Tundra Drone – født digital fra aller første styremøte

Teams, Word og OneDrive er i seg selv gode verktøy, men ikke for styrearbeid

Tundra Drone sin visjon er å gi superkrefter til dronepiloten

Tundra Drone har vært kunde av Orgbrain siden januar 2021. Selskapet er grunnlagt av de to sambygdingene Tim Valio og Tor Erik Somby, som bor på den arktiske tundraen i Kautokeino. Tundraen ligger over polarsirkelen i Nord-Norge, og er kjent for tøffe værforhold. Tundra Drones misjon er å jobbe sammen med verdens dronepiloter – for å lytte, samhandle og lære mer om deres behov – og lage droneutstyr som gir dronepiloten superkrefter.

Det er to ting markedet ikke har klart å løse, og det er stor lysstyrke som kan slås av og på av droneoperatøren, og som beveger seg etter kameraet.

Tundra Drone har brukt utallige timer på å prototype, teste og prøve å forstå hvordan de kan lage best mulig dronebelysning for dronepiloten. Denne innsikten ble brukt til å lage “Automoving Light” enheten som gjør det mulig å utføre droneoperasjoner i mørket med droner som bl.a. DJI Mavic 2.

Værforholdene i den arktiske tundraen definerer hva Tundra Drone kan gjøre, og når de kan gjøre det. 

Tundra Drone mener at når de designer og tester dronebelysning som fungerer på tundraen, så kan den fungere overalt ellers i verden. De har allerede skapt et grunnlag for suksess, og er på god vei til skape nye dronemuligheter for oss alle.

Om Knut Eirik Gustavsen, styreleder i Tundra Drone

Knut Eirik Gustavsen er opprinnelig fra Kirkenes, og ble hektet på utvikling og programvare. Han endte opp sammen med seriegrunderen Knut Johansen i inkubatormiljøet i Halden, der de sammen startet eSmart Systems. 

På reisen har han oppholdt seg flere år i utlandet. USA, Sverige, Sør-Korea, og tilbake i USA med eSmart, hvor han var sjef for ekspansjon og jobbet mye mot det internasjonale markedet. I november skiftet Knut Eirik beite til Cognite, og hvor han nå har ansvaret for forretningsutvikling mot kraftmarkedet. Knut Eirik brenner for å ta norsk teknologi ut i verden. 

Alt han gjør er internasjonalt. Derfor ville han veldig gjerne hjelpe Tundra Drone å nå ut i verden fra Kautokeino, og ble med i selskapet som styreleder i januar 2021. Mentalt er det enda lenger ut i verden fra Nord-Norge enn det er fra Sør-Norge, og da kan det være godt å ha med en nordnorsk søring på laget. 

Hvorfor skal ikke en bedrift fra Kautokeino kunne lykkes internasjonalt? Nå skal vi over fra olje til annen teknologi, og da er det nye lodd, og nye sjanser.

Hvordan kunne jeg best mulig avlaste daglig leder, og ikke legge nye byrder på hans skuldre?

Knut Eirik Gustavsen forteller. Da jeg kom inn som styreleder i et helt nyetablert styre i selskapet i januar 2021, begynte vi med blanke ark. Vi hadde ingen forhistorie, og vi var født digitale. Av erfaring så vet jeg at veldig mye arbeid faller på daglig leder. Han er som en blekksprut, og må gjøre alt mulig. Jeg tenkte på hvordan jeg best kunne avlaste han, slik at han kunne drive med verdiskapende arbeid. Hvordan kunne jeg ta vekk byrder fra skuldrene hans? Og jeg måtte for all del unngå å legge til unødvendige nye byrder. Så jeg sa til daglig leder at nå skulle han fokusere på å bygge bedriften. Så skulle jeg hjelpe til med styreadministrasjon, emisjoner, strategiarbeid og sørge for det legale. Samtidig fikk jeg et tips fra en annen i styret, Stein Tore Gustavsen, om Orgbrain. Han sa et dette her burde jeg se på. Og det gjorde jeg. Jeg så jo ganske snart at dette var en smart løsning som virkelig ville hjelpe meg å avlaste daglig leder.

Orgbrain ga meg en mulighet til å få i gang veldig gode rutiner fra dag én. Samtidig tenkte jeg at det var et glimrende verktøy som ville hjelpe meg å bli et enda bedre bindeledd mellom administrasjonen og eierne. Dette ville gjøre det lettere å holde dem skikkelig informert.

Vi hadde en ambisjon om å ha mange styremøter i løpet av året, cirka ett til to styremøter hver måned, og jeg tenkte jo på alle dokumentene jeg skulle produsere. Men da jeg åpnet opp Orgbrain forsto jeg raskt at jeg hadde fått meg en ekstra hjelper. Med Orgbrain kunne jeg digitalisere og automatisere fra første styremøte. Dette var løsningen med stor L. Nå fikk vi frigjort tid til det som var viktig på styremøtene.

“Orgbrain ga meg en mulighet til å få i gang veldig gode rutiner fra dag én.”
Vi legger alt inn i Orgbrain. Vi hadde nylig en strategisamling, og da la vi alt fra den samlingen inn i Orgbrain, slik at vi får en råd tråd i alt vi gjør, det være seg selve møtene, eierinformasjon, generalforsamling, ekstraordinære generalforsamlinger, strategidokumentasjon, med mer. Alt som er viktig for ledelse og styret går inn i Orgbrain. Men det er klart, verktøyet er aldri bedre enn de som bruker det. du må investere litt tid i løsningen i begynnelsen helt til du mestrer den. Det er ikke noe magi, og ingenting kommer gratis. Det handler om målrettet arbeid.

Det hele er svært effektivt, og vi
unngår et digitalt kaos med løse dokumenter som flyter rundt.

Det tok nok bare 3 måneder fra vi møttes til vi startet med Orgbrain. Vi er “born digital”, og Orgbrain er i så måte det perfekte verktøyet for oss. Med det kan du digitalisere alt. Jeg har automatisert innkallinger og protokollskrivingen. Alt blir dokumentert, og alle dokumentene ligger på én plass, der alle i styret finner alt. Det hele er svært effektivt, og vi unngår et digitalt kaos med løse dokumenter som flyter rundt.

Det folk glemmer, er at det finnes verktøy for alt, men du må velge riktig verktøy til den jobben du skal utføre. Teams, Word og OneDrive er i seg selv gode verktøy, men ikke for styrearbeid. Orgbrain har jo spesialisert seg på den rollen og de oppgavene som et styre skal løse. Planlegging og gjennomføring av styremøter og generalforsamlinger, der alt sammen er linket opp mot lover og regler. Hvor alt kommer i en fiks ferdig pakke. Man må bare lære seg å bruke verktøyet. Styrearbeid er et eget fag, noe som folk helt glemmer. Der finnes naturligvis massevis av programvare man kan bruke på alt mulig, og du kan sikkert snekre sammen dine egne løsninger, men jeg skulle like å se den styrelederen som skulle ta over det “sirkuset” som noen hadde bygget opp manuelt. Da er det bedre å få en fiks ferdig pakke i fanget, “her, ta over”.

Vi er med på mange av de webinarene som Orgbrain kjører. Det gjør at vi lærer utrolig mye, som vi igjen tar i bruk i styret. Man må hele tiden være villig til å lære.

Jeg tror vi bruker absolutt alle modulene i Orgbrain, inkludert gjennomføring av full digital generalforsamling. Vi har kjørt ekstraordinære generalforsamlinger digitalt, som har vært ganske komplekse, med konvertible lån, insentivordninger, evaluering av styreleder, registrering av eiere, eiere med fullmakt, strategidokumentasjon, videokonferanse, osv. Jeg vet ikke om noen moduler i Orgbrain som vi ikke bruker. Det fine var at vi hele tiden hadde god hjelp med gjennomføringen fra Orgbrain. Det var en ekstra trygghet.

Og noe av det beste er at alle styremedlemmene fra “gammel” til “ung” er mer eller mindre like komfortable med løsningen. Litt opplæring i begynnelsen på det basale, og så var alle i gang. Det er klart at det har hjulpet på at vi er et par i styret som er mer enn gjennomsnittlig teknologisk interessert. Det har gitt oss ekstra motivasjon og evne. Men Orgbrain er et verktøy som passer for alle, bare man bruker litt tid i begynnelsen til å lære seg det. Sånn er det med alle verktøy.

Men en sak som vi får som en ekstra bonus med Orgbrain, er at løsningen hjelper oss til å bli mer profesjonelle og mye mer strukturert. Én ting er det med at man blir mer strukturert, men vi fremstår virkelig som veldig profesjonelle, selv om vi er en ung bedrift og et ungt styre. Eierne var jo mektig imponert over den orden vi hadde i sysakene, og selve gjennomføringen av den første generalforsamlingen vår. Imponert er ordet, ja.

Og det er klart, når vi skal kjøre emisjoner, vil Orgbrain vær til særdeles god hjelp i en “due dilligence”-prosess. Det gjør at vi fremstår som mer profesjonelle, og det blir enklere å hente inn de investorene vi ønsker å få med på laget.

“Jeg skulle like å se den styrelederen som skulle ta over det “sirkuset” som noen hadde bygget opp manuelt.”

Vi har hentet veldig mye juridisk bistand ut av styreportalen til Orgbrain. Hva er lov, hva er ikke lov? Hva er påkrevd, hva er ikke påkrevd? Selve løsningen har hjulpet oss mye, spesielt i forbindelse med generalforsamlingen da vi hentet mye paragraftekst ut fra den juridiske hjelperen til Orgbrain. Vi fikk gratis utdannelse, samtidig som alt det formelle var i orden.

Når vi skal kjøre et styremøte gjør vi det som regel på denne måten. Vi har laget en standard agenda som vi skal gjennomføre uansett hvor dårlig tid vi har. Den kan ta lengre eller kortere tid. Så er det godkjenning av forrige protokoll, med tommel opp fra alle til stede. Deretter går vi inn i rapportering fra daglig leder, økonomi og administrasjon. Så er det produksjon og CTO som har stående agenda, og så er det neste møte. Så har vi 1-3 saker som skal spsialforberedes, som vi da henter fra oppfølgingssaker fra forrige møte. Vi trekker det bare inn fra Orgbrain oppfølgingsmøte, og så forbereder vi saksunderlaget og legger til dokumenter. Så forteller vi om det er en sak til informasjon, diskusjon eller beslutning, og så bankes det gjennom. Selve protokollen skrives der og da mens alle sitter og ser på skjermen. Dermed ser de i sanntid hva protokollen sier de har vært med på å beslutte. I etterkant tar vi godkjenningen, og den tar veldig kort tid. Alle vet hvordan de skal godkjenne og signere protokollen elektronisk. Det går på null tid. Slik gjør vi det med Orgbrain.

Jeg kan, uten å overdrive, si at vi med Orgbrain er over 50% mer effektiv med, enn uten.

Fordelen med Orgrbrain er at vi sparer tid. Mye tid. Bare på det som har med protokollskriving å gjøre, er jeg sikker på at vi sparer 80-90% tid. Samtidig får vi dokumentert alt vi gjør veldig skikkelig. Vi vinner over det digitale kaoset. Og risikoen går ned med tanke på dokumentbehandling. Jeg tenker på dette med å lete etter dokumenter, finne riktige dokumenter, overlevere dokumenter til andre, eksempelvis i en “due dilligence”-prosess. Alle beslutningene våre blir tryggere, gjennom hele prosessen med forberedelse, struktur, invitasjon, gjennomføring, oppfølging, protokoll, etc. Jeg kan, uten å overdrive, si at vi med Orgbrain er over 50% mer effektiv med, enn uten. Og så kommer den usynlige gevinsten på toppen. Den med at du har full kontroll på all dokumentasjon og historikk. All tvil fjernes.

I tillegg betyr sikkerhet mye for oss. Det at vi vet at dataene ligger trygt og godt, og at vi kan velge hvem vi skal gi tilgang. Jeg vet ikke hvor mye bedre vi sover om natten, men at vi sover bedre, det er helt sikkert. Men det som kanskje betyr aller mest for meg som styreleder, det er at jeg har fått et nytt styre til å ta i bruk en digital styreportal på et område som til nå har vært gjort veldig manuelt. Det må jeg si føles godt som styreleder. Vi kunne gjort det “enkelt”, og kjørt det manuelt i starten, men så hadde vi ikke planlagt for fremtiden. Jeg er glad for at vi tok den lille ekstra jobben med å innføre Orgbrain fra første styremøte. Det gjør at vi vil spare enormt om ett år, om tre år, om fem år, om ti år. Så mitt klare budskap til alle styrer er å starte den digitale reisen med én gang. Ikke lur deg selv og tro at det er enklere på gamlemåten. Det er det ikke.

Ta steget med engang. Jeg har nå flere bedrifter som jeg sitter i, og som jeg kommer til å foreslå Orgbrain til. Hvis du skal levere et produkt ut i verden, eller levere et produkt uansett, så er det veldig viktig at du har orden i eget hus, og at du er digital selv, og at du lever det du sier og selger. Det er veldig ofte at du ikke har orden i eget hus, der du selger et fantastisk produkt og så går du på “halv tolv” internt. Her er det ikke verdt å synde. Hvis du ikke har en digital, skybasert styre-, eierskaps-, og strategiløsning, så burde du absolutt vurdere en digital løsning som Orgbrain.

“Jeg er glad for at vi tok den lille ekstra jobben med å innføre Orgbrain fra første styremøte. Det gjør at vi vil spare enormt om ett år, om tre år, om fem år, om ti år.”
Ta steget med engang. Jeg har nå flere bedrifter som jeg sitter i, og som jeg kommer til å foreslå Orgbrain til. Hvis du skal levere et produkt ut i verden, eller levere et produkt uansett, så er det veldig viktig at du har orden i eget hus, og at du er digital selv, og at du lever det du sier og selger. Det er veldig ofte at du ikke har orden i eget hus, der du selger et fantastisk produkt og så går du på “halv tolv” internt. Her er det ikke verdt å synde. Hvis du ikke har en digital, skybasert styre-, eierskaps-, og strategiløsning, så burde du absolutt vurdere en digital løsning som Orgbrain.
Scroll to Top

Denne siden benytter seg av informasjonskapsler/cookies. Du kan fortsette å bruke siden som vanlig hvis du godtar dette. Les mer om vår håndtering av informasjonskapsler og personvern i vår personvernerklæring.