Innkalling til styremøte

I følge aksjeloven har styrets leder et særskilt ansvar for at aktuelle saker som hører inn under styret blir behandlet. Imidlertid har både styremedlemmer og daglig leder ansvar for at det kalles inn til styremøte når det føles påkrevd.

Større selskaper velger ofte å utarbeide en instruks som beskriver hvordan selskapet skal gå frem ved innkalling til styremøte. Imidlertid sier aksjeloven at det kun er krav til styreinstruks i de selskaper som har valgt inn ansatterepresentant i styret.

Mottakere

Innkalling skal sendes til samtlige styremedlemmer og eventuelt andre som skal delta. Har noen styremedlemmer meldt forfall og det finnes varamedlem, skal varamedlemmet innkalles (jf. aksjeloven § 6-24 (3)). Også daglig leder skal innkalles da han/hun har rett og plikt til å delta i styrets behandling (jf. § aksjeloven § 6-19 (4)).

For de selskaper som har varamedlemmer er det ulik praksis på om varamedlemmer alltid skal få tilsendt kopi av innkallingen, eller kun i forbindelse med møter der de er forventet å delta. I noen styrer argumenterer man for at det er en fordel at varamedlemmer får muligheten til å sette seg inn i materialet forløpende, slik at de er godt forberedt den dagen de må stille i møte, kanskje på kort varsel. I andre styrer legge man større vekt på at det er unødvendig å sende materiale til personer som sannsynligvis ikke skal delta på saksbehandlingen og derfor lett kan få et skjevt bilde av enkeltsaker, og at det er en fordel å begrense utsendingen av sensitivt materiale på generelt grunnlag.

Innhold

I følge aksjeloven § 6-21 (1) skal daglig leder forberede saker som skal behandles av styret i samråd med styrets leder. I denne fasen bør det blant annet bli foretatt en gjennomgang av oppfølgingssaker fra tidligere styremøter.

En innkalling bør inneholde en agenda som har en tydelig angivelse av hvilke saker som skal behandles. Sakene bør ha en tydelig angivelse av kategori, for eksempel om det er en beslutningssak, orienteringssak eller diskusjonssak. Som en del av innkallingen bør det følge underlagsmateriale som i forsvarlig utstrekning gjør det mulig for deltakerne å på forhånd sette seg inn i de saker som er til behandling (jf. aksjeloven § 6-21 (2)).

Innkallingen må naturligvis angi tid og sted for møtet, men det kan også med fordel angis hvor mye tid som må påregnes avsatt til hele møtet. Noen synes også det er fornuftig å lage en tidsplan for de enkelte agendapunktene. Dette kan være ekstra nyttig i tilfeller der styret erfaringsmessig bruker uforholdsmessig mye tid på bakoverskuende agendapunkter (rapportering, etc.) og dermed lett får for lite tid til viktige fremadskuende agendapunkter (strategiarbeid, etc.). Rekkefølgen på agendapunktene kan også være viktig for å bidra til tidsstyringen. Uansett er det viktig at det blir satt av nok tid slik at styret får tid til en god og fruktbar diskusjon.

Innkallingsfrist

Normalt sendes innkalling til styremøte i tråd med det som er nedfelt i en årsplan eller når daglig leder og styrets leder er enig om at konkrete saker skal styrebehandles. Innkallingen bør sendes i god tid (gjerne en uke) før styrebehandlingen slik at det enkelte styremedlem får tilstrekkelig tid til å forberede seg til de saker som er til behandling. Dersom det dukker opp viktige saker som krever hurtig behandling, er det ingen konkret minimumsfrist ut over det noe vage uttrykket “nødvendig frist”, jf. aksjelovens § 6-22.

Bruk styreplattform

De fleste selskaper sender i dag innkalling til styremøte per brevpost eller via e-post. Sistnevnte løsning anbefaler vi ikke for innkallinger som inneholder større mengder bilag eller sensitiv informasjon. For det første vil en rekke vedlegg i en e-post fort bli uoversiktlig. For det andre er det lett for at e-post kommer på avveie særlig i tilfeller der e-posten sendes til en rekke mottakere med stor variasjon av e-posttjenere og klienter, med tilhørende varierende sikkerhetsregimer.

For å kunne håndtere større mengde dokumentasjon på en sikker måte anbefaler vi anskaffelse av en digital styreplattform (for eksempel Orgbrain) som gir sikker lagring og oversiktlig tilgang til styredokumentene uansett hvor en befinner seg. Det å få elektronisk beskjed via SMS og/eller e-post om at styredokumenter er lagt ut i styreplattformen gjør det enkelt å forberede seg. En styreportal vil også gjøre det enklere for både nye og nåværende styremedlemmer å sette seg inn i historiske forhold.