Slik finner du det perfekte tidspunktet for neste styremøte

I en tid med travle timeplaner kan koordinering av et styremøtetidspunkt være utfordrende. Vi vektlegger ofte møteagenda og dokumentasjon, men undervurderer ofte hvor krevende det er å finne et tidspunkt som passer for alle. Mange har opplevd endeløse e-posttråder for å lande ett møte.

Hvorfor er dette så vanskelig?

Å planlegge et styremøte er som å sette sammen et puslespill. Hvert styremedlem har en hektisk hverdag med mange forpliktelser. De ulike forutsetningene, forpliktelsene og begrensningene hver person bringer med seg, gjør koordineringen krevende.

 
Her er noen forhold du bør være oppmerksom på når du skal fastsette tidspunkt for styremøter:

Er nøkkelpersoner tilgjengelig?

Styrets leder, daglig leder eller andre nøkkelposisjoner er ofte bærere av viktig informasjon, perspektiver eller beslutningsmyndighet som kan være avgjørende for møtets utfall. Deres tilstedeværelse kan være forskjellen mellom et produktivt møte og et møte som mangler retning eller beslutningsevne. Derfor bør deres tilgjengelighet være et primært fokus når man planlegger møter. Dette krever en forståelse av deres kalendere, andre forpliktelser og prioriteter, slik at man sikrer at de kan delta aktivt og bidra til møtets suksess.

Navigering i tettpakkede kalendere

Mange styremedlemmer har flere roller, for eksempel i lederposisjoner, driver egne virksomheter eller sitter i styrer for flere organisasjoner. Med familiære forpliktelser, sosiale aktiviteter, forretningsreiser og uforutsette hendelser blir det krevende å finne egnede møtetidspunkter. Denne kavalkaden av forpliktelser fordrer en fleksibel, innsiktsfull og strukturert tilnærming til møteplanlegging for å ivareta alles interesser og sikre effektive møter. Dersom et styremedlem jevnlig melder forfall på grunn av andre forpliktelser, bør man vurdere om vedkommende har kapasitet til å bidra i rollen. Dette kan indikere et behov for endring.

Tidssoneutfordringer

For selskaper med et globalt fokus kan tidssoneforskjeller være en betydelig utfordring i møteplanleggingen. Medlemmer kan befinne seg fra Oslo til San Francisco, der noen starter dagen mens andre avslutter kvelden. Å koordinere et tidspunkt som er akseptabelt for alle kan derfor være vanskelig. Denne geografiske spredningen krever ekstra omhu og fleksible løsninger, for eksempel roterende møtetider eller digitale møteplattformer som tillater deltakelse uavhengig av tid og sted.

Ferie og fravær

De fleste styremedlemmer tar tid til ferie og avslapning på ulike tidspunkter gjennom året. Selv om mange tar ferie i sommerperioden, velger noen ferie på alternative tidspunkter. Det er også vesentlig å ta hensyn til permisjoner og sykemeldinger som kan begrense medlemmers tilgjengelighet. Slikt fravær kan spenne fra noen uker til flere måneder, noe som potensielt kan gjøre medlemmet utilgjengelig over lengre perioder.

Det er viktig å ha oversikt over fraværsperioder og tilrettelegge deretter. Dette kan innebære å justere møtetidspunkter eller å finne alternative løsninger for å sikre kontinuitet i styrets arbeid. Styret må også kunne reagere raskt ved kriser eller når viktige beslutninger krever umiddelbar handling, selv når medlemmer avvikler ferie..

Vær oppmerksom på deltakernes arbeidsrytme

Mennesker har ulike arbeidsvaner og døgnrytmer. Noen er mest effektive tidlig, andre senere på dagen. Det kan derfor være nyttig å kjenne til individuelle preferanser når man planlegger møter, for å sikre at alle deltakerne kan prestere optimalt.

Mulige løsninger

I en digitalisert hverdag har vi mange hjelpemidler og metoder for å løse utfordringene i møteplanlegging. Ved å kombinere smarte verktøy med gjennomprøvde metoder kan vi sikre god deltakelse og engasjement.

Fastsette en årsplan

Planlegg møtene et år i forveien ved hjelp av en årsplan. Ved å bestemme styremøtedatoene tolv måneder frem i tid sørger man for at disse datoene reserveres i styremedlemmenes kalendere før andre avtaler kommer til. Dette øker deltakelsen og reduserer behovet for å flytte møtedatoer.

Digital deltakelse

Fysisk oppmøte er ikke alltid nødvendig. En moderne styreportal gir videomøter, dokumentdeling, avstemninger og signering, og muliggjør sømløs og effektiv kommunikasjon når fysisk nærvær er vanskelig. En moderne styreportal er spesialtilpasset styrets krav.

Tidsrotering ved flere tidssoner

I en globalisert verden kan medlemmene i et styre ofte befinne seg spredt over flere tidssoner. Dette byr på utfordringer, spesielt når det kommer til tidspunktet for styremøtene. Å fastsette et standard tidspunkt kan bety at noen alltid må delta midt på natten eller i arbeidstidens ytterkanter. En effektiv løsning på dette er tidsrotering. Ved å rotere møtetidspunktene systematisk, sikrer man at ingen styremedlemmer kontinuerlig blir satt i en ufordelaktig tidssone. Over tid vil dette bidra til at hver enkelt deltaker får en mer balansert opplevelse av møtetidene, noe som kan fremme engasjementet og bidra til jevnere deltakelse. I tillegg viser denne metoden en forståelse og respekt for medlemmenes ulike geografiske plasseringer, og kan forsterke følelsen av inkludering i styrearbeidet.

Lær av tidligere møter

For å bestemme den mest hensiktsmessige datoen og tidspunktet for møter, kan det være nyttig å se tilbake på tidligere erfaringer. Ved å registrere tidspunktene med høyt oppmøte og engasjement, kan man finne ut hvilke tidspunkter som er mest effektive. Det handler ikke bare om å tilrettelegge for høy tilstedeværelse, men også om å sikre at deltakerne er på sitt mest responsive og aktive. Kanskje det er spesifikke dager i uken, tider på dagen, eller perioder i året hvor deltakerne generelt er mer opptatt eller mindre motivert. Ved å analysere disse mønstrene nøye, kan man optimalisere planleggingen for fremtidige møter.

Be om tilbakemelding

Når møtet nærmer seg slutten, ta et øyeblikk for en rask vurdering av møtet, hvor deltakerne også kan gi tilbakemelding på tidspunktet. Dette gir ikke bare grunnlag for forbedringer, men bidrar også til at medlemmene føler et sterkere eierskap til når styremøtene avholdes.

Digitale tidsplanlegger

I den digitale tidsalderen er det en økende avhengighet av verktøy som forenkler og strømlinjeformer komplekse prosesser, og møteplanlegging er intet unntak. Plattformer som Doodle og Orgbrain har vist seg å være uunnværlige for mange organisasjoner. Disse verktøyene gir deltakerne muligheten til raskt og enkelt å angi sine tilgjengelige tidsluker, noe som gir en samlet og oversiktlig sammenligning for alle involverte.

Eksempel, digital tidsplanlegger i Orgbrain

Opprett møte og velg «Finn tidspunkt». Legg inn alternativer og inviter deltakere til å stemme. Deltakere velger «Foretrekker», «Kan» eller «Nei». Administrator kan følge valgene i sanntid. Systemet foreslår automatisk det tidspunktet som passer best basert på tilbakemeldingene, og dette kan justeres. Etter at tilbakemeldingene er mottatt, kan møtetidspunktet fastsettes og invitasjoner sendes ut. Løsningen fungerer på desktop, nettbrett og mobil. 

Ønsker du å få en gjennomgang av hvordan løsningen fungerer, kontakt Orgbrain. 

Oppsummering

Riktig tidspunkt er like viktig som godt innhold. Med god planlegging, digitale verktøy og hensyn til deltakernes behov øker oppmøte, kvalitet og flyt i styremøter.

Godt møte!