Effektiv kommunikasjon i styrearbeid: Ta bedre beslutninger med Orgbrain Samtaler

Effektiv kommunikasjon er avgjørende for at styret skal fungere godt og for å ta gode beslutninger. Hva skjer når dialogen i planleggingsfasen ikke er optimal, eller når viktige spørsmål forblir ubesvarte etter styremøtene? Hvordan kan styret sikre konstruktive diskusjoner og trygg informasjonsdeling, både før og etter møtene?

Mange styrer opplever utfordringer med å opprettholde en jevn dialog, noe som kan forsinke beslutningsprosesser og svekke styrets effektivitet.

I en hektisk arbeidshverdag får ikke alltid alle temaer tilstrekkelig oppmerksomhet i styremøtene. Sensitive spørsmål kan kreve ytterligere diskusjon, og det kan oppstå behov for raske avklaringer før neste møte.

For å sikre kontinuitet og effektivt styrearbeid er det viktig at styremedlemmer, daglig leder og andre involverte har tilgang til verktøy som fremmer god kommunikasjon gjennom hele prosessen. Dette reduserer behovet for avklaringer i møtene, slik at styret kan fokusere på de viktigste sakene.

Utfordringer med dialog utenfor styrerommet

Som nevnt i en tidligere artikkel, Uformelle samtaler mellom styremedlemmer – er det uproblematisk?, finnes det flere utfordringer med kommunikasjon utenfor styrerommet. Dersom samtalene ikke skjer på en strukturert og inkluderende måte, kan det svekke styrets evne til å ta gode, kollektive beslutninger.

Uformelle samtaler mellom enkelte styremedlemmer kan ekskludere andre, noe som kan føre til misforståelser og manglende informasjon.

Styreleder har en viktig rolle i å sikre at kommunikasjonen skjer hensiktsmessig, at kritisk informasjon deles med hele styret, og at samtalene bidrar til felles forståelse og gode beslutninger.

Hvor mye kommunikasjon er nok?

Mengden kommunikasjon som er nødvendig mellom møtene varierer, men generelt sett er det bedre med litt for mye enn for lite. Regelmessig dialog sikrer at styremedlemmene er engasjerte og oppdaterte, noe som fører til bedre beslutninger og mer effektive møter.

Når styremedlemmer føler seg verdsatt og involvert, er de mer motivert til å bidra til styrets suksess.

Hvordan kan styret kommunisere mellom møtene?

Det finnes flere verktøy for å sikre god kommunikasjon i styret mellom møtene. Her er noen av de mest brukte, med fordeler og ulemper:

Telefon

Telefonsamtaler er raske og enkle, spesielt når det er behov for raske avklaringer. De er ofte en foretrukket metode for én-til-én-kommunikasjon mellom styremedlemmer. Fordelen med telefon er at det er direkte og personlig, noe som kan bidra til å løse problemer raskt, forutsatt at begge parter er ledige samtidig. Det er også enkelt å ta kontakt uten behov for avansert teknologi.

Men telefonsamtaler har klare begrensninger: de er vanligvis begrenset til to parter, noe som kan føre til at viktig informasjon ikke når alle relevante styremedlemmer. Innholdet av en telefonsamtale vil ikke etterlate seg noe annet direkte resultat enn det deltakerne sitter igjen med i hukommelsen.

Med mindre deltakerne tar seg tid til å lage et referat, er det derfor en reell fare for at innholdet blir glemt eller feiltolket ettersom tiden går. Det er heller ikke mulig å etterprøve hva som blir sagt, så dette kan også i noen tilfeller bli en kilde til konflikt.

For styrearbeid, der dokumentasjon og deling av informasjon kan være avgjørende, hender det at andre kommunikasjonsformer vil være bedre egnet.

SMS

SMS er en enkel og tilgjengelig metode for rask kommunikasjon mellom styremedlemmer. Fordelen med SMS er at det fungerer på alle mobiltelefoner uten behov for spesifikke apper eller internettforbindelse. Det er en effektiv måte å sende korte meldinger eller varsler som krever umiddelbar oppmerksomhet.

Selv om flere kan delta i en SMS-gruppe, har også denne løsningen begrensninger. Det er ingen enkel måte å lagre og organisere meldinger på, noe som gjør det vanskelig å dokumentere beslutninger og diskusjoner.

SMS egner seg dårlig for lengre eller mer komplekse samtaler med mange deltakere, og blir derfor mindre hensiktsmessig for omfattende styrediskusjoner.

E-post

E-post er et mye brukt verktøy både for personlig og profesjonell kommunikasjon, også i styresammenheng. En av de største fordelene med e-post er at den gir mulighet til å sende skriftlig dokumentasjon, vedlegg og beskjeder til flere mottakere samtidig. E-post kan også lagres og hentes frem senere, noe som gir en viss grad av dokumentasjon på kommunikasjonen.

Likevel har e-post flere utfordringer, spesielt for styrearbeid. Overfylte innbokser kan gjøre at viktig informasjon overses, og lange e-posttråder kan bli uoversiktlige, spesielt når flere parter deltar i samme diskusjon. Dette er spesielt utfordrende for personer med mange styreverv, da mengden e-post kan bli overveldende og vanskelig å skille fra annen kommunikasjon. I tillegg er det lett å sende en e-post til feil mottaker, noe som kan føre til lekkasje av sensitiv informasjon.

Risikoen for brudd på personvernsregler er også stor, noe vi tidligere har omtalt i artikkelen, Ni av ti styremedlemmer bryter loven. Sikkerheten i e-postsystemer varierer, og for styrer som ofte håndterer sensitive data, kan risikoen for dataangrep være høy. Det finnes heller ingen standardmetode for å sikre at alle mottakere alltid er oppdatert med den nyeste informasjonen, noe som kan føre til forvirring og misforståelser.

Nettprat/chat

Generelle plattformer som Slack, Messenger og andre nettpratverktøy tilbyr en enklere og mer uformell måte å holde løpende samtaler mellom to eller flere deltakere. De legger til rette for rask og kontinuerlig kommunikasjon i sanntid, samtidig som det er mulig å følge samtalen i varierende grad ut fra tiden som er til rådighet.

Men selv om slike plattformer er nyttige for generell kommunikasjon, er de ofte ikke skreddersydd for styrearbeid. Mangelen på tilstrekkelig sikkerhet for sensitive temaer kan være et problem, og informasjonen som deles, kan være sårbar for eksterne trusler. En annen ulempe er mangelen på struktur og dokumentasjon som er nødvendig i styresammenheng. Styrearbeid krever at informasjon arkiveres på en måte som er lett å finne og referere til, noe slike plattformer ikke alltid tilbyr.

Et annet problem er hvilken grad av kontroll som finnes når et nytt styremedlem skal inviteres til å delta i samtalen. Skal det nye styremedlemmet få tilgang til full historikk eller kun få tilgang fra tiltredelsen? Hva som er ønskelig kan variere mellom styrer og kanskje fra gang til gang, men det er absolutt en fordel å ha et verktøy der dette kan kontrolleres av den som inviterer. Ikke alle slike verktøy har tilstrekkelig kontroll til at dette lar seg gjøre.

Ikke bra nok for moderne styrer

Selv om verktøy som telefon, SMS, e-post og nettprat kan bidra til en viss grad av kommunikasjon mellom styremøtene, har de alle sine begrensninger. Enten det er manglende struktur, sikkerhet eller fleksibilitet, er det tydelig at disse tradisjonelle verktøyene ikke fullt ut dekker behovene til moderne styrer. Styremedlemmer trenger en løsning som kombinerer sikkerhet, fleksibilitet og en strukturert måte å opprettholde samtaler på, samtidig som alle relevante parter har tilgang til oppdatert informasjon.

Orgbrain Samtaler – den optimale løsningen for effektiv styre-kommunikasjon

Profesjonelle styrer benytter moderne, styrespesifikk teknologi for å sikre effektivt og trygt styrearbeid, også når det gjelder kommunikasjon mellom møtene. Som leverandør av en av markedets mest avanserte styreportaler, ligger Orgbrain i front når det gjelder å tilby innovative løsninger som kombinerer ny teknologi med brukervennlig funksjonalitet.

Med lanseringen av Orgbrain Samtaler får styret et verktøy som løser mange av utfordringene knyttet til bruk av e-post, SMS, telefon og generelle chattløsninger. Orgbrain Samtaler inneholder en rekke funksjoner som sikrer at kommunikasjonen mellom styremedlemmene både er effektiv og sikker.

• Strukturert og sikker kommunikasjon: Alle samtaler organiseres i lukkede grupper, noe som sikrer trygg informasjonsdeling. Dette garanterer at alle relevante deltakere har tilgang til viktig informasjon uten risiko for at den kommer på avveie. For eksempel kan selskapet opprette kontaktgrupper for investorer eller medlemmer for å legge til rette for sikker dialog.

• Fleksible samtalegrupper: Brukerne kan enkelt opprette samtalegrupper tilpasset spesifikke temaer eller prosjekter. Nye medlemmer kan legges til etter behov, noe som sikrer at diskusjoner forblir fokuserte og tilgjengelige for de riktige deltakerne.

• Tilgangskontroll: Styret kan enkelt kontrollere hvor mye av samtalehistorikken nye brukere skal ha tilgang til. Dette sikrer at sensitiv informasjon kan holdes tilbake dersom det er ønskelig.

• Videosamtaler: Uten å forlate plattformen kan brukerne starte videosamtaler med gruppemedlemmene, noe som gir en sømløs overgang mellom skriftlig og muntlig kommunikasjon.

• Oppfølgingsoppgaver: Etter viktige diskusjoner kan oppgaver opprettes direkte fra samtalene for å sikre at tiltak blir iverksatt. Dette gir struktur til beslutningsprosesser og gjør det enkelt å følge opp saker på en effektiv måte.

• Integrasjon av media og dokumenter: Brukerne kan lime inn bilder, lenker til nettsider og dokumenter fra datarommet direkte i samtalene, noe som gjør det enkelt å dele relevant innhold og dokumentasjon.

• AI-assistanse: Med innebygd kunstig intelligens kan styret få verdifulle innsikter, rask oversikt over lange diskusjoner, og forslag til oppgaver basert på samtalens innhold. (Dette forutsetter at denne funksjonen er valgt tilkoblet av organisasjonens administratorer.)

• Effektiv varsling: Brukerne varsles om nye meldinger og oppdateringer gjennom flere kanaler, inkludert markering i faneikonet, lydsignal, push-varslinger og/eller e-post. Dette sikrer at viktige meldinger aldri blir oversett.

Orgbrain Samtaler er integrert med resten av styreportalen, slik at man enkelt kan opprette oppgaver direkte fra meldinger eller samtaler. Dette betyr at Orgbrain Samtaler ikke bare effektiviserer kommunikasjonen, men også forbedrer sikkerheten og strukturen rundt sensitive diskusjoner.

Ikke glem aksjonærene/ medlemmene

I tillegg til kommunikasjonen mellom styremedlemmer er det viktig at styret opprettholder en god dialog med aksjonærer, eller med medlemmer for organisasjoner som har det. I mange selskaper og organisasjoner kan det være utfordrende å involvere aksjonærer eller medlemmer i viktige diskusjoner. Med Orgbrain kan både aksjonærer og medlemmer enkelt inkluderes i relevante samtaler på en sikker måte, noe som fremmer en god dialog og effektiv kommunikasjon. Orgbrain gjør det enkelt å inkludere dem i relevante diskusjoner gjennom sikre kommunikasjonskanaler, tilgjengelige når det er behov for det.

Konklusjon

God samhandling er avgjørende for styrets suksess. Med Orgbrains nye funksjon Samtaler kan styret kommunisere sikkert, strukturert og effektivt mellom møtene. Dette verktøyet gir fleksibilitet til å håndtere nødvendige diskusjoner i et trygt miljø, enten det er for å diskutere spesifikke temaer eller for å holde hele styret oppdatert.

Samhandling mellom møtene styrker beslutningsprosessene og sikrer at alle viktige temaer diskuteres i sanntid, på en sikker måte. Med "Samtaler" får styret den fleksibiliteten det trenger for å jobbe enda mer effektivt.