Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Ny forskning: Mer enn 50 % av styrene bruker usikre og utdaterte digitale løsninger

Styret er digitale sinker
Styret er digitale sinker

Koronapandemien har tvunget de fleste virksomheter – uansett bransje – til å omfavne nye digitale løsninger. Mens søkelyset i stor grad har vært rettet mot ansatte og ledernes overgang til å jobbe fra hjemmekontor, er det også en annen gruppe som har blitt tvunget til å omstille seg, nemlig styremedlemmer.

Men hvordan har den digitale omstillingen under pandemien påvirket styrenes arbeidsprosesser, og i hvilken grad vil disse endringene vedvare når vi beveger oss mot det som blir den nye normalen?

Hva viser forskningen?

I en artikkel i Harvard Business Review den 9. juli 2021, med tittelen «Boards Are Undergoing Their Own Digital Transformation», blir det vist til resultater fra en omfattende global undersøkelse, som forsøker å gi svar på disse spørsmålene. Resultatene fra undersøkelsen viser blant annet:

  • Før pandemien ble bare 5 % av styremøtene gjennomført digitalt. I løpet av pandemien har antallet steget opp til 95 %.
  • Mer enn 50 % av styrene vil etter pandemien fortsette å gjennomføre styremøtene som hybride møter (det vil si at noen møter fysisk, mens andre deltar digitalt).
  • Hybride møter kan øke effektiviteten på styremøtene betydelig, noe som resulterer i møter som er rundt 30 % kortere med 20 % høyere oppmøte.
  • Til tross for nødvendigheten av verktøy for å håndtere digitale styremøter i en stadig mer hybrid verden, viste undersøkelsen at mer enn halvparten av styrene fortsatt brukte generelle verktøy, slik som Teams, Google Meet og Zoom til digitale møter, i stedet for løsninger som er spesielt utviklet for digitale styremøter.
  • Det var svært få styrer som hadde tatt i bruk strukturerte løsninger for å håndtere sikker samhandling og dokumenthåndtering. Dette til tross for at undersøkelsen viste at det var stor interesse for å ta i bruk digitale løsninger for å håndtere dette.
  • 83 % av styremedlemmene i undersøkelsen hadde datasikkerhet som topp prioritet. Samtidig rapporterte mindre enn halvparten at styret faktisk hadde tatt konkrete tiltak for å forbedre datasikkerheten under pandemien.
  • 94 % av styremedlemmene hadde behov for opplæring i bruk av ny teknologi, herunder hvordan de kan benytte seg av teknologi i utøvelse av god selskapsstyring.

Hva med Norge?

Selv om undersøkelsen er gjort på globale selskaper, vil jeg tro at resultatet ikke hadde vært vesentlig annerledes om tilsvarende undersøkelse hadde blitt utført i Norge. For eksempel kunne man i mai lese på E24 at ni av ti norske styremedlemmer risikerer brudd med personvernlovgivning som følge av manglende bruk av digitale verktøy ved håndtering av styrearbeidet.

Det er nok slik at mange styrer har blitt flinkere til å påse at administrasjonen gjør de rette grepene for å tilpasse virksomheten til den nye digitale hverdagen, men at styrene er mindre flinke til å stille de samme krav til seg selv. Dette til tross at det har kommet en rekke lovendringer som tilrettelegger for økt bruk av digitale løsninger ved håndtering av styreverv.

Så hva skyldes slikt fraværet av endringsvilje og digitalisering når der gjelder styrets eget arbeid? Svaret er nok sammensatt, men en god del kjenner trolig ikke til at det finnes digitale løsninger som er skreddersydd for å håndtere styrearbeid. Andre tenker muligens det er litt luksus å bruke penger på et spesialverktøy, selv om mange av løsningene i markedet koster mindre enn en kaffekopp om dagen. Det er nok også en del «erfarne» styreledere som opp gjennom årene har innarbeidet en manuell rutine som de kjenner godt, og som de mener er tilstrekkelig til at de ikke ser behovet for å gå over til bruk av et moderne verktøy.

et tidsspørsmål før det blir oppfattet som uansvarlig å ikke benytte seg av et moderne digitalt verktøy for å håndtere styrets oppgaver

En tilbakeholdenhet med å fornye seg gjennom å avstå fra å ta i bruk moderne løsninger kan muligens enda fungere for noen, men etter hvert som styrets oppgaver blir mer omfattende, kravene til personvern, sikkerhet og lagring øker, og vi får et regelverk som endres hyppigere, og som blir mer komplekst, samtidig som styreansvaret blir større, er det kun et tidsspørsmål før det blir oppfattet som uansvarlig å ikke benytte seg av et moderne digitalt verktøy for å håndtere styrets oppgaver.

For eksempel har styret, i likhet med administrasjonen, en plikt til å behandle personopplysninger slik at opplysningenes integritet og fortrolighet beskyttes. I tillegg medfører GDPR plikter når det kommer til lagringsbegrensning. Dette innebærer at personopplysninger skal lagres slik at de slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innhentet for. Dette vil være svært utfordrende å overholde dersom styret legger opp til e-postbasert styrekommunikasjon.

Verktøy for håndtering av styrearbeidet

Det finnes mange typer verktøy et styre kan benytte seg av for å få bedre kontroll på sitt arbeid og dokumentflyten. Blant annet kan samhandling på en generisk plattform som Microsoft 365 hjelpe et stykke på vei. Imidlertid er ikke denne type system spesiallaget for å håndtere de oppgaver som styret er satt til å håndtere. For dette finnes det det styreportaler, som er en digital løsning utviklet for å håndtere dokumenter og sentrale prosesser relatert til styrets arbeid, herunder stemmegivning og avholdelse av generalforsamlinger.

I dag finnes det en rekke styreportaler på markedet som sørge for å gjøre det overordnede styrearbeidet enklere, tryggere og mer oversiktlig. Det burde være like naturlig for et styre å benytte seg av en styreportal, som det er for en regnskapsfører å benytte seg av et regnskapssystem.

Aktuelle linker

Du kan lese mer om styreportal her.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to Top

Denne siden benytter seg av informasjonskapsler/cookies. Du kan fortsette å bruke siden som vanlig hvis du godtar dette. Les mer om vår håndtering av informasjonskapsler og personvern i vår personvernerklæring.