rettighetshavere skal dokumenteres, oppbevares og eventuelt utleveres til myndighetene. Senere (trolig først i 2023), når myndighetene får ferdig sitt sentrale register i Brønnøysund og hele loven trer i kraft, skal dette rapporteres inn løpende med maksimalt 14 dagers forsinkelse.

Loven gjennomfører EUs fjerde hvitvaskingsdirektiv ved at det opprettes et sentralt register over reelle rettighetshavere i norske virksomheter. De andre EU/EØS-landene vil ha tilsvarende lover og registre, og samlet vil det gjøre det vanskeligere å skjule hvem som i realiteten har kontroll og eierskap over europeiske virksomheter.

Da det er styret som har det øverste tilsyn- og forvaltningsansvar i virksomheten, er det styret som har ansvaret for at den nye loven blir implementert og etterlevd. 

Hva er en reell rettighetshaver?

En reell rettighetshaver er altså en person som i siste instans eier eller kontrollerer en virksomhet. Kravene til innhenting, oppbevaring og registrering av opplysninger om reelle rettighetshavere gjelder opplysninger om personer som oppfyller ett eller flere av følgende kriterier:

1. Direkte eller indirekte eier mer enn 25 % av eierandelene i den registreringspliktige.
2. Direkte eller indirekte kan stemme for mer enn 25 % av stemmerettighetene i den registreringspliktige, i tilfeller der fordelingen av stemmerettigheter avviker fra eierandelene.
3. Direkte eller indirekte kan utpeke eller avsette mer enn halvparten av den juridiske personens, eller sammenslutningens, styremedlemmer eller tilsvarende.
4. På annen måte enn angitt i bokstav a til c utøver kontroll over den registreringspliktige.

Det som er verdt å merke seg, er at det er avvik i tilnærmingen til indirekte eierskap mellom lov om register over reelle rettighetshavere sammenlignet med hvitvaskingsloven. Dette medfører at det er færre som vil kunne regnes som reell rettighetshaver etter lov om register over reelle rettighetshavere. Dette betyr at en virksomhet som er rapporteringspliktig etter begge lovene, vil kunne måtte identifisere reelle rettighetshavere som ledd i kundekontroll etter hvitvaskingsloven, uten at vedkommende nødvendigvis skal registreres i det nye registeret.

Slik det fungerer i hvitvaskingsloven § 14, er et indirekte eierskap/kontroll på over 25 % i alle leddene tilstrekkelig for å regnes som reell rettighetshaver. I ny lov om register over reelle rettighetshavere er tilnærmingen at det må være minst 50 % eierskap/kontroll fra den fysiske personen til eierselskapet som er i siste ledd, og over 25 % eierskap fra eierselskapet i siste ledd til den registreringspliktige virksomheten jf. forskrift til lov om register over reelle rettighetshavere § 2-1 (3) der vi finner følgende:

«En posisjon innehas indirekte når vedkommende direkte eller gjennom andre juridiske personer, enheter, sammenslutninger eller arrangementer, har rett til å stemme for halvparten eller mer av stemmerettighetene, eller utpeke eller avsette halvparten eller mer av styremedlemmene eller tilsvarende, i juridiske personer, enheter, sammenslutninger eller arrangementer som alene eller til sammen innehar nevnte posisjoner i registreringspliktig.»

I forarbeidet til den nye loven i Høringsnotat – forskrifter til lov 1. mars 2019 nr. 2 om register over reelle rettighetshavere (side 21) er det tatt inn to eksempler som illustrerer hvordan de nye reglene er ment å fungere.

1. Selskap A skal identifisere reelle rettighetshavere. Selskap A er blant annet eid av Selskap B med 25,01 % av aksjene. 50 % av aksjene i Selskap B er eid av Person X. Person X er derfor reell rettighetshaver i Selskap A.
2. Selskap A skal identifisere reelle rettighetshavere. Selskap A er blant annet eid av Selskap B med 25,01 % av aksjene. 60 % av aksjene i Selskap B er eid av Selskap C. I Selskap C kan Person X utpeke hele styret. Person X er derfor reell rettighetshaver i Selskap A.

En annen forskjell er at ved identifisering av reelle rettighetshavere i hvitvaskingsloven, skal nære familiemedlemmer regnes samlet. Det er ikke lagt opp til en tilsvarende automatikk i lov om register over reelle rettighetshavere, men slektskap er et moment som kan underbygge at det finnes en avtale eller en forståelse om koordinert oppførsel, noe som tilsier at det skal konsolideres.

Stiftelser, utenlandske truster og lignende juridiske arrangementer

Det er andre regler for stiftelser, utenlandske truster, og lignende juridiske arrangementer, siden de normalt ikke har eiere som sådan. Disse skal istedenfor å innhente og oppbevare opplysninger om samtlige aktuelle fysiske personer i relevante posisjoner, slik som styremedlemmer, daglig leder, stiftere, begunstigede, forvalter og lignende, jf. forskrift til lov om register over reelle rettighetshavere § 2-2.

Børsnoterte selskaper

Registreringspliktige som er notert i et regulert marked i EØS-stat, eller annen stat med tilsvarende internasjonale standarder, som sikrer tilstrekkelig innsyn i opplysninger om eierforhold, er unntatt fra kravene om identifisering, dokumentasjon og registrering av reelle rettighetshavere. Disse skal i stedet registrere opplysninger om navn, hjemland og internettadresse til det regulerte markedet eller handelsplassen med tilsvarende informasjonsplikt, der informasjon om den registreringspliktiges eierforhold er tilgjengelig, jf. forskrift til lov om register over reelle rettighetshavere § 4-1.

Euronext Growth regnes for øvrig ikke som et regulert marked (men er en såkalt multilateral handelsfasilitet), så dette unntaket er ikke relevant for selskaper som er notert der. Datterselskap av børsnoterte selskap er heller ikke omfattet av unntaket, og må derfor identifisere reelle rettighetshavere som måtte inneha eierskap gjennom morselskapet.

Hva må virksomhetene gjøre?

Den nye loven pålegger virksomheter blant annet følgende:

• Reelle rettighetshavere skal identifiseres.
• Opplysninger om de reelle rettighetshaverne skal innhentes og registreres, deriblant
  • navn
  • fødsels- eller D-nummer (eventuelt fødselsdato dersom personen ikke har fødselsnummer)
  • bostedsland
  • statsborgerskap.
• Grunnlaget for identifiseringen av reelle rettighetshavere skal dokumenteres, slik at det er mulig å ettergå og forstå hvorfor de relevante fysiske personene er identifisert, enten det er fra stiftelsesdokumenter, vedtekter, aksjeeierbok eller noe annet.
• Informasjon om reelle rettighetshaveres eierandeler/stemmerettigheter skal innhentes og oppbevares. Eierandeler som ikke kan utøve stemmerett, f.eks. fordi de er eid av virksomheten selv, skal ikke medregnes. Det betyr at eierandelen i prosent ikke alltid vil være identisk med den man finner direkte i aksjeeierboken.
• Der det er relevant, må det også innhentes opplysninger fra eventuelle mellomliggende virksomheter, og som minimum skal norsk organisasjonsnummer eller foretaksnavn og utenlandsk organisasjonsnummer/adresse registreres.
• Dersom virksomheten mener det ikke er noen reelle rettighetshavere, skal vurderingen begrunnes og dokumenteres.
• Dersom virksomheten mener det finnes en eller flere reelle rettighetshavere, men ikke kan identifisere disse, skal vurderingen begrunnes og dokumenteres.
• Ved endringer skal virksomheten oppdatere informasjonen.
• Varsle de som blir identifisert som reelle rettighetshavere.

Hvordan identifisere reelle rettighetshavere?

For å identifisere fysiske personer, må virksomheten innhente opplysninger fra blant annet stiftelsesdokumenter, vedtekter, aksjeeierbok eller tilsvarende, jf. forskrift til lov om register over reelle rettighetshavere § 2-3. Der det er relevant, må det også innhentes opplysninger om eventuelle enigheter eller avtaler, formelle eller uformelle, som regulerer utøvelsen av eierrettigheter og stemmerettigheter.

Hva som må innhentes av bevis må vurderes i hvert enkelt tilfelle, men i forarbeidet til loven (Prop.109 L, side 17) kommer det frem at det for eksempel ikke nødvendigvis må innhentes bevis på at det er inngått aksjonæravtaler. Men det er nødvendig å nedtegne at en eller flere personer er reell rettighetshaver som følge av aksjonæravtale inngått mellom person x, y, og z.

Der det er relevant, må registreringspliktige også innhente opplysninger fra eventuelle mellomliggende juridiske personer, enheter, sammenslutninger og arrangementer.

Dersom det ikke er reelle rettighetshavere

Dersom virksomheten mener det ikke er noen reell rettighetshaver, skal vurderingen begrunnes og dokumenteres. Dersom virksomheten mener det finnes én eller flere reelle rettighetshavere, men ikke kan identifisere disse, skal vurderingen også begrunnes og dokumenteres, jf. lov om register over reelle rettighetshavere § 4 (3).

I forbindelse med registrering av opplysninger i Brønnøysundregistrene for virksomheter som ikke har reelle rettighetshavere, skal det her opplyses om navn, fødselsnummer/D-nummer og statsborgerskap for daglig leder og styremedlemmer, eller personer i tilsvarende posisjoner, jf. forskrift til lov om register over reelle rettighetshavere § 3-4 (4).

Varsling

Virksomheten har ansvar for å varsle reelle rettighetshavere om registreringen av opplysninger i registeret over reelle rettighetshavere. Varsling kan for eksempel bli gitt i forbindelse med innhenting av opplysningene, jf. forskrift til lov om register over reelle rettighetshavere § 2-6.

Endringer

Virksomheten skal ved endringer i relevante forhold identifisere nye reelle rettighetshavere og for øvrig oppdatere innhentede opplysninger om reelle rettighetshavere, jf. lov om register over reelle rettighetshavere § 4 (4).

Lagring

Informasjonen og vurderingen om den reelle rettighetshaveren skal lagres av virksomheten i fem år etter at virksomheten oppløses, avvikles eller opphører på annen måte, jf. forskrift til lov om register over reelle rettighetshavere § 2-5 (1).

Føring i register

Alle virksomheter har fra 1. november 2021 en plikt til å ha oversikt over de reelle rettighetshaverne. Dette gjelder både opplysningene om de reelle rettighetshaverne og grunnlaget for identifiseringen. Når den siste delen av loven trer i kraft, skal de opplysningene som er innhentet rapporteres videre og registreres i Brønnøysundregistrene.

Det er foreløpig ikke kjent når myndighetene vil være klare med sitt register, eller når forpliktelsen til å registrere opplysningene der vil tre i kraft.

Illustrasjonsbilder fra Orgbrain sin modul for reelle rettighetshavere

Foreløpig må alle virksomheter etablere et internt register der informasjon kan lagres systematisk. Siden dette lovverket er såpass nytt finnes det ikke mange løsninger som er laget akkurat for dette formålet, som ikke er beregnet for store banker og finansinstitusjoner.

Orgbrain gjør jobben for deg

I samarbeid med eksperter på antihvitvasking, har Orgbrain utviklet en modul som forenkler arbeidet med å følge opp lovkravene for vanlige virksomheter. Modulen generer blant annet automatisk forslag til hvem som, direkte eller indirekte. kan være reell rettighetshaver basert på data fra Skatteetaten. Løsningen har lager også forslag til informasjon som bør inn i et register. 

Modulen vil bli videreutviklet, blant annet er det et mål å gjøre det enkelt å eksportere dataene videre til det offentlige registeret når det kommer på plass.

Modulen er tilgjengelig for alle aksjeselskap som har brukerkonto hos Orgbrain. 

Du kan registre en gratis konto for å sjekke hvem som er reelle rettighetshavere her. 

Straff ved manglende etterlevelse

Manglende etterlevelse, for eksempel på grunn av manglende innhenting, oppbevaring og registrering, kan straffes med tvangsmulkt, bøter eller fengsel i inntil ett år, jf lov om reelle rettighetshavere § 15.