Fra papir til pixel: Hvorfor styrerommet trenger en digital oppgradering nå!

I norsk næringsliv er det dedikerte styremedlemmer som kontinuerlig investerer tid og krefter for at virksomhetene deres ikke bare skal overleve, men også innovere og vokse. Selv om betydningen av fornyelse er velkjent, er det slående hvordan styrearbeidet i mange selskaper fortsatt utføres på tradisjonelle måter.

Vi er i en æra av rask teknologisk utvikling, hvor nyskapende løsninger forandrer hvordan vi arbeider og kommuniserer. Selv om mange selskaper er flinke til å implementere teknologi i tjenestene de tilbyr kundene, holder de fortsatt fast ved gamle og foreldede praksiser i sitt interne styrearbeid.

Det er ikke uvanlig å se at veteranene i styrerommet, de som bærer på en rikdom av erfaring og kunnskap fra tidligere tider, er de som er mest komfortable med tradisjonelle metoder som papir og e-post. Dette kan virke forståelig ut fra deres bakgrunn, men i en verden som stadig digitaliseres, blir slike metoder ikke bare ansett som ineffektive, men kan i enkelte tilfeller også representere en sikkerhetsrisiko.

Nedenfor vil jeg fremheve noen av de utfordringer manglende digitalisering av styrets arbeid kan medføre og hvordan dette kan løses.

9 av 10 styrer bryter loven

Mange virksomheter med aktiv drift vil på et tidspunkt produsere styredokumenter som inneholder personopplysninger. Det kan være opplysninger om ansatte, potensielle lederkandidater, kunder, aksjonærer eller samarbeidspartnere. 

E24 hadde for en tid tilbake et innlegg med tittelen “Ni av ti styremedlemmer risikerer brudd med personvernlovgivning”. Dette innlegget kastet lys over en skremmende realitet: mange styrer står i fare for å bryte personvernlovgivningen. Her kom det frem at bruk av e-post til utsendelse av styredokumenter med personopplysninger utgjør en stor risiko for at personopplysninger kommer på avveie enten ved hacking eller at de feilsendes.

Styrene begynner etter hvert å få et godt bilde av hva som kreves av rammeverk for å håndtere personopplysninger i virksomheten. Utfordringen er at mange styrer glemmer at også de er underlagt de samme reglene. Med GDPRs strenge krav, kan feil håndtering av styredokumenter føre til alvorlige bøter. Enda verre er det at noen styremedlemmer kan bli holdt personlig ansvarlige hvis de anses å ha opptrådt grovt uaktsomt.

Å neglisjere ansvaret som styret har til å beskytte personopplysninger er rett og slett uansvarlig.

E-postens begrensninger

I tillegg til at bruk av e-post i styrearbeid kan medføre brudd på personvernlovgivning, kan styremedlemmer med flere verv finne en e-postbasert tilnærming særlig utfordrende. Med innkallinger, vedlegg og oppdateringer fra ulike styrer, blir det fort uoversiktlig.

Se for deg at et styremedlem mottar en møteinnkalling med 10 vedlegg. Kort tid etter får denne personen en ny invitasjon fra et annet styre med 7 vedlegg. Deretter kommer en korrigering av den første innkallingen med beskjed om feil vedlegg, fulgt av en e-post med det korrekte vedlegget. Med varierte roller i ulike styrer og stadig mer komplekse saksforhold, øker risikoen for at viktig informasjon overses eller går tapt.

En annen betydelig bekymring ved e-postkommunikasjon er potensialet for feilsendte e-poster. Forestill deg konsekvensene dersom en e-post inneholdende sensitiv informasjon ved en feil ble sendt til en uvedkommende. 

I tillegg er det mange e-posttjenester som har en grense for hvor store vedlegg som kan sendes. Hvis en medarbeider prøver å sende en stor presentasjon eller et videoopptak, kan e-posten bli avvist.

Teknologi bidrar til økt sikkerhet

Gitt den økende risikoen for datainnbrudd og industrispionasje, bør sikkerhet stå høyt på dagsordenen når styret utfører sine oppgaver. Det er styret selv som har ansvar for å sikre at det benyttes løsninger som gir trygg lagring og deling av sensitive dokumenter.

Dette er avgjørende for å verne om bedriftens konfidensielle opplysninger. En effektiv tilnærming kan være å bruke portaler som krever identifisering av alle brukere ved hjelp av BankID, i tillegg til tofaktorautentisering (2FA).

Styret har plikt overfor sine eiere

Styret har et ansvar for å sikre at eierne kan utøve sin lovfestede rett til digital deltakelse i generalforsamlinger. Dette inkluderer også å gi deltakerne muligheten til å avlegge stemme på en sikker måte. De siste årene har man forsøkt å møte dette behovet ved bruk av videokonferanse-tjenester som Teams, i tillegg til manuelle prosedyrer.

Dette har til nå fungert for mange, særlig siden mange aksjeeiere tidligere ikke var bevisst på denne retten. Men med den økende interessen for digital deltagelse i generalforsamlinger, blir denne tilnærmingen stadig mindre hensiktsmessig. Styret må derfor se til mer solide digitale løsninger for å ivareta sine forpliktelser overfor eierne.

Moderne teknologi: En tidssparer for styret

Ved å integrere moderne teknologi i styrearbeidet kan styret oppleve betydelige tidsbesparelser og effektiviseringsgevinster. Tradisjonelle manuelle prosesser og papirbaserte rutiner kan ofte være tidkrevende og ineffektive.

I kontrast tilbyr digitale løsninger automatisering som gjør alt fra møteplanlegging og dokumentdeling til beslutningstaking og signering enklere og raskere. Dette reduserer tidsbruken på forberedelser og møtegjennomføringer, og frigjør mer tid til strategisk planlegging og beslutningsprosesser.

Med umiddelbar tilgang til oppdatert informasjon og mulighet for samtidig redigering, blir kommunikasjonen mellom styremedlemmene mer strømlinjeformet og effektiv, uansett geografisk plassering.

Med andre ord, ved å integrere moderne teknologi, kan styret arbeide mer effektivt og tidsbesparende. For eksempel opplyser kunder av Orgbrain at de ved overgang til styreportal har opptil 50 prosent reduksjon i tid brukt på forberedelser og oppfølging av styremøter.

Digital transformasjon som en drivkraft for bærekraft

En ytterligere fordel ved økt digitalisering i styrerommet, er dens innvirkning på bærekraft og miljøvennlig drift. Ved å redusere behovet for fysiske dokumenter, reise til og fra møter, og kutte ned på annet ressurskrevende manuelt arbeid, kan virksomheten betydelig redusere sitt karbonavtrykk.

Dette er spesielt viktig i en tid der klimaendringer og miljøansvar er i fokus. Å implementere digitale løsninger er derfor ikke bare en måte å øke effektiviteten på, men også et skritt mot en mer miljøvennlig og mer ansvarlig drift.

Videre vil virksomheter som aktivt fremmer bærekraft tiltrekke seg partnere og kunder som deler disse verdiene, noe som kan gi en konkurransefordel.

Fremtidens ledere er digitale

Med de utfordringer dagen styrer står ovenfor er det på tide at alle styremedlemmer anerkjenner viktigheten av å omfavne den digitale tidsalderen. Det handler ikke bare om å være i takt med tiden, men også om å tiltrekke seg de beste talentene til styret.

Fremtidige ledere søker progressive, fremtidsrettede organisasjoner som benytter moderne verktøy for å utføre sitt arbeid. 

Gammel vane er vond å vende

Hvorfor observeres det en slik mangel på bruk av digitale løsninger i norske styrerom? Svaret er sannsynligvis mangfoldig, men mange er trolig ikke kjent med at det eksisterer digitale verktøy som er spesialdesignet for å effektivisere styrearbeid. Noen kan tenke at det er unødvendig luksus å investere i et slikt spesialisert verktøy, selv om flere av løsningene i markedet koster mindre enn hva en daglig kaffekopp koster.

Men som vi nevnte innledningsvis, er det sannsynligvis også flere «erfarne» styreledere som over tid har utviklet manuelle rutiner de føler seg komfortable med, og som de mener fungerer godt nok til at de ikke ser nødvendigheten av å ta i bruk moderne løsninger. En slik holdning kan dessverre sende feil signaler til resten av styret og til administrasjonen, og sende signal om en manglende vilje til fornyelse.

Styreportal - det digitale styrerom

Det finnes en rekke verktøy som et styre kan benytte for å få bedre oversikt over sitt arbeid og dokumenthåndtering. For eksempel kan samarbeid via en generisk plattform som Microsoft 365 være nyttig. Likevel er slike systemer ikke spesielt designet for å ivareta styrets spesifikke oppgaver. Til dette formålet har vi styreportaler.

Akkurat som regnskapsførere benytter seg av spesialiserte regnskapssystemer, er en styreportal en løsning skreddersydd for de unike oppgavene et styre står overfor. Kort sagt, en styreportal er et digitalt system designet for å administrere kjerneoppgaver og prosesser tilknyttet styrearbeid. Formålet med en styreportal er å gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig – og ikke minst – mer effektivt.

De første portalene på markedet ga sikker tilgang til styredokumenter og funksjonalitet for innkalling til møte. Etter hvert er det lagt til mer funksjonalitet som bidrar til å støtte de mest sentrale prosessene styret må håndtere, herunder komme med forslag til agendapunkter, protokoll og årshjul samt innebygget løsning for elektronisk signering av protokoll og løsning for rapportering til aksjeeierne.

De aller nyeste portalene på markedet bruker i større grad moderne teknologi for å hjelpe styrene med å utføre oppgaver relatert til styrearbeid og generalforsamlinger enklere, tryggere og mer korrekt gjennom opplæring i styrearbeid, forslag til tekster, juridiske henvisninger, digital stemmegivning og prosesshjelp. De nyeste portalene er også godt tilpasset gjennomføring av hybride møter, det vil si der noen av deltakerne møter fysisk mens andre møter digitalt.

En moderne styreportal gjør det også mulig å avholde styremøte og generalforsamlinger 100 prosent papirfritt – noe som også gir et positivt bidrag til miljøet.

Avsluttende ord

I en tid der endringstakten er raskere enn noen gang, kan vi ikke tillate at styrerommet blir hengende etter. Å anerkjenne og takle utfordringene ved digital transformasjon i styrerommet er ikke bare smart; det er essensielt for at styret skal kunne utføre sine oppgaver på en bærekraftig og sikker måte.

Ved å ta i bruk digitale hjelpemidler, som for eksempel en moderne styreportal, kan et styre spare tid, øke effektiviteten, og minimere risikoen for feil. Forestill deg en portal hvor alle dokumentene er sikkert oppbevart, tilgjengelige for alle styremedlemmer uansett lokasjon, og hvor dialoger og beslutninger blir systematisk arkivert for høyere grad av transparens og ansvar. Alt dette er innen rekkevidde med nåtidens teknologiske fremskritt.

Videre må vi anerkjenne at tid er en av våre mest verdifulle aktiva. En digital styreportal kan bistå styremedlemmene i å automatisere rutiner, sikre at de mest relevante sakene prioriteres, og støtte beslutningsprosesser med adekvat informasjon. Resultatet er en mer strømlinjeformet arbeidsflyt, informerte avgjørelser, og redusert risiko for misforståelser eller utelatelser.

Hvis du er nysgjerrig på fordelene en digital styreportal kan tilby, og hvordan den kan forbedre styrearbeidet ditt, anbefaler vi at du utforsker hva de nyeste løsningene har å by på.