Merkur Grafisk halverte tiden de brukte på styrearbeid
Samtidig skaffet man seg full kontroll på styrearbeidet, og ble “tvunget” til å bli mer profesjonell.
Om Merkur Grafisk
Merkur Grafisk har løsningen Orgbrain Enterprise, og har vært kunde siden 2019.
Merkur Grafisk er en av landets største leverandører innen alle typer grafiske tjenester. De hjelper deg med å lage nettsider, designe et magasin, planlegge og prosjektere en markedskampanje, trykke, ferdiggjøre
og distribuere trykksaker som bøker, magasiner, blader, kataloger, med mer.
Bedriften har 41 ansatte og omsetter for rundt 110 millioner kroner. I tillegg til egen produksjon samarbeider man med en rekke aktører i hele Norge, som leverer arbeider for produksjon til Merkur Grafisk
Merkur Grafisk har en lang og stolt tradisjon som et av de større kommersielle trykkeriene i Norge. Dagens bedrift ble startet opp av Julius Jacobsen i 1927. Den gangen var man 2 ansatte, og fikk en omsetning på
26 071 kroner det første driftsåret. Merkur Grafisk har vært i familiens eie siden den gang.
I dag eies Merkur Grafisk av 21 personer i tredje og fjerde generasjon, og 10 av disse sitter i styret. Dette antallet bidrar i seg selv til behovet for gode prosesser rundt styrearbeidet.
Om Erik Harg
Erik Harg har vært med i styret siden han var 19 år gammel i 1999, og han har fulgt bedriften fra et eier-/styre-perspektiv siden da. Erik er teknolog, og utdannet sivilingeniør innen data. Han har arbeidet på SINTEF, drevet et spillbyrå, jobbet i reklamebransjen, og vært teknologi- og utviklingssjef i et softwareselskap. Og på veien ble han styreleder i Merkur Grafisk (2014). Det det var da han begynte å orientere seg inn mot styreportaler og Orgbrain. Det var et generasjonsskifte på gang i styret, og Erik så behovet for å få orden på struktur og prosesser. Han startet derfor et søk etter en styreportal som kunne hjelpe å løse de utfordringene de sto overfor, og han endte altså opp med Orgbrain.
Erik arbeider nå som leder for forretningsutvikling, strategi og teknologi. Hans hovedoppgave er å legge til rette for prosesser internt med tanke på omstrukturering, omorganisering, oppkjøp og fusjoner, etc. Det er Erik som fungerer som styresekretær inn mot hvert styremøte. Han utarbeider stort sett alt av materiell til styremøtene, sammen med daglig leder i Merkur Grafisk.
Han er en atypisk styreleder på den måten at han har et veldig positivt blikk med tanke på nye systemer og løsninger. Han kom derfor tidlig i dialog med Orgbrain. Noe som gjorde at Erik kunne komme med mange innspill og idéer til vårt utviklingsteam. Hvilket vi tok i mot med åpne armer.
Erik har på en pedagogisk måte klart å formidle hvordan andre mindre teknologivante styremedlemmer har oppfattet forskjellige moduler og rutiner i Orgbrain. Vi har satt stor pris på den gode inputen vi har fått til å forstå brukerne enda bedre, noe som er både krevende og viktig.
Vi bare måtte få bedre kontroll på prosesser og struktur i styrearbeidet
Som sagt så Erik tidlig behovet for bedre kontroll på prosesser og struktur i styrearbeidet. De gjorde som
så mange andre styrer: Skrev innkallinger og protokoller i Word, sendte ut innkallinger og dokumenter på e-post, og ordnet med signaturer i neste styremøte.
Det som tæret på han som styreleder, var hele årsløpet og manglende kontroll på hva man skulle gjøre når. Han skjønte fort at å bare sitte med en masse epostutvekslinger og papirer ikke holdt mål. Man hadde ikke skikkelig oversikt, og det var lett å glippe på ulike versjoner av dokumenter og signaturer. Hadde alle fått den aktuelle e-posten med det konkrete vedlegget? Hadde han husket å sende ut siste versjon til alle? Hadde han fått ut all den informasjonen som skulle ut, i tide? Ofte viste det seg at styremedlemmer satt med ulike dokumentversjoner, og den manuelle løsningen var åpen for feil. Man opplevde flere møter hvor vedlegg ikke stemte på grunn av mange forskjellige e-poster med ulike vedlegg. Det ble etter hvert veldig vanskelig å holde orden på versjoner, etc. Og hadde man egentlig fått med seg alt gjennom et helt styreår?
Han måtte prøve å skaffe seg bedre kontroll og unngå feil.
“Hvem var det som skulle sende ut hva til hvem og når? Når skulle vi ha signatur på den før den, og var det egentlig i februar eller mars vi hadde snakket om at vi skulle gjøre det?”
Løsningen som ga oss full kontroll, og halverte tiden vi brukte
Erik bestemte seg for å gå ut i markedet for å finne en løsning. Han saumfarte markedet og endte opp med tre løsninger på kortlisten. Den ene var en løsning for større børsnoterte selskaper, den andre var en relativt rimelig løsning, og den tredje var Orgbrain. Den rimelige løsningen var alt for dårlig. Løsningen for større børsnoterte selskaper så bra ut, men var alt for dyr, spesielt med tanke på at Merkur Grafisk ønsket å benytte løsningen for flere selskaper. Men Orgbrain hadde potensiale, mente Erik.
Før var det uklart om en sak var til beslutning, eller om den skulle stemmes over, og hva var det egentlig man hadde besluttet? “Nå unngår man alt dette fordi Orgbrain “tvinger” deg inn i en prosess og struktur som gir oss mye bedre kontroll på at alt er gjort riktig”, sier Erik. “Og det er mye enklere å ettergå beslutningene”, sier han videre. “Nå finnes det ikke tvil der det før var uklart hva som egentlig var besluttet.” Det er veldig fint at man nå har samme dokumenter, mener han. Det er ingen tvil om noen har rett eller feil versjon av et dokument. Man vet det er det rette. Og alle beslutningene blir bedre fordi man har et så godt dokumentgrunnlag.
Når man utnytter Orgbrain til fulle, mener Erik at han personlig har halvert tiden brukt på styrearbeid.
Pandemien gjorde at man fikk en tilleggs-digitalisering ved at man har gått over til videomøter i stor grad. Fordelen med det har vært at nå må alle delta på video fra hvert sitt “kontor”, og da fungerer videomøter veldig fint. Dette har kanskje vært litt ukomfortabelt for en del av de eldre styremedlemmene, men de har klart det meget godt. I de aller fleste styremøter fungerer videomøter helt utmerket. Den type styremøter som krever en mer inngående og dypere diskusjon har man satt på pause til når pandemien har sluppet taket.
Men nå som man har Orgbrain, kommer man aldri til å gå tilbake til kun fysiske styremøter, med unntak av et par i året hvor det sosiale og de dypere diskusjonene rundt styrebordet står i fokus. De mer formelle styremøtene er mye mer effektivt å gjøre digitalt. Dette er noe alle i styret har innsett.
I 2021 har man dessuten tatt i bruk Orgbrains generalforsamlings-modul og gjennomførte den første 100% digitale generalforsamlingen. Det gikk helt knirkefritt uten noen problemer av noe slag. Ingen grunn til å ikke avholde generalforsamlinger digitalt.
Når vi spør Erik om Merkur Grafisk forhold til personvernloven og GDPR forklarer han at dette ikke var et tema da de orienterte seg i markedet etter en styreportal, men det har kommet inn som et viktig tilleggsmoment. “Da vi gjorde de første GDPR-revisjonene våre, så ville vi ha måttet gjennomføre tiltak hvis ikke vi hadde hatt Orgbrain på plass da.”, sier Erik. Styrepapirene var jo en del av GDPR-matrisen så Erik skjønte at dette var noe man måtte ha et forhold til for å holde seg på riktig side av loven. Men heldigvis hadde man Orgbrain på plass, noe som gjorde at man ikke behøvde å bekymre seg for dette. “Bevisstheten rundt det ville helt klart utløst at vi hadde gått for en styreportal, om vi ikke hadde gjort det før. Dette ville ha truffet oss for fullt dersom vi ikke hadde hatt Orgbrain.”, forklarer Erik.
“Vi er på det nivået vi trenger å være nå”, sier Erik. Men man har flere styrer, blant annet innen eiendom, der man har eksterne styremedlemmer, som krever en ytterligere profesjonalisering av styrearbeidet gjennom bruk av Orgbrain. Eksterne styremedlemmer krever i seg selv en høyere grad av profesjonalisering. Da er det enda viktigere å ha et tydeligere skille mellom ulike roller. Skriftlighet blir viktigere enn før fordi eksterne kjenner ikke bedriften på samme måte som de som sitter på innsiden. Dette vil kreve en enda tydeligere styreinstruks, og et enda tydeligere mandat for styret og daglig leder. Årshjulet blir enda viktigere. Med slike utfordringer er det godt å vite at man har en styreportal som Orgbrain, som hele tiden utvikles av styremedlemmer for styremedlemmer.
“Da vi gjorde de første GDPR-revisjonene våre, så ville vi ha måttet gjennomføre tiltak hvis ikke vi hadde hatt Orgbrain på plass da.”
Vi har virkelig blitt proffe på styrearbeid
Man har helt klart blitt mye mer profesjonell på styrearbeid. Erik innrømmer at økt grad av profesjonalitet, ikke var det de så etter i utgangspunktet, men etterhvert har man oppdaget at dette har kommet inn som en god tilleggseffekt. “Vi blir “tvunget” til å ha formelt riktige protokoller. Vi blir ”tvunget” til å ha signaturer. Vi blir ”tvunget” til å avgjøre om et agendapunkt er en beslutning eller informasjon. Disse viktige detaljene profesjonaliserer oss.”, sier Erik
“La oss si at vi ble utsatt for en due diligence, som følge av et oppkjøp, da ville styrearbeidet vårt nå se mye bedre ut enn det det gjorde før, fordi det er mye bedre, uten at det føles mere strengt eller påtvunget. Det bare flyter naturlig som en del av arbeidet. Sett i ettertid så er vi mye mer profesjonalisert i selve styrearbeidsprosessene nå enn det vi var før”, forklarer Erik.
Erik understreker at Orgbrain har vært veldig bra å ha gjennom det siste året under pandemien. Spesielt dette med at man kan sette opp møter relativt raskt. “Legge inn dokumenter og underlag, få sendt ut innkalling, avholde møtet digitalt, få protokollen på plass kjempefort, og få alt signert på 1-2-3. Det har virkelig hjulpet bedriftens styre. Det har i tillegg vært en del ekstraordinære møter hvor vi har måttet vedta ting kjapt, og det har gått mye raskere nå enn det ville ha gjort tidligere. Det er veldig bra. Det er helproft.”
Har du noen råd til andre bedrifter som vurderer å anskaffe en styreportal?
“Bare hopp ut i det. Ikke lytt for mye til eventuell sendrektighet i styret. Det er ikke så vanskelig. Det gir så mye for styret som helhet, at det er faktisk ikke bare riktig, men det er også ganske viktig å ha på plass en sånn type løsning”, avslutter Erik
“Det gir så mye for styret som helhet,
at det er faktisk ikke bare riktig, men det er også ganske viktig å ha på plass en sånn type løsning.”