Hvor mye tid krever et styreverv?

For en tid tilbake publiserte Nærings- og fiskeridepartementet en rapport om hvor mye tid styreledere og styremedlemmer i selskaper notert på Oslo Børs bruker på sine styreverv. Rapporten ble laget fordi departementet ønsket et bedre faktagrunnlag om styremedlemmenes reelle tidsbruk i sine verv. Undersøkelsen belyste også faktorer som styrelederne anser som sentrale for effektivt styrearbeid.

Undersøkelsen, utført av Boston Consulting Group, var todelt. Den ene delen baserte seg på en anonym, digital spørreundersøkelse der 47 styreledere og styremedlemmer deltok. Den andre delen omfattet dybdeintervjuer med syv styreledere i noterte selskaper med statlig eierandel.

Tidsbruk

Følgende sentrale forhold kommer blant annet frem i undersøkelsen i forhold til tidsbruk:

• En styreleder bruker i snitt 503 timer årlig på forberedelser og gjennomføring av styre- og komitémøter. For styremedlemmer er tallet 388 timer. Avrundet tilsvarer dette henholdsvis 30 prosent og 20 prosent av et arbeidsår på 46 uker med 40 timers arbeidsuker.

• Styreledere tilbringer også betydelig tid på andre oppgaver, som dialog med daglig leder, øvrige styremedlemmer, aksjonærer og ulike representasjonsoppgaver. Noen styreledere bruker opptil 1200 timer årlig på et enkelt verv.

• Det avholdes vanligvis 6 til 11 ordinære styremøter i året, pluss noen kortere telefonstyremøter relatert til hastesaker.

• Det er også vanlig med utvidede styresamlinger én til to ganger i året, ofte over to dager. Det blir stadig mer vanlig å gjennomføre styreturer av lengre varighet, noen ganger i opptil en hel uke. Hovedformålet med disse turene er kompetanseheving samt teambygging.

• Et vanlig styremøte varer i gjennomsnitt syv timer.

• Før et styremøte bruker deltakerne i snitt ni timer på forberedelser. Styrelederen bruker i gjennomsnitt tre timer mer enn de andre styremedlemmene.

• 76 prosent av respondentene oppga at tidsbruken for styreverv har økt de siste årene. Omtrent 50 prosent mente økningen skyldes strengere reguleringer og krav, mens økt kompleksitet, raske endringer og strategiske utfordringer også ble fremhevet.

• I rangeringen over temaene styret tilbringer mest tid på, topper «Selskapets prestasjon» og «Strategi og M&A» listen. Tett fulgt av emner knyttet til nye forretningsmodeller og vekst.

• Totalinntrykket fra studien er positivt angående hvordan styretid benyttes. 88 prosent mente møtevarigheten er tilfredsstillende, 95 prosent sa styret jobber effektivt, og 88 prosent oppga at den faktisk brukte tiden stemte overens med forventet tidsbruk.
  
  

Effektivt styrearbeid

I dybdeintervju med de syv styrelederne kommer det frem flere faktorer som styrelederne mente er viktige for et effektivt styrearbeid. Dette gjelder:

• Strukturert forberedelse av dokumentasjon fra administrasjon og komitéer gjør det mulig å fokusere på viktige diskusjonspunkter i møtet.

• Godt planlagt møtegjennomførsel og disiplinert overholdelse av agenda. Det vil si at det bør gjøres en god forventningsavklaring med administrasjonen på forhånd.

• Tillit og åpen atmosfære i styrerommet sikrer gode innspill og god diskusjon.

• Fornuftig sammensetning av ressurser i styret med mangfold i bakgrunn og kompetanse sikrer gode og varierte innspill.

• Styret må forstå sin rolle som ikke-operativ enhet i selskapet. Det vil si at styret skal gi retning og ikke involvere seg for aktivt i driften.

• Styret bør opptre tydelig, men konstruktivt, mot administrasjonen for å skape energi og ikke ta bort motivasjon.
  
  

Styrearbeid i stiftelser

Stiftelsestilsynet gjorde i 2016 en kartlegging av tidsbruken på styrearbeid i stiftelser. Resultatene viste at 72 prosent av stiftelsene avholdt mellom 1 og 4 styremøter i året. Det var vanligere å ha færre møter i pengeutdelende stiftelser (de som har utdeling av penger som hovedformål) enn det var i aktivitetsstiftelser (øvrige stiftelser),

I de fleste stiftelsene brukte styremedlemmene mindre enn 24 timer årlig på styrevervet. Bare i 10 prosent av stiftelsene ble det brukt over 200 timer årlig på dette arbeidet.

Kilde: Stiftelsestilsynet

Ettersom kravene til styrene har økt de siste årene, kan det antas at tidsbruken for styrearbeid har steget siden denne undersøkelsen ble gjennomført. 

Relevans i forhold til andre selskaper

Hvor mye tid som brukes på styrearbeid kan variere betydelig avhengig av flere faktorer, inkludert type virksomhet, selskapets størrelse, bransje og de spesifikke utfordringene selskapet står overfor på et gitt tidspunkt. Perioder med omstrukturering eller kriser kan for eksempel kreve en betydelig tidsinnsats.

Undersøkelsene som er nevnt tar for seg styrearbeid i de største selskapene på Oslo Børs samt i stiftelser. De gir oss et innblikk i hvordan styrene i slike organisasjoner fungerer. Likevel er det viktig å understreke at funnene fra disse undersøkelsene ikke kan overføres direkte til et typisk norsk aksjeselskap, spesielt de av mindre størrelse.

Selv om omfanget og de spesifikke utfordringene kan variere, finnes det aspekter ved rapportene som er relevante i en bredere sammenheng. For eksempel, observasjonen om at styrearbeid blir stadig mer tidkrevende, er noe mange kan relatere til. De underliggende årsakene, som strengere reguleringer, krav til etterlevelse, økt kompleksitet, raske markedsendringer og strategiske utfordringer, er elementer som også mange små og mellomstore bedrifter vil kunne kjenne seg igjen i. 

Digitalisering fører til redusert tidsbruk

Selv om forhold som strengere reguleringer og økt kompleksitet har medført mer arbeid for styret, finnes det også en faktor som har bidratt til redusert tidsbruk i styrearbeidet: inntreden av digitale verktøy. Ved å integrere moderne teknologi i styrearbeidet har styret de siste årene oppnådd betydelige effektiviseringsgevinster.

Tidligere brukte styret uforholdsmessig mye tid på manuelle prosesser og papirbaserte rutiner, som viste seg å være tidkrevende og ineffektive. I 2023 gjør digitale løsninger det mulig med automatisering, som effektiviserer alt fra møteplanlegging og dokumentdeling til beslutningstaking og signering. Dette reduserer tidsbruken på forberedelser og møtegjennomføringer og frigjør dermed mer tid til strategisk planlegging og beslutningsprosesser.

For eksempel opplyser kunder av Orgbrain at de ved overgang til styreportal har opptil 50 prosent reduksjon i tid brukt på forberedelser og oppfølging av styremøter.