Et kjempeverktøy både for å gjennomføre generalforsamlinger og styremøter...

…i samsvar med det som er lovens krav.

Om Lifecare

Lifecare benytter Orgbrain Enterprise, og har vært kunde siden januar 2021.

Lifecare er dedikert til å utvikle neste generasjon av miniatyriserte og implanterbare langtids biosensorer. De har et spesielt fokus på diabetes og er dedikert til å hjelpe de mer enn 500 millioner menneskene som lever med diabetes. Lifecares hovedkontor ligger i Bergen. Deres forsknings- og utviklingsaktiviteter utføres i Mainz, Tyskland, og de har pågående utviklingsprosjekter med partnere over hele Europa. Lifecare AS er notert på Euronext Growth Oslo.

Grunnlaget for Lifecares teknologi, og dermed selskapets eksistens, ble som ved mange andre oppdagelser, lagt tilfeldig. Koblingen mellom nøyaktig måling av glukosenivåer og overvåking av osmotisk trykk ble gjort på 1970-tallet etter en hendelse ved regionsykehuset i Førde.

Sønnen til Olav Ellingsen ble innlagt på sykehuset med sterkt hovent ansikt og svulmende øyeepler. Legene bekreftet at disse symptomene kom fra sønnens diabetestilstand i tenårene.

Når glukosenivåene ble for høye i kroppen hans, sprakk cellene i kroppen og førte til disse helsetruende tilstandene. Med en injeksjon av insulin forsvant symptomene. Olav Ellingsen registrerte en direkte korrelasjon mellom det osmotiske trykket og glukosenivåene i kroppen, og oppdaget at man ved å overvåke det osmotiske trykket kunne lese de nøyaktige glukosenivåene. Denne oppdagelsen er altså grunnlaget for Lifecares løsning.

Om Lifecare
Lifecare er også en plattformteknologi, som gjør at det man har utviklet rundt diabetes og glukosemåling, er overførbart til alt annet som finnes i kroppen. Med andre ord handler ikke teknologien bare om glukose. Den gjør også Lifecare i stand til å påvise variasjoner og endringer i en rekke andre molekyler i kroppen. Lifecare har utviklet en mikrosensor som er på størrelse med et riskorn. Inne i dette “riskornet” er der to kammer i nanostørrelse, og i den ene kammeret finnes der en kjemisk komposisjon som man har utviklet for å påvise glukose. Dersom man bytter ut et par av molekylene i denne kjemiske blandingen, kan Lifecare påvise andre ting, for eksempel laktat og kalsium. De har dermed laget “et fartøy” som kan brukes til alle mulige “reiser”.

Om Joacim Holter, CEO i Lifecare

“Det har vært en eiendommelig reise fra Førdefjorden på 80-tallet til den tekniske virkeligheten i dag med nano- og mikrosensorer, og en styre- og generalforsamlingsportal som Orgbrain”, sier Joacim Holter.

Joacim Holter er utdannet jurist og har jobbet som advokat i en periode, før han for drøye ti år siden, i forbindelse med styreverv, begynte å bevege seg over til teknologiutvikling.

I 2015 tok han det endelige steget ut av advokatbransjen og inn i teknologiverden, da han begynte å jobbe som “managing director” i et sveitsisk firma, som driver med elektroosmose og pumping av fuktighet på mikronivå. Dette selskapet utviklet en såkalt aktiv membran som ble brukt i jakker produsert av alpinisten Lasse Kjus. Den aktive membranen til dette selskapet oppførte seg ikke som “normale” membraner, hvor fuktighet diffuserer fra ene siden til den andre på grunn av trykkforskjell. Man brukte i stedet elektroosmose for å pumpe vann fra den ene siden av jakken til den andre. Denne teknologien gikk inn i skibekledning og motorsykkelbekledning.

Høsten 2020 beveget Joacim Holter seg videre fra sveitsisk elektroosmose og inn i nanoteknologiens univers i Lifecare. Han hadde frem til da sittet i styret i flere år, men gikk nå inn som CEO i Lifecare.

utfordring lifecare

Hva har vært den største utfordringen for Lifecare med tanke på styrearbeid og gjennomføring av generalforsamlinger?

Joacim Holter forteller. “Vi begynte med Orgbrain i slutten av 2020. Grunnen til at jeg lette etter en type løsning som Orgbrain, var at vi utvidet horisonten vår i den forstand at vi fikk inn utenlandske styremedlemmer. Jeg opplevde noe så banalt som at det tar lang tid å skrive referat, men at det tar enda lengre tid når du skal gjøre det på engelsk. Det gjelder både innkalling, referat og alle typer styredokumenter. Da begynte jeg å lete etter en måte å effektivisere det på. Det var den enkle inngangen til Orgbrain. Jeg vurderte flere løsninger, og fant ut at Orgbrain var den løsningen som helt klart støttet mitt behov best, i den forstand at det var et engelsk alternativ, og at den utover det virket som et fantastisk nyttig verktøy.

Lite visste vi om hvor god timingen var i forhold til behovet for elektroniske løsninger. Utover i pandemisituasjonen, når team satt sammen over landegrensene, ble det ekstremt viktig å ha en funksjonell styreportal og løsning for styremøtene på elektronisk nivå. Og her kommer en liten sidehistorie. Det nykomponerte styret tiltrådte i november 2020. Første gang vi klarte å gjennomføre et fysisk styremøte, var siste uken i februar 2022, på grunn av reiserestriksjonene.”

2020 ble et svært utfordrende år for Lifecare. Egentlig hadde de som plan å gjennomføre 4-6 styremøter i året. Det endte opp med 16 møter. Grunnen var utfordringer innen operasjonelle aktiviteter, og mange saker man skulle ta stilling til. Noe som gjorde at de var nødt til å ha et svært aktivt styre.

“Da er det klart at med så mange som 16 styremøter i løpet av et år, de fleste ekstraordinære, er det veldig mye enklere å ha en god styreportal å gjøre det i. Jeg opplevde at det strømlinjeformet arbeidet for alle involverte og gjorde at terskelen for å gjennomføre et formelt styremøte ble hakket lavere. Sånn skal det egentlig ikke være, men det er en måte å beskrive det på”, forklarer Holter.

“Dette med generalforsamling”, spør vi. “Hvorfor bestemte dere for å gjøre det digitalt? Var dere tvunget til det?”

“Vi var i utgangspunktet ikke nødt til å gjøre det. Men det handlet om virkeligheten rundt oss, der vi hadde helt klare anbefalinger i nyhetene om dette med forsamlinger og smitte. Vi hadde en aksjonærbase på 2.500 – 3.000 aksjonærer, og da er det om å gjøre å ha en backup-løsning for fysiske møter, sånn som situasjonen utviklet seg utover høsten 2020. Det var den ene siden, men så var det også dette med hensynet til de som er litt mindre digitale, og ikke minst hensynet til de som har et ønske om å møte fysisk i en generalforsamling. Det syntes jeg var et viktig hensyn å ta. Vi la oss på den linjen at vi kjørte kombinerte møter. Vi kjørte alt på Orgbrain som sådan. Både videomøter og saksdokumenter lå der. Avstemningen og hele saksbehandlingen foregikk i Orgbrain, men vi kombinerte det med å ha et fysisk møte. Kanskje møtte 20 stykker, og så var det med 100 stykker på link.”

“Hva skjer med de 20 som sitter i salen? Sitter de med hver sin skjerm, eller stemmer de fysisk?”

“Vi har i utgangspunktet en kombinasjon. Noen har gitt fullmakt. Kanskje sitter de i salen og har gitt fullmakt. Noen har forhåndsstemt. Så sitter der noen som stemmer underveis, og også noen som stemmer på gamlemåten, ved at de tilkjennegir et stemmetegn. Videre har jeg som den praktiske møtelederen registrert det inn i systemet.”

“Jeg forventer ikke at Orgbrain skal være perfekt. Men jeg forventer at det skal være godt nok, og så langt har det vært absolutt godt nok.”

“Du gjør jobben for de som sitter i salen og holder opp “Ja” eller “Nei”?”

“Nå snakker du i nåtid. I fortid har jeg gjort det. Men vi har bestemt, at fra og med vår kommende generalforsamling i mai, så skal all avstemning utelukkende foregå i Orgbrain.”

“Betyr det at hver og én må stemme i Orgbrain, selv om de sitter i salen eller er hjemme?

“Ja, med forbehold om at styret er enige, og at de fatter det vedtaket. Planen er at fra og med vår generalforsamling 6. mai, så skal all avstemning, uansett om du er fysisk eller digital til stede, skje i Orgbrain.

Det er klart det mest logiske. Nå er det sånn at loven sier, og da kommer advokaten opp i meg, at det skal legges til rette for å tilfredsstille sikker avstemmingsmetode. Hvis vi vurderer den som tilfredsstillende og sikker i forhold til den digitale tilstedeværelsen, blir det veldig rart å ikke gjøre det samme i forhold til de som sitter fysisk i salen.”

“Ja, det er vel egentlig ikke noen forskjell. Det er bare at de i salen sitter nærmere hverandre, samtidig som de er inne på Orgbrain. Om det skjer hjemmefra, på kontoret, eller i salen går jo egentlig ut på det samme.”

“Ja, og jeg la merke til det da jeg var på Idrettstinget, at alle delegatene stemte via en app. De hadde elektronisk avstemming. Jeg kan ikke skjønne hvorfor vi ikke skal gjøre det med Orgbrain. Avstemming skjer jo enkelt og greit i Orgbrain. Det er tommel opp og tommel ned. Problemfritt kan vi si.”

“Men hva med brukerne og teknologiforståelse? Får de til dette? Eller gjøres det mye feil? Var det JA jeg stemte, eller trykket jeg på NEI? Er det ikke lettere å gjøre generalforsamlinger fysisk, på gamlemåten?”

“Jeg er ikke sikker på om det er riktig at det er lettere hvis du gjør det fysisk. Hvis du gjør det fysisk, og rekker opp hånden på feil sted, er det ikke sikkert du merker det en gang. Det er naturligvis avhengig av forsamlingens størrelse, men det er ikke alltid like lett å påkalle oppmerksomhet underveis i en sånn prosess. Når du gjør det elektronisk, og du oppdager at du har gjort feil, kan du endre det. Sånn vi har gjort det, sier vi det er 30 sekunder eller 1 minutt til avstemning. Da tenker jeg at om du oppdager en feil, så er det lettere. Du kan i prinsippet forandre mening og stemme forskjellig “hundre” ganger, men så kan du se hva du ender opp med når tiden er ute.

“Det er et godt poeng. Vi ønsker selvfølgelig at flere og flere skal gjøre dette digitalt. Men da må vi betrygge folk på en måte. De må være sikre på at dette går. Som du sa, du hadde jo en prøvegeneralforsamling med deg selv. Jeg tror nok det er mange som tenker: “Tør vi dette? Hva gjør vi hvis dette går dårlig? Da blir det jo meg som står her og skjemmer meg ut.” Vi er opptatte av det. Hvordan opplevde du det. Hadde du noen andre bekymringer rundt gjennomføringen av generalforsamlingen, der du tenkte at dette kanskje ikke kom til å gå?

“Nei. Jeg jobber med teknologiutvikling, og det betyr at jeg er vant til å forholde meg til svært kompetente mennesker innenfor forskning og utvikling. For å generalisere det, så er det en fellesnevner der som gjør at de aldri blir fornøyde med det holder på med. I mitt yrke har jeg lært meg at “godt nok” er et viktig begrep, og “godt nok” er en viktig standard. “Godt nok” betyr ikke at du er ferdig, men det betyr at du beveger deg videre og at du får gjennomført det du hadde tenkt. Så kan du foredle det, og gjøre det bedre og bedre. Jeg har den samme holdningen til Orgbrain som et hjelpemiddel. Jeg forventer ikke at Orgbrain skal være perfekt. Men jeg forventer at det skal være godt nok, og så langt har det vært absolutt godt nok.

Det er klart at hvis jeg skal begi meg ut på å gi råd til andre, så er det dette med at gjennomføringen av generalforsamling eller styremøtet i Orgbrain, er en ny måte å gjøre det på. Min erfaring er at du bare må bruke litt tid. Det blir akkurat som å stå på en talerstol og holde en tale. Hvis du da tenker deg om i tre sekunder, føles det som en evighet. Sånn blir det også når du leder en digital generalforsamling. Du sitter gjerne helt for deg selv eller sammen med noen få, også må du ta en liten kunstpause for å sørge for at alt er riktig. Det føles som om det tar lang tid, men den tiden må du ta.

Når du da sier at nå går vi til avstemning, og så har du kanskje en møteleder som ikke tenker på det, og sier: “Nå stemmer vi, så er vi ferdige”, kan det bære galt avsted. Det må forberedes slik at en setter av et halvt minutt til selve avstemmingen. Et halvt minutt kan føles som en evighet når man skal sitte og være stille. Men det er egentlig ikke så lang tid, og det sikrer at alle får avgitt stemme. Dette med å ha tid til å tenke seg om, og følge prosessen, gjøres forsåvidt veldig enkelt i Orgbrain. Det er det ene rådet jeg vil gi, og det andre er selvfølgelig at det er en fordel å ha gjennomført et par styremøter på forhånd, slik at du kjenner systemet før du kjører den første generalforsamlingen.”

historie styremoter lifecare

Hvordan gjorde dere egentlig generalforsamling
og styremøter før Orgbrain? Hva brukte dere før?

Joacim Holter forteller lattermildt. “Vi brukte ingenting. Vi brukte EDB. Word, innkallinger, papir, fysiske møter, og fysiske fullmaktsskjema som ble krysse ut og sendt tilbake. Det er faktisk noe vi har opprettholdt, sånn at vi kan gi fullmakt både i Orgbrain, men også på gamlemåten. Når vi implementerer dette, tenker jeg at vi må ta ett og ett steg. Vi skifter ikke helt over. Det er noe med at vi har aksjonærer som har vært med lenge, og kanskje noen unge og noen ikke så unge. Det å ha et kjent system, har også en verdi.”

“Ja, det kan være lurt. Noen liker å lese papiraviser, noen leser bare digitalt, mens andre liker begge deler.“

“Med innføring av et nytt system får du aldri nok spørsmål. Det er alltid noen som mener grensesnittet er feil, og dette skulle vært løst på en annen måte. Men vi har tatt et valg om å bruke et system, og det er ikke vår jobb å gå inn og endre på programmeringen. Samtidig har vi en fantastisk god dialog med Orgbrain, der det mildt sagt er rom for innspill. Ja, og diskusjon. Jeg er “månebedotten”. Det er så bra service hos dere. Der er ingen problem å komme med innspill, diskutere ting og løse ting – fantastisk bra!”

“Samtidig har vi en fantastisk god dialog med Orgbrain, der det mildt sagt er rom for innspill. Ja, og diskusjon. Jeg er “månebedotten”. Det er så bra service hos dere.”

“Ja, det setter vi stor pris på. Sånn bør det være. Det å hjelpe folk å bli bedre på styrearbeid ligger i Orgbrains DNA. Vi har ikke lyst til å bare selge software og pushe en programvare. Vi har faktisk lyst til at styrearbeidet skal gjøres bedre og enda proffere. “

Ja, for all del. Jeg tror også det er viktig å huske på at reglene for innkalling til generalforsamling er de samme som de alltid har vært, selv om du bruker Orgbrain. Det betyr at du i utgangspunktet må sende innkallingen fysisk til aksjonærer. For vår del er det forsåvidt greit, for vi er jo registrert i VPS. Da sender vi det over til forretningsfører, som sender det ut på papir til de som skal ha papir, og elektronisk til de som har samtykket til det. Dette er viktig å forberede, og vi har brukt en del tid på selve innkallingen til generalforsamlingen.

Vi har en tekst øverst som forklarer hvordan vi gjennomfører nevnte generalforsamling i Orgbrain, og at du må være registrert som bruker i løsningen. Da gir vi også en frist til aksjonærene på å registrere seg som bruker, sånn at vi da har kontroll på saksgangen fra innkallingen går ut, og til vi gjennomfører generalforsamlingen. I den forbindelse har vi jo fått utrolig god støtte av Orgbrain underveis, både med å registrere aksjeeierbok, og med support underveis i generalforsamlingen.

“Takk for det. Det er naturligvis viktig for oss å stille opp for kundene våre i en fase der denne type løsninger er “upløyd mark” for mange av de som skal i gang med digitale styremøter og ikke minst generalforsamlinger, enten de er digitale eller hybride.”

lifecare styremoter og generalforsamlinger-na

Hvordan gjør dere generalforsamling-
og styrearbeidet nå?

“Hvordan gjør dere generalforsamling- og styrearbeidet nå?”, spør vi.

Joacim Holter forklarer. “I forhold til generalforsamlingen, er det klart at grunnarbeidet gjennomføres sånn det alltid har blitt gjort, fordi det skal sendes ut på gamlemåten. Det som skjer etter det har blitt sendt ut, er at vi kopierer over teksten, slik at den er identisk i Orgbrain. Det medfører noen manuelle oppgaver. Og så er det sånn at vi driver og skifter mellom norsk og engelsk. Det er også verdt å nevne. Som et norsk selskap gjennomfører vi generalforsamlingene på norsk. I tillegg har vi også engelsk tekst. Vi sender ut denne dokumentasjonen utdelt i to fra vår side. Venstrekolonnen er norsk og høyrekolonnen er engelsk. Men på styremøtene kjører vi engelsk. Så jeg driver jo da og skifter mellom systeminnstillingene, fra norsk til engelsk. Holdt på å si på daglig basis, men det gjør jeg ikke. Men det å skifte systeminnstilling fra engelsk til norsk, er også enkelt og greit i Orgbrain.”

“Kan du beskrive en slik generalforsamling? Hvordan foregikk den? Kan du si noe om det? For eksempel den første dere hadde der vi var med. Hvordan hjalp vi dere? Var det kaotisk? Var folk fornøyde? Gikk avstemninger som de skulle?”

“For det første fikk vi enestående hjelp fra Dag (les; Orgbrains CTO og gründer) og teamet, i oppkjøringen. Orgbrain satte jo opp et eget webinar for våre aksjonærer før vår første generalforsamling i Orgbrain. Det synes jeg dere skal slå dere selv på brystet for. Det er god service, for å lære systemet.

Med vår aksjonærbase, er det ikke bare å laste over aksjonærene i aksjeboken i Orgbrain. I den forbindelse hadde jeg på forhånd en løpende dialog med Dag og teamet, der vi ble enige om frister, etc. Jeg visste når jeg skulle sende ut innkallingen, og så samarbeidet jeg med Orgbrain om fristen for når man måtte registrere seg som aksjonær i Orgbrain.

I tillegg hadde vi support fra Orgbrain med å overføre aksjonærlisten fra VPS til Orgbrain. Så hadde vi en ny runde med aksjonærlister på morgenen den dagen generalforsamlingen skulle avholdes. Vi trades jo på børsen, så det å oppdatere aksjonærlisten tett opptil generalforsamlingen, er spesielt viktig for oss. Der fikk vi kjempesupport.

Underveis i den første generalforsamlingen, som var utpreget fysisk og digital, hadde vi Orgbrain-tekniker og Dag med på links i møtet. Det oppstod noen mindre problemer, ting jeg ikke hadde forutsett når det kom til avstemning, valg av personer. Men da hadde Dag vært inne og sett på dette på forhånd, og ga gode innspill underveis.

Så hadde vi noen problemer i forhold til det med avstemning, som gikk på linjehastighet. Da hadde vi Dag med oss, og vi kunne spørre han i Teams-møtet. Han brøt inn og fant ut og løste det som kunne løses underveis.

Det som var den største utfordringen, under den første generalforsamlingen, var disse praktisk/tekniske tingene, sånn som kamera og kobling på skjerm i møtelokalet, sånne ting som faller utenfor Orgbrain, der du kanskje aller helst skulle hatt en møtetekniker. Det er mulig at jeg overvurderte egen kompetanse, men så er det noe med å betale 25 000 kr for en som skal komme inn og holde et kamera. Det føltes ikke riktig der og da.”

“Alle generalforsamlingene har gått veldig bra. Det er noe med hele den interaksjonen med Orgbrain, der jeg har fått komme med innspill og dere har tatt de, og vice versa. Veldig konstruktivt kundesamarbeid.”

“Var det Teams dere brukte som videoløsning i den generalforsamlingen?”

“Ja, vi har brukt Teams hele tiden. Vi har også brukt Orgbrains interne videoløsning, men vi har vel egentlig funnet ut at alle er så komfortable og vant med Teams, at vi bruker gjennomgående Teams. I forhold til generalforsamlingen, var det også en problemstilling vi diskuterte med Orgbrain i forkant. Det var dette med antallet samtidige brukere. Gitt vår aksjonærbase, ble vi anbefalte å bruke Teams.”

“Hvordan synes du Teams fungerte sammen med Orgbrain? Spilte det greit sammen?”

“Ja, enkelt og greit. Det fungerte kjempebra. Jeg er Teams-mann. Veldig fornøyd med det.“

“Har alt fungert like bra på alle generalforsamlingene dere har gjennomført?”

“De første generalforsamlingene har vi gjort kombinert fysisk og digitalt, og utover høsten 2021 gjennomførte vi et par ekstraordinære generalforsamlinger som var rene digitale samlinger. Og det gikk veldig fint. Det er klart det er noen praktiske ting. Da må du forberede deg enda bedre sammen med møteleder og styreleder. Det å sitte på to forskjellige steder, da må du ha planlagt det bedre. Det er forskjell på å sitte skulder til skulder med den som er møteleder, og det å sitte kanskje 25 mil fra hverandre i cyberspace.”

“Hvor mange generalforsamlinger har dere gjort med Orgbrain?”

“Tre. To ekstraordinære og én vanlig. Alle har gått veldig bra. Det er noe med hele den interaksjonen med Orgbrain, der jeg har fått komme med innspill og dere har tatt de, og vice versa. Veldig konstruktiv kundesamarbeid. ”

lifecare moduler i orgbrain som har hjulpet mest

Hvilke moduler i Orgbrain har hjulpet deg/dere mest?

“Er der noen moduler i Orgbrain som har hjulpet dere mer enn andre?”, spør vi.

“Jeg synes jevnt over at det er et bra verktøy. Som sagt, effektivisering og systematisering rundt innkalling, styredokumenter og skriving av referat synes jeg er merkbar.”

“Hvor mye mer effektiv har dere blitt? Hvor mye vil du anslå?”

“Jeg synes det blir for spekulativt å gi deg et tall på det, for jeg har ikke peiling. Men at det er veldig tidsbesparende, det er jeg ikke i tvil om.

I tillegg er det klart at dette med ryddighet i forhold til å kunne linke dokumenter til den enkelte saken, hvis du går inn og ser på en styresak på en agenda, er veldig bra. Og så har du de enkelte dokumentene liggende på de enkelte agendapunktene. Det synes jeg er sånne små, men fine og gode løsninger.

De siste tingene jeg har fått med meg som er implementert i Orgbrain, som denne spørreundersøkelses-modulen, og der man får en ferdigstilt styreevaluering – er helt genialt! Vi har nettopp gjennomført den. Helt fullstendig suverent å kunne sende ut en spørreundersøkelse, la styret svare på den, også tar vi og printer en rapport og legger den frem for styret, sånn at styret har en basis for å gjøre en reell egenevaluering. Og deretter kommer det da ut i den andre enden en konklusjon fra styret om ting som kan forbedres. Det er suverent.

Vi jobber også over landegrensene i vårt daglige virke. Hovedkontoret er i Norge, og de operasjonelle enhetene ligger i Tyskland. Det at det nå har kommet støtte for undergrupper i Orgbrain er veldig bra. Muligheten for å ha en management-gruppe som sitter forskjellige steder, der vi har faste møtetidspunkter, og få dette systematisert i Orgbrain fungerer kjempebra. Bare det å ha et enkelt referat, “paper trail” liggende i Orgbrain, også for litt mer uformelle møter, er en stor fordel.

“Muligheten for å ha en managementgruppe som sitter forskjellige steder, der vi har faste møtetidspunkter, og få dette systematisert i Orgbrain fungerer kjempebra.”

Vi har to sånne undergrupper. En som er management, og en som er kombinasjon av management og deler av styret som går på teknologi, altså scientists. Vi har opprettet disse to undergruppene og har samlet både styrearbeid og viktig management-arbeid i Orgbrain. Jeg synes det var en god ting dere kom med der også.

Jeg er opptatt av at vi ikke skal byråkratisere. Vi er et selskap som er i vekst, og da er det viktig å balansere at ting skal være profesjonelt, og i samsvar med lover og regler, med behovet vi har for å være fleksible. En ting er at styremøter og generalforsamlinger er høygradige formaliteter. Ukentlige management-møter og månedlige vitenskapelige oppdaterings-møter, er løsere møter. Men bare det å kunne gjøre det i den samme løsningen, med det samme malverket, der vi kan lage mindre formelle referater, synes jeg er effektivt og nyttig.”

“Ja, vi vet at mange av våre kunder liker at alt er samlet på én plass. Du kunne jo hatt det et annet sted, men det kan være greit å ha det under samme “paraply”.”

“Det synes jeg absolutt.”

lifecare glad for a ha orgbrain

Kan du peke på noen områder der du virkelig var glad for å ha en løsning som Orgbrain tilgjengelig?

Joacim Holter forteller: “Avstemmingene på generalforsamlingen er helt suverent. Det er resultatet som “spyttes” ut. Verdien av den oversikten du får umiddelbart, både i forhold til hva som er stemmetall, og når du senere får ut protokollen med de detaljene som fremgår der, det gir en god oversikt over hva som har skjedd. Vi har jo gått fra 97,2 % for og 2,3 % mot, til å virkelig få en god oppdeling.”

“De tallene der, hva var de relatert til?”

“Tidligere, før Orgbrain, var det en ren opptelling. 20 stemmer for, og 10 stemmer mot. Også skrev du inn i protokollen at det ble avgitt 33,3 % mot og 66,7 % for. Nå får vi ut en oversikt over hvor mange som var tilstede, hvor mange som stemte på akkurat denne saken, hvordan fordelingen var, og hvor mange som var avholdende. I det hele tatt får du det totale bildet automatisk. Det er ikke sikkert alt er like nyttig og verdifullt. Men det gir en total oversikt, og det gir en profesjonell fremtoning.

“Dette med profesjonalitet. Kundene våre sier de blir mer profesjonelle av å bruke Orgbrain. Hva mener du? Blir du bedre på styrearbeid og generalforsamlinger med Orgbrain?”

“Jeg brukte bevisst uttrykket “profesjonell fremtoning”. Alt blir mye enklere. Det reduserer risikoer for feil. Jeg er kjempeimponert og kjempefornøyd med Orgbrain sitt fokus på at alt skal være riktig og at alt skal være i samme rammeverk. Det er klart at det er et kjempeverktøy både for å gjennomføre generalforsamlinger

“Så handler det også om å være oppdatert på endringer i loven. Jeg har blitt imponert flere ganger av Orgbrain, hvor oppdaterte disse forslagene til agendapunkter har vært knyttet til nettopp lovmessighet.”
og styremøter i samsvar med det som er lovens krav. I den forstand, kjempeprofesjonalisering og enormt ressursbesparende. Dette er slike ting man selvfølgelig kan ha folk ansatte for å gjøre, men er det nødvendig?
“Alt blir mye enklere. Det reduserer risikoer for feil. Jeg er kjempeimponert og kjempefornøyd med Orgbrain sitt fokus på at alt skal være riktig, og at alt skal være i samme rammeverk. Det er klart at det er et kjempeverktøy både for å gjennomføre generalforsamlinger og styremøter i samsvar med det som er lovens krav.”

Så handler det også om å være oppdatert på endringer i loven. Jeg har blitt imponert flere ganger av Orgbrain, hvor oppdaterte disse forslagene til agendapunkter har vært knyttet til nettopp lovmessighet. Dere plukker opp de tingene som skjer, som gjør at min tillit til systemet er høyere enn hva den kunne vært hvis det ikke var tilfellet.

Noe så enkelt som at vi hadde et styremøte i forrige uke som vi avholdt i Mainz i Tyskland. Dette var et fulldagsmøte med mye som skjedde. Det er naturligvis godt forberedt, men så skal det skrives en lang protokoll. Men da er det onsdag, og jeg skulle reise tilbake til Norge på torsdag. Med Orgbrain var protokollen klar fredag ettermiddag, og kunne sendes ut til styret på høring. Så satte jeg da en frist i Orgbrain, noe som gjorde at når fristen var passert, hadde jeg de facto sendt den ut til signering.

Det er noe med strømlinjeformen her som er helt fantastisk. Sånn hadde det ikke vært hvis du hadde gjort det i Word. Da har du også dette med at hvis det kommer innspill, så kommer det i hytt og pine på forskjellige plattformer, og på forskjellige innspill. Det å da kunne ha alt på ett sted, og kunne legge inn kommentarer, er veldig bra. Min erfaring er at med Orgbrain fremstår administrasjonen mer profesjonell både overfor styret og aksjonærer.

lifecare beste rad for styrearbeid

Hva er dine beste råd for andre bedrifter som har lyst til å ta det neste steget innen styrearbeid?

“Hva er dine beste råd for andre bedrifter som vil ta det neste steget innen styrearbeid? Har du noen råd å gi? La oss si noen lurer på å ta en generalforsamling digitalt. Hva ville du sagt til noen som hadde spurt deg: “Bør jeg gjøre det?””

“Svaret på det er, ja. Men du vil ha noe klokere enn det, ikke sant?

Hvis du sier ja, så sier jeg: “Men er ikke det farlig? Er ikke det vanskelig? Hva med avstemning? Hva med innkalling? Hva hvis noen kommer og skal stemme digitalt, og noen ikke? Det er farlig, er det ikke?”

“La oss snakke oss frem til et svar her. Det viktigste argumentet, hvis vi løsriver oss fra situasjonen der vi har blitt kjempedigitaliserte alle mann alle, så er det viktigste argumentet mitt for å gjennomføre digitale generalforsamlinger, tilgjengeligheten. Om du har 5 eller 5 000 aksjonærer, og selskapet legger til rette for at alle kan være tilstede, uavhengig av hvor de er rent fysisk, tenker jeg har en kjempestor verdi for selskapets forutsetninger for aktiv eierstyring. Altså involvere sine eiere, og gi de muligheten til å være med på å påvirke i det organet en generalforsamling er.

Kombinasjonen av å endre vedtektene sine, sånn at det åpnes for forhåndsstemming, og det å gjennomføre digitale generalforsamlinger, der det er en veldig lav terskel for å være med. Der du ikke engang behøver å vise ansiktet ditt. Der du bare kan sitte og lytte, og så gjøre avstemningen. Det tror jeg er ekstremt verdifullt for selskapenes forhold til egne aksjonærer, og vice versa selvfølgelig. Den oppsiden er så stor, at som leder i et selskap, tenker jeg du er nesten forpliktet til å legge til rette for, og tørre å ta sjansen på, å gjennomføre digitale generalforsamlinger.

“Den oppsiden er så stor, at som leder i et selskap, tenker jeg du er nesten forpliktet til å legge til rette for, og tørre å ta sjansen på, å gjennomføre digitale generalforsamlinger”

Med det systemet Orgbrain har utviklet, så er det rett frem. Det er alltid ubehagelig å gjøre ting på en ny måte. Det blir litt sånn “hopp i det!” Men det går egentlig veldig bra, og min erfaring er at det ikke er noen større risiko knyttet til gjennomføringen av en generalforsamling fysisk, enn digitalt. Vi har blitt så vant til at om du sitter i samme rom eller ikke, er det på en måte det samme.

Det er selvfølgelig viktig at du har noen helt enkle kjøreregler. Vi har tre regler for generalforsamlingene. De er noe vi signaliserer på forhånd. Det handler om å mute når du ikke har ordet. Det handler om å rekke opp hånden hvis du har spørsmål. Og så handler det om å bruke chatten hvis du har tekniske spørsmål. Det er de tre reglene vi bruker på generalforsamlingen. Da har jeg sagt det jeg skulle.”

“Takk skal du ha, Joacim. Vi setter stor pris på dine ærlige tilbakemeldinger, og håper de som leser denne historien, kan trekke god lærdom fra en “first mover”.

Scroll to Top

Denne siden benytter seg av informasjonskapsler/cookies. Du kan fortsette å bruke siden som vanlig hvis du godtar dette. Les mer om vår håndtering av informasjonskapsler og personvern i vår personvernerklæring.