Styreportal – Hva du bør forvente av en profesjonell løsning

Det finnes mange forskjellige verktøy et styre kan benytte seg av for å få bedre kontroll på prosesser og dokumentflyt. Generelle plattformer som Microsoft 365 og Teams, kan for eksempel bidra et stykke på vei, men de er ikke spesiallaget for å håndtere de oppgavene som styret er satt til å håndtere. For dette finnes det styreportaler.

Hva er en styreportal?

Så hva er en styreportal? I likhet med at regnskapsførere bruker et regnskapssystem for å utføre sine oppgaver, er en styreportal et system som er skreddersydd for å håndtere oppgavene som styret har ansvaret for, inkludert generalforsamlinger. Formålet med en styreportal er å gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig – og ikke minst – mer effektivt.

Våren 2022 gjennomførte Orgbrain en spørreundersøkelse rettet mot personer som benyttet en styreportal. En klar majoritet svarte at hovedårsaken til bruken av styreportal, var for å utføre styrearbeidet mer profesjonelt. Deretter kom ønsket om å bli mer effektiv og på tredjeplass var nytten av å samle alle styrerelaterte oppgaver på ett sted. Det var stor enighet om at det var en god beslutning å benytte en styreportal.

Formålet med en styreportal er å gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig – og ikke minst – mer effektivt.

For å gi et bilde av hva en styreportal kan bistå med, vil jeg gi et kort eksempel på en typisk arbeidsflyt ved bruk av styreportal i et styremøte:

Før møtet

• En administrator, typisk daglig leder, styrets leder eller en styresekretær, kan opprette utkast til et møte inne i styreportalen. Dette kan gjøres ved å opprette enkeltmøter, kopiere tidligere møter eller opprette flere møter gjennom en årsplanfunksjon.
• Administrator bør ha tilgang til et agendabibliotek med en rekke forslag til saker som kan være aktuelt å sette på agendaen.
• Alle med administratorrettigheter kan samhandle og tilpasse tekst og vedlegg som skal følge med sakene på agendaen.
• Styremedlemmene og eventuelt andre deltakere, inviteres til møtet fra portalen. De som har lagt inn at de ønsker møteinvitasjonen direkte inn i sin private kalender, vil kunne besvare om de deltar eller ikke fra kalenderen. Alle vanlige kalenderløsninger er støttet, enten de er levert av Google, Apple eller Microsoft.
• Ved behov kan det opprettes en chat som er koblet opp mot det konkrete møtet, der styret og/eller aksjonærene kan diskutere aktuelle saker i forkant av møtet.

Under møtet

• Møtet kan avholdes på video, med portalens egen videoløsning, eller ved å lenke til andre videoløsninger som Teams, Zoom, Whereby, Google Meet, etc. Det er også mulig å kommunisere på chat under videomøtet.
• Styreleder åpner møtet, der sakene på agendaen blir gjennomgått. Vedlegg som har vært med i innkallingen kan enkelt vises direkte i portalen.
• Etter hvert som man er innom beslutningssaker, kan enten den enkelte avgi stemme fra sin egen enhet (mobil, nettbrett eller datamaskin), eller la administrator registrere stemmene.
• Dersom en sak trenger ytterligere behandling, er det enkelt å markere den for senere oppfølging.

Etter møtet

• Når møtet er over, er det enkelt å automatisk generere en protokoll basert på den informasjon som er lagt inn på hvert enkelt agendapunkt.
• Mye av teksten kommer vanligvis direkte fra forslagene i systemet, og det vil ofte kun være behov for mindre tilpasninger.
• Etter eventuelle justeringer i protokollen, kan administrator velge å sende ut protokollen på høring og deretter til elektronisk signering.

Denne arbeidsflyten er bare en liten del av hva du bør forvente av en styreportal. Som kjent har styret ansvaret for langt flere oppgaver enn kun gjennomføring av styremøter.

Funksjonalitet og muligheter

Det er stor forskjell på hva som finnes av funksjonalitet i styreportalene som er på markedet. Dersom du vurderer å gå til anskaffelse av en styreportal, bør du ha klare forventninger til hva en styreportal skal kunne hjelpe styret med. Stikkord er her å gjøre styrearbeidet tryggere, enklere, mer oversiktlig, og ikke minst mer effektivt. Din oppgave handler derfor om å få på plass en løsning som bistår med dette, ikke bare ved avholdelse av møter, men i alle sentrale prosessene styret er satt til å håndtere.

Funksjonalitet som du minimum bør forvente i en moderne styreportal er:

• Sikker innlogging med muligheten for å sette opp 2-faktor autentisering (2FA)
• Brukervennlig og «logisk» oppsett som krever minimalt med opplæring
• Sikker distribusjon av styredokumenter i tråd med personvernreglene (GDPR)
• Funksjonalitet som gjør det enklere å forberede og avholde både styremøter og generalforsamlinger
• Datarom for sikker lagring av dokumenter
• Tilgang til maler, agendaforslag og juridisk veiledning
• Forslag til årsplan/årshjul, noe som blant annet skal sikre at de viktigste sakene blir belyst i styret
• Mulighet for digital samhandling, inkludert aksjonærrapportering, chat, videokonferanse og stemmegiving
• Automatisk forslag til protokoll fra møter
• Elektronisk signering av protokoll og andre PDF-dokumenter
• Aksjeeierbok med en rekke funksjoner (gjennomføring av kjøp/salg, emisjoner mv.)
• Løsning for styreevaluering og evaluering av daglig leder
• Styreskole eller annen kompetansetilførsel til styret
• Mulighet til å få tilgang til alle styreverv, uavhengig av organisasjonsform, via én innlogging

Gammel vane er vond å vende

Til tross for at det er blitt vanlig å benytte seg av moderne teknologi for å utføre arbeidsoppgaver, er det fortsatt mange styrer som ikke har valgt å ta i bruk en styreportal. I stedet håndterer mange styrer arbeidet sitt på nær samme måte som på 90-tallet. Det vil si med mange manuelle prosesser og frittstående funksjoner, slik som worddokumenter for å lage agenda og protokoll, lokal lagring av dokumenter, og bruk av e-post (med vedlegg) for å distribuere innkalling til møte. Signering av protokoller skjer ofte ved bruk av penn og papir. Det vil si at styremøter og generalforsamlinger langt på vei blir administrert på samme måte som i forrige årtusen. Dette til
tross for den enorme teknologiske utviklingen som har vært i løpet av denne tidsperioden. I tillegg til at det de siste årene har kommet flere endringer i lovgivningen som oppfordrer til digitalisering av styrets arbeid, samt strengere krav til sikkerhet.

Styret bør som et kollegium være fremtidsrettet, og bli enige om struktur og arbeidsprosesser som er tilpasset både dagens og morgendagens utfordringer.

Det kan være flere grunner til at en del ikke velger å ta i bruk moderne løsninger. En grunn er at det fortsatt er mange som ikke kjenner til at det finnes verktøy som er skreddersydd for å håndtere styrearbeidet. En annen viktig årsak, er at en god del «erfarne» styreledere – som ofte er personer som har stor påvirkning i styrerommet– opp gjennom årene har innarbeidet en manuell rutine de er blitt vant til. Dette er rutiner som sikkert var gode da de i sin tid ble etablert, men som kanskje ikke er tilpasset dagens krav og forventning til personvern, sikkerhet og arbeidsmetodikk. Ved å videreføre utdaterte rutinene inn i dagens styrerom, bidrar disse personene til at styret blir hengende etter den øvrige virksomheten i bruk av sikre og moderne løsninger.

Manglende vilje til å ta i bruk moderne løsninger, gjør det også vanskeligere å onboarde nye medlemmer i styret på en effektiv måte. Dette da styreinformasjon da ikke vil være lagret på en strukturert måte som er enkelt å dele. Manglende vilje i styret til å ta i bruk teknologi, gir kanskje heller ikke den beste signaleffekten til resten av organisasjonen…

Styret bør som et kollegium være fremtidsrettet, og bli enige om struktur og arbeidsprosesser som er tilpasset både dagens og morgendagens utfordringer. Etter hvert som styrets oppgaver blir mer omfattende, kravene til sikkerhet og lagring øker, og vi får et regelverk som blir mer komplekst og som endres hyppigere, blir styreansvaret også større. Det er derfor kun et tidsspørsmål før det blir oppfattet som uansvarlig å ikke benytte seg av en styreportal for å håndtere styrets oppgaver.

De fleste har nok allerede kommet til den erkjennelse at styredokumenter ikke bør sendes på ukryptert e-post.

Oppsummering

Å gå over til å benytte en styreportal, er en fornuftig beslutning for de aller fleste styrer. Men det er viktig å gjøre en kartlegging av ønsket funksjonalitet i en løsning før man går til anskaffelse. I en del styrer vil det kunne være enkeltpersoner som tviholder på gamle rutiner, men styret som et kollegium bør være fremtidsrettet, og enes om struktur og arbeidsprosesser som er tilpasset dagens og morgendagens utfordringer.

Formålet med en styreportal er som nevnt, å gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig – og ikke minst – mer effektivt.

Lykke til!