Feil de fleste styrer gjør

De fleste styrer gjør de samme feilene

Etter å ha vært i kontakt med tusenvis av styrer har Orgbrain identifisert en rekke feil som ofte går igjen i norske styrer. Heldigvis er dette i stor grad feil som det er relativt enkelt å gjøre noe med.

Vi erfarer at de fleste styrer er flinke til å stille krav til administrasjonen om å utvikle virksomheten gjennom innovasjon og nytenkning. Samtidig ser vi at styret i mindre grad stiller de samme kravene til seg selv. Mange styrer tviholder på rutiner, systemer og intern styrekompetanse som ble etablert for mange år siden, uten å vurdere om dette fortsatt er hensiktsmessig.

En slik tilbakeholdenhet til å fornye seg kunne kanskje fungere tidligere, men er i dag en risikofylt praksis. De siste årene har både lovgivning, styreansvar, teknologi og forventninger til styret utviklet seg betydelig. Styrer som ikke evner å tilpasse seg, risikerer å havne i krevende situasjoner.

Orgbrain har derfor utarbeidet en liste over 18 feil vi ser går igjen i norske styrer. Listen er ikke uttømmende, men gir en god oversikt over sentrale forhold styret bør ha et aktivt forhold til.

Tre av feilene er:

1. Manglende avklaring på styrets rolle i virksomheten

Svært mange styremedlemmer blir valgt inn i et styre uten at det foreligger en tydelig avklaring av hva som forventes av deres bidrag. Når styremedlemmer ikke har en klar forståelse av sin rolle, blir arbeidet uoversiktlig og mindre effektivt. Dette reduserer styrets evne til å bidra til verdiskaping.

Overordnet har styret det øverste forvaltnings- og tilsynsansvaret i selskapet. Hvordan dette ansvaret utøves, vil imidlertid variere fra virksomhet til virksomhet. Noen selskaper er sterkt administrasjonsdrevet, andre er eierstyrt, mens enkelte har et aktivt styre som setter retning.

Dette innebærer at praksis og arbeidsform som fungerer godt i ett styre, ikke nødvendigvis fungerer i et annet.

Løsning:
Avklar forventninger før nye styremedlemmer trer inn i styret. Etabler tydelige spilleregler for hvordan styret skal arbeide, og hvordan hvert enkelt medlem skal bidra til et effektivt og verdiskapende styrearbeid.

2. Sender styredokumenter på e-post

Styredokumenter vil normalt inneholde informasjon som er sensitiv for virksomheten. I mange tilfeller inkluderer dette også personopplysninger om investorer, ansatte, kunder eller samarbeidspartnere.

Utsendelse av slike dokumenter på e-post innebærer en betydelig risiko for at opplysninger kommer på avveie, enten som følge av hacking eller ved at dokumenter sendes til feil mottaker.

For de fleste virksomheter er denne risikoen i seg selv alvorlig nok til å kreve tiltak. I tillegg har alle virksomheter en plikt til å beskytte personopplysninger de behandler. Dette innebærer blant annet å inngå databehandleravtaler med alle leverandører som håndterer slike data, inkludert e-postleverandører.

Personvernregelverket gir dessuten den enkelte en rekke rettigheter, blant annet rett til innsyn, retting og sletting. For eksempel kan en jobbsøker kreve at opplysninger slettes etter endt prosess. Dersom informasjon er distribuert via e-post til flere mottakere, er det krevende å sikre at slike krav etterleves på en forsvarlig måte.

De siste årene har kravene blitt ytterligere skjerpet, der styremedlemmer i alvorlige tilfeller kan risikere personlig ansvar.

En klar tommelfingerregel er derfor å ikke sende styredokumenter på e-post.

Løsning:
Bruk et samhandlingssystem eller en styreportal som gir kontroll på tilgang, versjoner og deling av dokumenter.

3. Evaluerer ikke sitt eget arbeid

Få styrer gjennomfører regelmessige evalueringer av sitt eget arbeid. Dette medfører ofte at virksomheten over tid har et styre som ikke fungerer så godt som det kunne.

Styret bør jevnlig gjennomføre styreevalueringer for å styrke kvaliteten på styrearbeidet. Dette er særlig viktig i en tid hvor kravene til styrets rolle er økende, og hvor utviklingen innen teknologi, marked, regulatoriske forhold og bærekraft skjer raskt.

Styret står i økende grad overfor komplekse problemstillinger. For å kunne håndtere disse på en god måte, må styrets kompetanse og arbeidsform utvikles kontinuerlig. Styreevaluering er et viktig verktøy i denne prosessen.

Løsning:
Gjennomfør styreevaluering minst én gang i året. Dette kan gjøres ved bruk av egne verktøy eller i samarbeid med eksterne rådgivere.

Hva betyr dette for ditt styre?

Selv om styrene du er involvert i begår én eller flere av feilene som er nevnt over, betyr det ikke nødvendigvis at styrearbeidet ikke fungerer godt eller at lovverket brytes. Det kan likevel være et tydelig tegn på at styret har et forbedringspotensial.

For ansvarlige styremedlemmer bør dette være et viktig signal. Godt styrearbeid handler ikke bare om å unngå feil, men om å arbeide bevisst, strukturert og med et kontinuerlig ønske om å bli bedre.

Dersom styrene du er involvert i ikke begår noen av feilene på listen, er det all grunn til å gratulere. Det er et sterkt tegn på at styret tar sitt ansvar på alvor og arbeider målrettet for å sikre et profesjonelt, trygt og verdiskapende styrearbeid.

Du kan laste ned hele oversikten over de 18 feilene her: