Moderne løsninger på gammeldagse utfordringer – UNITEs vei til effektivt og smidig styrearbeid

UNITE Global AS er et norsk selskap med hovedkontor i Fredrikstad, som har som mål å fornye og forbedre til dels gammeldagse og kompliserte løsninger for betalinger mellom banker internasjonalt.

UNITE har utviklet en plattform for sanntidsbetalinger over landegrensene. Løsningen vil supplere eksisterende alternativer som for eksempel SWIFT og SEPA. Selskapet skal operere globalt, med banker over hele verden som kunder. I tillegg til å legge til rette for sanntidsbetalinger, vil UNITE redusere kostnadene knyttet til internasjonale betalinger og oppgjør mellom banker betydelig. Virksomheten er organisert som et finansforetak under regulering av Finanstilsynet.

Utfordringer i styrearbeidet

Selskapet har siden oppstart hatt et styre med medlemmer bosatt både i Norge og internasjonalt. De har derfor prøvd ulike måter å gjennomføre styremøter på, med mål om å jobbe så smidig som mulig uten å miste kontroll på hvordan oppgaver og dokumenter ble distribuert og oppbevart.

Etter hvert ble det tydelig at det ikke var hensiktsmessig å bruke e-post, utdaterte signeringsløsninger og ulike lagringsmedier. Som et moderne selskap, som selv skal løse komplekse utfordringer i en bransje med høye krav til integritet og sikkerhet, var det behov for bedre løsninger.

Jakten på en alt-i-ett-løsning

UNITE identifiserte behovet for en strukturert og automatisert løsning. De var på jakt etter en plattform som ikke bare kunne organisere styremøtene, men også tilby verktøy for oppgavefordeling og dokumenthåndtering. Orgbrain, kjent for sin omfattende styreportal, viste seg å være en god match.

Flaskehalsene ble løst opp

UNITE identifiserte flere flaskehalser, blant annet koordinering av møteinnkallinger, strukturering av agenda, notatføring under møtene og tydelig oppfølging av oppgaver. Med Orgbrain fikk UNITE en helhetlig løsning som håndterer alle disse behovene.

Det ble gjort en grundig vurdering av både funksjonalitet og sikkerhet. Plattformens brukervennlighet og integrerte funksjoner gjorde at UNITE kunne løse utfordringene med minimal friksjon, samtidig som de opprettholdt høy grad av kontroll og trygghet rundt informasjonsdeling.

Aha-opplevelsen kom på første styremøte

Aha-opplevelsen kom allerede under det første styremøtet etter implementeringen av Orgbrain. Med en sømløs flyt fra innkalling til oppgavetildeling opplevde UNITE en betydelig reduksjon i tid brukt på administrativt arbeid, samtidig som kvaliteten på møtene ble forbedret.

Siden den gang har selskapet opplevd en tydelig forbedring i styrearbeidet, noe som gir bedre grunnlag for å fokusere på strategi og beslutninger.

Orgbrain benyttes i dag til blant annet kommunikasjon med aksjonærer, gjennomføring av generalforsamlinger, oppdatering av aksjeeierbok, løpende styrerapportering og innsyn for revisor. I tillegg brukes løsningen til styremøter, løpende dialog mellom styret og administrasjonen, samt oppgavefordeling og oppfølging.

UNITE ser fortsatt nye bruksområder og funksjoner som vil tas i bruk fremover.

Tall verdt å nevne

Det er krevende å måle effektivitet i styrearbeid i rene tall, da det både handler om redusert tidsbruk, bedre flyt og økt sikkerhet. Likevel er det rimelig å anta at UNITE har oppnådd:

• Opptil 50 % reduksjon i tid brukt på forberedelser og oppfølging av styremøter, takket være Orgbrain.

• Kanskje så mye som 40 % økning i effektiviteten i oppgavetildeling og gjennomføring.

• 100 % sporbarhet av dokumenter og beslutninger, slik at ingenting går tapt eller overses.

Gjennom samarbeidet har UNITE og Orgbrain vist hvordan riktige verktøy kan forbedre styrearbeidet og bidra til betydelige effektivitetsgevinster.