I forarbeidet til aksjeloven fremmer det at styrets plikt til å føre protokoll har sin forankring i at en styreprotokoll skaper notoritet over styrets vedtak. Det vil si at formålet med å føre protokoll er at man i etterkant skal kunne dokumentere når vedtakene er foretatt, hva vedtaket gikk ut på og hvem som foretok det. Dette har stor betydning dersom det på et senere tidspunkt blir reist spørsmål om vedtaket, for eksempel i en tvistesak. Protokollen vil være av betydning i saker om ansvar for styrets vedtak, ikke minst der styrebehandlingen skjer i mer uformelle former enn i styremøter, og der det bare er ett styremedlem.
Sentral lovgivning
Sentrale bestemmelser i aksjeloven i forbindelse med føring av styreprotokoll er blant annet:
- Aksjeloven § 1-6 (1) sier at dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte. Dokumentasjonen skal være i lesbar form og være tilgjengelig fra Norge
- Aksjeloven § 1-6 (2) sier at krav om skriftlige meldinger er ikke til hinder for bruk av elektroniske løsninger.
- Aksjeloven § 6-29 (1) sier at det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Den skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Det skal fremgå at saksbehandlingen oppfyller kravene i § 6-24 i forhold til om styret anses beslutningsdyktig.
- Aksjeloven § 6-29 (2) sier at dersom styrets beslutning ikke er enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.
- Aksjeloven § 6-29 (3) sier at protokollen skal signeres av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Har styret minst fem medlemmer, og er beslutning truffet i møte, kan styret velge to til å signere. I så fall skal kopi av protokollen sendes samtlige styremedlemmer med frist for merknader, som i tilfelle kan kreves inntatt i protokollen.
- Aksjeloven § 6-29 (4) sier at protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid.
- Aksjeloven § 16-10 (3) sier at ved oppløsing av et selskap skal selskapsdokumentasjon oppbevares i minst ti år etter regnskapsårets slutt.
Format og lagring
Det fremkommer av aksjeloven § 1-6 (1) at at dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven, slik som styreprotokoll, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte og være tilgjengelig fra Norge. Historisk har det vært krav til at styreprotokoll skulle skrives på papir, men i forbindelse med revidering av aksjeloven i 2017 ble det åpnet for at elektronisk dokumentasjon skal være sidestilt med papirdokumentasjon (jf aksjeloven § 1-6 (2)). Imidlertid er det fortsatt slik at protokollen skal være i lesbar form (jf. aksjeloven § 1-6 (1)), noe som utelukker bruk av lyd- og videoopptak som protokoll.
Det fremkommer av aksjelovens § 6-29 (4) at protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid. Imidlertid fremkommer det også i aksjeloven at det at ved oppløsning av selskap (jf. aksjeloven § 16-10 (3)), ved fusjon (jf. aksjelovens § 13-17 (3)) og ved fisjon (jf. aksjeloven § 14-8 (1)) så skal selskapsdokumentasjonen oppbevares i minst ti år etter regnskapsårets slutt. Det er å anta at det er sistnevnte reglene som gjelder.
Ansvar for føring
Det er styreleder, gjennom sin rolle som møteleder, som er ansvarlig for at det blir ført protokoll fra styrebehandlingen. Deltar ikke styreleder ligger ansvar hos den som blir valgt til å lede styrebehandlingen (jf. aksjeloven § 16-19 (3)).
I mindre selskaper er det ofte daglig leder eller styrets leder som skriver protokollen, mens i større selskaper er det ofte en egen person fra administrasjon (styresekretær) som har denne oppgaven. Større selskaper velger ofte å utarbeide en styreinstruks som blant annet beskriver hvordan man skal gå frem ved føring av protokoll.
Innhold i en styreprotokoll
Styreprotokollen skal inneholde en rekke opplysninger der minstekravet er sted, tidspunkt, hvem som deltok, behandlingsmåten og styrets beslutninger (jf. aksjeloven § 6-29 (1)). Det skal også fremkomme om styret var i posisjon til å fatte beslutning i henhold til aksjelovens § 6-24, det vil si at mer enn 50 % av styremedlemmene deltar i styrebehandlingen og at alle medlemmene har fått anledning til å delta. Videre skal det fremkomme av protokollen dersom et styremedlem var inhabil i en konkret sak, jf. aksjeloven § 6-27.
Der styret ikke er enstemmig i et vedtak skal det i protokollen fremkomme hvem som har stemt for og imot beslutningen. Styremedlemmer og daglig leder som ikke er enig i en beslutning har rett til å få ført sin oppfatning i protokollen (jf. aksjeloven § 6-29 (2)). Denne retten er viktig å benytte, for eksempel dersom det på et senere tidspunkt skulle oppstå en granskning eller erstatningssak.
Selv om det er en rekke forhold som skal med i en protokoll bare for å oppfylle lovens minimumskrav er det det full mulig for styrets flertall å bestemme at protokollen skal gjøres enda mer utfyllende. Dette kan for eksempel være informasjon om den prosess som har ledet til et vedtak.
Utover den rett et styremedlem og daglig leder har til å få protokollert uenighet i en beslutning åpner ikke loven for at det enkelte styremedlem eller daglig leder har noe rett til å kreve å få protokollført enkeltuttalelser, synspunkter e.l. Uenighet som gjelder om protokollen stemmer med de faktiske forhold (deltakere eller beslutning, etc.) vil styremedlemmene kunne kreve å få med i protokollen, eventuelt som en merknad. Vanligvis blir nok slike tilfeller løst ved at protokollutkastet blir endret til en felles versjon som alle kan enes om før signering.
Frist
Loven setter ingen frist for når en styreprotokoll skal være ferdigstilt, men da man gjerne glemmer detaljer etter hvert som tiden går, bør en protokoll være ferdigstilt relativ kort tid etter at møtet er avholdt. En hurtig ferdigstillelse av protokollen er også å anbefale sett opp mot lovens intensjon, nemlig å få notoritet over styrets vedtak. Det vil fort kunne oppstå uenighet rundt formulering av et konkret vedtak dersom det oppstår en kritisk hendelse før protokollen er signert. Med mindre det er kort tid til neste styremøte bør protokollen signeres før den tid.
Signering
Det er kun styremedlemmer som har deltatt i styrebehandling som er pliktig å signere styreprotokollen (jf. aksjeloven § 6-29 (3)). Det vil si at loven ikke legger opp til at daglig leder, eller styremedlemmer som ikke var til stede under styrebehandlingen, skal signere protokollen. Imidlertid er vår erfaring at mange styrer praktiserer at styremedlemmer som ikke har vært tilstede under saksbehandlingen oppfordres til å signere at protokollen er lest. Dette for å få dokumentert at hele styret er kjent med de vedtak som er fattet. En slik praksis er å anbefale, selv om det ikke foreligger formelle krav.
Når det gjelder selve signeringen ble elektronisk signatur sidestilt med signering på papir fra juli 2017. Det vil si at signering av protokoll kan skje ved bruk av BankID, eller andre elektroniske løsninger som anses betryggende. For eksempel vil styrer som benytter en digital plattform kunne signere protokollen ved bruk av sin smarttelefon kort tid etter at møtet er avholdt. Digital signering reduserer således en god del av de praktiske utfordringer som man tidligere hadde når det måtte innhentes underskrift på papir.
Innsyn
Selv om det føres protokoll for å skape notoritet, er styreprotokollen i utgangspunktet et internt dokument for styret. Den enkelte aksjonær har derfor ingen innsynsrett i protokollen eller rett til å få opplyst om hva som er protokollert utover det som følger av ledelsens opplysningsplikt på generalforsamlingen i henhold til aksjelovens § 5-15. I tillegg har granskere rett til innsyn i henhold til aksjelovens § 5-27. For selskaper som har revisor er det også en opplysningsplikt etter revisorlovens § 5-2.
