Gode styremøter er en viktig forutsetning for et selskaps fremgang og suksess. Det er her strategiske beslutninger tas og selskapets retning settes. For å sikre at styremøtene er produktive, engasjerende og effektive, er det avgjørende med god struktur og grundige forberedelser. Mange styremøter mangler planlegging og fokus, noe som kan føre til at de drar ut i tid til frustrasjon for alle. Derfor har vi samlet 12 sentrale tips for å få det perfekte styremøtet og unngå disse fellene.
- God forberedelse
- Finn et godt tidspunkt for møtet
- Utform en tydelig agenda
- Sikre at deltakerne forbereder seg
- Start møtet presis
- Oppmuntre til aktiv deltakelse
- Styr tiden godt
- Diskuter og ta beslutninger
- Evaluer møtet
- Sikre en god møteprotokoll
- Etterarbeid og oppfølging
- Støtt dere til moderne teknologi
1. God forberedelse
Forberedelser er grunnlaget for et vellykket styremøte. En årsplan kan være et uvurderlig verktøy i denne prosessen, da den gir en oversikt over hvilke saker som skal behandles gjennom året, og sikrer at viktige, strategiske og lovpålagte saker blir satt på agendaen i tide.
Uavhengig av årsplanen, forutsetter god forberedelse også en god dialog mellom daglig leder og styreleder i forkant av hvert møte for å identifisere sakene som bør settes på agendaen og forberede disse grundig. Sakene som skal fremlegges må ha et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Alle relevante dokumenter og informasjon må være tilgjengelige for deltakerne i god tid før møtet, slik at de kan sette seg inn i sakene på forhånd.
2. Finn et godt tidspunkt for møtet
Sett dato og tidspunkt for møtet i god tid, gjerne ved hjelp av en årsplan. Velg et passende sted, enten fysisk, digitalt eller en kombinasjon.
Å finne et tidspunkt som passer for alle deltakerne kan være utfordrende, spesielt med travle timeplaner og ulike tidssoner. Bruk digitale verktøy som tidsplanleggere for å finne det mest hensiktsmessige tidspunktet. Husk å ta hensyn til deltakernes tilgjengelighet og eventuelle forskjeller mellom tidssoner, for å sikre optimal deltakelse og engasjement.
3. Utform en tydelig agenda
En tydelig og strukturert agenda er avgjørende for å holde møtet fokusert. Prioriter de viktigste sakene først, og sett av tidsrammer for hvert agendapunkt. Dette sikrer at alle saker får tilstrekkelig oppmerksomhet uten at møtet drar ut i tid. Inkluder underlagsmateriale i innkallingen for å sikre at deltakerne kan forberede seg godt. Agendaen bør klart spesifisere alle sakene som skal behandles, og hver sak bør merkes som beslutningssak, orienteringssak eller diskusjonssak.
4. Sikre at deltakerne forbereder seg
Manglende forberedelse fra styremedlemmenes side kan dramatisk redusere møtenes effektivitet. Dette manifesterer seg ofte i unødvendige gjentakelser av informasjon som allerede er tilgjengelig i møtematerialet, noe som ikke bare forlenger møtetiden, men også svekker kvaliteten på beslutningene som fattes. Når styremedlemmer ikke er fullstendig oppdaterte, blir deres bidrag mindre verdifulle, og diskusjonene foregår på et overordnet nivå uten nødvendig innsikt i den konkrete saken.
Vurder bruk av en forberedelsemåler for å sikre at alle deltakerne er godt forberedt til møtet.
5. Start møtet presis
Å starte møtet presis viser respekt for alles tid og setter en profesjonell tone. Dette bidrar til å holde møtet på sporet og viser at tiden til deltakerne verdsettes. Det kan også være nyttig å ha en kort innledende del hvor møteleder setter scenen for møtet og gjennomgår agendaen.
6. Oppmuntre til aktiv deltakelse
Et vellykket styremøte krever aktiv deltakelse fra alle medlemmene. Møteleder har et spesielt ansvar for å skape en atmosfære hvor alle føler seg velkomne til å bidra. Start gjerne møtet med en runde hvor alle får sagt noen ord, slik at engasjementet er på plass fra begynnelsen.
Når saker blir behandlet, spør spesifikke medlemmer om deres synspunkter og sørg for at alle stemmer blir hørt. Dette fremmer en mer inkluderende beslutningsprosess. Å oppmuntre til spørsmål og diskusjoner kan også øke engasjementet.
7. Styr tiden godt
Tidsstyring er avgjørende for et effektivt møte. Hold diskusjonene innenfor de avtalte tidsrammene og unngå avsporinger. Noen ganger kan det være nødvendig å bruke mer tid på en viktig sak enn planlagt. I slike tilfeller bør du prioritere denne saken og heller utsette mindre viktige saker til et senere møte. Hvis et tema krever mye mer tid, vurder å sette opp et eget møte for å diskutere det i detalj.
8. Diskuter og ta beslutninger
En god og konstruktiv diskusjon med stor takhøyde er avgjørende for et vellykket styremøte. Sørg for at alle relevante synspunkter blir vurdert før beslutninger tas, og at alle parter blir hørt. Det er viktig at hver deltaker føler seg trygg nok til å uttrykke sine meninger, uavhengig av om de er i flertall eller mindretall. Selv om det ikke er et lovkrav, anbefaler vi at styret ved uenighet søker å komme frem til enstemmighet gjennom konstruktiv diskusjon. En enstemmig beslutning kan styrke styrets autoritet og beslutningskraft, og viser en samlet front utad.
Dersom det likevel skulle oppstå uenighet, er det viktig at meningsforskjellene blir dokumentert på en klar og nøyaktig måte i protokollen fra møtet. Dette gir både beskyttelse for de involverte og en tydelig historikk for fremtidige referanser. Å dokumentere uenighet i protokollen kan også bidra til å forbedre beslutningsprosessen over tid, ved å identifisere mønstre og mulige forbedringsområder i hvordan styret arbeider sammen.
Å ha stor takhøyde i diskusjoner innebærer også å lytte aktivt og respektere andres synspunkter. Dette kan oppnås ved å stille åpne spørsmål, oppmuntre til refleksjon og gi konstruktive tilbakemeldinger. En god diskusjon er en der alle stemmer blir hørt og vurdert, og hvor målet er å finne de beste løsningene for selskapet som helhet.
9. Evaluer møtet
Å gjennomføre en evaluering mot slutten av et møte, eller rett etterpå, kan gi nyttig informasjon for å heve kvaliteten i fremtidige møter. På få minutter kan du få innsikt i hva deltakerne mener om forberedelsene, gjennomføringen av møtet og om de riktige sakene var satt på agendaen. Dette kan hjelpe med å identifisere forbedringsområder og fremme kontinuerlig forbedring gjennom tilbakemeldinger fra deltakerne.
10. Sikre en god møteprotokoll
En nøyaktig og detaljert protokoll er viktig for å dokumentere diskusjoner og beslutninger. Hvis det har vært uenighet rundt en beslutning, må dette tydelig fremkomme i protokollen.
Protokollen bør skrives og distribueres så snart som mulig etter møtet for å unngå at viktig informasjon blir glemt og sikre at beslutningene blir korrekt dokumentert. Det er en god praksis å sende protokollen på høring til deltakerne før den signeres, slik at eventuelle feil eller mangler kan rettes opp.
Vanligvis skal protokollen signeres av alle medlemmer som deltok i møtet. Imidlertid er det ikke uvanlig at mange styrer praktiserer at styremedlemmer som ikke har vært til stede under saksbehandlingen oppfordres til å signere at protokollen er lest. Dette for å få dokumentert at hele styret er kjent med de vedtak som er fattet. En slik praksis er å anbefale, selv om det ikke foreligger formelle krav. Med moderne teknologi kan dette gjøres elektronisk, noe som effektiviserer prosessen og sikrer rask signering.
11. Etterarbeid og oppfølging
Oppfølging av beslutninger og oppgaver som er delegert under møtet er kritisk for å sikre fremdrift. Opprett klare tidsfrister og ansvarlige personer for hver oppgave, og følg opp regelmessig for å sikre at alt blir gjennomført som planlagt.
Bruk verktøy for administrasjon av oppgaver for å holde styr på fremdriften.
12. Støtt dere til moderne teknologi
Moderne teknologi kan forenkle og forbedre styrearbeidet betydelig. De mest profesjonelle styrene benytter styreportaler til:
- Å lage årsplan og forslag til agenda
- Å finne det perfekte møtetidspunktet
- Sikker deling og lagring av dokumenter
- Møteinnkallinger
- Sikre at deltakerne forbereder seg
- Videokonferanse
- Avstemning
- Lage møteprotokoll
- Sende protokoll på høring
- Elektronisk signering
- Administrasjon av oppfølgingssaker og oppgaver
- Møteevaluering
- Digital kommunikasjon
Dette bidrar til å gjøre styremøtene mer effektive og sikre.
Del
Slik lykkes du med ditt neste styremøte: En sjekkliste for suksess
Slik finner du det perfekte tidspunktet for neste styremøte
