Styrets årshjul – slik øker du verdien på styrets arbeid og overholder juridiske forpliktelser!

Ad hoc-saker stjeler lett fokus i styret. Et godt årshjul gir retning, forutsigbarhet og kontroll. Med en tydelig plan sikrer du at både lovpålagte og strategiske saker blir behandlet til riktig tid, og at styret bruker møtene på det som skaper mest verdi.

Sammendrag

• Årshjul er ikke lovpålagt, men gir bedre prioritering og etterlevelse
• Planen skal dekke både lovkrav, kontroll og strategiske temaer
• Vedta planen ved årsslutt eller første møte i nytt år, og juster ved behov
• Et konkret møteoppsett gjennom året øker kvaliteten og forenkler forberedelser

Innledning

De siste årene har ansvaret i styre og administrasjon økt, drevet av digitalisering, endringer i personvernregler, sterkere fokus på ESG, samt økt oppmerksomhet rundt IT-sikkerhet og styreansvar. Resultatet er at flere saker konkurrerer om plassen på styrets agenda.

Styret er ikke lovpålagt å ha en årsplan. Aksjeloven har ingen bestemmelser om dette. Om dere skal ha en slik plan, avgjøres av styrets flertall.

For å arbeide effektivt bør styret likevel ha en langsiktig plan for selskapet og tydelige forventninger til nøkkelpersoner, inkludert styremedlemmene. Denne veilederen er skrevet for styremedlemmer, daglig leder og styresekretærer, samt for alle som ønsker innblikk i eller forbereder seg på slike roller. Målet er å gi et praktisk rammeverk for et årshjul og en årsplan som sikrer riktig prioritering, god forberedelse og jevn oppfølging av både lovkrav og strategiske mål. Veilederen viser hva som bør inn, når det bør behandles, hvem som bør involveres, og hvordan dere kan holde planen fleksibel uten å miste retning.

Prioriter verdiskapende aktiviteter

Når styret evaluerer arbeidet fra året som har gått, vil de sannsynligvis oppdage at agendaen i stor grad har vært preget av ad hoc-saker eller tilbakeskuende oppgaver, som for eksempel rapportering om drift og regnskap. Mens styrets kontrollansvar da er godt dekket, er det viktig å skape en balanse med tiden som brukes på verdiskapende aktiviteter. I noen virksomheter er det helt avgjørende at styret har et slikt perspektiv og evner å sette retning og prioritere for en administrasjon som ofte har for mye fokus på daglige, operasjonelle oppgaver og hendelser.

Fordeler ved en årsplanlegging

For å sikre at de viktige og riktige sakene kommer på agendaen, bør styret ha en plan som strekker seg utover det neste styremøtet. Denne planen bør inkludere både lovpålagte og strategisk viktige saker for selskapet. Dette kan gjøres ved å sette opp en årsplan, som visuelt kan fremstilles i et årshjul, slik at både styret og administrasjonen vet hva de må forberede seg på.

Fordelen med en årsplan er blant annet følgende:

• Den tvinger styret til å planlegge og beslutte hvilke saker som er viktige, og sikrer at disse blir satt på agendaen. I tillegg sikrer den at alle lovpålagte elementer blir dekket.
• Den gir et mer realistisk bilde av hva styret kan rekke å ta tak i løpet av et år, med et gitt antall møter.
• Den bidrar til å etablere en felles aksept og forståelse blant styremedlemmene for hva som skal prioriteres og hvorfor.
• Den gir administrasjonen bedre tid til å forberede sakene som skal behandles.
• Den bidrar til å tydeliggjøre forventninger og arbeidsfordelingen mellom styret og administrasjonen.
• Den gir både styremedlemmer og administrasjonen mulighet til å planlegge sine bidrag, gjøre nødvendig research og sikre at de kan tilføre verdifulle perspektiver i hvert møte.
• Den hjelper med å identifisere om styret og administrasjonen har tilstrekkelig kompetanse til å håndtere de viktigste utfordringene for virksomheten, eller om det er hensiktsmessig å søke ekstern støtte for deler av arbeidet.

Planlegging av årsplan

Noen lager en plan som strekker seg 12 måneder frem i tid fra den ordinære generalforsamlingen. Det er imidlertid enda vanligere å utarbeide årsplanen ved slutten av kalenderåret, i forbindelse med godkjenning av strategi og budsjett for det kommende året. Det er vanlig å legge frem forslaget for diskusjon og beslutning på det siste styremøtet i kalenderåret for å sikre at sakene blir prioritert i riktig rekkefølge og at styremedlemmene kan sette av konkrete datoer i sine kalendere. Et alternativ er å gjøre dette på det første styremøtet i det nye året.

Det er ofte styreleder som, i samarbeid med daglig leder, utarbeider forslaget til årsplan.

Hva bør med i en årsplan?

Det første steget i utformingen av en årsplan er å identifisere de viktigste oppgavene som styret skal håndtere gjennom året, og deretter bli enige om disse. Hvilke oppgaver som er viktigst, vil variere fra selskap til selskap, avhengig av blant annet størrelse, ambisjonsnivå og bransje. Hvis det har blitt gjennomført en styreevaluering i løpet av høsten, vil svarene på hva styret trenger å fokusere på det kommende året, være klare. Mange gjennomfører også evalueringen ved årsskiftet for å presentere resultatene på det første styremøtet.

Basert på mange års samlet styreerfaring, foreslår Orgbrain følgende som et godt generelt utgangspunkt for et styre som planlegger seks møter i løpet av året:

Styremøte 1 (Februar)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Gjennomgang av foreløpig årsregnskap
• Presentere/diskutere evaluering av styrets arbeid
• Presentere/diskutere evaluering av daglig leder
  
  

Styremøte 2 (April)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Møte med revisor
• Godkjenning av fjorårets bonus
• Godkjenning av styrets årsberetning
• Godkjenning av fjorårets regnskap
• Innkalling til ordinær generalforsamling
  
  

Styremøte 3 (Mai)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Status på organisasjon og kompetanse
• Periodisk gjennomgang av forsikringer
• Gjennomgang av pensjonsordninger
• Periodisk gjennomgang av ansettelsesavtaler
• Risikostyring og internkontroll, som inkluderer GDPR, IT-sikkerhet, HMS, åpenhetsloven, Corporate Governance og Codes of Conduct
  
  

Styremøte 4 (August)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Oppstart av strategiprosess
• Oppstart av budsjettprosess for kommende periode
  
  

Styremøte 5 (Oktober)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Strategiworkshop
• Styrets arbeid med ESG/Bærekraft/Åpenhetsloven
  
  

Styremøte 6 (Desember)

Ordinær styreagenda:

• Godkjenning av innkalling
• Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
• Orientering fra daglig leder om drift og økonomi
• Fremdrift på strategiske tiltak

Spesielt for dette møtet:

• Godkjenning av selskapets strategi
• Godkjenning av budsjett
• Godkjenne bonusmodell for neste år
• Fastsettelse av årsplan for styrets arbeid for det kommende året 
  
  

Hold planen fleksibel

Selv om en årsplan er nyttig, skal den fungere som et hjelpemiddel, ikke en tvangstrøye. Planen bør derfor være fleksibel, slik at nye oppgaver kan legges til om nødvendig. Dette er spesielt viktig for hastesaker som kan dukke opp uforutsett. En fleksibel plan gjør det også mulig å omprioritere dersom det er nødvendig av ulike grunner. En årsplan er et dynamisk arbeidsverktøy som skal justeres ved nye behov eller hendelser.

Verktøy for årsplanlegging

Det finnes flere leverandører som tilbyr verktøy som kan hjelpe styret med å utarbeide en årsplan. Slike verktøy bidrar til å få satt de viktigste sakene på agendaen og sparer tid i planleggingsfasen.

Orgbrains styreportal har for eksempel en funksjon for årsplanlegging som støtter både styret og administrasjonen. Dette verktøyet tar hensyn til hvor aktivt styret ønsker å være, og inneholder kunstig intelligens som foreslår konkrete saker og tidspunkter basert på antall planlagte møter. Verktøyet sikrer at årsplanen inkluderer både nødvendige lovpålagte oppgaver og verdiskapende aktiviteter, spredt utover året. I tillegg kan verktøyet generere forslag til årsplan basert på styremøter som har funnet sted de siste 12 månedene..

Veien videre

Enten du har rollen som styreleder, daglig leder, styresekretær eller styremedlem, kan det være nyttig å sørge for at virksomheten utarbeider en årsplan for arbeidet sitt. Ta initiativ til en konstruktiv dialog med styremedlemmene og administrasjonen. Diskuter hvordan dere skal håndtere styrearbeidet i den kommende perioden.

I denne prosessen er det sentralt å ha fokus på det som er til det beste for både selskapet og eierne. Dette innebærer å prioritere strategiske mål og nødvendige tiltak som bidrar til selskapets vekst og bærekraft.

Du bør ikke undervurdere betydningen av en godt utarbeidet årsplan. Den vil ikke bare bidra til å forbedre selskapets styring og effektivitet, men også sikre at alle viktige aspekter av virksomheten blir ivaretatt på en systematisk måte. Begynn å planlegge styrets årsplan nå for å legge et solid grunnlag for verdiskapende styrearbeid.