Kjenner du til frustrasjonen med utallige likelydende protokoller for datterselskaper? Orgbrain presenterer Konsernprotokoll, en smart løsning som automatiserer prosessen, reduserer feil og gir deg full kontroll. Nå kan du enkelt generere én eller flere protokoller for hele konsernet, tilgjengelig for alle med Enterprise-abonnement.

Bygd for konsern med mange selskaper

Behovet for en automatisert løsning har vært påtrengende over lang tid, spesielt innen eiendom og finans. Her er det vanlig med tallrike SPV-er (Special Purpose Vehicles), selskaper opprettet for spesifikke formål, som for eksempel å eie en enkelt eiendom. Flere av våre kunder i dette segmentet har etterspurt en enkel måte å generere likelydende protokoller, uten den tidkrevende og feilutsatte prosessen med manuell kopiering og innliming.

Den nye funksjonen bygger på eksisterende muligheter i Orgbrain. Som administrator definerer du enkelt hvilke selskaper som inngår i konsernstrukturen og hvordan de skal grupperes.

Tre fleksible måter å håndtere protokoller på

Hvert konsernselskap kan i organisasjonens innstillinger sette opp en eller flere grupper av selskaper som skal ha felles protokoll. Det gjør det enkelt å velge riktig gruppe for hvert møte, for eksempel én for styremøte og en annen for generalforsamling.

Når strukturen er satt, kan du velge mellom tre alternativer når du genererer protokollen:

1. Vanlig protokoll: Det genereres én ordinær protokoll for det aktuelle selskapet.
2. Felles konsernprotokoll: Det genereres én likelydende protokoll som gjelder for alle selskapene i valgt gruppe. Protokollen signeres én gang og distribueres automatisk til hvert selskaps datarom.
3. Separate konsernprotokoller: Det genereres likelydende protokoller for alle selskapene i gruppen. Hver protokoll viser kun navnet på det aktuelle selskapet og signeres separat.

Alle protokoller lagres automatisk i datarommet, i riktig mappe i møtefiler.

Én felles signering for mange selskaper

Med valget  felles Konsernprotokoll slipper man separate signeringsprosesser for hvert selskap. Når dokumentet signeres i morselskapet eller et valgt datterselskap, legges en signert kopi automatisk i datarommet hos alle selskapene som omfattes. Dette er spesielt nyttig ved behandling av like saker på tvers av selskaper, som godkjenning av årsregnskap eller valg av revisor.

Sikker, effektiv og konsistent dokumentasjon

Manglende protokoller fra styremøter og generalforsamlinger i passive datterselskaper kan føre til lovbrudd, tvister og unødvendig ekstraarbeid.

Med Konsernprotokoll reduseres risikoen for feil, manuelt oppfølgingsarbeid og uklarhet rundt vedtak i hvert enkelt selskap. Du får:

• Lik dokumentasjon i hele konsernet uavhengig av antall selskaper
• Automatisk arkivering i riktig datarom
• Færre manuelle prosesser og mindre administrasjon
• Mulighet for én felles signering der det passer

Alt skjer i Orgbrains sikre skyplattform, der protokollen lagres i Norge med beste praksis for informasjonssikkerhet.

En etterlengtet funksjon for konsern

Vi er glade for å tilby en løsning som dekker et reelt behov hos konsernkunder. Konsernprotokoll gjør styrearbeidet enklere, raskere og tryggere for konsern med mange selskaper. Løsningen hever kvaliteten på konsernadministrasjon og dokumentasjon.

Vil du se dette i praksis?

Kontakt oss på support@orgbrain.no for en demonstrasjon eller les mer på www.orgbrain.no.