Dagens aksjelov ble vedtatt helt tilbake til 1997, men de siste årene er det blitt foretatt en rekke endringer i loven for å gjøre den mer teknologivennlig. Blant annet kom det i 2021 inn en ny paragraf 1-5 a i aksjeloven som angir hva som omfattes av begrepet «møte». Denne endringen førte til at begrepet «møte» i loven nå omfatter både møter hvor de som deltar er fysisk til stede (fysisk møte), og møter der deltakerne deltar gjennom bruk av elektroniske hjelpemidler, slik som styreportal, telefonmøte eller videokonferanse (elektronisk/digitalt møte).
Loven likestiller således fysiske og digitale møter – herunder generalforsamlinger – noe som medfører at møtebegrepet er blitt teknologinøytralt.
Aksjeeierne har rett til å delta digitalt
En annen viktig lovendring – som mange trolig ikke er helt klar over – er at aksjeeierne nå har en lovbestemt rett til å delta digitalt på generalforsamlinger. Tradisjonelt har aksjeloven lagt opp til at aksjeeierne må møte opp fysisk ved avholdelse av generalforsamlinger, men gjennom endring i aksjeloven i 2017 og 2021, har aksjonærene fått en rett til å delta digitalt på generalforsamlinger, jf. aksjeloven § 5-8.
Styret må vurdere og tilrettelegge
Det er styret som er ansvarlig for å tilrettelegge for at aksjeeierne kan delta på generalforsamlinger ved bruk av digitale hjelpemidler. Dette må anses som en naturlig del av styrets plikter i forbindelse med forberedelse av en generalforsamling. Her må styret blant annet sørge for å tilgjengeliggjøre en løsning som gjør det mulig – for de aksjeeierne som måtte ønske det – å delta elektronisk uten å være fysisk til stede. Løsningen må minimum fungere slik at de som deltar digitalt, på en betryggende måte kan følge diskusjonen, selv ta ordet og avgi stemme.
Det er fortsatt en åpning i aksjeloven § 5-8 (3) for at styret kan nekte aksjeeierne å delta på generalforsamling gjennom bruk av digitale hjelpemidler, men da må det foreligge en saklig grunn. Et eksempel på en saklig grunn som nevnes i forarbeidet til loven, er der generalforsamlingen skal behandle saker av sensitiv karakter. Da kan det være grunn til å nekte deltakelse over telefon, eller andre enkle digitale hjelpemidler, som ikke gir en betryggende mulighet for å kontrollere hvem som følger diskusjonen.
Dersom styret vedtar at det ikke vil være anledning for aksjeeierne å delta digitalt, bør dette komme frem i innkallingen til generalforsamlingen. I slike tilfeller vil de aksjeeierne som er uenig i styrevedtaket, kunne bruke dette som grunnlag ved et eventuelt søksmål om gyldigheten av de beslutninger som fattes av generalforsamlingen, jf. aksjeloven § 5-22.
Kostnad er ingen unnskyldning
Selv om det medfører ekstra kostnader for selskapet å gå til anskaffelse av digitale løsninger ved avholdelse av generalforsamlinger, slik som en moderne styre- og generalforsamlingsportal, er ikke kostnadene alene tilstrekkelig grunn for at styret kan nekte aksjeeierne å delta gjennom bruk av en digital løsning. I forarbeidet til loven, går det frem at dette er en kostnad selskapet må ta så lenge kostnadene er å anse som rimelige, sett i forhold til selskapets størrelse, aksjonærstruktur og de kostnadene fysisk deltakelse vil påføre aksjonærene.
Krav til teknisk infrastruktur
Loven stiller ingen bestemte tekniske krav til en digital løsning. Her vil det være forskjell fra selskap til selskap på hva som kreves med tanke på å gjennomføre en generalforsamling på en betryggende måte.
Løsningen som styret velger bør uansett minimum ha en tilfredsstillende driftssikkerhet, og ha funksjonalitet som sørger for at aksjeeierne på en betryggende måte kan utøve sine rettigheter til å delta, ytre seg og avgi stemme. I tillegg må løsningen på en pålitelig måte sikre korrekt fortegnelse over fremmøtte og mulighet for å kontrollere stemmeresultatene.
Enkle løsninger for telefon- og videokonferanser (Teams o.l.) dekker muligheten til å kunne følge forhandlingene, men styret må sikre at aksjelovens krav til digital stemmegivning blir oppfylt av den løsningen som blir valgt.
For å sikre autentiseringen bør løsningen kunne identifisere hver deltaker gjennom unike brukernavn og passord. Generelt gjelder det strengere krav til sikkerhet ved saker som omfatter sensitiv informasjon enn ved behandling av mer kurante opplysninger.
Test ut en løsning gratis
Det er flere aktører som leverer løsning for avholdelse av digital generalforsamling, herunder styre- og generalforsamling portalen fra Orgbrain. Løsning har blant annet en aksjeeierbok med enkel funksjon for opplasting av aksjonæropplysninger fra eksterne kilder (Excel, VPS mv.).
Du kan teste løsningen fra Orgbrain gratis ved å klikke her.
Dersom du ønsker å laste ned en veileder på hvordan du gjennomfører en digital eller hybrid generalforsamling, klikk her.
