Møte-AI: protokoll og møteanalyse på minutter

Gode møter skaper fremdrift, men det som blir besluttet blir ikke alltid like godt fanget opp i etterkant. Beslutninger skal formuleres, oppgaver fordeles, og protokoll må på plass, gjerne kort tid etterpå. Samtidig blir evaluering og læring fra møtet ofte nedprioritert.

Med Møte-AI i Orgbrain kan dere gå fra samtale til transkripsjon, referat, protokoll og møteanalyse på få minutter. Dere velger selv om lyden skal lagres etter møtet, eller om den kun brukes til å generere resultatene.

Om Møte-AI

Møte-AI er en funksjon i Orgbrain som hjelper dere å få mer verdi ut av møtene. Den kan lage en mer eller mindre ordrett transkripsjon, referat, protokollutkast og møteanalyse basert på det som blir sagt i møtet. Dersom det er lagt inn en møteagenda på forhånd vil denne også benyttes for at protokollen skal bli så god som mulig.

Behovene varierer. Noen ønsker ikke at lydopptaket skal bli liggende tilgjengelig etter møtet. Derfor er Møte-AI fleksibel. Dere kan få resultatene uten at lydopptak lagres. Lyden brukes da bare som grunnlag til videre prosessering, og blir ikke lagret når resultatet er klart. Dere kan også velge om transkripsjonen skal gjøres tilgjengelig, eller bare brukes som grunnlag for resultatene.

Når møteopptak er aktivert, kan dere ta opptak i Orgbrains innebygde videoløsning eller laste opp en lydfil. Resultatene blir tilgjengelige under fanen "Møte-AI" noen minutter etter at opptaket er stoppet eller lydfilen er lastet opp, avhengig av lengden på opptaket. Møteadministrator får varsel når innholdet er klart.

Slik kommer dere i gang med Møte-AI

Dere kan teste Møte AI kostnadsfritt i 30 dager. Abonnementet fornyes ikke automatisk etter prøveperioden, med mindre dere ber om det.

Slik kommer dere i gang:

1. Aktiver Møte-AI i Orgbrain ved å logge inn, gå til Organisasjon → Abonnement og aktiver Møte-AI.
2. Velg hvilke innstillinger som skal gjelde for møteopptak og hva som skal lages. Dette kan alltid endres ved å gå til Organisasjon og Innstillinger.
3. Velg hvilke funksjoner dere vil bruke, lagre lydopptak, lagre transkribering, lag referat og protokoll, lag møteanalyse.
4. I møtet kan dere bruke den innebygde videokonferansefunksjonen og starte opptak ved å klikke på opptaksikonet som vises når dere går inn i videokonferansen. Alternativt kan dere laste opp en lydfil fra et annet system under fanen "Møte-AI" på møtekortet.
   
   
   Ikon for å slå på og stoppe opptak i et møte
   
   

Hva du finner av funksjoner

• Transkripsjon: Her finner du grunnlaget for Møte-AI, transkripsjonsteksten og en oppsummering av høydepunkter. Hvis lagring av lyd er aktivert, vil også lydfilen være tilgjengelig. Dersom AI ikke har klart å identifisere alle stemmene, kan du legge inn navn på deltakerne manuelt.
• Referat: Her finner du en AI-generert oppsummering av møtet. Innholdet er gruppert etter emner som AI har identifisert automatisk. Under hvert emne finner du oppgaver, spørsmål, beslutninger og risikopunkter som også er foreslått av AI.
• Protokoll: Utkast til protokoll basert på agendaen, både en kort og en utvidet versjon. Du kan redigere og lagre, og da oppdateres protokollen på møtekortet. Hvis møtet inneholder temaer som ikke kan knyttes til agendaen, vises de som nye forslag nederst på agendaen.
• Analyse: Statistikk og innsikt fra møtet, for eksempel taletid per deltaker, tidsbruk per agendapunkt, og oversikt over identifiserte oppgaver, beslutninger, spørsmål og risikoer.
  
  

Lagring og tilgang

Du kan velge om lydopptak og transkribering skal lagres. I utgangspunktet er det kun møteadministrator som har tilgang til opptak og transkribering fra møter, men det er mulig å endre på dette slik at for eksempel alle styremedlemmene kan få tilgang. Opptak og transkribering kan slettes når som helst, for eksempel etter at protokollen er ferdigstilt.

Teknologien er i kontinuerlig utvikling. Selve transkriberingen, altså konverteringen fra tale til tekst, gjøres i denne versjonen på vår virtuelle server. Foreløpig benyttes en språkmodell fra OpenAI, uten at OpenAI er direkte involvert, fordi løsningen kjøres på Microsofts infrastruktur i Sverige.

Viktig om kvalitet og kontroll

Møte-AI genererer forslag basert på opptak og transkribering. Innholdet er automatisk generert og kan inneholde feil, misforståelser eller mangler. Bruk derfor resultatene som et utkast, og kvalitetssikre protokoll, beslutninger, oppgaver og risikopunkter før dere deler, lagrer eller bruker innholdet som grunnlag for videre arbeid.

5 tips for bedre transkribering

Transkribering gir stor verdi når lydgrunnlaget er godt og møtet gjennomføres på en måte som gjør det enkelt å skille hvem som sier hva, og hvilken sak som behandles. Små justeringer i forkant og underveis kan derfor gi tydelig bedre utskrift og mer presise oppsummeringer, også når dere bruker automatisk protokoll. Under finner dere fem enkle tips som løfter kvaliteten, reduserer feil og gjør resultatet mer nyttig i etterkant.

1) Sjekk lyd og utstyr før møtet starter

Sørg for at alle møtedeltakere har fungerende mikrofon og stabil nettilkobling. Test gjerne at alle hører hverandre klart før dere går i gang. Hvis dere har et fysisk møte der flere deler samme mikrofon, er det en en fordel om det benyttes en konferansemikrofon som er laget for møterom, med 360 graders opptak, støydemping og rekkevidde som dekker hele bordet. For større rom kan det være nødvendig med flere mikrofoner.  

2) Informer om transkribering på forhånd

Alle deltakere bør være inneforstått med at opptak/transkribering startes. Dersom Orgbrains innebygde videokonferansesystem benyttes, vil dette fremgå tydelig i grensesnittet. Dersom flere deltar fra felles mikrofon/enhet, kan det være nyttig at de sier navnet sitt første gang de tar ordet. Orgbrain holder automatisk styr på hvem som snakker dersom hver person deltar med sin egen bruker og enhet.

3) Snakk én om gangen og unngå kryssprat

Transkriberingen blir bedre når kun én person snakker om gangen. Møteleder kan gjerne bidra med strammere ordstyring dersom deltakerne glemmer dette i en engasjerende diskusjon.

4) Marker tydelig når møtet starter, og når dere bytter sak

Vær tydelig på når det formelle møtet starter og når dere går over til en ny sak på agendaen. La gjerne møteleder si noe a la: "Vi sier oss nå ferdige med sak 1, og går nå over til sak 2, som er en orientering om driften ved daglig leder." Dette vil gjøre det klart hvilken sak som til enhver tid blir behandlet, og vil øke sjansen for at den automatisk genererte protokollen får en høy kvalitet. Normalt vil protokollen uansett fange opp det viktigste, med mindre samtalen er svært springende.

5) Stopp opptaket ved sensitive saker

Dersom dere ikke ønsker opptak/transkribering av en del av møtet, er det enkelt å stoppe og starte opptaket. Det kan være hensiktmessig ved behandlingen av spesielt sensitive temaer eller ved pauser.

Oppsummert

God lyd, tydelig ordstyring og bevisst bruk av opptak gir best resultat. Bruk Møte AI som et utkast, gå gjennom forslagene, og ferdigstill protokoll og oppfølging før dere deler. Bruk analysen til å hente ut innsikt fra møtet og forbedre møtene over tid.

Har du spørsmål om Møte-AI, ta kontakt med support, vi hjelper gjerne.

E-post: support@orgbrain.no
Telefon: 22 12 00 28