Due Diligence – Dette bør du tenke på før oppkjøp av selskap eller eiendom

Due Diligence – dette bør du tenke på før oppkjøp av selskap eller eiendom

I forbindelse med oppkjøp av virksomheter eller eiendom av en viss størrelse, er det nesten alltid ønskelig å gjennomføre en grundig gjennomgang av objektet som skal selges, før den endelige gjennomføringen. På engelsk brukes begrepet «due diligence», som kan oversettes til «behørig aktsomhet», om en slik grundig gjennomgang. Det engelske begrepet er også vanlig her til lands, gjerne ved at det forkortes, slik at det ofte snakkes om å gjennomføre en «DD-prosess» eller bare en «DD».

I en innledende fase av en transaksjon vil selger normalt gjøre nøkkelinformasjon om salgsobjektet tilgjengelig for mulige kjøpere, for å gjøre det mulig å gi bud.

Formålet med en due diligence-prosess er å bekrefte at den oppgitte informasjonen stemmer, men også å avdekke om det er vesentlige forhold som ikke har kommet frem.

Gjennomgangen skal avdekke de positive og negative sidene med salgsobjektet, for å avklare den reelle situasjonen, men fokus i en slik prosess vil i de fleste tilfeller være å avdekke negativ informasjon og potensielle risikofaktorer. Dette kan være knyttet til juridisk risiko, immaterielle rettigheter, finansielle forhold og lignende.

Dersom det dukker opp vesentlige funn av negativ karakter, blir spørsmålet hva det får å si for om transaksjonen skal gjennomføres, og i så fall til hvilke betingelser.

Vi skal i det følgende se på de mest sentrale due diligence-aktivitetene en kjøper normalt vil gjennomføre i en typisk fusjon og oppkjøpstransaksjon (kalt «Mergers & Acquisitions» på engelsk, forkortet til «M&A») som involverer et privateid selskap. Mye av dette vil også være relevant for kjøp av næringseiendom, selv om det også er noen forskjeller. I forbindelse med transaksjoner som omfatter regulerte bransjer, for eksempel innen finans og forsikring, vil det ofte være behov for å gjennomføre ytterligere spesialiserte due diligence-aktiviteter.

Forskjellige former for emisjoner

En due diligence-prosess er viktig og nyttig for begge parter

En due diligence-prosess gjennomføres som regel for å få bekreftet den informasjonen som er gitt i den innledende fasen i forbindelse med en transaksjon. Dette er en prosess som er ment å beskytte begge parter i transaksjonen.

I utgangspunktet har både kjøper og selger et selvstendig ansvar for å sikre at deres interesser blir ivaretatt i en due diligence-prosess. En selger har opplysningsplikt, mens en kjøper har plikt til å sette seg inn i alle forhold som er av vesentlig betydning for kjøpet.

I utgangspunktet har både kjøper og selger et selvstendig ansvar for å sikre at deres interesser blir ivaretatt i en due diligence-prosess.

Kjøper

En kjøper vil gjennom en due diligence-prosess kunne få bekreftet sine kommersielle antagelser, samt få avdekket mangler og risikoforhold, samt få informasjon som er nyttig i forbindelse med en verdivurdering. Dette er med på å avverge feilkjøp.

Dersom kjøper ikke gjør tilstrekkelige undersøkelser før en transaksjon finner sted, vil ofte «bordet fange». En kjøper har nemlig, etter kjøpsloven, en plikt til å undersøke salgsobjektet for å beholde de klagemulighetene som ellers vil være til stede:

Kjøpsloven § 20. Kjøperens onde tro, forundersøkelse m m.

  1. Kjøperen kan ikke gjøre gjeldende som mangel noe han kjente eller måtte kjenne til ved kjøpet.
  2. Har kjøperen før kjøpet undersøkt tingen eller uten rimelig grunn unnlatt å etterkomme selgerens oppfordring om å undersøke den, kan kjøperen ikke gjøre gjeldende noe som han burde ha oppdaget ved undersøkelsen, med mindre selgeren har handlet grovt aktløst eller for øvrig i strid med redelighet og god tro.
  3. Reglene foran gjelder tilsvarende når kjøperen før kjøpet er gitt høve til å undersøke en prøve og mangelen angår en egenskap som skulle framgå av prøven.

Det vil si at dersom kjøper unnlater å gjennomføre undersøkelser der selgeren har oppfordret til dette, kan kjøper i utgangspunktet ikke senere gjøre gjeldende mangler som ikke ble avdekket i kjøpsprosessen. Dette under forutsetning av at selgeren har opptrådt uredelig og handlet grovt aktløst, eller i strid med redelighet og god tro.

Selger

En selger som gjør seg klar for en due diligence-prosess, vil gjennom prosessen få eventuelle problemer identifisert på et tidlig tidspunkt, og dermed få muligheten til å rette opp dette før kjøper blir involvert.

Av og til vil en gjennomgang avdekke forhold som kan indikere at selskapet er mer verdt enn tidligere antatt. Dette vil i så fall være nyttig informasjon å ha for selger i forkant av salgsprosessen.

En selger vil gjennom en due diligence-prosess også understøtte at kjøper har mottatt all relevant informasjon. Dette hindrer kjøper fra å påstå at eventuelle mangler var ukjent.

Det vil si at en due diligence-prosess kan være en god forsikring mot etterfølgende tvister.

En selger er ikke pliktig til å opplyse kjøper om alle forhold ved virksomheten, men dersom selger holder tilbake vesentlige opplysninger som kjøper burde ha mottatt, vil det normalt innebære et brudd på kjøpsloven § 20 (2).

Konfidensialitetsavtale hindrer misbruk av informasjon

Konfidensialitetsavtale hindrer misbruk av informasjon

I forbindelse med en due diligence-prosess vil det ofte være behov for at selger deler konfidensiell og sensitiv informasjon om selskapet. Det er potensielt problematisk, spesielt i de tilfellene der oppkjøpet ikke blir noe av. For å hindre misbruk av informasjon, vil det derfor være ønskelig at det signeres en konfidensialitetsavtale (kalt «Non-Disclosure Agreement» på engelsk, forkortet til «NDA») før informasjon blir delt. En slik avtale vil typisk regulere hvilken informasjon som anses som konfidensiell, hva taushetsplikten innebærer, den andre partens rett til å bruke informasjonen som mottas, samt hvordan brudd på taushetsplikten skal behandles.

Intensjonsavtale legger premissene frem mot endelig avtale

I forbindelse en M&A-transaksjon, vil partene ofte inngå en intensjonsavtale, dersom innledende samtaler gir grunnlag for en videre prosess. Dette kalles gjerne «Letter of Intent» («LOI») eller «Term Sheet» på engelsk. Formålet med intensjonsavtalen er å klarlegge premissene eller forutsetninger for forhandlingene frem mot en endelig avtale.

En intensjonsavtale må tilpasses transaksjonens art og kompleksitet, men kan typisk inneholde følgende elementer:

  • Hvem som er parter i avtalen
  • Formålet med intensjonsavtalen
  • Tidsplan for forhandlingene
  • Hovedforpliktelsene det allerede er enighet om
  • Premissene for videre forhandlinger
  • Hva partene skal bidra med i forhandlingene
  • Om partene kan forhandle med andre om det intensjonsavtalen gjelder (om det er eksklusivitet)
  • Eventuell plikt partene har til å holde forhandlingene hemmelige (taushetsplikt)
  • Hva som skal til for at en av partene kan gå fra avtalen
  • Eventuelle forpliktelsene en part skal ha dersom avtalen brytes (tvisteløsningsmekanismer, verneting, erstatning o.l.)
  • Eventuelle forpliktelser partene har etter at intensjonsavtalen har opphørt
  • Prosessen frem mot en endelig aksjekjøpsavtale, «Share Purchase Agreement» («SPA») på engelsk
Et digitalt datarom er viktig for effektiv samhandling

Et digitalt datarom er viktig for effektiv samhandling

Tidligere ville en due diligence-prosess innebære en gjennomgang av store mengder papirer og permer, og da var det vanlig å sette av et eget fysisk rom, et datarom, der kjøper kunne få tilgang til den delvis sensitive informasjonen. De siste årene har fysiske datarom i stor grad blitt erstattet med digitale datarom, for gjennomgang av digital dokumentasjon.

Et digitalt datarom er et samhandlingssystem som gjør det mulig å lagre og dele konfidensielle dokumenter på en sikker og effektiv måte. I tillegg gjør et godt datarom det mulig for partene å kommunisere i datarommet på en egnet måte, og administrator har mulighet for å se hvem som har åpnet de forskjellige dokumentene. I tillegg bør det, for økt sikkerhet, være mulig å vannmerke dokumenter som blir lastet ned fra datarommet.

Ved gjennomføring av en transaksjon etter en due diligence-prosess, bør det være mulig å laste ned informasjon fra datarommet slik at dette kan benyttes som vedlegg til avtalen som blir inngått mellom kjøper og selger (for eksempel på en minnepinne).

Ofte vil det være den selgende part som oppretter et datarom, der kjøpende part blir invitert inn som bruker, men det kan også være tilfeller der kjøper eller rådgiver står for datarommet. Dersom det er andre enn selger som står for datarommet, bør partene på forhånd ha avklart hva som skal skje med de data som ligger lagret i datarommet når prosessen er over.

Hva bør sjekkes i en due diligence-prosess?

SJEKKLISTE

Hva bør sjekkes i en due diligence-prosess?

Hva som bør bli gjennomgått i en due diligence-prosess, vil avhengig av virksomhetens art, dens størrelse og kompleksitet. Men følgende forhold vil ofte kunne være relevant å ta en gjennomgang av i en due diligence-prosess:

Generelt om virksomheten

Ofte vil en due diligence-prosess medføre at selger må fremskaffe generell informasjon om virksomheten. Dette kan være:

  • Vedtekter
  • Informasjon om styremedlemmer og ledelse
  • Fullmaktsforhold
  • Protokoller fra styremøter og generalforsamlinger
  • Aksjeeierbok
  • Eierandel i andre virksomheter
  • Aksjonæravtale
  • Opsjonsavtaler, tegningsretter, og lignende
  • Konvertible lån
  • Selskapshistorikk (tidligere fusjoner o.l.)
  • Organisasjonskart over juridiske enheter og avdelinger
  • Oversikt over produkter og tjenester
  • Leieavtaler (husleie)
  • Forsikringsavtaler

Finansielle og skattemessige forhold

Kjøperen vil som regel være opptatt av prognose for fremtiden, virksomhetens historiske regnskaper og beregningsmåter. I tillegg vil kjøper ofte ønske innsyn i selskapets skatte- og avgiftsmessige forhold for å kunne identifisere potensielle risikoområder. Relevant informasjon i en finansiell og skattemessig gjennomgang kan være:

  • Årsregnskap for de siste årene, og perioderegnskaper for samme periode
  • Budsjett og prognoser
  • Likviditetsbudsjett
  • Beskrivelse av selskapets gjeld/låneavtaler
  • Investeringsbudsjett
  • Fremtidige kapitalforpliktelser og garantier
  • Kundefordringer (aldersfordelt)
  • Leasingavtaler
  • Skattemeldinger og øvrig relevant informasjon om virksomhetens skatte- og avgiftsforhold, deriblant korrespondanse med revisor og liknings- og avgiftsmyndigheter

Teknologi/IP-rettigheter

En kjøper vil ofte være interessert i både omfanget og kvaliteten på virksomhetens teknologi og immaterielle rettigheter. Her vil følgende forhold kunne være relevant:

  • Hvilken teknologi, immaterielle rettigheter, domener, og varemerker virksomheten besitter
  • Har selskapet patenter eller pågående patentsøknader
  • Hvilken teknologi benyttes, og hvor kritiske er det for virksomheten
  • Bruk av andre selskapers teknologi eller kode i egne produkter, og kontroll på lisenser i den forbindelse

Eiendeler

Hvilke eiendeler som virksomheten besitter, er noe kjøper ofte ønsker en oversikt over. I den anledning vil det kunne være behov for en teknisk due diligence, der tilstanden på eiendelene blir gjennomgått. Eiendeler som er relevant å få oversikt over i en due diligence-prosess er blant annet:

  • Bygg, leiligheter, tomter, o.l.
  • Kjøretøy, maskiner, og inventar
  • Varebeholdning (kartlegge ukurans)
  • Verdipapirer

Kunder og salg

En kjøper vil ofte være interessert i å forstå virksomhetens kundebase fullt ut, ikke minst for å vite hvilke kunder som står for den største delen av omsetningen. I tillegg vil kjøper også være interessert i ordrereserve og status for nysalget. Informasjon som er være relevant i den anledning kan være:

  • Oversikt over de største kundene, og hvilke inntekter som genereres fra hver av dem
  • Historisk kundelojalitet, mulighet for mersalg, og resultat fra kundeundersøkelser
  • Hvilken kundetapsrate (engelsk: «churn rate») gjelder for selskapet?
  • Vil det være noen problemer med å beholde kunder etter oppkjøpet?
  • Hvilke salgsvilkår gjelder for eksisterende kunder (kopi av kundeavtalene mv.)?
  • Hva forventes det av nye kunder på vei inn (oversikt over tilbud og anbud)?
  • Hvordan skaffer virksomheten nye kunder (markedsaktiviteter, salgskanaler, o.l.)?
  • Vil et oppkjøp påvirke partner- og forhandlerstruktur?
  • Salgsmateriale

Leverandører

Ofte vil en kjøper være interessert i hvilke leverandører virksomheten benytter, og hvilke betingelser som er inngått med disse, og spesielt om det finnes eventuelle eierskifteklausuler som kan bli gjort gjeldende. I den anledning er det relevant å få:

  • Oversikt over de mest sentrale leverandørene, og avtalene som er med disse
  • Er det inngått historiske fastprisavtaler som binder selskapet med priser som avviker vesentlig fra dagens nivå?
  • Om virksomheten har leverandører som er i ferd med å byttes ut
  • Oversikt over nye leverandører virksomheten er dialog med
  • Om det vil være utfordringer med å beholde leverandørene etter oppkjøpet, for eksempel ved at leverandører har rett til å terminere avtaler ved eierskifte («change of control»-klausuler)

Konkurrenter

Det vil ofte være interessant for en kjøper å vite hva selger vet om konkurransesituasjonen. Derfor vil det være relevant for kjøper å få:

  • Oversikt over de aktørene som selger oppfatter som konkurrenter
  • En analyse over konkurransesituasjon i de forskjellige segmentene virksomheten har fokus på
  • Markedsanalyse med trender og utvikling

Personalsituasjonen og arbeidsmiljø

Kjøper vil ofte være interessert i å få innsyn i både personalsituasjon, godtgjørelsesordninger, arbeidsmiljøet og bedriftskulturen. Informasjon som kan være relevant er:

  • Organisasjonskart som viser hvordan personalet er organisert
  • CV for ledelsen og nøkkelansatte
  • Oversikt over ansettelsesavtaler, samt gjeldende insentivordninger, sluttvederlag, ekstra ferie, ansattegoder, frynsegoder, o.l.
  • Rutiner og retningslinjer som omhandler arbeidsforhold og HMS (Helse, miljø og sikkerhet)
  • Eventuelle rapporter og informasjon som omfatter arbeidskonflikter, påstander om diskriminering, kulturproblemer o.l.
  • Oversikt over nåværende og tidligere sykefravær og permisjoner
  • Avtaler med konsulenter og styremedlemmer

Juridiske forhold

En gjennomgang av juridisk forhold er sentralt i en due diligence-prosess. Blant annet vil en kjøper ofte være interessert i å avklare følgende forhold:

  • Finnes det historiske, aktive eller latente tvister eller rettssaker?
  • Har selskapet kjennskap til øvrige tvistesaker som ikke er bekreftet avsluttet?
  • Finnes det krav, pålegg, o.l. fra offentlige myndigheter som må håndteres?
  • Har selskapet inngått noen konkurransebegrensende avtaler?
  • Opplysninger om brudd på tillatelser eller konsesjoner
  • Status for etterlevelse av personvernregelverket (GDPR)
  • Har virksomheten de nødvendige tillatelser eller lisenser for å drive virksomheten, og vil et eierskifte kunne påvirke dette?
Særskilt ved eiendomstransaksjoner

Særskilt ved eiendomstransaksjoner

Det er i dag ganske vanlig at en næringseiendom er eid av et selskap, ofte et aksjeselskap som kun har som formål å eie den konkrete eiendommen. Et slik eierselskap blir ofte kalt «SPV», som er en engelsk forkortelse for «Special Purpose Vehicle».
Ved en transaksjon bør partene foreta en vurdering av om det er aksjene i SPV-et, eller eiendommen direkte, som skal selges. Hva som er mest gunstig avhenger av flere forhold. Blant annet vil salg av aksjer medføre at det ikke blir belastet dokumentavgift på 2,5 % av eiendommens verdi ved tinglysing av dokument som overfører hjemmel. Der det foreligger gevinst, vil fritaksmetoden medføre at gevinsten er skattefri for selger. Motsatt, en selger som har et tap, vil ikke få skattefradrag for tapet ved salg av aksjene, men vil kunne oppnå skattefradrag dersom eiendommen selges direkte.

Selv om salg av aksjene kan være gunstigst for selger, vil det medføre at kjøper må overta selskapet med alle dets forpliktelser.

Selv om salg av aksjene kan være gunstigst for selger, vil det medføre at kjøper må overta selskapet med alle dets forpliktelser. Det er derfor viktig at kjøperen foretar en selvstendig vurdering av hva det innebærer.

Når det gjelder det juridiske, så er salg av aksjer i et selskap regulert av Kjøpsloven, mens direktesalg av eiendom er underlagt Lov om avhending av fast eiendom. I tillegg har Norges Eiendomsmeglerforbund, og Forum for Næringsmeglere, utarbeidet en «meglerstandard» for kontraktsformulering, som benyttes som utgangspunkt i mange transaksjoner som omfatter kjøp og salg av næringseiendommer. Dette gjelder både ved direktesalg av eiendommen, og salg av aksjene.

Øvrige forhold som kan være spesielt relevante ved eiendomstransaksjoner er:

  • Grunnboken: Det er viktig å ta en gjennomgang av grunnboken for å kartlegge eventuelle heftelser og rettigheter knyttet til eiendommen.

  • Brukstillatelse: Kontroll på om det foreligger nødvendige tillatelse og ferdigattester på eiendommen, og om eiendommen kan brukes i tråd med disse godkjenningene. Er eiendommen er i tråd med gjeldende byggteknisk forskrift (TEK17)?

  • Reguleringer: Kjennskap til gjeldende reguleringsplaner er viktig, da dette kan ha stor betydning for fremtidig utnyttelse av eiendommen.

  • Tilstand: Eiendommens tilstand er viktig, spesielt for å få avdekket status for nødvendig vedlikehold. Mangler på områder som brannvern, VVS (varme-, ventilasjons- og sanitærteknikk), strøm, tekniske installasjoner (slik som heis) vil kunne medføre betydelige kostnader.

  • Leieavtaler: Det er viktig å få innsikt i vilkår og forpliktelser for eventuelle leieavtaler. I tillegg til å vite om leieavtalene er gjort til under, på eller over dagens markedspris, er det viktig undersøke hevingsklausuler, vedlikeholdsforpliktelser, eierskifteklausuler, mv). Fordeling av fellesutgifter er også et område det er fornuftig å undersøke spesielt.

  • Merverdiavgift: Utleie av næringseiendom er i utgangspunktet ikke underlagt merverdiavgift (mva), men utleier vil i slike tilfeller heller ikke kunne trekke fra sin inngående avgift. For utleier kan det derfor være en fordel med frivillig registrering i Merverdiavgiftsregisteret slik at dette endres. Dette vil ikke utgjøre noe forskjell for avgiftspliktige leietakere (som kan trekke fra sin inngående avgift). Håndtering av merverdiavgift ved utleie til virksomheter som både har avgiftspliktig og avgiftsfri virksomhet, er et felt der formelle feil kan få en stor økonomisk betydning.

  • Avtaler med nærstående: For eiendommer der det er inngått forvaltningsavtaler med nærstående selskaper, er det fornuftig å se nærmere på disse når det gjelder prising, fullmakter, og de generelle avtalevilkårene.
Sette sammen due diligence-team

Sette sammen due diligence-team

Uavhengig om transaksjonen gjelder en eiendom, eller annen type virksomhet, vil en due diligence-prosess normalt omfatte dokumentasjon innenfor en rekke forskjellige kategorier (jus, finansielle forhold, skatt, mv.). Det vil si at det ofte vil være behov for å trekke inn flere personer i due diligence-prosessen. Ved større og mer komplekse transaksjoner, er det ikke uvanlig med flere team med mange deltakere.

For å kunne jobbe effektivt, bør både selger og kjøper bruke god tid på å kartlegge hvem som skal involveres i de respektive teamene (inkludert rådgivere). Oppgavefordeling, ansvarsforhold, samt hvordan kommunikasjon skal foregå, må avklares. Dette gjelder både håndtering av løpende spørsmål og svar («Question & Answer» («Q&A») på engelsk), samt øvrig kommunikasjon internt i de ulike teamene, og kommunikasjon mellom teamene.

«Clean Team» og «Clean Room»

I forbindelse med en due diligence-prosess, vil det kunne være noen dokumenter som er mer sensitive og konfidensielle enn andre. Det kan for eksempel være dokumenter som er viktige ut fra et konkurranseperspektiv.

Med tanke på at det er en risiko for at transaksjonen ikke blir gjennomført kan være ubehagelig å dele forretningshemmeligheter med en kjøper i samme bransje. Grunnet artikkel 53 i EØS-avtalen og slik dette er gjennomført i den norske konkurranseloven § 10 kan det også i en del tilfeller være direkte ulovlig.

En måte å håndtere denne situasjonen på er ved å få en eller flere representanter fra en tredjepart, for eksempel kjøpers rådgiver (advokat, revisor, regnskapsfører, osv.) til å gjennomgå det sensitive materialet, sammen med en representant for selger. En slik gruppe kalles gjerne for et «Clean Team».

Det er naturlig å kreve at deltakerne i et Clean Team må signere en «Clean Team Agreement», for å regulere prosessen og hvilke forventninger selger og kjøper har til behandlingen og eventuell oppsummering/videreformidling av det konfidensielle materialet som skal gjennomgås.

Det kan også være aktuelt å opprette Clean Team som behandler ulike kompetanseområder, for eksempel at et team går gjennom økonomiske forhold, mens et annet team gjennomgår dokumenter med hensyn på juridiske forhold.

For at et Clean Team skal kunne å utføre sine oppgaver uten at ordinære deltakere i due diligence-prosessen skal få innsyn i de sensitive dokumentene, er det behov for å kunne opprette et eget datarom eller eventuelt et avgrenset område i det vanlige datarommet, der kun representanter for det enkelte Clean Team har tilgang. Et slikt «top secret»-område i datarommet omtales ofte som et «Clean Room».

Gjennomgangen som Clean Teamet foretar, vil vanligvis oppsummeres i en rapport med konklusjoner om relevante funn (samtidig som den sensitive informasjonen ikke videreformidles). Det kan også være relevant å videreformidle dokumenter som etter en gjennomgang bedømmes til å ikke være mer konfidensielle og sensitive enn at de kan inngå i den normale due diligence-prosessen.

Kontaktperson og meddelelser

Kontaktperson og meddelelser

Begge parter i en due diligence-prosess bør ha et bevisst forhold til hvem som skal stå som kontaktperson og mottaker av meldinger, og hvilke mottakeradresser som skal benyttes. Dette gjelder både løpende spørsmål underveis i prosessen, og formelle/viktige meldinger. I kjøpsloven § 82 står det:

Dersom en part gir melding i samsvar med loven og avsender den på en måte som er forsvarlig etter forholdene, og ikke annet framgår, kan avsenderen gjøre gjeldende at meldingen er gitt i tide selv om det oppstår forsinkelse eller feil under framsendingen eller meldingen ikke når fram til den annen part.

Det vil for eksempel si at dersom det avtales at meldinger skal sendes per e-post, og en viktig melding havner i et spamfilter, er lovens utgangspunkt at mottaker bærer risikoen ved at meldingen ikke er lest.

Hvordan sjekke informasjon i en due diligence-prosess?

Hvordan sjekke informasjon i en due diligence-prosess?

Etter at selger har lastet opp informasjon i datarommet, ofte basert i en kravliste som er initiert av kjøper, starter prosessen der kjøper og dens rådgivere går gjennom informasjonen.

Det finnes en rekke løsninger i markedet for å håndtere en due diligence-prosess. For eksempel benytter en del løsninger et «trafikklyssystem» med fargekoder for å holde kontroll på status på de dokumentene som legges inn i datarommet, der grønn betyr «fullført/godkjent», gul indikerer «i prosess/må ferdigstilles» og rød farge benyttes ved «avvik/til oppfølging» («red flag» på engelsk).

Det fungerer slik at både selger og kjøper setter hver sin status på mapper og filer som er lagt inn i datarommet, der standard farge er gul. Når selger har lastet opp all informasjon i en mappe, settes denne som grønn. Deretter kan kjøper starte gjennomgangen, der godkjente filer og/eller mapper settes til grønn, mens filer som krever videre avklaring, markeres med rødt. Disse må følges opp, ofte med et spørsmål eller kommentar til selger. Løsningene som tilbyr «trafikklyssystem» har som regel funksjonalitet/rapporter, som gir brukerne en enkel og rask oversikt over status på de ulike fargekodene for henholdsvis selger og kjøper.

Ved transaksjoner der det blir lastet opp tusenvis av dokumenter, er det ikke uvanlig at det stilles over hundre spørsmål i løpet av en due diligence-prosess. Dette kan for eksempel være spørsmål relatert til dokumenter som mangler, dokumenter som mangler signatur, eller det er feil dokument som er lagt inn. For å kunne håndtere dette på en effektiv måte, og ha god kontroll på de spørsmål som blir stilt, og de svarene som blir gitt, er det viktig å enes om en felles plattform for å håndtere spørsmål og oppgaver. 

Det er en fordel at denne plattformen er integrert i selve datarommet, slik at prosessen kan håndteres effektivt, for eksempel ved at selger kan lage spørsmål/oppgaver direkte fra et dokument, som kan rettes til ansvarlig representant hos kjøper. For å sikre at den ansvarlige vet at det er en ny oppgave som skal håndteres, bør løsningen også inneholde innebygget funksjonalitet for å varsle brukerne, for eksempel via e-post.

I etterkant av en due diligence-prosess, er det viktig at det er funksjonalitet for å laste ned den kommunikasjon som har vært i forbindelse med prosessen, slik at denne kan benyttes som dokumentasjon for ettertiden.

Etter en due diligence- prosess

Konsekvenser av en due diligence-prosess

I løpet av en due diligence-prosess vil kjøper kunne avdekke problemer eller andre forhold som endrer premissene som var lagt til grunn i intensjonsavtalen. Hva som avdekkes underveis i prosessen vil påvirke hva som skjer videre.

  • Dersom det blir avdekket kritiske forhold i due diligence-gjennomgangen, som partene ikke klarer å løse, vil dette kunne føre til at partene går fra hverandre. I slike tilfeller er det viktig å, på forhånd, ha avklart hvilke forpliktelser som påhviler partene, når det gjelder taushetsplikt og konfidensialitet.
  • Resultatet av en due diligence-prosess vil også kunne medføre at prisen justeres i forhold til det som tidligere har ligget til grunn.
  • En due diligence-prosess kan føre til at selger må utbedre forhold som er avdekket i prosessen.
  • Resultatet kan medføre at selve strukturen på avtalen justeres, for eksempel at deler av virksomheten holdes utenfor transaksjonen.
  • En due diligence-gjennomgang kan føre til at kjøper ønsker ytterligere garantier fra selger, for eksempel i forhold til tilstand på enkelte eiendeler.
  • Prosessen kan også avdekke at selger må fremskaffe ytterligere informasjon til selger.

Etter en due diligence-prosess

Varigheten på en due diligence-prosess er avhengig av flere forhold, slik som størrelsen og kompleksiteten på transaksjonen og salgsobjektet, grundigheten som kreves og innsatsen som nedlegges, men erfaringsmessig vil ofte ta mer tid enn partene opprinnelig ser for seg, både i arbeidstimer og ikke minst i kalendertid. 

Etter at gjennomgangen er gjennomført, utarbeides det en rapport som gir en beskrivelse av hva som er gjennomgått, og hvilke funn som er gjort. Hvor omfattende en slik rapport skal være, avhenger i stor grad av om kjøper ønsker en grundig redegjørelse av resultatene fra prosessen, eller om det er tilstrekkelig å utarbeide en kortere «red flag»-rapport.

Dersom partene ønsker å gå videre med transaksjonen, vil neste fase typisk være å starte forhandlinger om en endelig avtale. Dersom det har vært flere potensielle kjøpere involvert i prosessen, vil selger ofte be om et bindende tilbud. Deretter vil selger velge ut hvem av kjøperne de ønsker å gå i sluttforhandlinger med.

Leverandører av due diligence-datarom

Leverandører av due diligence-datarom

Det finnes flere aktører som leverer datarom for due diligence-prosesser, mange av disse er utenlandske. Orgbrain er en norsk leverandør som har en utviklet en brukervennlig løsning for due diligence, som blant annet har følgende funksjonalitet:

  • Enkelt å laste opp mapper og filer ved «drag&drop».
  • «Trafikklyssystem» med fargekoder for å holde kontroll på status på de dokumentene som legges inn i datarommet. Trafikklyssystemet skiller mellom henholdsvis selger og kjøper, slik at det er mulig å holde god oversikt over status på begge parter i en transaksjon.
  • Mulighet til å tildele en mappe eller fil til ansvarlig person.
  • Funksjon for å håndtere spørsmål og svar, herunder opprette spørsmål direkte fra en fil eller mappe
  • Mulighet for å gi brukerne ulik tilgang, herunder opprette mapper med begrenset brukertilgang («Clean Room»).
  • Mulighet for å se på aktivitetshistorikk på dokumenter.
  • Mulighet til å laste ned både mapper, filer og kommunikasjon (spørsmål og svar) i etterkant av due-diligence-prosessen.
  • Mulighet til å signere dokumenter elektronisk.
  • Innebygget funksjon for å gjennomføre elektroniske møter
  • Innebygget løsning for videokonferanse.
  • Innebygget chat og meldingstjeneste, slik at brukerne enkelt kan kommunisere.

Alt du trenger å gjøre for å få umiddelbar tilgang til bloggartikkelen som e-bok er å melde deg på vårt nyhetsbrev. Her vil du motta nye blogginnlegg, gode tips, og nyttig informasjon om alt innen styrearbeid. Du kan melde deg av når som helst. Les om personvern her.

William Jensen er utdannet siviløkonom. Han har mange års erfaring innen administrasjon, forretningsutvikling og ledelse fra en rekke selskaper, herunder Telenor, Gjensidige og DNB. Han har publisert en rekke innlegg om styrearbeid, stått bak utviklingen av Styreskolen.org, er medgründer av styreportalen Orgbrain og styremedlem i Foreningen for bedre styrearbeid.

Dag Asheim er cand.scient i informatikk fra Universitetet i Oslo. Etter studiene startet han Linpro, Norges ledende firma på Linux og fri programvare. Selskapet vokste fra ham som eneste ansatt til godt over 100 medarbeidere før det ble solgt. Siden har Asheim jobbet med diverse prosjekter, bl.a som styreleder/styremedlem i flere firma og organisasjoner, i det siste som autorisert styremedlem. Dag Asheim har lenge savnet gode digitale løsninger som understøtter styreprosesser, noe som har vært drivkraften bak starten av Orgbrain. Asheim er styreleder i Foreningen for bedre styrearbeid.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Scroll to Top

Denne siden benytter seg av informasjonskapsler/cookies. Du kan fortsette å bruke siden som vanlig hvis du godtar dette. Les mer om vår håndtering av informasjonskapsler og personvern i vår personvernerklæring.