Bytte styreportal: Dette bør dere vurdere før, under og etter byttet

Mange virksomheter valgte styreportal for flere år siden. Valget kan ha vært riktig da det ble tatt, men behovene og mulighetene har endret seg siden. Kravene til sikkerhet og leverandøroppfølging har utviklet seg, virksomheten kan ha fått flere selskaper og styrer, og ny teknologi har endret hva man kan forvente av et godt verktøy for styrearbeid.

Som med andre viktige systemer, bør dere jevnlig vurdere om løsningen fortsatt dekker behovene, og om den er godt rustet for årene som kommer. En styreportal brukes gjerne i mange år, så leverandørens evne til å videreutvikle løsningen er like viktig som det den tilbyr i dag. Styrearbeidet består av mange oppgaver som henger sammen gjennom året, og ny teknologi gjør det mulig å samle flere av dem i én løsning. En styreportal kan derfor være mer enn et verktøy for møter, dokumenter og signering. 

Et bytte trenger ikke kreve mye arbeid fra virksomhetens side. Samtidig kan det ha en kostnad å bli værende. Administrasjonen kan bruke mer tid enn nødvendig, styret kan gå glipp av nyttige verktøy, og løsningen kan etter hvert slutte å oppfylle kravene virksomheten stiller til leverandørene sine.

Et styre som forventer at administrasjonen utvikler arbeidsmåter og tar i bruk ny teknologi, bør stille de samme spørsmålene om sine egne verktøy. At dagens løsning fungerer, at et bytte krever noe arbeid eller at det passer bedre senere, kan være argumenter for å vente. Men det er også argumenter styret neppe ville akseptert ukritisk dersom administrasjonen brukte dem for å la være å vurdere bedre arbeidsmåter. Hvordan styret håndterer spørsmålet om sine egne verktøy, sender et signal til resten av organisasjonen.

Denne artikkelen er skrevet for dere som har en styreportal i dag, og som vurderer om den fortsatt er det riktige valget. Hvilke krav dere bør stille til en løsning og en leverandør, har vi skrevet om i "Valg av styreportal: En praktisk veileder".

Er dagens løsning fortsatt det riktige valget?

Disse spørsmålene er et godt sted å starte.

• Har virksomhetens behov endret seg? Kanskje har dere fått flere selskaper, flere styrer eller en mer sammensatt eierstruktur. Kanskje stiller dere strengere krav til sikkerhet og leverandørstyring, enn da løsningen ble valgt. Eller kanskje dere har behov for mer støtte og kompetanse rundt styrearbeidet, enn det en teknisk løsning alene kan gi.

• Har leverandøren fulgt med i utviklingen? Teknologien utvikler seg raskt, ikke minst innen AI. Se på hvordan løsningen har utviklet seg siden dere valgte den. Har det kommet ny funksjonalitet som gir verdi i styrearbeidet? Har arbeid som tidligere måtte gjøres manuelt blitt enklere? Og klarer leverandøren å utvikle løsningen videre, og tilby mer funksjonalitet kundene har nytte av, samtidig som sikkerheten ivaretas? Se både på hva leverandøren faktisk har levert de siste årene, og hvilke planer den har for videre utvikling.

• Støtter løsningen hele styrearbeidet? Styrets arbeid består av mer enn møter, dokumenter og signering. Gjennom året skal styret planlegge arbeidet, forberede og behandle saker, følge opp vedtak og evaluere seg selv. I tillegg kommer arbeid i komiteer og utvalg og oppgaver knyttet til eiere og generalforsamlinger, kompetanse og kommunikasjon. Se på hvilke av disse oppgavene løsningen støtter, om de henger sammen eller må håndteres i separate systemer, og om løsningen hjelper styret med bedre forberedelser, mer strukturert oppfølging og god bruk av tiden i møtene.

• Hva sier brukerne? Styremedlemmer, styreledere og administratorer merker det først når løsningen er tungvinn i bruk, eller mangler noe de trenger. Legg også merke til om brukerne etterspør funksjoner som dagens løsning ikke tilbyr, eller om behov som er meldt inn over tid fortsatt ikke er løst. Se også etter om styredokumenter fortsatt sendes på e-post, eller oppgaver løses utenfor portalen fordi brukerne opplever løsningen som tungvint. For styremedlemmer med flere verv har det også verdi at løsningen er enkel å kjenne igjen, og bruke på tvers av ulike styrer og organisasjonsformer. God sikkerhet skal beskytte informasjonen, uten at det blir unødvendig tungvint for styremedlemmene å komme til den.

• Hva må dere fortsatt løse utenfor styreportalen? Se på hvilke oppgaver knyttet til styrearbeidet som må håndteres i andre systemer, eller gjennom manuelle prosesser, fordi dagens løsning ikke støtter dem. Det kan være et tegn på at virksomheten har vokst fra løsningen den en gang valgte.

• Kan leverandøren dokumentere sikkerheten? En styreportal håndterer sensitiv informasjon, og leverandøren bør kunne dokumentere hvordan den jobber med informasjonssikkerhet, hvordan data behandles og hvilke underleverandører som er involvert. Se også etter relevante sertifiseringer og uavhengige sikkerhetstester.

• Hvordan håndterer løsningen AI? I en undersøkelse Orgbrain gjennomførte sammen med NHH i 2026, svarte nær tre av fire styremedlemmer at de allerede bruker AI i styrearbeidet, og de fleste bruker åpent tilgjengelige verktøy. Vurder derfor om dagens løsning gir styret tilgang til nyttige AI-funksjoner innenfor kontrollerte rammer.

• Står prisen i forhold til det dere får?  Lisensen er bare en del av kostnaden. Se også på tiden administrasjonen bruker, og hvilke andre systemer eller tjenester dere trenger for oppgaver dagens styreportal ikke dekker. Sammenlign den samlede kostnaden med hva dere får fra alternativene. 

Ett av disse spørsmålene er sjelden nok til å bytte løsning. Men dersom flere av svarene peker samme vei, er det verdt å se på alternativene.

Kartlegg dagens løsning og behov

Før dere ser på andre leverandører, bør dere ha et klart bilde av hva dagens løsning dekker godt, hva dere savner og hvilke oppgaver som må løses andre steder. Gå gjerne gjennom arbeidsflyten før, under og etter et styremøte, og se hvor dere fortsatt bruker e-post, regneark, separate systemer eller manuelle rutiner. Se også på hvordan løsningen brukes på tvers av selskaper, styrer, komiteer og utvalg. Lag deretter en enkel oversikt over behovene dagens løsning ikke dekker, og vurder hvordan aktuelle alternativer løser hvert av dem.

Tenk også gjennom hvilke krav ulike deler av virksomheten har. Styreleder, styresekretær og administratorer kjenner behovene i det daglige styrearbeidet. Juridisk avdeling, IT-avdeling og sikkerhetsansvarlige kan ha andre krav til en ny løsning og leverandør. Ta dem med på råd tidlig, slik at kravene er avklart før dere går videre med aktuelle leverandører.

Still krav til den nye leverandøren

Begynn med hva dere vil oppnå. Skal løsningen først og fremst gjøre administrasjonen av styremøtene enklere, eller skal den også støtte og forbedre styrets arbeid gjennom hele året? Se på hvilke oppgaver som kan håndteres i løsningen, fra planlegging og forberedelser til møter, vedtak, oppfølging og evaluering, og hvordan den støtter komiteer og utvalg, eiere og generalforsamlinger, kompetanse og kommunikasjon. Jo flere av oppgavene som henger sammen, desto mindre behov er det for separate systemer og manuelle rutiner.

Be om dokumentasjon på hvordan leverandøren jobber med informasjonssikkerhet, for eksempel sertifisering og uavhengige sikkerhetstester. Spør hvor data lagres og behandles, og hvilke underleverandører som brukes. For AI-funksjoner bør dere avklare hvilke funksjoner dere selv kan velge å ta i bruk, hvilke data de får tilgang til, og hvor informasjonen behandles.

Se også på hva leverandøren kan hjelpe med ut over programvaren. Noen virksomheter trenger bistand med generalforsamlinger, med å strukturere styrearbeidet eller med andre oppgaver knyttet til styring og eierstyring. For dem kan det ha verdi at leverandøren også har kompetanse og folk som kan bistå.

Be om referanser fra kunder med samme størrelse, organisering eller krav som dere. Og spør hvordan dere får dataene ut igjen. Det kan virke rart å spørre om det hos en leverandør dere vurderer å gå til, men svaret forteller mye om hvor profesjonell leverandøren er, og det gjør et eventuelt senere bytte enklere.

Sjekk kontrakten og velg riktig tidspunkt

Les avtalen med dagens leverandør tidlig i prosessen. Oppsigelsestid og bindingstid avgjør når det passer å bytte. Se også hva avtalen sier om eksport av data og hjelp ved avslutning, og om det koster noe.

Et naturlig tidspunkt for å vurdere alternativene er når avtalen nærmer seg fornyelse. Dere kan da få tilbud om lavere pris mot lengre bindingstid. Det kan gi en økonomisk fordel, men reduserer samtidig muligheten til å bytte dersom behovene endrer seg eller løsningen ikke utvikler seg som forventet. Før dere binder virksomheten i flere år, bør dere derfor vurdere om løsningen dere velger i dag, også er den dere ønsker å bruke om to eller tre år.

Spør den nye leverandøren om de kan ta hensyn til perioden dere har igjen hos dagens leverandør, slik at dere slipper å betale for to løsninger samtidig. Dersom dere ser flere grunner til å bytte allerede nå, vil en god leverandør gjerne ha alternative tilnærminger, som tillater en oppstart før bindingstiden hos eksisterende leverandør utløper. 

Tenk på styreåret når dere velger tidspunkt. Det er som regel lurt å unngå overgang mens styret og administrasjonen jobber med årsregnskap og generalforsamling. Bestem gjerne hvilket styremøte som skal være det første i den nye løsningen, og planlegg overgangen ut fra det.

Gjør overgangen enkel

Et bytte av styreportal trenger ikke være omfattende. Hos flere leverandører kan innholdet i datarommet lastes ned samlet og deretter importeres til den nye løsningen. Avklar med den nye leverandøren hvordan historikken overføres, hvilken hjelp dere får underveis, og hvordan informasjonen sikres under selve overføringen.

Et bytte kan også være en anledning til å rydde i historikken. Vurder hva som skal overføres til den nye løsningen, hva som kan arkiveres andre steder, og hva som ikke lenger skal oppbevares.

Kontroller at dere får med det dere trenger, som protokoller, møtedokumenter, signerte dokumenter og annen historikk. For elektronisk signerte dokumenter bør dere også avklare hvordan dokumentasjonen av signeringen følger med. Styreprotokollene skal oppbevares så lenge selskapet eksisterer, og tidligere saker og vedtak kan være viktige for styrets videre arbeid. Føres aksjeeierboken i samme løsning, må dere også avklare hvordan den skal overføres. Du kan lese mer om kravene til styreprotokoller i "Styreprotokoll eller referat: Krav til innhold, signering og forskjellen".

Tenk også på overgangen for brukerne. At styremedlemmene kjenner dagens løsning, kan være et argument for å bli værende, men en ny løsning bør være enkel å komme i gang med. Spør leverandøren hvordan nye brukere blir introdusert til løsningen, og hvilke muligheter som finnes for opplæring av hele styret og enkeltbrukere.

Selve innføringen bør planlegges ut fra virksomhetens størrelse og organisering. Tilganger, roller, selskaper, styrer, komiteer og utvalg må settes opp riktig, og i et konsern bør oppsettet speile hvordan styrearbeidet faktisk er organisert. Gi brukerne tydelig beskjed om hva som endres og når, og sørg for at administratorene får den opplæringen de trenger. Som grunnregel er god programvare i dag enkelt å ta i bruk, og terskelen for å bytte er stort sett veldig lav, både for administratorer og øvrige brukere. Og, den korte tiden man bruker på et slikt bytte, oppveies veldig raskt av de fordeler man oppnår ved å ta i bruk mer/ny funksjonalitet.  

Etter byttet

Når den nye løsningen er i bruk, bør dere sjekke at alt som skulle overføres er kommet med, og at alle har tilgang til det de skal. Avklar deretter med den tidligere leverandøren hvordan gjenværende data skal returneres eller slettes. For personopplysninger skal databehandleravtalen regulere sletting eller tilbakelevering når tjenesten opphører.

Spør også om den nye leverandøren kan bistå i forbindelse med det første styremøtet. Det kan gjøre det enklere for administrator og styremedlemmer å komme godt i gang.

Etter noen styremøter er det lurt å se på hvordan overgangen har gått, om dere har fått ønsket effekt av endringen, og om det er flere funksjoner dere bør begynne å bruke. 

Beslutningsgrunnlaget for styret

Når styret skal ta stilling til et bytte, bør risikoen ved å bytte veies mot risikoen ved å fortsette som før. Beslutningsgrunnlaget bør vise hva dagens løsning koster i lisens og administrasjon, hvilke behov den ikke dekker, hvilke andre systemer som brukes ved siden av, hvordan overgangen og historikken skal håndteres, hva selve byttet koster, og hva dere forventer å få igjen. Vurder gevinstene for administrasjonen, styremedlemmene og virksomheten som helhet.

Tidsbesparelse i administrasjonen er lett å regne på. Bedre forberedelser, mer systematisk oppfølging og bedre bruk av styrets tid er vanskeligere å sette tall på, men hører med når alternativene sammenlignes. Hvordan tiden som brukes på styrearbeid kan regnes om til kroner, har vi vist i "Ett styremøte kan koste mer enn du tror: Her er regnestykket".

Bytte til Orgbrain

KLP er en av virksomhetene som har gjort et slikt bytte. KLP hadde brukt Orgbrain til generalforsamlinger i flere år da de valgte å bytte styreportal til Orgbrain for hele konsernet. Mer funksjonalitet og bedre brukeropplevelse var blant grunnene.

Orgbrain er laget for å støtte og forbedre styrets arbeid gjennom hele året. I samme løsning kan virksomheten håndtere styremøter og vedtak, komiteer og utvalg, eiere og generalforsamlinger, styreevaluering, kompetanseutvikling og kommunikasjon. For styremedlemmer med flere verv tilpasser løsningen seg ulike organisasjonsformer, samtidig som brukeropplevelsen er gjenkjennelig på tvers av vervene. Funksjonene henger sammen, slik at informasjon og arbeid ikke må fordeles på flere systemer, og målet er at styret skal kunne forberede seg bedre, følge opp mer strukturert og bruke tiden i styrerommet godt.

I tillegg til programvaren har Orgbrain et bredt kompetansemiljø innen styrearbeid, både internt og med velrennomerte partnere. Våre rådgivere kan bistå med blant annet styremøter, generalforsamlinger, styreevalueringer og aksjeeierbok. Alle kunder har også tilgang til kurs og veiledere for å utvikle kompetansen i styret.

Når dere bytter til Orgbrain, hjelper vi dere med å overføre eksisterende styredokumenter og komme i gang med den nye løsningen. Opplæring med rådgiver er inkludert, både for hele styret og for enkeltbrukere, og vi kan bistå i det første styremøtet. Dere får support på telefon, chat, e-post og video.

Orgbrain har ettårige avtaler, også for større kunder. Har dere avtaletid igjen hos dagens leverandør, har vi en ordning som gjør at dere slipper å betale for to styreportaler samtidig. Orgbrain har også 90 dagers fornøydhetsgaranti. Dere kan si opp avtalen innen 90 dager uten å oppgi grunn, forutsatt at administrator og brukere har gjennomført den inkluderte opplæringen.

Orgbrain har i 2026 fornyet den teknologiske plattformen styreportalen bygger på. Den nye plattformen gir et enda bedre grunnlag for sikkerhet, videreutvikling og bruk av ny teknologi som AI. Orgbrain er ISO 27001-sertifisert, og løsningen testes jevnlig av uavhengige sikkerhetseksperter.

Vurderer dere å bytte styreportal, tar vi gjerne en uforpliktende prat om hvordan overgangen kan gjøres hos dere.