Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Innkalling til styremøte

I følge aksjeloven har styrets leder et særskilt ansvar for at aktuelle saker som hører inn under styret blir behandlet. Imidlertid har både styremedlemmer og daglig leder ansvar for at det kalles inn til styremøte når det føles påkrevd.

Større selskaper velger ofte å utarbeide en instruks som beskriver hvordan selskapet skal gå frem ved innkalling til styremøte. Imidlertid sier aksjeloven at det kun er krav til styreinstruks i de selskaper som har valgt inn ansatterepresentant i styret.

 

Sentral lovgivning

Paragrafer i aksjeloven som er relevant i forhold til innkalling til styremøte er blant annet:

  • Aksjeloven § 6-19 (1) sier at styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte.
  • Aksjeloven § 6-19 (2) sier at styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve møtebehandling.
  • Aksjeloven § 6-19 (4) sier at daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg, med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak.
  • Aksjeloven § 6-20 (1) sier at styrelederen skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret.
  • Aksjeloven § 6-20 (2) sier at styremedlemmene og daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte saker.
  • Aksjeloven § 6-21 (1) sier at daglig leder forbereder saker som skal behandles av styret i samråd med styrets leder.
  • Aksjeloven § 6 21 (2) sier at en sak skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.
  • Aksjeloven § 6-22 sier at styrebehandling varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist.
  • Aksjeloven § 6-23 (1) sier at i selskaper hvor de ansatte har representasjon i styret, skal styret fastsette en styreinstruks som gir nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling.
  • Aksjeloven § 6-23 (2) sier at instruksen blant annet skal inneholde regler om hvilke saker som skal styrebehandles og daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. Instruksen skal også inneholde regler for innkalling og møtebehandling.
  • Aksjeloven § 6-24 (3) sier at har noen styremedlemmer forfall og det finnes varamedlem, skal varamedlemmet innkalles.

 

Mottakere

Innkalling skal sendes til samtlige styremedlemmer og eventuelt andre som skal delta. Har noen styremedlemmer meldt forfall og det finnes varamedlem, skal varamedlemmet innkalles (jf. aksjeloven § 6-24 (3)). Også daglig leder skal innkalles da han/hun har rett og plikt til å delta i styrets behandling (jf. § aksjeloven § 6-19 (4)).

For de selskaper som har varamedlemmer er det ulik praksis på om varamedlemmer alltid skal få tilsendt kopi av innkallingen, eller kun i forbindelse med møter der de er forventet å delta. I noen styrer argumenterer man for at det er en fordel at varamedlemmer får muligheten til å sette seg inn i materialet forløpende, slik at de er godt forberedt den dagen de må stille i møte, kanskje på kort varsel. I andre styrer legge man større vekt på at det er unødvendig å sende materiale til personer som sannsynligvis ikke skal delta på saksbehandlingen og derfor lett kan få et skjevt bilde av enkeltsaker, og at det er en fordel å begrense utsendingen av sensitivt materiale på generelt grunnlag.

 

Innhold

I følge aksjeloven § 6-21 (1) skal daglig leder forberede saker som skal behandles av styret i samråd med styrets leder. I denne fasen bør det blant annet bli foretatt en gjennomgang av oppfølgingssaker fra tidligere styremøter.

En innkalling bør inneholde en agenda som har en tydelig angivelse av hvilke saker som skal behandles. Sakene bør ha en tydelig angivelse av kategori, for eksempel om det er en beslutningssak, orienteringssak eller diskusjonssak. Som en del av innkallingen bør det følge underlagsmateriale som i forsvarlig utstrekning gjør det mulig for deltakerne å på forhånd sette seg inn i de saker som er til behandling (jf. aksjeloven § 6-21 (2)).

Innkallingen må naturligvis angi tid og sted for møtet, men det kan også med fordel angis hvor mye tid som må påregnes avsatt til hele møtet. Noen synes også det er fornuftig å lage en tidsplan for de enkelte agendapunktene. Dette kan være ekstra nyttig i tilfeller der styret erfaringsmessig bruker uforholdsmessig mye tid på bakoverskuende agendapunkter (rapportering, etc.) og dermed lett får for lite tid til viktige fremadskuende agendapunkter (strategiarbeid, etc.). Rekkefølgen på agendapunktene kan også være viktig for å bidra til tidsstyringen. Uansett er det viktig at det blir satt av nok tid slik at styret får tid til en god og fruktbar diskusjon.

 

Innkallingsfrist

Normalt sendes innkalling til styremøte i tråd med det som er nedfelt i en årsplan eller når daglig leder og styrets leder er enig om at konkrete saker skal styrebehandles. Innkallingen bør sendes i god tid (gjerne en uke) før styrebehandlingen slik at det enkelte styremedlem får tilstrekkelig tid til å forberede seg til de saker som er til behandling. Dersom det dukker opp viktige saker som krever hurtig behandling, er det ingen konkret minimumsfrist ut over det noe vage uttrykket “nødvendig frist”, jf. aksjelovens § 6-22.

 

Bruk styreplattform

De fleste selskaper sender i dag innkalling til styremøte per brevpost eller via e-post. Sistnevnte løsning anbefaler vi ikke for innkallinger som inneholder større mengder bilag eller sensitiv informasjon. For det første vil en rekke vedlegg i en e-post fort bli uoversiktlig. For det andre er det lett for at e-post kommer på avveie særlig i tilfeller der e-posten sendes til en rekke mottakere med stor variasjon av e-posttjenere og klienter, med tilhørende varierende sikkerhetsregimer.

For å kunne håndtere større mengde dokumentasjon på en sikker måte anbefaler vi anskaffelse av en digital styreplattform (for eksempel orgbrain.ai) som gir sikker lagring og oversiktlig tilgang til styredokumentene uansett hvor en befinner seg. Det å få elektronisk beskjed via SMS og/eller e-post om at styredokumenter er lagt ut i styreplattformen gjør det enkelt å forberede seg. En styreportal vil også gjøre det enklere for både nye og nåværende styremedlemmer å sette seg inn i historiske forhold.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to Top

Denne siden benytter seg av informasjonskapsler (cookies. Du kan fortsette å bruke siden som vanlig hvis du godtar dette. Les mer om vår håndtering av informasjonskapsler og personvern i vår personvernerklæring