Slik gjennomfører du en digital generalforsamling

Digitale generalforsamlinger er likestilt med fysiske møter. Styret velger møteform. Holdes generalforsamlingen som et fysisk møte, har aksjeeierne som hovedregel rett til å delta elektronisk. Her får du en praktisk veileder til innkalling, gjennomføring, stemmegivning, protokoll og sjekkliste.

Sammendrag

• Styret bestemmer om generalforsamlingen skal holdes som et fysisk eller elektronisk møte. Ved fysisk møte har aksjeeierne som hovedregel rett til å delta elektronisk.
• Innkallingen skal blant annet opplyse om møteform og hvordan aksjeeierne kan delta og stemme. For aksjeselskaper er fristen normalt minst én uke.
• Ved elektroniske møter må systemene sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og at avsenderen autentiseres på en betryggende måte.
• Forenklet generalforsamlingsbehandling kan brukes dersom ingen aksjeeiere motsetter seg det og vilkårene i aksjeloven § 5-7 er oppfylt.
• Det skal føres protokoll med generalforsamlingens vedtak og relevante stemmeresultater. Fortegnelsen over deltakende aksjeeiere skal tas inn i eller vedlegges protokollen.
  
  

Innledning

I løpet av de siste årene har det skjedd flere lovendringer som påvirker hvordan aksjeselskaper kan gjennomføre generalforsamlinger, særlig reglene om fysiske og elektroniske møter.

I denne veilederen går vi gjennom sentrale regler og praktiske forhold ved gjennomføring av en digital generalforsamling. Vi starter med de grunnleggende reglene for generalforsamlingen før vi ser nærmere på digital gjennomføring.

Veilederen tar utgangspunkt i reglene for aksjeselskaper (AS).

Om generalforsamlinger

Generalforsamlingen er selskapets øverste og viktigste organ, og består av alle selskapets eiere (aksjonærer). Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jf. aksjeloven § 5-1. 

Ordinær eller ekstraordinær

Generalforsamlingen kan enten være ordinær, som beskrevet i aksjeloven § 5-5, eller ekstraordinær, i henhold til aksjeloven § 5-6. Den ordinære generalforsamlingen må avholdes årlig innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret. Dette betyr at ordinær generalforsamling normalt må være avholdt innen utgangen av juni. 

Saker som skal behandles på den ordinære generalforsamlingen er godkjenning av årsregnskapet og eventuell årsberetning, samt utdeling av utbytte, dersom det er aktuelt. I tillegg skal også «andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen», behandles. Med mindre vedtektene legger til noe mer, vil dette i praksis innebære suppleringsvalg av styremedlemmer (i henhold til aksjeloven § 6-6), samt fastsettelse av godtgjørelse til styret (i henhold til aksjeloven § 6-10) og til revisor (i henhold til aksjeloven § 7-1 (2)). Andre viktige saker som krever generalforsamlingsbehandling for å gjennomføres er fullmakter til styret, endringer i aksjekapitalen og vedtektsendringer.

Ekstraordinær generalforsamling innkalles og gjennomføres på samme måte som en ordinær generalforsamling. Styret kan bestemme at det skal avholdes ekstraordinær generalforsamling. Styret må også innkalle til ekstraordinær generalforsamling når revisor som reviderer selskapets årsregnskap, eller aksjeeiere som representerer minst en tidel av aksjekapitalen, skriftlig krever det for å få behandlet et bestemt angitt emne. Styret skal sørge for at generalforsamlingen holdes innen en måned etter at kravet er fremsatt.

Innkalling

Innkalling til generalforsamlingen skal være sendt senest én uke før møtet skal holdes, om ikke vedtektene setter en lengre frist, jf. aksjeloven § 5-10. For selskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral er fristen to uker, jf. aksjeloven § 4-4 (3) bokstav d.

Innkallingen skal angi tid, sted og sakene som skal behandles. Sakene må være beskrevet så konkret at mottakeren får et tydelig bilde av dem. Det er dermed ikke anledning for styret å legge inn et "eventuelt"-punkt på agendaen. Fatter generalforsamlingen vedtak i en sak som ikke er nevnt i innkallingen, kan vedtaket bli ugyldig. Ved vesentlig tilsidesettelse av innkallingsreglene gjelder ikke den vanlige søksmålsfristen på tre måneder, jf. aksjeloven § 5-23 (2) nr. 3. Innkallingen skal gi aksjeeierne mulighet til å vurdere om de ønsker å delta ut fra sakene som skal behandles. Forslag om å endre vedtektene skal gjengis i sin helhet i innkallingen.

For aksjeselskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral gjelder også reglene om registreringsdato. Retten til å delta og stemme avgjøres ut fra hvem som er aksjeeier fem virkedager før generalforsamlingen. Innkallingen skal opplyse om registreringsdatoen og hvilken betydning den har for retten til å delta og stemme. For aksjeselskaper med egen aksjeeierbok gjelder ingen slik registreringsdato.

Dersom vedtektene åpner for forhåndsstemming etter aksjeloven § 5-11 b, skal innkallingen også opplyse om fremgangsmåten for å avgi forhåndsstemme.

Det er styret som har ansvar for å utarbeide forslag til dagsorden i samsvar med det som er bestemt i loven og vedtektene.

Aksjeeiers rett til å fremme saker

En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen. Spørsmålet skal meldes skriftlig til styret innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen. Har innkallingen allerede funnet sted, skal det foretas en ny innkalling dersom fristen for innkalling til generalforsamling ikke er ute, jf. aksjeloven § 5-11. 

Hvem kan delta og stemme?

Aksjeeierne kan delta selv eller ved fullmektig, og kan ha med rådgiver. Fullmakten skal være skriftlig, datert og signert, jf. aksjeloven § 5-2. Elektronisk fullmakt og elektronisk signatur kan benyttes. Selskapet kan ikke begrense hvem som kan være fullmektig.

Gjennomføring

Generalforsamlingen skal holdes som et møte, og styret bestemmer møteformen, jf. aksjeloven § 5-8.

Styrets leder eller den styret har utpekt, åpner generalforsamlingen. Generalforsamlingen velger møteleder, med mindre vedtektene allerede fastsetter hvem som skal være møteleder, jf. aksjeloven § 5-12.

Den som åpner møtet, skal før første avstemning opprette en fortegnelse over aksjeeierne som deltar, enten selv eller ved fullmektig. Fortegnelsen skal blant annet vise hvor mange aksjer og stemmer hver deltaker representerer. Aksjeeierboken, eller aksjeeierregisteret for selskaper registrert i en verdipapirsentral, skal være tilgjengelig på generalforsamlingen.

Det finnes ikke noe minimumskrav til antall aksjeeiere som må være til stede for at generalforsamlingen skal kunne gjennomføres, bortsett fra at minst én aksje må være representert for å kunne gjennomføre en avstemning.

Hovedregelen er at hver aksje gir én stemme. Ulike beslutninger har forskjellige flertallskrav. Vedtektsendringer krever som hovedregel minst to tredeler av både de avgitte stemmene og den aksjekapitalen som er representert på generalforsamlingen.

En aksjeeier, et styremedlem eller daglig leder kan reise søksmål dersom de mener at en beslutning på generalforsamlingen er blitt til på ulovlig måte eller er i strid med loven eller selskapets vedtekter, jf. aksjeloven § 5-22. Hovedregelen er at søksmål må reises innen tre måneder etter at beslutningen ble truffet, jf. § 5-23. Loven har enkelte unntak fra tremånedersfristen.

Det må føres protokoll

Møtelederen har ansvar for at det føres protokoll fra generalforsamlingen, jf. aksjeloven § 5-16. Protokollen skal angi tidspunktet for generalforsamlingen og om møtet ble holdt fysisk eller elektronisk. Generalforsamlingens beslutninger skal tas inn i protokollen.

Protokollen skal angi det samlede antallet avgitte stemmer. Ved dissens skal det fremgå hvor mange stemmer som ble avgitt for og mot forslaget. Dersom kapitalandelen har betydning for avstemningsresultatet, skal også den relevante kapitalandelen fremgå. Fortegnelsen over aksjeeierne som deltok, skal tas inn i eller vedlegges protokollen.

Protokollen skal signeres av møtelederen og minst én annen person valgt av generalforsamlingen. Ved forenklet generalforsamlingsbehandling gjelder egne regler om protokoll og signering.

Digital generalforsamling

Aksjeloven ble endret i 2021 slik at fysiske og elektroniske møter ble likestilt. Generalforsamlingen skal holdes som et møte, men møtet kan være fysisk eller elektronisk.

Styret bestemmer som utgangspunkt møteformen, med mindre styrets myndighet er begrenset i vedtektene. Uansett møteform skal styret sørge for at generalforsamlingen gjennomføres på en forsvarlig måte.

Hva sier lovgivningen?

Møteform

I 2021 kom det inn en ny paragraf 1-5 a i aksjeloven som angir hva som omfattes av begrepet «møte». Begrepet «møte» omfatter nå møter hvor de som deltar enten er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), eller deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler, slik som styreportaler, telefon, eller videokonferanse (digitalt/elektronisk møte). 

En kombinasjon av et fysisk og digitalt møte omtales ofte som et hybridmøte.

Den nye bestemmelsen likestiller dermed fysiske og digitale møter, noe som medfører at møtebegrepet i aksjeloven er teknologinøytralt.

Gjennomføring av generalforsamling

Det er aksjeloven § 5-8 som tar for seg krav til gjennomføring av generalforsamlinger. I loven står det:

1. Generalforsamlingen skal holdes som møte. Styret bestemmer møteformen. Styrets myndighet etter annet punktum kan begrenses i vedtektene.

2. Styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen.

3. Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, gjelder følgende regler:

   1. Generalforsamlingen skal holdes i den kommune der selskapet har sitt forretningskontor, med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Generalforsamlingen kan holdes et annet sted hvis det er nødvendig av særlige grunner.

   2. Aksjeeierne har rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Reglene i fjerde ledd gjelder tilsvarende.

4. Blir generalforsamlingen holdt som elektronisk møte, skal styret sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

5. Innkaller tingretten eller annen offentlig myndighet til generalforsamling, bestemmer disse møteformen.

6. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.
   
   

Styret bestemmer møteform

Aksjeloven § 5-8 (1) fastslår at generalforsamlingen skal holdes som et møte, og styret bestemmer om møtet skal være fysisk eller elektronisk. Styrets myndighet til å velge møteform kan begrenses i vedtektene.

Styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Kjernen i forsvarlighetskravet er at aksjeeierne skal kunne utøve rettighetene sine. Det innebærer blant annet at de må kunne delta, stemme, stille spørsmål og benytte fullmektig eller rådgiver.

Holdes generalforsamlingen som et fysisk møte, skal styrelederen og daglig leder delta fysisk. Ved gyldig forfall skal det utpekes en stedfortreder. Samtlige aksjeeiere kan samtykke til unntak fra disse kravene. Andre styremedlemmer kan delta elektronisk, jf. aksjeloven § 5-4.

Styret må konkret vurdere om den valgte møteformen gir en forsvarlig gjennomføring. I forarbeidene til loven skriver departementet at styrets vurdering bør fremgå av styreprotokollen. Dette gir notoritet rundt styrets vurderinger, herunder om det er foretatt en vurdering av hvilken møteform som skal gjelde for generalforsamlingen. Dersom styret ikke kan dokumentere at møteformen er vurdert opp mot forsvarlighetskravet, kan dette være et moment i vurderingen av om lovens krav er oppfylt.

Når generalforsamlingen er gjennomført, skal det fremgå av generalforsamlingsprotokollen om møtet ble holdt fysisk eller elektronisk.

Digitalt møte

Hvis generalforsamlingen holdes som et elektronisk møte, skal styret sørge for at det finnes systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamlingen blir oppfylt, jf. aksjeloven § 5-8 (4).

Systemet må gjøre det mulig for aksjeeierne å delta, ytre seg og avgi stemme. Det må også kunne registrere hvem som deltar, hvor mange stemmer og hvilken kapitalandel de representerer, registrere stemmegivningen og fastslå avstemningsresultatet på en pålitelig måte. Avsenderen skal autentiseres på en betryggende måte.

Rett til elektronisk deltakelse ved fysisk møte

Loven skiller mellom fysisk og elektronisk generalforsamling. Selv om generalforsamlingen holdes som et fysisk møte, har aksjeeierne rett til å delta elektronisk med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte, jf. aksjeloven § 5-8 (3b). Etter forarbeidene må det foreligge tungtveiende grunner for å nekte elektronisk deltakelse.

Elektronisk deltakelse skal gi aksjeeieren samme mulighet til å følge forhandlingene, ta ordet og avgi stemme som fysisk tilstedeværelse. En løsning som bare gjør det mulig å følge en overføring av møtet, uten å kunne ytre seg eller stemme, oppfyller derfor ikke kravene til elektronisk deltakelse.

Sensitiv informasjon kan være en relevant grunn til å nekte bruk av en løsning som ikke gjør det mulig å kontrollere hvem som følger møtet. Kostnader alene er ikke tilstrekkelig grunn til å nekte elektronisk deltakelse så lenge kostnadene er rimelige sett i forhold til blant annet selskapets størrelse og aksjeeierstruktur.

Dersom styret finner at det foreligger saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse, bør dette fremgå av innkallingen. En aksjeeier som mener at styret feilaktig har nektet elektronisk deltakelse, kan bruke dette som grunnlag for søksmål om gyldigheten av generalforsamlingens vedtak. En slik feil medfører ikke automatisk at vedtaket er ugyldig.

Innkallingen

Innkallingen skal opplyse om møteformen og beskrive fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk, jf. aksjeloven § 5-10. Informasjonen må være tilstrekkelig til at aksjeeierne kan forberede seg og gjennomføre de nødvendige handlingene for å delta og stemme på generalforsamlingen.

Adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling

Det er ikke bare aksjeloven § 5-8 som åpner for digitalt møte. I forbindelse med modernisering av aksjeloven i 2013, kom det inn en bestemmelse i aksjeloven § 5-7 som omhandler muligheten for en forenklet generalforsamlingsbehandling. Denne er ment å gjøre det enklere å avholde generalforsamlinger i mindre aksjeselskaper. Fordelen med en forenklet generalforsamlingsbehandling er at selskapet ikke er nødt til å følge kravene om innkallingsfrist og lignende som er fastsatt i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16.

I loven står det blant annet at dersom ingen aksjeeiere motsetter seg det, kan generalforsamlingen avholdes uten fysisk møte, inkludert ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Det er ikke nødvendig å innhente eksplisitt samtykke fra samtlige aksjeeiere for å bruke forenklet generalforsamlingsbehandling. Det er tilstrekkelig at selskapet på en betryggende måte forsikrer seg om at ingen aksjeeiere motsetter seg forenklet behandling av de spesifikke sakene som generalforsamlingen skal behandle. Det vil blant annet si at en forespørsel om forenklet generalforsamling ikke kan legges frem for aksjeeierne, uten å spesifisere hvilke saker som skal behandles. Sakene kan for eksempel distribueres digitalt, slik at alle aksjonærer får anledning til å delta i behandlingen av disse sakene.

Det er etter bestemmelsen ikke noe krav om at samtlige aksjeeiere faktisk skal delta, men det er et vilkår at alle skal få muligheten til å delta i behandlingen på en egnet måte. Dette betyr at aksjeeierne må få rimelig tid til å gi eventuelle tilbakemeldinger. Selskapet bør også gjøre rede for hvordan generalforsamlingen vil bli gjennomført, det vil for eksempel si om den skal gjennomføres ved bruk av en digital generalforsamlingsportal eller på annen måte.

Hvilken teknisk infrastruktur må være på plass?

Aksjeloven angir ikke hvilken teknisk løsning selskapet skal bruke. Kravene til løsningen avhenger derfor av hvordan generalforsamlingen skal gjennomføres og forholdene i det enkelte selskapet.

Systemet må være innrettet slik at aksjeeierne kan delta, ytre seg og avgi stemme. Det må også være driftssikkert og på en pålitelig måte kunne registrere deltakerne, hvor mange stemmer og hvilken kapitalandel de representerer, den enkelte deltakers stemmegivning og det endelige avstemningsresultatet. Aksjeeierne skal autentiseres på en betryggende måte.

I selskaper med få aksjeeiere som kjenner hverandre godt, kan enkle løsninger som telefon eller videokonferanse være tilstrekkelige. I større selskaper med flere aksjeeiere kan det stilles større krav til den elektroniske løsningen. BankID kan være én metode for identitetskontroll, men er ikke et krav etter aksjeloven. 

Hvilken leverandør bør du velge?

Det finnes flere leverandører av løsninger for digitale generalforsamlinger. Styret bør derfor vurdere hvilken løsning som passer til selskapet og generalforsamlingen som skal gjennomføres.

Loven stiller en rekke krav ved avholdelse av en digital eller hybrid generalforsamling, som skal sikre at aksjeeierne kan utøve sine rettigheter på en betryggende måte. I selskaper med mange aksjeeiere vil en ren videoløsning ofte ikke være tilstrekkelig, fordi løsningen også må kunne håndtere blant annet deltakerfortegnelse og stemmegivning på en betryggende måte.

Orgbrain tilbyr en løsning utviklet spesielt for gjennomføring av generalforsamlinger.

Orgbrain har blant annet funksjonalitet for digital innkalling, identifisering av deltakere med BankID, videokonferanse, chat og talerliste, håndtering av fullmakter, deltakerfortegnelse, stemmegivning og stemmeresultater samt utarbeidelse og elektronisk signering av protokoll.

Forberedelse

Øv i forkant

Den viktigste suksessfaktoren for en vellykket generalforsamling, er god forberedelse. Dette gjelder uavhengig av om generalforsamlingen gjennomføres som et fysisk møte, digitalt møte eller som hybridmøte.

Når det gjelder en digital eller hybrid generalforsamling, er det særlig viktig at alle som skal delta i møtet, går gjennom de praktiske aspektene i god tid før arrangementet. Dette inkluderer testing av teknisk utstyr og å sikre at alle er kjent med hvordan den digitale løsningen skal brukes under generalforsamlingen. Dette kan inkludere å forstå hvordan kamera og mikrofon fungerer, hvordan man deler skjerm, hvordan man tar fortegnelse over de som er til stede, hvordan aksjeeierne skal kommunisere under møtet, og hvordan stemmegivning skal gjennomføres.

Det kan ofte være nyttig å gjennomføre en teknisk prøve noen dager i forkant av generalforsamlingen, slik at deltakerne får testet programvare og lydoppsett. Dette kan avdekke tekniske utfordringer eller behov for opplæring før møtet starter. Det er kjedelig å oppdage, to minutter før møtestart, at løsningen ikke fungerer slik man trodde.

Fortegnelse

Den som åpner generalforsamlingen, skal opprette en fortegnelse over aksjeeierne som deltar, enten selv eller ved fullmektig, jf. aksjeloven § 5-13. Fortegnelsen skal vise hvor mange aksjer og stemmer hver deltaker representerer, både i eget navn og eventuelt som fullmektig for andre.

Kravet gjelder også ved elektroniske møter. Dersom en aksjeeier eller fullmektig forlater møtet eller kobler seg fra for godt, skal fortegnelsen oppdateres. En digital løsning kan forenkle registreringen og gjøre det lettere for møteledelsen å holde fortegnelsen oppdatert gjennom møtet.

Møtestart

Ved møtestart bør den som åpner møtet gjennomgå kjørereglene for møtet. Dette kan inkludere instruksjoner om hvordan deltakerne kan slå av/på lyd og video, hvordan man kan rette spørsmål underveis (for eksempel ved bruk av knappen for å «heve hånden» og/eller chat-funksjonen eller funksjon for taleliste) og hvordan man avgir stemme.

Møteledelse

Når det er mange deltakere, kan det være ekstra utfordrende å lede en digital- eller hybrid generalforsamling, sammenlignet med en fysisk generalforsamling. Dette skyldes at møtelederen ikke har like god visuell kommunikasjon med deltakerne. Derfor er det viktig at møtelederen forbereder seg grundig på hvordan generalforsamlingen skal ledes. Her er det spesielt viktig å ha satt seg godt inn i de sakene som skal behandles, slik at hver enkelt sak kan belyses tilstrekkelig innenfor den gitte tidsrammen.

Stemmegivning

Ved elektroniske og hybride møter må selskapet ha en tydelig rutine for hvordan stemmene skal avgis, registreres og telles. Ved hybridmøter må stemmer fra fysisk og elektronisk deltakende aksjeeiere inngå i det samme avstemningsresultatet.

Aksjeeierne kan avgi stemme før generalforsamlingen dersom vedtektene åpner for forhåndsstemming, jf. aksjeloven § 5-11 b. For slik stemmegivning skal det benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen.

Dersom aksjeeiere deltar ved fullmektig, må løsningen og møteledelsen også kunne håndtere hvilke aksjer og stemmer fullmektigen representerer.

Sjekkliste for digital generalforsamling

Under er en sjekkliste som viser de mest sentrale stegene du bør kjenne til når du skal avholde en digital generalforsamling. Sjekklisten tar utgangspunkt i generalforsamlinger i aksjeselskaper, men den er i stor grad også relevant for andre selskapsformer.

Teknisk infrastruktur

Kontroller at løsningen:

• gir aksjeeierne mulighet til å følge møtet, ta ordet og avgi stemme

• gjør det mulig å autentisere deltakerne på en betryggende måte

• registrerer hvilke aksjeeiere som deltar og hvor mange aksjer og stemmer de representerer

• håndterer deltakelse ved fullmektig

• registrerer stemmegivningen og beregner avstemningsresultatet på en pålitelig måte

• er tilstrekkelig driftssikker for gjennomføringen av møtet

• gjør det mulig å utarbeide og oppbevare nødvendig dokumentasjon fra generalforsamlingen
  
  

Styremøte

Før innkallingen sendes bør styret:

• beslutte at generalforsamlingen skal holdes som elektronisk møte

• vurdere om møteformen gir en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen

• avklare hvilken teknisk løsning som skal brukes

• avklare hvordan deltakelse, autentisering og stemmegivning skal håndteres

• fastsette sakene som skal behandles på generalforsamlingen