TIPS & INSPIRASJON

Slik lykkes du med ditt neste styremøte: En sjekkliste for suksess

Are Stegane
av Are Stegane
4 min lesing
13. september 2023

Styremøter er kjernen i ethvert fremgangsrikt foretak. Det er her beslutninger treffes, strategier formes, og retningen for selskapet blir staket ut. Men bak hvert vellykket styremøte ligger grundig planlegging, struktur og effektiv gjennomføring.

Skal det neste styremøtet ditt bli vellykket, trenger du mer enn bare et møterom og en agenda. Du behøver en nøye utarbeidet plan som dekker alle aspekter rundt forberedelse, gjennomføring og avslutning av møtet. 

Derfor har vi satt sammen denne sjekklisten som guider deg gjennom hvert trinn på veien mot et produktivt og velorganisert styremøte. Her finner du alle de viktige punktene du må vurdere, fra planleggingen av møtet til oppfølgingsarbeidet etterpå. Bruk sjekklisten som en veiledning for å sikre at ditt neste styremøte blir en suksess.

FORBEREDELSE TIL STYREMØTET

Planlegging

  • Sett dato og tidspunkt for møtet  i god tid før møtedato, gjerne gjennom en årsplan.
  • Velg et passende sted (fysisk eller virtuelt, eller en kombinasjon).
Planlegging

Agenda

  • Utarbeid en detaljert agenda som inkluderer alle saker som skal diskuteres.
  • Prioriter agendaen for å sikre at viktige saker blir behandlet først.
  • Sett av hvor mye tid som skal benyttes på hver sak.
  • Send ut innkalling til styremedlemmene med nødvendig informasjon og agenda i god tid før møtet.
Agenda

Dokumentasjon

  • Samle og distribuere alle relevante dokumenter, rapporter og presentasjoner til styremedlemmene i forkant av møtet.
  • Sørg for at styremedlemmene har tilgang til nødvendige referansedokumenter.
Dokumentasjon

Teknisk forberedelse

  • Sjekk at alle tekniske verktøy og systemer for videokonferanser (hvis relevant) fungerer som de skal.
  • Test mikrofoner, kameraer og skjermdelingsfunksjoner.
Teknisk forberedelse

GJENNOMFØRING AV STYREMØTET

Møteledelse

  • Sørg for at alle blir involvert og kommer til ordet.
  • Følg tidsplanen så lang det lar seg gjøre.
  • Unngå for mange sidespor.
Møteledelse

Åpning

  • Åpne møtet i henhold til agendaen.
  • Godkjenn protokollen fra forrige møte
Åpning

Presentasjon og diskusjon

  • Led diskusjonen om hver sak i henhold til agendaen.
  • Få input og innspill til beslutninger fra styremedlemmene.
  • Hold deg til tidsrammen for hver sak.
Presentasjon og diskusjon

Beslutning og avstemning

  • Hvis nødvendig, gjennomfør avstemninger om beslutninger.
  • Dokumenter alle beslutninger tydelig.
Beslutning og avstemning

Oppfølging

  • Diskuter og tildel ansvar for oppfølgingsoppgaver.
  • Sett frister for oppfølging og oppdatering på neste møte.
Oppfølging

Made with HubSpot

Powerful drag-and-drop Page Editor and Theme Settings.
Made with HubSpot

AVSLUTNING AV STYREMØTET

Oppsummering

  • Oppsummer de viktigste beslutningene og diskusjonene fra møtet.
  • Takk styremedlemmene for deres deltakelse og bidrag.
Oppsummering

Fastsettelse av neste møte

  • Velg dato og tidspunkt for det neste styremøtet.
  • Identifiser eventuelle spesielle temaer som skal tas opp på det kommende møtet.
Fastsettelse av neste møte

Protokoll

  • Velg en person til å føre protokoll fra møtet.
  • Sørg for at protokollen oppfyller lovpålagte krav, og dokumenter viktige diskusjoner, beslutninger og aksjonspunkter.
  • Distribuer protokollen til styret/deltakerne  for godkjenning og signering, mens møtet er friskt i minnet.
Protokoll

Evaluering

  • Evaluer møtet for å identifisere forbedringsmuligheter.
  • Spør deltakerne om tilbakemeldinger på forberedelsene og gjennomføringen av møtet.
Evaluering
styremote-med-orgbrain

På hvilken måte kan en moderne styreportal som Orgbrain hjelpe deg med neste styremøte?

Husk at effektiv styring av et styremøte krever god planlegging, struktur og oppfølging. En nøye utarbeidet sjekkliste som denne kan hjelpe deg med å sikre at møtene dine blir produktive og velorganiserte.

Men på hvilken måte kan en moderne styreportal som Orgbrain hjelpe i dette arbeidet? I en raskt skiftende digital tidsalder har styrearbeid blitt mer komplekst og krevende enn noensinne. Organisasjoner står overfor stadig økende behov for å administrere, analysere og ta strategiske beslutninger på en effektiv måte. 

Dette er hvor moderne teknologi kommer inn i bildet og forandrer spillereglene. En stadig mer populær løsning i denne digitale omstillingen er styreportalen, og blant de som nå finnes i markedet utmerker Orgbrain seg som en toneangivende løsning.

Tradisjonelt har forberedelse, gjennomføring og oppfølging av styremøter vært tidkrevende og ressursintensive oppgaver. Men tenk deg en løsning som forvandler denne prosessen, gjør den mer smidig, effektiv og tilgjengelig for alle involverte? 

En moderne styreportal som Orgbrain er svært nyttig for å effektivisere arbeidet knyttet til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av styremøter. Her er en liste over hvordan Orgbrain styreportal hjelper deg med styremøtene:

Møteplanlegger

Orgbrain har en egen løsning for å lette møteplanleggingen. Før det inviteres til møte, blir styremedlemmene invitert til å stemme på alternative møtetidspunkter. Det tidspunktet som får flest stemmer (møtetidspunktet alle har anledning til å stille) blir valgt.
Møteplanlegger

Sentralisert informasjon og dokumenthåndtering

Orgbrain tilbyr en sentralisert plattform der alle nødvendige dokumenter, rapporter og presentasjoner kan lastes opp og deles med styremedlemmene. Dette gjør det enkelt for alle å få tilgang til viktig informasjon før, under og etter møtet.
Sentralisert informasjon og dokumenthåndtering

Agendastyring

Orgbrain har et omfattende bibliotek med ulike agendapunkter, og lar deg opprette, administrere og distribuere møteagendaer på 1-2-3. Dette gir deg muligheten til å legge til, endre eller fjerne agendaelementer i sanntid.
Agendastyring

AI-assistent

Med Orgbrain kan man benytte en egen AI-assistent som benytter kunstig intelligens til å utforme saksbeskrivelse, lage forslag til vedtak, gjennomføre språkvask der AI retter skrivefeil og gjør teksten lettere å lese, med mer.
AI-assistent

Styrechat

Ved behov kan det opprettes en chat, der styret kan diskutere aktuelle saker før, under og etter møtet.
Styrechat

Sikkerhet og tilgangskontroll

Med Orgbrain kan du implementere robuste mekanismer for tilgangskontroll som sikrer at bare autoriserte personer har tilgang til konfidensiell informasjon og dokumentasjon.
Sikkerhet og tilgangskontroll

Tidsstyring og varsling

Med Orgbrain kan du sette tidsfrister for oppgaver og oppfølgingspunkter. Du kan også sende automatiske varsler og påminnelser til styremedlemmene før møtet og i etterkant.
Tidsstyring og varsling

Elektronisk signering og godkjenning

Orgbrain tilbyr elektronisk signering (BankID og Orgbrain eSign) og godkjenning av dokumenter, noe som gjør det enkelt å formalisere beslutninger og dokumenter i løpet av møtet.
Elektronisk signering og godkjenning

Videokonferanseintegrasjon

Hvis møtet skal holdes virtuelt, tilbyr Orgbrain sin egen, integrerte, løsning for videokonferanse. I tillegg kan du også benytte populære videokonferanseverktøy, som Teams, Google Meet, Whereby, Zoom, med flere, for enkel tilgang og deltakelse for styremedlemmene.
Videokonferanseintegrasjon

Stemmegiving

Etterhvert som man er innom beslutningssaker, kan det enkelte styremedlem avgi stemme fra sin egen enhet (mobil, nettbrett eller datamaskin), eller la administrator registrere stemmene. Mange organisasjoner velger også at standardverdien er å stemme “for” alle forslag, slik at det bare må gjøres noe aktivt ved uenighet.
Stemmegiving

Protokoll og oppfølgingsverktøy

Etter møtet vil det automatisk bli utarbeidet en protokoll basert på informasjonen som er lagt inn på hvert enkelt agendapunkt, og løsningen hjelper deg med å opprette og distribuere protokoller, inkludert beslutninger og oppfølgingsoppgaver. Dette forenkler oppfølgingen etter møtet.
Protokoll og oppfølgingsverktøy

Søk

Portalen har søkefunksjoner som gjør det enkelt å finne tidligere dokumenter og beslutninger.
Søk

Sikkerhetskopiering og arkivering

All dokumentasjon og beslutningshistorikk er trygt lagret og tilgjengelig for fremtidige behov og revisjoner.
Sikkerhetskopiering og arkivering

Evaluering

Orgbrain har en egen modul der styret enkelt kan gjennomføre en nettbasert styreevaluering som ender ut i en rapport med grafisk fremstilling av resultat.
Evaluering
Forrige artikkel
← Består strategien din “idiot-testen”?
Nest artikkel
Slett styrearbeid kan føre til erstatningsansvar →
Slik gjennomfører du en digital generalforsamling
slik-gjennomforer-du-en-digital-generalforsamling-960-540
TIPS & INSPIRASJON

Slik gjennomfører du en digital generalforsamling

21. februar 2024 18 min lesing
Emisjon | Kapitalforhøyelse – Slik går du fram
Emisjon _ Kapitalforhøyelse – Slik går du fram
TIPS & INSPIRASJON

Emisjon | Kapitalforhøyelse – Slik går du fram

15. september 2022 22 min lesing
Styreportal – Hva du bør forvente av en profesjonell løsning
Styreportal – Hva du bør forvente av en profesjonell løsning
TIPS & INSPIRASJON

Styreportal – Hva du bør forvente av en profesjonell løsning

9. juni 2023 7 min lesing