Håndterer dere styrearbeidet à la 1999?

1999 var det året da mange fryktet en «digital dommedag», fordi viktige datasystemer kanskje ikke ville håndterte overgangen til år 2000. Dette året var Nokia 3210 den klart mest solgte mobiltelefonen (over 150 millioner solgt) og Napster gjorde det mulig å laste ned musikk fra nettet.

I Norge var det 350 000 datamaskiner som var tilknyttet Internett, og stadig flere begynte å ta i bruk e-post for å distribuere ut dokumenter (som ble lagret lokalt på PC-en), herunder styredokumenter. På dette tidspunktet var enda ikke samhandlingsplattformer særlig utbredt – Facebook ble først lansert fem år senere, og ytterligere tre år senere – i 2007 – lanserte Apple sin første smarttelefon: iPhone.

Verden går fremover, og mye har skjedd på teknologifronten de siste årene. Nå er teknologien en integrert del av våre liv – både privat og på jobb. Det har kommet en rekke nye plattformer som er utviklet for å hjelpe oss med å håndtere konkrete oppgaver gjennom brukervennlig og moderne teknologi. Instagram er blitt et naturlig valg når vi skal dele bilder, Airbnb ved korttidsleie av bolig og LinkedIn når vi skal holde kontakt med våre forretningsforbindelser.

Det samme gjelder for næringslivet. Oppfølging av kunder skjer via spesiallagde plattformer som Salesforce, HubSpot eller SuperOffice. Regnskap, fakturering og lønn håndteres av nettbaserte plattformer som Tripletex, PowerOffice, 24SevenOffice og Xledger. Betalinger og banktjenester skjer via nettbankplattformer og -apper.

Så hvilke spesiallagde plattformer benytter styrene seg av for å håndtere sitt viktige arbeidet? Ofte ingen. Til tross for at styret er gitt et stort ansvar, og det er kommet strenge krav til datahåndtering gjennom ny personopplysningslov (GDPR), er det kun et fåtall styrer som har valgt å ta bruk spesiallaget verktøy for å ivareta sine oppgaver. I stedet håndterer mange styrer sitt arbeid på nær samme måte som på 90-tallet. Det vil si med mange manuelle prosesser og «hjemmesnekrede» løsninger bestående av en rekke frittstående funksjoner, slik som worddokumenter for å lage agenda og protokoll, lokal lagring av dokumenter og bruk av e-post (med vedlegg) for å distribuere innkalling til møte.

Signering av protokoll skjer ofte ved bruk av penn og papir (hvis ikke skriver- eller skannerproblemer gjør at hele signeringsprosessen blir utsatt på ubestemt tid). Det vil si at styremøter og generalforsamlinger langt på vei blir administrert på samme måte som i forrige årtusen. Dette til tross for den enorme teknologiske utvikling som har vært i løpet av denne tidsperioden, og at det de siste årene har kommet flere endringer i lovgivningen som oppfordrer til digitalisering av styrets arbeid. 

Gammel vane er vond å vende

Så hva skyldes slikt fraværet av endringsvilje og digitalisering når der gjelder styrets eget arbeid? Svaret er nok sammensatt, men en god del kjenner trolig ikke til at det finnes digitale løsninger som er skreddersydd for å håndtere styrearbeid. Andre tenker muligens det er litt luksus å bruke penger på et spesialverktøy, selv om mange av løsningene i markedet koster mindre enn en kaffekopp om dagen.

Det er nok også en del «erfarne» styreledere som opp gjennom årene har innarbeidet en manuell rutine som de kjenner godt, og som de mener er tilstrekkelig til at de ikke ser behovet for å gå over til bruk av et moderne verktøy. Dette gir kanskje ikke den beste signaleffekten til resten av organisasjonen og er kanskje et dårlig tegn med tanke på selskapets omstillingsevne.

Styret kan bli stilt til ansvar

En tilbakeholdenhet med å fornye seg gjennom å avstå fra å ta i bruk moderne løsninger kan enn så lenge fungere for mange, men etter hvert som styrets oppgaver blir mer omfattende, kravene til sikkerhet og lagring øker, vi får et regelverk som endres hyppigere og som blir mer komplekst, samtidig som styreansvaret blir større, er det kun et tidsspørsmål før det blir oppfattet som uansvarlig å ikke benytte seg av et moderne verktøy for å håndtere styrets oppgaver.

For eksempel har styret, i likhet med administrasjonen, en plikt til å behandle personopplysninger slik at opplysningenes integritet og fortrolighet beskyttes. I tillegg medfører GDPR plikter når det kommer til lagringsbegrensning. Dette innebærer at personopplysninger skal lagres slik at de slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innhentet for. Dette vil være svært utfordrende å overholde dersom styret legger opp til e-postbasert styrekommunikasjon.

En annen god grunn for at styrene bør ta i bruk styreverktøy, er at aksjeloven § 5-8 (3) gir aksjeeierne rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av digitale hjelpemidler. Det samme gjelder aksjonærenes rett til å forhåndsstemme på en betryggende måte. Dette er det vanskelig å tilby uten et moderne verktøy.

Det kan få negative følger dersom et styre neglisjerer å ta i bruk adekvate verktøy for å utføre sine viktige oppgaver. Blant annet kan dette medføre alvorlige konsekvenser dersom det skulle oppstå en juridisk tvistesak der styrearbeidet blir satt under lupen eller når en attraktiv styrekandidat skal vurdere å takke ja eller nei til et nytt styreverv. Det er heller ikke utenkelig at forsikringsselskapene i tiden fremover vil bli mer restriktive når det gjelder å påta seg risiko, ved at de ikke vil innvilge styreansvarsforsikring til selskaper som velger å ikke ta i bruk verktøy som gir bedre kontroll på styrearbeidet.

Verktøy for håndtering av styrearbeidet

Det finnes mange type verktøy et styre kan benytte seg av for å få bedre kontroll på sitt arbeid og dokumentflyten. Blant annet kan samhandling på en generisk plattform som Microsoft 365 hjelpe et stykke på vei. Imidlertid er ikke denne type system spesiallaget for å håndtere de oppgaver som styret er satt til å håndtere. For dette finnes det det styreportaler.

I likhet med at regnskapsførere bruker et regnskapssystem for å føre regnskap, er en styreportal en løsning som er skreddersydd for å håndtere oppgavene som styret har ansvaret for. En styreportal er altså et digitalt samhandlingssystem, utviklet for å håndtere sentrale oppgaver og prosesser relatert til styrets arbeid. 

Formålet med en styreportal er gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig – og ikke minst – mer effektivt.

De første portalene på markedet ga sikker tilgang til styredokumenter og funksjonalitet for innkalling til møte. Etter hvert er det lagt til mer funksjonalitet som bidrar til å støtte de mest sentrale prosessene styret må håndtere, herunder komme med forslag til agendapunkter, protokoll og årshjul samt innebygget løsning for elektronisk signering av protokoll og løsning for rapportering til aksjeeierne. 

De nyeste portalene på markedet bruker i større grad moderne teknologi for å hjelpe styrene med å utføre oppgaver relatert til styrearbeid og generalforsamlinger enklere, tryggere og mer korrekt gjennom opplæring i styrearbeid, forslag til tekster, juridiske henvisninger, digital stemmegivning og prosesshjelp. De nyeste portalene er også godt tilpasset gjennomføring av hybride møter, det vil si der noen av deltakerne møter fysisks mens andre møter digitalt. 

En moderne styreportal gjør det også mulig å avholde styremøte og generalforsamlinger 100 prosent papirfritt – noe som også gir et positivt bidrag til miljøet.

Formålet med en styreportal er gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig – og ikke minst – mer effektivt.

Løsninger som en moderne styreportal tilbyr

Det finnes forskjellige leverandører av styreportaler, men en komplett styreportal bør minst inneholde:

• Brukervennlig og «logisk» oppsett som krever minimalt med opplæring
• Sikker lagring av styredokumenter, herunder lagring av e-poster relatert til styremøtene og generalforsamlinger
• Integrert videokonferanse som gjør det enkelt å avholde styremøter og generalforsamlinger digitalt uten å måtte møtes fysisk
• Møteplanlegger som gjør det veldig enkelt for administrator å automatisk finne ut hvilket møtetidspunkt som passer best for alle deltakerne
• Digital innkalling til møter med mulig integrasjon mot styremedlemmenes og aksjonærenes private kalendere
• Forslag til årsplan/årshjul, noe som blant annet skal sikre at de viktigste sakene blir belyst i styret
• Tilgang til et bibliotek med agendapunkter som gjør det enkelt å få satt de riktige sakene på agendaen
• AI-assistent som hjelper styret å utforme tekster til saksbeskrivelse, lage forslag til vedtak, skrive utkast til protokoll, gjennomføre språkvask, retter skrivefeil, gjør teksten lettere å lese, samt å hjelpe deg med å løse forskjellige oppgaver?
• Hjelp til styret med å overholde sine juridiske forpliktelser gjennom hjelpetekster med juridisk henvisning
• Løsning for å kunne starte digital dialog og/eller legge inn kommentarer som kan deles med resten av styret
• Funksjon for å avlegge stemme, herunder forhåndsstemme
• Løsning som automatisk lager forslag til protokoll fra møtet basert på saker som er på møteagendaen
• Innebygget løsning for kostnadsfri elektronisk signering av protokoller og andre dokumenter
• Løsning for avholdelse av styremøter og generalforsamlinger både fysisk, digitalt og som hybridmøte
• Funksjonalitet for å sende meldinger og rapporter til aksjeeierne
• Økt sikkerhet gjennom løsning for å identifisere alle brukerne via BankID og tofaktorautentisering (2FA)
• Mulighet til å få tilgang til alle styreverv, uavhengig av organisasjonsform, via én innlogging
  
  

Fordelene med en smart styreportal er mange

• Effektivitet
  Styreportaler kan hjelpe til med å automatisere og strømlinjeforme mange aspekter av styrearbeid, noe som kan spare tid og ressurser.
  
  
• Sikkerhet
  Styreportaler gir sikre måter å lagre og dele sensitive dokumenter på, noe som kan bidra til å beskytte bedriftens konfidensielle informasjon.
  
  
• Åpenhet og ansvarlighet
  Ved å arkivere diskusjoner og beslutninger, kan styreportaler bidra til å fremme åpenhet og ansvarlighet i styrearbeidet.
  
  
• Bedre beslutningstaking
  Ved å gi styremedlemmer enkel tilgang til relevant informasjon, kan styreportaler støtte bedre og mer informerte beslutninger.
  
  
• Tilgjengelighet
  Med styreportaler kan styremedlemmer få tilgang til nødvendig informasjon og kommunisere med andre styremedlemmer når som helst og hvor som helst, noe som er spesielt nyttig for styremedlemmer som ofte er på farten eller bor i forskjellige tidssoner.