Fra papir til pixel: Hvorfor styrerommet trenger en digital oppgradering nå!

I norsk næringsliv er det dedikerte styremedlemmer som kontinuerlig investerer tid og krefter for at virksomhetene deres ikke bare skal overleve, men også innovere og vokse. Selv om betydningen av fornyelse er velkjent, er det slående hvordan styrearbeidet i mange selskaper fortsatt utføres på tradisjonelle måter.

Vi er i en æra av rask teknologisk utvikling, hvor nyskapende løsninger forandrer hvordan vi arbeider og kommuniserer. Selv om mange selskaper er flinke til å implementere teknologi i tjenestene de tilbyr kundene, holder de fortsatt fast ved gamle og foreldede praksiser i sitt interne styrearbeid.

Det er ikke uvanlig å se at de mest erfarne styremedlemmene er de som er mest komfortable med tradisjonelle metoder som papir og e-post. Dette kan virke forståelig, men i en verden som stadig digitaliseres, er slike metoder ikke bare ineffektive. De kan også utgjøre en reell sikkerhetsrisiko.

Her er noen av de viktigste utfordringene manglende digitalisering av styrearbeidet kan medføre, og hvordan de kan løses.

9 av 10 styrer bryter loven

Mange virksomheter med aktiv drift vil på et tidspunkt produsere styredokumenter som inneholder personopplysninger. Det kan være opplysninger om ansatte, potensielle lederkandidater, kunder, aksjonærer eller samarbeidspartnere. 

E24 hadde for en tid tilbake et innlegg med tittelen “Ni av ti styremedlemmer risikerer brudd med personvernlovgivning”. Dette innlegget kastet lys over en skremmende realitet: mange styrer står i fare for å bryte personvernlovgivningen. Bruk av e-post til utsendelse av styredokumenter med personopplysninger utgjør en stor risiko for at opplysninger kommer på avveie, enten ved hacking eller ved feilsending.

Styrene begynner etter hvert å få et godt bilde av hva som kreves av rammeverk for å håndtere personopplysninger i virksomheten. Utfordringen er at mange styrer glemmer at også de er underlagt de samme reglene. Med GDPRs strenge krav, kan feil håndtering av styredokumenter føre til alvorlige bøter. Enda verre er det at noen styremedlemmer kan bli holdt personlig ansvarlige hvis de anses å ha opptrådt grovt uaktsomt.

Å neglisjere ansvaret som styret har til å beskytte personopplysninger er rett og slett uansvarlig.

E-postens begrensninger

I tillegg til at bruk av e-post i styrearbeid kan medføre brudd på personvernlovgivning, kan styremedlemmer med flere verv finne en e-postbasert tilnærming særlig utfordrende. Med innkallinger, vedlegg og oppdateringer fra ulike styrer, blir det fort uoversiktlig.

Se for deg at et styremedlem mottar en møteinnkalling med 10 vedlegg. Kort tid etter får denne personen en ny invitasjon fra et annet styre med 7 vedlegg. Deretter kommer en korrigering av den første innkallingen med beskjed om feil vedlegg, fulgt av en e-post med det korrekte vedlegget. Med varierte roller i ulike styrer og stadig mer komplekse saksforhold, øker risikoen for at viktig informasjon overses eller går tapt.

En annen betydelig bekymring ved e-postkommunikasjon er potensialet for feilsendte e-poster. Forestill deg konsekvensene dersom en e-post inneholdende sensitiv informasjon ved en feil ble sendt til en uvedkommende. 

I tillegg er det mange e-posttjenester som har en grense for hvor store vedlegg som kan sendes. Hvis en medarbeider prøver å sende en stor presentasjon eller et videoopptak, kan e-posten bli avvist.

Teknologi bidrar til økt sikkerhet

Gitt den økende risikoen for datainnbrudd og industrispionasje, bør sikkerhet stå høyt på dagsordenen når styret utfører sine oppgaver. Det er styret selv som har ansvar for å sikre at det benyttes løsninger som gir trygg lagring og deling av sensitive dokumenter.

Dette er avgjørende for å verne om bedriftens konfidensielle opplysninger. En effektiv tilnærming kan være å bruke portaler som krever identifisering av alle brukere ved hjelp av BankID, i tillegg til tofaktorautentisering (2FA).

Styret har plikt overfor sine eiere

Styret har et ansvar for å sikre at eierne kan utøve sin lovfestede rett til digital deltakelse i generalforsamlinger. Dette inkluderer også å gi deltakerne muligheten til å avlegge stemme på en sikker måte. De siste årene har man forsøkt å møte dette behovet ved bruk av videokonferanse-tjenester som Teams, i tillegg til manuelle prosedyrer.

Dette har til nå fungert for mange, særlig siden mange aksjeeiere tidligere ikke var bevisst på denne retten. Men med den økende interessen for digital deltagelse i generalforsamlinger, blir denne tilnærmingen stadig mindre hensiktsmessig. Styret må derfor se til mer solide digitale løsninger for å ivareta sine forpliktelser overfor eierne.

Moderne teknologi: En tidssparer for styret

Ved å integrere moderne teknologi i styrearbeidet kan styret oppleve betydelige tidsbesparelser og effektiviseringsgevinster. Tradisjonelle manuelle prosesser og papirbaserte rutiner er ofte tidkrevende og ineffektive.

Digitale løsninger tilbyr automatisering som gjør alt fra møteplanlegging og dokumentdeling til beslutningstaking og signering enklere og raskere. Dette reduserer tidsbruken på forberedelser og møtegjennomføringer og frigjør mer tid til strategisk planlegging og beslutningsprosesser.

Med umiddelbar tilgang til oppdatert informasjon og mulighet for samtidig redigering blir kommunikasjonen mellom styremedlemmene mer strømlinjeformet og effektiv, uansett geografisk plassering.

Kunder av Orgbrain rapporterer betydelig spart tid etter overgang til styreportal, og mange opplever vesentlig reduksjon i tid brukt på forberedelser og oppfølging av styremøter.

AI gjør styrearbeidet smartere

En av de mest spennende utviklingene de siste årene er bruken av kunstig intelligens i styrerommet. Orgbrain har investert betydelig i AI-funksjonalitet som støtter styrearbeidet i praksis, fra møteforberedelse og protokollføring til analyse og oppfølging.

Dette er ikke AI for teknologiens skyld. Det er praktisk støtte som frigjør tid og løfter kvaliteten på styrearbeidet.

Les også: Møte-AI: protokoll og møteanalyse på minutter

Digital transformasjon som en drivkraft for bærekraft

En ytterligere fordel ved økt digitalisering i styrerommet, er dens innvirkning på bærekraft og miljøvennlig drift. Ved å redusere behovet for fysiske dokumenter, reise til og fra møter, og kutte ned på annet ressurskrevende manuelt arbeid, kan virksomheten betydelig redusere sitt karbonavtrykk.

Dette er spesielt viktig i en tid der klimaendringer og miljøansvar er i fokus. Å implementere digitale løsninger er derfor ikke bare en måte å øke effektiviteten på, men også et skritt mot en mer miljøvennlig og mer ansvarlig drift.

Videre vil virksomheter som aktivt fremmer bærekraft tiltrekke seg partnere og kunder som deler disse verdiene, noe som kan gi en konkurransefordel.

Fremtidens ledere er digitale

Med de utfordringer dagen styrer står ovenfor er det på tide at alle styremedlemmer anerkjenner viktigheten av å omfavne den digitale tidsalderen. Det handler ikke bare om å være i takt med tiden, men også om å tiltrekke seg de beste talentene til styret.

Fremtidige ledere søker progressive, fremtidsrettede organisasjoner som benytter moderne verktøy for å utføre sitt arbeid. 

Gammel vane er vond å vende

Hvorfor observeres det en slik mangel på bruk av digitale løsninger i norske styrerom? Svaret er sannsynligvis mangfoldig, men mange er trolig ikke kjent med at det finnes digitale verktøy spesialdesignet for å effektivisere styrearbeid. Noen kan tenke at det er unødvendig luksus å investere i et slikt verktøy, selv om flere av løsningene i markedet koster mindre enn en daglig kaffekopp.

Men som vi nevnte innledningsvis, er det sannsynligvis også flere «erfarne» styreledere som over tid har utviklet manuelle rutiner de føler seg komfortable med, og som de mener fungerer godt nok til at de ikke ser nødvendigheten av å ta i bruk moderne løsninger. En slik holdning kan dessverre sende feil signaler til resten av styret og til administrasjonen, og sende signal om en manglende vilje til fornyelse.

Styreportal - det digitale styrerom

Det finnes en rekke verktøy som et styre kan benytte for å få bedre oversikt over sitt arbeid og dokumenthåndtering. For eksempel kan samarbeid via en generisk plattform som Microsoft 365 være nyttig. Likevel er slike systemer ikke spesielt designet for å ivareta styrets spesifikke oppgaver. Til dette formålet har vi styreportaler.

Akkurat som regnskapsførere benytter seg av spesialiserte regnskapssystemer, er en styreportal en løsning skreddersydd for de unike oppgavene et styre står overfor. Kort sagt, en styreportal er et digitalt system designet for å administrere kjerneoppgaver og prosesser tilknyttet styrearbeid. Formålet med en styreportal er å gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig – og ikke minst – mer effektivt.

De første portalene ga sikker tilgang til styredokumenter og støtte for møteinnkalling. Siden har funksjonaliteten blitt betydelig utvidet, med støtte for agendaforslag, protokoll, årshjul, elektronisk signering og rapportering til aksjonærene. De mest moderne løsningene integrerer også AI, digital stemmegivning og prosesshjelp, og er godt tilpasset hybride møter der noen deltar fysisk og andre digitalt.

Orgbrain er i dag en av de ledende styreportalene i Norge, med over 3 000 styrer og mer enn 100 000 brukere på plattformen.

En moderne styreportal gjør det også mulig å avholde styremøte og generalforsamlinger 100 prosent papirfritt – noe som også gir et positivt bidrag til miljøet.

Avsluttende ord

I en tid der endringstakten er raskere enn noen gang, kan vi ikke tillate at styrerommet blir hengende etter. Å ta tak i utfordringene ved digital transformasjon er ikke bare smart; det er nødvendig for at styret skal kunne utføre sine oppgaver på en bærekraftig og sikker måte.

Ved å ta i bruk digitale hjelpemidler som en moderne styreportal kan et styre spare tid, øke effektiviteten og minimere risikoen for feil. Tid er en av våre mest verdifulle ressurser, og en digital styreportal hjelper styremedlemmene med å automatisere rutiner, prioritere de viktigste sakene og støtte beslutningsprosesser med riktig informasjon. Resultatet er en mer strømlinjeformet arbeidsflyt, bedre beslutninger og redusert risiko for misforståelser.

Er du nysgjerrig på hva en moderne styreportal kan gjøre for ditt styre? Ta gjerne kontakt med oss, eller utforsk Orgbrain på orgbrain.no.