Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen inneholder informasjon du har krav på når Orgbrain samler inn opplysninger om deg. Når vi skriver hvordan vi behandler dine personopplysninger i denne erklæringen mener vi deg som bruker, potensiell kunde, medarbeider hos vår kunde eller andre relevante parter.

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger. Orgbrain Solutions AS (org. nr. 924 486 015) er behandlingsansvarlig for den bruk av personopplysninger som det redegjøres for i denne erklæringen.

Hva gjelder styredokumenter virksomheter lagrer i tjenesten, er Orgbrain Solutions AS virksomhetenes databehandler.

2. Behandlingsgrunnlag og formål

Vi samler inn og bruker personopplysninger når vi har et formål og et behandlingsgrunnlag. Formålet med behandlingen er å levere et digitalt verktøy (Programvaren) med en rekke funksjoner for styret, ledelse, eiere/medlemmer og øvrige brukere som er tilknyttet en organisasjon/selskap/enhet.

Hovedformålet med behandlingen av personopplysninger er:

• Gjennomføre demonstrasjoner, salgs- og kontraktsprosesser med Kunden, mulige kunder og brukere
• Gi tilbud om produkter og tjenester
• Utføre leveranser i samsvar med avtaler som er inngått
• Tilby støtte til brukere av våre produkter og tjenester
• Forbedre og utvikle kvaliteten, funksjonaliteten og brukeropplevelsen til produktene og tjenestene våre, samt på Orgbrains nettsider
• Oppdage, minimere og forhindre sikkerhetstrusler
• Forebygge misbruk av våre produkter og tjenester
• Behandle bestillinger, fakturering, betalinger og annen administrasjon

2.1 Hvilke formål brukes personopplysningene til?

Når avtalen løper, behandler vi personopplysningene dine for å dokumentere, administrere og gjennomføre oppgaver slik at vi kan levere avtalte tjenester. Behandlingsgrunnlaget for dette er å oppfylle en avtale med deg, og vår berettigede interesse i å administrere kundeforholdet ditt. Vi behandler de opplysninger som du selv registrerer i Programvaren og som eventuelt den organisasjon du er tilknyttet legger inn. Ut over dette behandler vi ikke særlige kategorier av personopplysninger (for eksempel helsesopplysninger, fagforeningskontigent ol.) og spør derfor ikke om ditt samtykke til å behandle slike opplysninger.

2.2 Markedsføring

Vi behandler personopplysninger for å kunne markedsføre og gjennomføre produkt- og kundeanalyser.

Vi bruker personopplysninger for å kunne gi deg informasjon og markedsføre våre produkter og tjenester.

Hvis du har et eksisterende kundeforhold, behandler vi personopplysningene dine på grunnlag av vår berettigede interesse i å gi deg informasjon og tilbud.

Hvis du ikke har et eksisterende kundeforhold, ber vi om samtykke til elektronisk markedsføring eller samtykke til telefonmarkedsføring og tar hensyn til om du har reservert deg mot markedsføring i reservasjonsregisteret i Brønnøysund.

Orgbrain benytter analyseverktøy og CRM-system, for å organisere personopplysninger.

3. Kategorier av opplysninger

Vi behandler personopplysninger om deg når du har kjøpt produkter og tjenester av Orgbrain eller registrerer en brukerkonto. Opplysninger vi behandler er for eksempel:

• Navn
• Telefonnummer
• E-postadresser
• Styreverv
• Profilopplysninger i funksjonen styrematch

Orgbrain innhenter som regel opplysningene direkte fra Kunden eller dens brukere. Noen ganger henter vi opplysninger fra andre kilder, som din arbeidsgiver, offentlige institusjoner og registre.

Vi informerer deg når vi innhenter opplysninger om deg, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig, eller hvis vi vet at du allerede er kjent med at vi innhenter disse opplysningene.

Når du bruker våre tjenester, gir du oss to typer informasjon i tillegg til ovennevnte:

• Informasjon om nettsidebruken
• Informasjon du legger igjen

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Lengre lagring kan være nødvendig for å oppfylle eventuelle lovpålagte plikter, for eksempel etter regnskapsloven.

3.1 Informasjon om nettsidebruken

Når du besøker våre nettsider opprettes det informasjonskapsler (cookies), som lagres lokalt på dine enheter. Denne informasjonen bruker vi for å se brukerstatistikk, kvalitetssikre og forbedre våre tjenester. Formålet er ikke å identifisere enkeltpersoner, og vi har heller ikke mulighet/metoder for å bruke denne informasjonen til å identifisere enkeltpersoner.

3.2 Informasjon du legger igjen

Når du logger inn på våre tjenester opprettes det informasjonskapsler som registrerer din IP-adresse, tidspunkt, språk og hvilken nettleser du bruker. Denne informasjonen bruker vi for å kvalitetssikre- og forbedre våre tjenester, samt bekrefte at du er logget inn.

4. Hvilke rettigheter har du?

4.1 Innsyn

Du har rett til å få innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og hvordan vi behandler dem. Hvis du har behov for ytterligere innsyn, kan du sende en e-post til support@orgbrain.no.

Du får svar fra oss så raskt som mulig og senest innen 30 dager.

4.2 Innsigelse mot behandling

Du kan motsette deg behandling av dine personopplysninger som skjer på grunnlag av berettigede interesser med mindre slike interesser overstyrer dine grunnleggende rettigheter eller friheter.

4.3 Retting

Det er viktig at opplysningene vi har om det er riktige og nødvendige. Du kan kreve at vi retter og sletter opplysninger om deg hvis de er mangelfulle eller unødvendige.

4.4 Sletting

Vi lagrer opplysningene dine så lenge du er kunde hos oss. Opplysningene slettes når vi ikke lenger kan ha forpliktelser etter avtalen du har inngått med oss eller etter annet regelverk. Hvis du har spørsmål om sletting av dine personopplysninger, kan du sende en epost til support@orgbrain.no.

5. Utlevering av personopplysninger og bruk av databehandlere

Orgbrain må, når det er pålagt ved lov, utlevere personopplysningene til offentlige myndigheter.

Orgbrain bruker leverandører og samarbeidspartnere som behandler personopplysninger for oss blant annet for å utføre IT-tjenester eller markedsføre/selge produkter/tjenester. Egne databehandleravtaler regulerer alle personopplysninger som deles med disse leverandørene. Leverandørene kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn det de er innhentet til. Enkelte av leverandørene kan ha/etablere virksomhet/konsulenter i land utenfor EU. Om det er tilfellet, vil det bli inngått EU standardavtale (EU Model Clauses) med leverandøren, samt gjennomført en grundig TIA (Transfer Impact Assessment), for å sikre at personvernet og dine rettigheter som registrert blir godt ivaretatt.

6. Taushetsplikt

Alle ansatte i Orgbrain har taushetsplikt om informasjon vi mottar i forbindelse med kundeforholdet ditt.

7. Programvaren

Programvaren leverer funksjoner og tjenester som gjør det enklere å holde orden på oppgaver og prosesser relatert til styret, ledelse, eiere, medlemmer og/eller administrasjon. Programvaren tilbyr også funksjoner for brukere som ikke er tilknyttet en organisasjon.Ved å bestille/kjøpe abonnement, registrere en personlig brukerkonto, og/eller bli invitert av et organisasjon/selskap/enhet som har abonnement på Programvaren, får du tilgang og bruksrett til de moduler som blir bestilt/gjort tilgjengelig.

Det er virksomheten selv som inviterer inn personer som skal ha tilgang til informasjonen. Virksomheten må selv vurdere om de som gis tilgang har tjenstlige behov for disse opplysningene. Når virksomheten oppretter brukere til Programvaren, bekrefter bedriften at personen har tjenstlig behov for tilgangen.

Programvaren inneholder informasjonskapsler (cookies) som lagres på din brukerenhet. I Programvaren brukes cookies til innloggingsformål, for at besøksstatistikken vår skal være pålitelig og for å gi brukerne så god funksjonalitet som mulig. Vi sletter informasjon lagret i Programvaren etter fastsatte prinsipper.

8. Endringer

Med jevne mellomrom må vi oppdatere denne personvernerklæringen for å gi deg korrekt informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. Kommer det vesentlige endringer, informerer vi deg særskilt om det.

9. Kontakt

Orgbrain Solutions AS
Akersgata 43
0158 Oslo

E-post: support@orgbrain.no

Sist endret 28. januar 2025.

Datatilsynet
Personopplysningsloven
Brukervilkår
Informasjonskapsler