Moderne løsninger på gammeldagse utfordringer – UNITEs vei til effektivt og smidig styrearbeid

UNITE Global AS er et norsk selskap med hovedkontor i Fredrikstad, som har satt seg som mål å fornye og forbedre til dels gammeldagse og kompliserte løsninger for betalinger mellom banker internasjonalt.

UNITE har utviklet en plattform for sanntids betalinger over landegrensene. Dette er en løsning som vil supplere eksisterende alternativer som f.eks. SWIFT og SEPA. Selskapet skal operere globalt, og kunder vil være banker over hele verden. I tillegg til å legge til rette for realtidsbetalinger, vil UNITE redusere kostnadene knyttet til internasjonale betalinger og oppgjør mellom banker betydelig. Virksomheten er organisert som et finansforetak under regulering av Finanstilsynet.

Utfordringer i styrearbeidet

Selskapet har helt siden starten hatt et styre med medlemmer som har vært bosatt i både inn- og utland, og man har forsøkte seg på flere ulike måter å gjennomføre styremøter på så smidig som mulig, uten å risikere å miste kontroll på hvordan felles oppgaver og dokumenter ble distribuert og oppbevart.

Man skjønte etter hvert at det ikke var formålstjenlig å bruke e-post, utdaterte løsninger for signering av dokumenter og ulike lagringsmedier. Et moderne selskap som selv skal løse større problemer for en bransje med høye krav til integritet og sikkerhet, trengte bedre løsninger.

Jakten på en alt-i-ett-løsning

UNITE så behovet for en strukturert og automatisert løsning. De var på jakt etter en plattform som ikke bare ville hjelpe dem med å organisere møtene, men også gi verktøy for oppgavefordeling og dokumenthåndtering. Orgbrain, kjent for sin omfattende styreportal, dukket opp som den ideelle kandidaten.

Flaskehalsene ble løst opp

UNITE identifiserte flere flaskehalser: koordinering av møteinnkallinger, effektiv agenda-setting, det å kunne ta notater under møtet og til slutt delegere oppgaver med klar ansvarsfordeling. Med Orgbrain fikk UNITE en helhetlig løsning som håndterte alle disse aspektene.

Det ble gjort en grundig vurdering av Orgbrains funksjonalitet og sikkerhet. Plattformens brukervennlighet og integrerte funksjoner gjorde at UNITE kunne overvinne utfordringene med minimal friksjon og fortsatt kjenne seg trygg på at både styremedlemmer og aksjeeiere fikk tilgang til den informasjonen de skulle ha, på en smidig og sikker måte.

Aha-opplevelsen kom på første styremøte

Aha-opplevelsen for UNITE kom allerede under det første styremøtet etter investeringen i Orgbrain. Med en sømløs flyt fra innkalling til oppgavetildeling, opplevde UNITE en stor reduksjon i tid brukt på administrativt arbeid, samtidig som kvaliteten på møtene ble forbedret.

Etter denne suksessen, har UNITE opplevd en konsekvent forbedring i styrearbeidet deres, noe som igjen gir dem mulighet til å fokusere på kjernestrategier og beslutningstaking.

Orgbrain benyttes i dag til både kommunikasjon med aksjonærer, gjennomføring av generalforsamling, oppdatering av aksjeeierbok, løpende styrerapportering, innsyn for revisor – i tillegg til styremøter, løpende kommunikasjon mellom styrets medlemmer og administrasjonen, samt og oppgavefordeling.

Fortsatt ser UNITE løsninger og bruksområder som man ikke har tatt i bruk ennå, men som vil bli tatt i bruk i løpet av tiden som kommer.

Tall verdt å nevne

Det er vanskelig å måle effektivitet i styrearbeidet i tall, for det handler om både redusert tidsbruk, men også bedre flyt og bedre sikkerhet, men en modig antagelse vil være at det for UNITE dreier seg om

• Opptil 50% reduksjon i tid brukt på forberedelser og oppfølging av styremøter, takket være Orgbrain.

• Kanskje så mye som 40% økning i effektiviteten av oppgavetildeling og gjennomføring.

• 100% sporbarhet av dokumenter og beslutninger, noe som sikrer at ikke noe går tapt eller overses.

Gjennom dette samarbeidet har UNITE og Orgbrain demonstrert hvordan riktig verktøy kan transformere kjernevirksomheten og gi betydelige effektivitetsgevinster.