Slik får dere gullmedalje i styrearbeid

Styret har ansvaret for en rekke oppgaver relatert til forvaltning og tilsyn. Styrearbeidet inkluderer blant annet å fastsette budsjett, gjennomgang av regnskaper og kontrollarbeid – herunder føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. Dette er viktige basisoppgaver for å sikre at virksomheten er på rett kurs, men disse oppgavene er ikke tilstrekkelig for å sikre suksess.

De mest vellykkede styrene gjør langt mer enn basisoppgavene i styrearbeidet – de er fremtidsrettet og tar et sterkt grep rundt strategiske spørsmål og verdiskapende aktiviteter.

Konsulentfirma Russell Reynolds Associates har nylig gjennomført en global undersøkelse blant 750 styremedlemmer om hva deres styrer prioriterte tid og energi på i de foregående 12 månedene. Resultatet var at det var noen styrer som skilte seg svært positivt ut gjennom sin adferd og resultater. Disse ble benevnt “Gullmedaljestyrer”. Dataene i undersøkelsen rundt denne gruppen var tydelige: Gullmedaljestyrene bruker ikke mer tid på styrearbeidet sitt enn de fleste andre styrer, men de bruker tiden sin på veldig forskjellige måter.

Gullmedaljestyrene hadde betydelig mer fokus på å løfte strategisk arbeid som et toppområde, bedre innsikt over de største M&A-transaksjonene og mer fokus på oppfølging og kompetanseutvikling av toppledelsen. I tillegg hadde gullkandidatene større fokus på risikostyring, krisehåndtering og styreevaluering.

Les også: Styrets ansvar og oppgaver

I rapporten kom det også frem at styrelederen har en viktig rolle blant gullkandidatene. I disse styrene fremkommer det at styreleder er flink til å sette søkelyset på de mest relevante sakene og tilrettelegge for stor takhøyde og diskusjoner av høy kvalitet.

Selv om gullkandidatene klarte å vri fokuset mot verdiskapende aktiviteter, var det ikke slik at de ikke ga oppgaver relatert til regnskap og kontroll oppmerksomhet. Det gjorde de, men de brukte ikke mer tid enn nødvendig. Tiden de sparte brukte de i stedet på mer verdiskapende styrearbeid.

I tillegg til å kartlegge hvordan styremedlemmene blant gullkandidatene brukte sin tid, undersøkte også Russell Reynolds Associates hvordan styret i sin helhet fungerte. Fire “beste praksis” for godt styrearbeid ble identifisert:

1. Rydd opp i møteagendaen

Gullmedaljestyrene bruker tiden sin på å se fremover, ikke tilbake. Hele styret bør se forbi møteagendaer overlesset med gjennomgang av regnskap- og revisjonsrapporter, og innse at det store bildet trolig ikke blir funnet i bakspeilet. De viktigste og mest virkningsfulle aktivitetene er de som er fremtidsrettet. Dette gjelder blant annet aktiviteter som strategisk planlegging, kompetanseutvikling av ledelsen, risikostyring og M&A-transaksjoner. Det er disse aktivitetene som hjelper selskapet med å forme sin fremtid.

2. Gjør gode diskusjoner til en topprioritet

I gullmedaljestyrene fungerer styremedlemmer og komitéledere som tilretteleggere. I denne rollen fremmer de høykvalitetsdiskusjoner, bygger en tillitsfull atmosfære, søker aktivt å få frem ulike synspunkter og sørger for at alle bidrar med sin erfaring og kompetanse. Alle disse aktivitetene er med på å sikre at styret får maksimal verdi ut av sin tid sammen og at de tar beslutninger som er gjennomtenkt.

3. Gi tydelige tilbakemeldinger

Gullmedaljestyrene gir tydelig tilbakemeldinger til styremedlemmene på deres innsats og bidrag, noe som fører til bedre resultater.

Det bør legges opp til en årlig vurdering av hvert styremedlems bidrag, der styreleder (eller en annen seniorressurs) får ansvaret for å gi tydelige, men konstruktive og veiledende tilbakemeldinger til den enkelte.

Les også: Hva kjennetegner en god styreleder?

4. Vær mentalt til stede – ta ordet

Når ett enkelt styremedlem blir distrahert, synker den samlede presteringen fra hele styret. Dette handler ikke bare om å ignorere telefonen under møter. Styremedlemmer må være til stede mentalt, og bidra til å holde de øvrige styremedlemmene fokusert på sakene. Det er viktig å lytte, ta ordet og oppmuntre de andre til å gjøre det samme.

Stor takhøyde, vilje til å ta ordet og unngåelse av gruppetenkning er avgjørende for å fatte gode styrevedtak underveis i styrearbeidet.