Slik finner du det perfekte tidspunktet for neste styremøte

I en tid dominert av travle timeplaner, kan noe så enkelt som å koordinere et tidspunkt for et styremøte bli utfordrende. Mens det er naturlig å vektlegge aspekter som møteagenda og dokumentasjon, undervurderer vi ofte utfordringen det er med å finne et møtetidspunkt som passer for alle deltakerne. Hvem har ikke opplevd endeløse e-posttråder bare for å organisere et enkelt møte?

Hvorfor er dette så vanskelig?

Å planlegge et styremøte kan likne på å sette sammen et puslespill. Hvert styremedlem har en hektisk hverdag fylt med en rekke forpliktelser. Med ulike forutsetninger, forpliktelser og begrensninger som hver person bringer med seg, blir koordineringen en krevende oppgave.

 
Her er noen av de forholdene du bør være oppmerksom på når du skal fastsette tidspunkt for styremøter:

Er nøkkelpersoner tilgjengelig?

Innenfor ethvert styre eller organisasjon finnes det individer som spiller en kritisk rolle i møtets produktivitet og effektivitet. Personen(e) i roller som styrets leder, daglig leder, eller andre nøkkelposisjoner, er ofte bærere av viktig informasjon, perspektiver eller beslutningsmyndighet som kan være avgjørende for møtets utfall. Deres tilstedeværelse kan være forskjellen mellom et produktivt møte og et møte som mangler retning eller beslutningsevne. Derfor bør deres tilgjengelighet være et primært fokus når man planlegger møter. Dette krever en forståelse av deres kalendere, andre forpliktelser og prioriteter, slik at man sikrer at de kan delta aktivt og bidra til møtets suksess.

Navigering i tettpakkede kalendere

I en tidspresset verden er mange styremedlemmers kalendere tett fylt med ulike forpliktelser. Det er ikke uvanlig at medlemmer innehar flere roller, for eksempel i lederposisjoner, driver egne virksomheter, eller sitter i styrer for flere organisasjoner. Med familiære forpliktelser, sosiale aktiviteter, forretningsreiser og uforutsette hendelser i bildet, blir det klart hvor krevende det kan være å finne egnede møtetidspunkter. Denne kavalkaden av forpliktelser fordrer en fleksibel, innsiktsfull og strukturert tilnærming til møteplanlegging for å ivareta alle sine interesser, og sikre effektive møter. Det er også verdt å merke seg at dersom et styremedlem kontinuerlig melder forfall på grunn av andre forpliktelser, bør man vurdere om vedkommende virkelig har kapasiteten til å bidra i sin rolle. Dette kan indikere et behov for forandring.

Tidssoneutfordringer

For selskaper med et globalt fokus kan tidssoneforskjeller være en betydelig utfordring i møteplanleggingen. Medlemmer kan befinne seg spredt over kontinenter, fra Oslo til San Francisco, noe som kan medføre at mens noen starter dagen, er andre på vei til sengs. Å koordinere et tidspunkt som er akseptabelt for alle kan derfor være vanskelig. Denne geografiske spredningen, samtidig som man ønsker å ivareta hensynet til alle deltakere, krever ekstra omhu og fleksible løsninger, som for eksempel roterende møtetider eller digitale møteplattformer som tillater deltakelse uavhengig av tid og sted.

Ferie og fravær

De fleste styremedlemmer tar seg tid til ferie og avslapning på ulike tidspunkter gjennom året. Selv om det er vanlig at mange tar ferie på samme tid, for eksempel i sommerferien, er det mange som av ulike årsaker velger å avvike fra normen og tar ferie på alternative tidspunkter. Videre er det vesentlig å ta hensyn til permisjoner og sykemeldinger som kan begrense et medlems tilgjengelighet. Slikt fravær kan spenne seg fra noen få uker til flere måneder, noe som potensielt kan gjøre medlemmet utilgjengelig over lengre perioder.

Det er viktig å ha oversikt over disse fraværsperiodene og tilrettelegge deretter. Dette kan innebære å justere møtetidspunkter eller å finne alternative løsninger for å sikre kontinuitet i styrets arbeid. Det er også viktig å huske på at styret må være i stand til å reagere raskt i tilfelle kriser eller når viktige beslutninger krever umiddelbar handling, selv når medlemmer avvikler ferie.

Vær oppmerksom på deltakernes arbeidsrytme

Mennesker har ulike arbeidsvaner og døgnrytmer. Selv om mange presterer helt fint innenfor standard arbeidstid, fra morgen til ettermiddag, opererer andre etter en forskjellig døgnrytme. Noen er morgenfugler som er mest effektive i de tidlige timene, mens andre når sin høyeste konsentrasjon senere på dagen. Det kan derfor være nyttig å kjenne til disse individuelle preferansene når man planlegger møter, for å sikre at alle deltakerne kan prestere optimalt.

Mulige løsninger

I vår moderne, digitaliserte tid disponerer vi en mengde hjelpemidler og metoder for å adressere utfordringene knyttet til planlegging av styremøter. Ved å kombinere intelligente verktøy med gjennomprøvde metoder kan vi sikre optimal deltakelse og engasjement. La oss se nærmere på noen av de mest effektive løsningene:

Fastsette en årsplan

Planlegg møtene et år i forveien ved hjelp av en årsplan. Ved å bestemme styremøtedatoene tolv måneder frem i tid sørger man for at disse datoene reserveres i styremedlemmenes kalendere før andre avtaler kommer til. Dette øker deltakelsen og reduserer behovet for å flytte på møtedatoer.

Digital deltakelse

I vår tidsalder er det ikke lenger et krav at styremedlemmer må være fysisk til stede for å bidra meningsfullt i møter. Moderne teknologi har forandret hvordan vi kommuniserer, og tillater nå digital deltakelse. Dette viser seg å være svært verdifullt i situasjoner der tidsbegrensninger eller uforutsette omstendigheter gjør det vanskelig med fysisk nærvær. Ved å ta i bruk en moderne styreportal, kan man oppnå sømløs og effektiv kommunikasjon. Slike portaler er spesialtilpasset styrets unike krav, og kan tilby funksjoner som videomøter, deling av dokumenter, avstemninger og signering.

Tidsrotering ved flere tidssoner

I en globalisert verden kan medlemmene i et styre ofte befinne seg spredt over flere tidssoner. Dette byr på utfordringer, spesielt når det kommer til tidspunktet for styremøtene. Å fastsette et standard tidspunkt kan bety at noen alltid må delta midt på natten eller i arbeidstidens ytterkanter. En effektiv løsning på dette er tidsrotering. Ved å rotere møtetidspunktene systematisk, sikrer man at ingen styremedlemmer kontinuerlig blir satt i en ufordelaktig tidssone. Over tid vil dette bidra til at hver enkelt deltaker får en mer balansert opplevelse av møtetidene, noe som kan fremme engasjementet og bidra til jevnere deltakelse. I tillegg viser denne metoden en forståelse og respekt for medlemmenes ulike geografiske plasseringer, og kan forsterke følelsen av inkludering i styrearbeidet.

Lær av tidligere møter

For å bestemme den mest hensiktsmessige datoen og tidspunktet for møter, kan det være nyttig å se tilbake på tidligere erfaringer. Ved å registrere tidspunktene med høyt oppmøte og engasjement, kan man finne ut hvilke tidspunkter som er mest effektive. Det handler ikke bare om å tilrettelegge for høy tilstedeværelse, men også om å sikre at deltakerne er på sitt mest responsive og aktive. Kanskje det er spesifikke dager i uken, tider på dagen, eller perioder i året hvor deltakerne generelt er mer opptatt eller mindre motivert. Ved å analysere disse mønstrene nøye, kan man optimalisere planleggingen for fremtidige møter.

Feedback er gull

Når møtet nærmer seg slutten, ta et øyeblikk for en rask vurdering av møtet, hvor deltakerne også kan gi tilbakemelding på tidspunktet. Dette gir ikke bare grunnlag for forbedringer, men bidrar også til at medlemmene føler et sterkere eierskap til når styremøtene avholdes.

Digitale tidsplanlegger

I den digitale tidsalderen er det en økende avhengighet av verktøy som forenkler og strømlinjeformer komplekse prosesser, og møteplanlegging er intet unntak. Plattformer som Doodle og Orgbrain har vist seg å være uunnværlige for mange organisasjoner. Disse verktøyene gir deltakerne muligheten til raskt og enkelt å angi sine tilgjengelige tidsluker, noe som gir en samlet og oversiktlig sammenligning for alle involverte.

Eksempel på digital tidsplanlegger

Det finnes flere leverandører av verktøy for tidsplanlegging, men styreportalen fra Orgbrain tilbyr en praktisk funksjon som enkelt lar møteadministratorer kartlegge det mest hensiktsmessige møtetidspunktet for alle deltakerne. Med kun noen få klikk kan man invitere deltakerne til å gi sin preferanse blant ulike foreslåtte møtetidspunkter. Basert på tilbakemeldingene anbefaler systemet deretter det mest passende tidspunktet.

Slik kan du benytter denne funksjonen i Orgbrain:

• Start med å opprette et møte og velg deretter «Finn tidspunkt».

• Legg inn forslag til alternative tidspunkter for møtet.

• Inviter så møtedeltakerne til å stemme på de foreslåtte tidene.

• De inviterte vil motta en e-post der de blir oppfordret til å avgi sin stemme. I tillegg legger invitasjonen seg som et synlig varsel i portalen.

• Ved vurdering av de ulike tidspunktene kan deltakerne velge mellom «Foretrekker», «Kan» eller «Nei».

• Administrator kan følge med i sanntid på deltakernes valg.

• Systemet foreslår automatisk det tidspunktet som passer best basert på de tilbakemeldingene som er mottatt, men dette kan manuelt justeres.

• Etter at tilbakemeldingene er mottatt, kan møtetidspunktet fastsettes og invitasjoner sendes ut.

Løsningen fungerer både på desktop, nettbrett og mobil.

Ønsker du å få en gjennomgang av hvordan løsningen fungerer, kontakt Orgbrain.

Oppsummering

Å planlegge det perfekte styremøtet handler ikke bare om innholdet i møtet, men også om når det skal avholdes. Med tettpakkede kalendere, geografiske utfordringer og individuelle preferanser, kan det ofte føles som en nesten umulig oppgave å finne det ideelle tidspunktet. Men med riktig planlegging, bruk av moderne digitale hjelpemidler, og en forpliktelse til å forstå og vurdere hvert medlems behov, kan denne utfordringen overvinnes.

Godt møte!