En styreinstruks fastsetter regler for styrets arbeid og saksbehandling. For aksjeselskaper der ansatte er representert i styret, er den lovpålagt. Andre selskaper kan bruke styreinstruksen til å avklare blant annet hvilke saker styret skal behandle, hvordan styrebehandlingen skal gjennomføres og daglig leders oppgaver og plikter overfor styret.
Sammendrag
- Styreinstruks er lovpålagt for aksjeselskaper der ansatte er representert i styret (§ 6-23).
- Loven krever blant annet regler om hvilke saker som skal styrebehandles, daglig leders oppgaver og plikter overfor styret og innkalling og møtebehandling.
- NUES anbefaler at styret fastsetter styreinstruks også uavhengig av ansatterepresentasjon.
- Instruksen kan regulere andre sider ved styrets arbeidsform, så lenge den er i samsvar med lov og vedtekter.
- Styreinstruksen bør tilpasses virksomheten og ses i sammenheng med en eventuell instruks for daglig leder.
Hva er en styreinstruks
En styreinstruks er et dokument som fastsetter nærmere regler for styrets arbeid og saksbehandling. Den kan blant annet regulere hvilke saker styret skal behandle, daglig leders oppgaver og plikter overfor styret og hvordan styret innkalles og behandler saker.
Instruksen kan også brukes til å avklare arbeidsformer og ansvarsfordeling der loven eller vedtektene gir styret rom til å fastsette egne rutiner.
Når er styreinstruks lovpålagt?
Etter aksjeloven § 6-23 skal styret i selskaper der ansatte er representert i styret, fastsette en styreinstruks. Instruksen skal gi nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling.
Loven angir tre områder instruksen blant annet skal regulere:
- hvilke saker som skal styrebehandles
- daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret
- innkalling og møtebehandling
I selskaper med flere enn 30 ansatte som ikke har bedriftsforsamling, kan et flertall av de ansatte kreve styrerepresentasjon etter aksjeloven § 6-4. Når ansatte er representert i styret, gjelder dermed kravet om styreinstruks. Les mer i artikkelen om ansattevalgte styremedlemmer.
Andre aksjeselskaper er ikke omfattet av lovkravet. Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES) anbefaler likevel at styret fastsetter instrukser for styret og den daglige ledelsen, med særlig vekt på en klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Ifølge kommentaren bør styreinstruks fastsettes uavhengig av om ansatte er representert i styret.
Hva bør instruksen inneholde?
For selskaper som omfattes av § 6-23, er lovens minimum at instruksen inneholder regler om hvilke saker som skal styrebehandles, daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret og innkalling og møtebehandling.
I tillegg kan styret regulere andre sider ved arbeidsformen, for eksempel:
-
møteform og praktiske rutiner for styrebehandlingen
-
habilitet og håndtering av interessekonflikter
-
protokoll og oppfølging av vedtak
-
håndtering av og tilgang til styredokumenter, blant annet om varamedlemmer skal motta alt styremateriale
-
arbeidsdelingen mellom styreleder, styret og daglig leder
-
bruk av styreutvalg
-
årsplan og evaluering av styrets arbeid
Instruksen bør tilpasses virksomheten. Det er ikke nødvendig å gjenta lovbestemmelser i større omfang enn det som er nyttig for å beskrive styrets arbeidsform. Ofte er det mest nyttig å regulere de spørsmålene der loven gir rom for valg, og der styret ønsker en fast praksis.
Hvem fastsetter styreinstruksen?
Når selskapet omfattes av kravet i aksjeloven § 6-23, er det styret som skal fastsette styreinstruksen. Kravet er dermed ikke avhengig av at ansatte eller ansattevalgte styremedlemmer ber om en instruks.
Også i selskaper som ikke omfattes av lovkravet, kan styret fastsette en styreinstruks. NUES anbefaler at styreinstruks fastsettes uavhengig av om ansatte er representert i styret. Les mer om styrelederens rolle i Styrelederens ansvar og oppgaver i et aksjeselskap.
Saker som skal styrebehandles
Styreinstruksen skal inneholde regler om hvilke saker som skal styrebehandles. Her bør instruksen ses i sammenheng med styrets oppgaver etter loven og med grensen mellom styrets og daglig leders myndighet.
Styret har blant annet forvaltnings- og tilsynsansvar (§§ 6-12 og 6-13). Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning (§ 6-14). Instruksen kan konkretisere hvordan disse grensene skal håndteres i virksomheten, og hvilke saker som alltid skal legges frem for styret.
Virksomheter som er underlagt særregulering, bør også ta hensyn til eventuelle særlige krav til styrebehandling.
Innkalling og behandling av saker i styret
Styreinstruksen skal inneholde regler om innkalling og møtebehandling. Instruksen kan for eksempel angi hvordan styremedlemmene varsles, hvilke frister styret normalt bruker for innkalling og utsendelse av saksdokumenter, og hvordan saker kan behandles mellom de ordinære styremøtene.
Instruksen må ses i sammenheng med aksjelovens regler om styrets saksbehandling. Styrelederen skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører under styret (§ 6-20), og daglig leder skal forberede sakene i samråd med styrelederen (§ 6-21). Styrebehandlingen ledes av styrelederen (§ 6-19). Styremedlemmene og daglig leder skal så langt som mulig få anledning til å delta i behandlingen av saker (§ 6-24).
Styret kan også bruke instruksen til å beskrive praktiske rutiner for møteledelse, habilitet og oppfølging av vedtak. Les mer i Innkalling til styremøte: Krav til frist, innhold og mottakere og Behandling av styresaker: Slik treffer styret gyldige beslutninger.
Protokoll
Aksjeloven krever at det føres protokoll over styrebehandlingen (§ 6-29). Styreinstruksen kan beskrive de praktiske rutinene for hvordan protokollen utarbeides, behandles og følges opp.
Instruksen kan for eksempel angi hvem som utarbeider utkastet, hvordan det distribueres til styremedlemmene, hvordan merknader håndteres og hvilke interne frister styret ønsker å bruke.
De lovbestemte kravene til selve protokollen følger av aksjeloven og gjelder uavhengig av hva som står i styreinstruksen. Les mer i Styreprotokoll eller referat.
Daglig leders oppgaver og plikter overfor styret
Når § 6-23 gjelder, skal styreinstruksen inneholde regler om daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. Det gjør grensen mellom styrets arbeid og den daglige ledelsen til en sentral del av instruksen. Instruksen kan blant annet beskrive:
-
hvilke saker daglig leder skal legge frem for styret
-
hvilken fast rapportering styret skal motta
-
hvordan styresaker skal forberedes
-
hvilke fullmakter styret har gitt daglig leder
-
hvordan saker av uvanlig art eller stor betydning skal håndteres
Styreinstruksen må ses i sammenheng med aksjelovens regler om daglig ledelse og rapportering (§§ 6-14 og 6-15). Styret kan også fastsette en egen instruks for den daglige ledelsen. Ifølge NUES bør denne klargjøre daglig leders plikter, fullmakter og ansvar.
Les mer i Daglig leders ansvar og forhold til styret.
Evaluering av styrets arbeid
Styret kan bruke styreinstruksen til å fastsette hvordan evaluering av eget arbeid skal gjennomføres. NUES anbefaler at styret evaluerer sitt arbeid og sin kompetanse årlig.
Instruksen trenger ikke beskrive hele evalueringsprosessen. Det kan være tilstrekkelig å angi tidspunkt, ansvar og hvordan resultatene skal behandles.
Les mer i Styreevaluering: Praktisk veileder for styrets egenevaluering.
Årsplan som ramme for styrearbeidet
Styreinstruksen kan fastsette at styret skal vedta en årsplan og beskrive hvordan den skal følges opp. Den konkrete årsplanen bør normalt holdes atskilt fra styreinstruksen, slik at den kan oppdateres uten at selve instruksen må endres.
Les mer i Styrets årshjul: Slik planlegger du styrearbeidet gjennom året.
Styreinstruksens rettslige betyding
Styreinstruksen har først og fremst betydning som en intern instruks for styrets arbeid og saksbehandling. Mange av forholdene den regulerer, følger allerede av aksjeloven eller selskapets vedtekter. Instruksen får derfor særlig praktisk betydning der styret bruker den til å konkretisere hvordan arbeidet skal organiseres innenfor disse rammene.
Dette gjelder blant annet arbeidsdelingen mellom styret og daglig leder. Dersom instruksen fastsetter hvilke saker som skal legges frem for styret og hvilke fullmakter daglig leder har, gir den føringer for hva daglig leder kan avgjøre uten ny styrebehandling. Daglig leder skal etter aksjeloven § 6-14 følge de retningslinjene og påleggene styret har gitt.
Styret kan endre styreinstruksen og kan også beslutte å fravike den i et enkelttilfelle, så lenge beslutningen holder seg innenfor loven og vedtektene. Et avvik fra styreinstruksen er derfor ikke nødvendigvis det samme som et brudd på aksjeloven.
Det betyr samtidig ikke at instruksen er uten rettslig betydning. Om et avvik får rettslige konsekvenser, må vurderes ut fra blant annet hvilken regel som er brutt, hva instruksen regulerer og hvilke følger avviket har fått.
Når bør styreinstruksen oppdateres?
Styreinstruksen bør gjennomgås når det skjer endringer som kan påvirke innholdet i instruksen. Det kan for eksempel være ved:
-
endringer i ansatterepresentasjonen
-
ny daglig leder eller vesentlige endringer i fullmakter
-
etablering eller endring av styreutvalg
-
vesentlige endringer i styrets arbeidsform
-
nye regulatoriske krav som påvirker styrets arbeid
Styret kan også legge inn en fast gjennomgang av instruksen i årsplanen.
Eksempel og mal for styreinstruks
Vi har laget en egen guide med eksempel på styreinstruks og en redigerbar mal som kan tilpasses virksomheten.
Last ned guiden til styreinstruks.
Kort oppsummert
Styreinstruks er lovpålagt for aksjeselskaper der ansatte er representert i styret. Loven krever da regler om hvilke saker som skal styrebehandles, daglig leders oppgaver og plikter overfor styret og innkalling og møtebehandling.
NUES anbefaler at styreinstruks fastsettes uavhengig av om ansatte er representert. Utover lovens minimum kan styret regulere andre sider ved arbeidsformen, så lenge instruksen holder seg innenfor lov og vedtekter.
Instruksen bør tilpasses virksomheten og gjennomgås når styret, ledelsen eller regelverket endres.
