Håndterer dere styrearbeidet à la 1999?

I 1999 fryktet mange en digital dommedag, fordi viktige datasystemer kanskje ikke ville takle overgangen til år 2000. Nokia 3210 var årets store mobiltelefon, og Napster gjorde det mulig å laste ned musikk fra nettet.

E-post var på vei inn som arbeidsverktøy, og dokumenter ble lagret lokalt på PC-en. Det gjaldt også styredokumenter. Facebook kom fem år senere, og den første iPhonen i 2007.

E-post og Word-dokumenter var moderne arbeidsverktøy i 1999. Mer enn 25 år senere er mye av teknologien fra den tiden for lengst historie. Arbeidsformen i styrerommet kan være overraskende gjenkjennelig.

Resten av virksomheten har gått videre

Siden 1999 har virksomheter tatt i bruk spesialiserte løsninger på stadig flere områder. Kundearbeid håndteres i CRM-systemer, regnskap og lønn i økonomisystemer, og betalinger gjennom egne bankløsninger. Ingen økonomisjef ville i dag foreslå å føre regnskapet i et regneark og sende det rundt på e-post. Likevel aksepteres det fortsatt at styrets eget arbeid organiseres med generelle verktøy som e-post, Word og skylagring.

Styrearbeidet har ikke alltid fulgt samme utvikling

Styret har ansvaret for forvaltningen av selskapet. Likevel kan selve styrearbeidet fortsatt være organisert med verktøy og arbeidsmåter som har endret seg lite siden e-post og Word ble tatt i bruk.
Agenda og protokoll kan fortsatt bli skrevet i Word, innkallingen sendt på e-post med vedlegg og dokumentene lagret hos hvert enkelt styremedlem. Hver av disse løsningene kan fungere isolert. Utfordringen oppstår når informasjon, kommunikasjon, beslutninger og oppfølging blir fordelt mellom flere verktøy.

I en undersøkelse Orgbrain gjennomførte i 2021 blant 250 styremedlemmer og daglige ledere, oppga over 90 prosent at de brukte e-post til å distribuere styredokumenter. Global Board Survey 2024, med 2 246 styreledere og styremedlemmer fra 78 land, viser store forskjeller etter selskapsstørrelse. Blant selskaper med under 100 millioner dollar i omsetning distribuerer et flertall fortsatt styrematerialet via e-post eller vanlige skyløsninger. I selskaper med over én milliard dollar i omsetning er styreportaler mer utbredt.

Et styre som forventer at administrasjonen fornyer arbeidsmåtene sine og tar i bruk ny teknologi, bør stille de samme kravene til seg selv. Et styre som utfordrer administrasjonen på utvikling og omstilling, bør også jevnlig vurdere hvordan det selv arbeider. Styreleder har en naturlig rolle i å sette dette på agendaen. Hvis arbeidsformen i praksis har endret seg lite siden e-post og Word ble standardverktøy, er det grunn til å spørre om styret stiller like høye krav til egen fornyelse som til resten av virksomheten.

Informasjonen styret håndterer, stiller krav til verktøyene

Styret håndterer forretningssensitiv informasjon, personopplysninger, strategidokumenter, økonomiske opplysninger og saker som gjelder ansatte og transaksjoner. Valget av arbeidsverktøy bør derfor også vurderes ut fra hvordan informasjonen lagres, deles, beskyttes og slettes.

E-post kan være en del av styrets kommunikasjon. Men vedlegg som sendes til flere mottakere, skaper kopier av det samme dokumentet i en rekke innbokser, på ulike enheter og i sikkerhetskopier. Det gjør tilgangsstyring, versjonskontroll og senere sletting mer krevende enn når dokumentene håndteres i én løsning med sentral tilgangsstyring.

Når styrepapirer, protokoller og tidligere vedtak er samlet og søkbare, blir det også enklere å finne tilbake til hva styret behandlet og besluttet.

Digitalt betyr ikke nødvendigvis moderne

Det er ikke nok å spørre om styret har tatt i bruk digitale verktøy. Et styre kan ha digitalisert store deler av arbeidet uten at selve arbeidsformen har endret seg.

Pandemien viste hvor raskt en slik digitalisering kan skje. En global undersøkelse blant nesten 800 styremedlemmer, omtalt i Harvard Business Review i 2021, viste at mer enn halvparten av styrene brukte generelle verktøy som Google Meet, Zoom eller WeChat til digitale møter fremfor løsninger utviklet spesielt for digitalt styrearbeid. Forfatterne fant samtidig at få av styrene de snakket med hadde endret måten de delte styredokumenter, stemte eller kommuniserte fortrolig på. Møtene ble digitale. Arbeidsformen forble den samme.

Innkallingen kan sendes på e-post, dokumentene ligge i en skyløsning, møtet holdes på Teams og protokollen signeres elektronisk. Hver enkelt del er digitalisert. Men vedtakene kan fortsatt bli fulgt opp i hodet til styrelederen, kommunikasjonen mellom møtene kan foregå på SMS, og historikken må settes sammen fra e-poster, mapper og enkeltfiler.

Det er 1999 på en nyere skjerm.

Hva endrer seg når arbeidet henger sammen?

Forskjellen blir tydeligst når man følger en styresak gjennom hele prosessen. Saksdokumentene distribueres fra ett sted. Styremedlemmene arbeider med det samme materialet. Beslutningen dokumenteres sammen med saken. Oppgavene følges opp etter møtet, og materialet blir liggende som en del av styrets historikk.

Ny teknologi, også kunstig intelligens, kan ta dette et steg videre, for eksempel ved å oppsummere dokumenter, finne informasjon i styrets materiale eller lage utkast til protokoll. Samtidig gjør bruken av AI det viktigere å vite hvilke data teknologien får tilgang til, hvor informasjonen behandles og hvordan den kan brukes videre.

Det betyr ikke at en løsning i seg selv gir et godt styre. Kvaliteten på styrearbeidet avhenger fortsatt av menneskene, informasjonen de får, spørsmålene de stiller og beslutningene de tar. Teknologien kan derimot gjøre det enklere å gjennomføre den arbeidsformen styret har bestemt seg for.

Tilbake til 1999

E-post og Word var moderne arbeidsverktøy i 1999 og representerte et stort fremskritt. Mer enn 25 år senere bør også arbeidsformen ha utviklet seg.

At styrearbeidet er digitalt, sier i seg selv lite om hvor moderne det er. Hvis innkallingen sendes digitalt, møtet holdes digitalt og protokollen signeres digitalt, mens informasjon, beslutninger og oppfølging fortsatt håndteres omtrent som før, har styret først og fremst digitalisert den gamle arbeidsformen.

Moderne teknologi er ikke det samme som en moderne arbeidsform.

Har dere ingen løsning for styrearbeidet i dag, har vi beskrevet hva dere bør se etter i Valg av styreportal: En praktisk veileder.

Har dere allerede en løsning, men arbeider omtrent som før, har vi skrevet om hvordan dere kan vurdere den i Bytte styreportal: Dette bør dere vurdere før, under og etter byttet.