Mye av det som gjør godt styrearbeid mulig, skjer mellom styremøtene. Noen må holde oversikt over årsplanen, koordinere agendaen, sørge for at styret får et godt beslutningsgrunnlag, dokumentere beslutningene og følge opp det styret har vedtatt. Hvis det er uklart hvem som har ansvaret, blir det vanskeligere å forberede møtene godt, dokumentere beslutningene og følge opp vedtakene.
Personen som gjør dette, kan kalles styresekretær eller styrekoordinator, men kan også ha en helt annen tittel. Tittelen varierer, men oppgavene må løses uansett.
I denne artikkelen ser vi på hvem som ivaretar styresekretærfunksjonen, hva den består av, hva loven sier om ansvaret og hva styret bør avklare når funksjonen ligger hos noen i ledelsen. Konkrete huskelister finner du i Sjekkliste for styresekretærer og styrekoordinatorer, og hvordan rollen kan formaliseres, finner du i Instruks for styresekretær og styrekoordinator.
Styresekretær er ikke nødvendigvis en stilling
I mindre virksomheter ligger oppgavene gjerne hos daglig leder, styreleder eller økonomiansvarlig. I større virksomheter kan det være en egen styresekretær, en styrekoordinator eller et team som arbeider med styret og komiteene. Oppgavene kan også være fordelt mellom flere personer.
I mange virksomheter er det CFO, juridisk direktør eller en annen i ledelsen som har ansvaret. De har ikke styresekretær som tittel og ville neppe beskrevet seg selv som sekretær. Likevel kan de ha ansvar for å planlegge styrearbeidet, sørge for at sakene er forberedt, føre protokollen og følge opp vedtakene.
Derfor bruker vi i denne artikkelen begrepet styresekretærfunksjonen. Det avgjørende er ikke tittelen, men hvem som har ansvaret for at arbeidet rundt styret blir planlagt, dokumentert og fulgt opp.
Styresekretær eller styrekoordinator?
Begrepene brukes ofte om hverandre, og ingen av dem er definert i aksjeloven. Det finnes derfor ingen fasit på hva som ligger i hver rolle.
En nyttig måte å skille dem på er å se styresekretæren som den operative rollen rundt møtene. Det handler om innkalling, saksdokumenter, protokoll, signering, arkivering og oppfølging av vedtak. Styrekoordinatoren har gjerne et bredere ansvar for planleggingen gjennom året, informasjonsflyten mellom styret og ledelsen, etterlevelse av frister og krav og utviklingen av styreprosessene.
I praksis glir rollene over i hverandre. Mange som kaller seg styresekretær, gjør også koordinatorens oppgaver, og i mindre virksomheter ligger begge hos samme person. Det viktigste er ikke hva rollen heter, men at oppgavene er fordelt og at alle vet hvem som har ansvaret.
Hva gjør styresekretærfunksjonen?
Oppgavene følger styrets arbeidsprosess, fra planleggingen før møtet til oppfølgingen etterpå. Her er hovedlinjene. Den fullstendige oversikten finner du i sjekklisten.
Før styremøtet
Styrelederen skal sørge for at aktuelle saker blir behandlet (aksjeloven § 6-20), og daglig leder skal forberede sakene i samråd med styrelederen (§ 6-21). Styresekretæren kan bistå med å holde oversikten, blant annet gjennom en møteplan og en årsplan som viser når faste saker som årsregnskap, budsjett, strategi og risikovurderinger skal behandles.
Før hvert møte skal agendaen settes opp og sakene forberedes. Styrebehandlingen skal varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist (§ 6-22). Styresekretæren sørger ofte for at saksdokumentene er komplette, at beslutningssaker har forslag til vedtak og at dokumentene kommer frem i god tid.
Mer om dette finner du i Innkalling til styremøte: Krav til frist, innhold og mottakere.
Under styremøtet
Styrelederen leder møtet. Styresekretæren støtter gjennomføringen, holder oversikt over sakene og tiden og noterer det som skal inn i protokollen. Det gjelder særlig hvilke beslutninger som ble truffet, hvem som deltok, om noen var inhabile og om noen hadde en annen oppfatning enn flertallet.
Se også Behandling av styresaker: Slik treffer styret gyldige beslutninger.
Etter styremøtet
Protokollen skal utarbeides, gjennomgås og signeres av styremedlemmene som har deltatt, og deretter arkiveres. Vedtak og aksjonspunkter må følges opp, og status bør rapporteres tilbake til styret.
Les mer i Styreprotokoll eller referat: Krav til innhold, signering og forskjellen.
Gjennom året
Gjennom året kan styresekretærfunksjonen også omfatte generalforsamlingen, frister og lovpålagte forpliktelser, onboarding av nye styremedlemmer, styreevaluering og kompetanseutvikling. Rollen kan også omfatte arbeid med å utvikle og forbedre styreprosessene.
Se Styrets årshjul, Onboarding av nye styremedlemmer og Styreevaluering.
Hva sier loven, og hvem har ansvaret?
Aksjeloven regulerer ikke styresekretærrollen. Den er en praktisk ordning, ikke et lovpålagt verv.
Ansvaret for styrets arbeid ligger hos styret, også når andre tilrettelegger. Det er styret som skal føre protokoll (§ 6-29), selv om det er styresekretæren som skriver den. Det er styrelederen som skal sørge for at saker blir behandlet, og daglig leder som skal forberede dem. Styresekretæren kan gjøre mye av arbeidet, men overtar ikke ansvaret.
Styresekretæren deltar i styremøtet fordi styret har bestemt det, ikke fordi vedkommende har en egen rett til å være til stede. Også daglig leders deltakelse kan begrenses. Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker, men styret kan bestemme noe annet i den enkelte saken (§ 6-19).
Styresekretæren får ofte tilgang til konfidensiell informasjon. Hva som gjelder for taushetsplikt og tilgang til dokumenter, bør derfor beskrives tydelig, særlig når styresekretæren ikke er ansatt i selskapet. I børsnoterte selskaper gjelder i tillegg egne regler for håndtering av innsideinformasjon.
Rollen kan beskrives i styreinstruksen. I selskaper der de ansatte er representert i styret, skal styret fastsette en styreinstruks (§ 6-23). Andre selskaper kan også ha det.
Når styresekretærfunksjonen ligger i ledelsen
Når CFO, juridisk direktør eller en annen i ledelsen ivaretar styresekretærfunksjonen, kombinerer vedkommende en rolle i administrasjonen med oppgaven å tilrettelegge for styrets arbeid. Det fungerer godt i mange virksomheter. Personen kjenner selskapet, har tilgang til informasjonen styret trenger og kan sørge for god sammenheng mellom styret og ledelsen.
Samtidig kan rollen skape noen praktiske spørsmål om arbeidsdeling. En CFO rapporterer normalt til daglig leder, mens styresekretærfunksjonen kan innebære direkte bistand til styreleder og styret. Styreleder kan for eksempel ha behov for hjelp til å innhente informasjon, forberede en sak eller følge opp et spørsmål fra styret. Det bør derfor være avklart hvordan slike oppgaver håndteres, og hvilken kontakt styreleder kan ha direkte med den som ivaretar styresekretærfunksjonen.
Dette blir særlig viktig når styrets og administrasjonens behov ikke er sammenfallende. Styret kan ønske ytterligere informasjon eller analyser, eller styreleder kan ønske en sak behandlet som administrasjonen ikke selv har tatt initiativ til. I slike situasjoner bør det være tydelig hvordan styresekretæren skal forholde seg til styreleder, daglig leder og resten av administrasjonen.
Enkelte saker krever i tillegg at tilgangen til informasjon begrenses. Det gjelder særlig saker styret behandler uten administrasjonen til stede, for eksempel evaluering av daglig leder, fastsettelse av lønn og betingelser, en varslingssak eller en mulig endring i ledelsen.
Da oppstår noen praktiske spørsmål. Hvem bistår styret i saker som ikke skal deles med administrasjonen? Hvem skal ha tilgang til dokumentene? Hvordan håndteres protokollen? Og hvordan organiseres funksjonen dersom saken gjelder daglig leder, andre i ledelsen eller den som selv ivaretar styresekretærfunksjonen?
Loven gir ikke ett svar. Den krever at styret fører protokoll, men sier ikke hvem som skal skrive den. Noen styrer lar styrelederen eller et annet styremedlem føre protokollen i slike saker. Andre bruker ekstern bistand. Det viktigste er at styret på forhånd har avklart hvordan slike saker skal håndteres.
Det samme gjelder tilgangen til informasjon. Dokumenter i slike saker bør bare være tilgjengelige for dem som skal delta i behandlingen. Er styredokumentene lagret i en felles mappe eller sendt på e-post til en fast distribusjonsliste, kan det være vanskelig å sikre.
En rolle i utvikling
Styresekretærfunksjonen har tradisjonelt vært forbundet med innkalling, protokoll og arkivering. I mange virksomheter er den i dag langt bredere.
Den som ivaretar funksjonen, trenger oversikt over virksomheten, forståelse for forretningen og grunnleggende kunnskap om selskapsrett og styrets ansvar. Evnen til å skrive presist er viktig, særlig i protokoller. Det samme er vurderingsevne og diskresjon, fordi styresekretæren ofte har tilgang til informasjon som få andre i virksomheten ser.
I Storbritannia het fagorganisasjonen for profesjonen tidligere Institute of Chartered Secretaries and Administrators. I dag heter den The Chartered Governance Institute og bruker betegnelsen "governance professionals". Organisasjonen begrunnet navneendringen med at profesjonen hadde utviklet seg, og at medlemmene i økende grad arbeidet i bredere roller innen governance.
Instituttet publiserte i juli 2026 en undersøkelse blant 971 governance professionals. 65 prosent opplever at funksjonens innflytelse øker, og 66 prosent mener at arbeidet med kvaliteten på styrets beslutningsgrunnlag blir viktigere. Samtidig oppgir 74 prosent at arbeidsmengden har økt det siste året, og 42 prosent sier at funksjonen ikke har tilstrekkelige ressurser.
Undersøkelsen sier ikke nødvendigvis noe om norske forhold, men gir et internasjonalt perspektiv på hvordan funksjonen utvikler seg.
Digitale verktøy og AI
Når styresekretærfunksjonen omfatter mange oppgaver gjennom året, har arbeidsprosessene og verktøyene stor betydning. Innkalling, saksdokumenter, protokoller, signering og oppfølging kan håndteres i ulike systemer, eller samles i en styreportal.
E-post, delte mapper og regneark kan brukes til deler av dette arbeidet, men når informasjonen er fordelt på flere steder, kan det bli mer krevende å holde oversikt og styre hvem som har tilgang til hva. En styreportal med god tilgangsstyring kan gjøre det mulig å skjerme enkelte saker for administrasjonen. Det er særlig relevant når styresekretærfunksjonen ligger hos noen i ledelsen.
AI kan brukes til blant annet protokollutkast, oppsummeringer og oppfølging av aksjonspunkter. Ansvaret for innholdet ligger likevel hos dem som bruker verktøyene, og til syvende og sist hos styret. Vurder derfor hvilke AI-funksjoner som passer for styrearbeidet, og hvor informasjonen behandles.
Hva du bør se etter når du vurderer en styreportal, har vi beskrevet i Valg av styreportal: En praktisk veileder.
Formaliser ansvar og arbeidsdeling
Jo flere som er involvert i styrearbeidet, desto viktigere er det at ansvaret er tydelig. En instruks for styresekretæren eller styrekoordinatoren kan beskrive oppgavene, arbeidsdelingen mellom styreleder, daglig leder og den som ivaretar styresekretærfunksjonen, hvem som kan be om bistand, hvilken tilgang til informasjon rollen gir og hva som gjelder for konfidensialitet.
Ligger funksjonen hos noen i ledelsen, bør instruksen også beskrive hvordan saker som ikke skal deles med administrasjonen, håndteres. Det gjelder både tilgangen til dokumenter og hvem som fører protokollen.
En mal og en nærmere gjennomgang finner du i Instruks for styresekretær og styrekoordinator: Med gratis mal.
Kort oppsummert
Styresekretærfunksjonen handler om ansvar, ikke tittel. I mange virksomheter er det CFO, juridisk direktør, daglig leder eller styreleder som gjør jobben, uten å kalle seg styresekretær.
Ansvaret for styrets arbeid ligger hos styret, mens styresekretærfunksjonen bidrar til at møtene blir forberedt, beslutningene dokumentert og vedtakene fulgt opp.
Ligger funksjonen hos noen i ledelsen, bør arbeidsdelingen mellom styreleder, daglig leder og den som ivaretar styresekretærfunksjonen være avklart. Det samme gjelder hvordan saker som ikke skal deles med administrasjonen, håndteres. En instruks kan brukes til å beskrive denne arbeidsdelingen.
Første gang publisert 14. mai i 2020.
