Nå er Agito helt sikre på at de har 100% kontroll på styrearbeidet

Og med Orgbrain gjøres alt forarbeid og etterarbeid i forbindelse med styremøter dobbelt så fort som tidligere.

Om Agito

Agito har Orgbrain Liten Bedrift, og har vært kunde siden januar 2021.

Agito er en typisk SMB som distribuerer en avansert, «state-of-the-art» simuleringssoftware, med verdensomspennende rettigheter til olje- og gassbransjen, samt alle bransjer i Norge. SimulationX inneholder ­biblioteker for en rekke områder innenfor automotive, aviation, space og subsea (noise, vibration, ­temperature, electrical, hydraulic, etc). Agitos spesialitet er undervanns produksjonssystemer for olje og gass, og de har utviklet biblioteker for subsea sammen med de som utviklet SimulationX.

Alle som jobber i selskapet har mer enn 20 års erfaring fra oljeindustrien. Agitos kunder er alle de store og kjente operatørene innen olje og gass, som Equinor, Shell, Exxon, BP, Petrobras, og utstyrsleverandører som ­TechnipFMC, Aker, OneSubsea, Schlumberger, med flere.

Med SimulationX kan man sjekke om en ventil eller flow-måler er tilstrekkelig. Eller sjekke om kapasiteten totalt i systemet er tilstrekkelig. Programvaren er såpass avansert at leverandørene sier dette de facto er virtuell testing. En virtuell test med SimulationX gjør at man slipper å teste det ut live. Dermed sparer man enormt med tid og penger.

“Du husker kanskje Deep Water Horizon utblåsingen i Mexicogulfen for mange år siden (2010)”, begynner Knut Erik . “Der var det en undersøkelseskommisjon som ble kjørt i etterkant, og han som grunnla Agito, og som vi regner som vår åndelige leder, hadde en kontakt inn i BP, og ble invitert med i kommisjonen. Han kjørte analyser av det systemet de hadde da, og la inn faktorer som hadde vært observert, og var sterkt delaktig i at de fant ut hva som egentlig hadde skjedd. Resultatet er at i BP sine spesifikasjoner så står det nå svart på hvitt at systemet skal simuleres med Agito sin software. Vi har dokumentene gulet ut og liggende fremme, og ser på dem rett som det er. For dette er virkelig bra”, forteller Knut Erik entusiastisk.

Om Knut Erik Myren

Knut Erik Myren har vært i Agito i drøye tre år, og overtok som daglig leder i januar 2021. Siden 1998 har han hovedsakelig jobbet innenfor olje og gass, meste­parten av tiden som prosjektleder i ­TechnipFMC. Der har han ledet en mengde utviklingsprosjekter som har utviklet og kvalifisert alt fra avanserte ­elektronikkort til sub-systemer for undervannskontroll av olje- og gass­produksjon. I tillegg har han ledet rene leveranse­prosjekter. Det siste han har gjort for ­TechnipFMC, var å lede implementering av deres siste generasjons kontroll­system. Før Knut Erik begynte i det ­private nærings­liv hadde han 20 år i Forsvaret. Han gikk ­befalsskole, Krigsskolen og Hærens Stabsskole. I tillegg har han grunnfag i bedrifts­økonomi og en ­mastergrad i Business ­Administration fra Handels­høyskolen BI. Han er opptatt av at ting skal være «på stell», derfor ble ­interessen for Orgbrain vekket da han ble gjort kjent med styre­portalen ­Orgbrain.

“Jeg trenger ikke lenger å fly frem og tilbake mellom PC, printer og skanner og purre på mail og sånne ting”

Styrearbeidet var svært arbeids­krevende, og det var “­bortkastet tid”

Agito hadde som sagt én hovedutfordring relatert til styre­arbeidet, og det var å redusere den totale tiden brukt på styrearbeidet.

Man har alltid jobbet digitalt, og også kjørt styremøtene digitalt via Teams fordi ett av styremedlemmene holder til i UK. Men man var ikke fornøyd med kontrollen og risikoen for å misse på deler av styrearbeidet.

“Før brukte vi Word, epost, virtuell server, lagret som vanlige dokumenter på en server, vanlige word-­dokumenter og protokoller i pdf. Filer har blitt sendt ut i pdf for signering. Vennligst skriv ut, signer, skann og send tilbake. De har jo blitt rimelig utvannet til slutt disse protokollene da.”, forteller Knut Erik.

Men hvorfor hadde dere lyst på Orgbrain?, spør vi. Hva var grunnen?
Knut Erik forklarer, “Det begynte med at styrelederen spurte meg. Har du hørt om Orgbrain? Nei, det hadde jeg ikke, så jeg googlet litt på det, og dermed begynte det å komme opp ting på Facebook og andre platt­former. Så jeg slang meg med på et webinar med Orgbrain, og konkluderte med at ja, hvis ikke dette er alt for kostbart så kan det være noe for oss, å få litt bedre system på styrearbeidet, og dokumenter og protokoller, osv.

Hvilket webinar var dette?
“Det het, “Hvorfor ta i bruk et digitalt styrerom””, opp­lyser Knut Erik

Og etterhvert har ble det flere webinarer, som “Derfor bør ditt styre tegne styreansvarsforsikring!”, og “9 av 10 styremedlemmer bryter loven – er du en av dem?”, og webinarene ga mersmak på både Orgbrain og utvikling av styrearbeidet.

Agito har sluppet billig unna pandemien på den ­måten at man var heldig og jobbet digitalt også før den inntraff. Det gjorde utfordringene mindre, og med ­Orgbrain på laget i 2021 har det gått enda enklere og raskere.

 

“Jeg vil gå så langt som til å påstå at vi har 100% kontroll. Dermed å si at vi bare hadde 50% kontroll før, det kan jeg ikke gjøre, men nå er jeg i hvert fall ikke i tvil”

Løsningen har en veldig lav brukerterskel, og vi får full oppbakking av support

Agito gjør fortsatt styrearbeidet elektronisk, og remote, og de kommer til å fortsette på samme måten, korona eller ikke. Med en styreportal som Orgbrain gir det enda mer mening enn før.

Agito har hittil kjørt alle årets styremøter og generalforsamling med Orgbrain. “Alt har fungert helt utmerket”, forklarer Knut Erik. Og han fortsetter, “Som administrator av det, må jeg si at brukerterskelen er relativt lav her. Jeg var i kontakt med support én gang og det var etter første møte rundt utsendelse og signering av protokoller. Men det er også den eneste gang jeg har behøvd å kontakte support. Og den gangen kontaktet jeg support før jeg i det hele tatt hadde prøvd å sende noe ut. Jeg ville ikke risikere å rote det til. Det var kun for å forsikre meg 100% om at alt var gjort skikkelig.”

“Hva med support og oppfølging, er du fornøyd?”, spør vi
“Ja det har fungert veldig fint. Support har vært enkle å få tak i og lett å prate med.”, sier Knut Erik.

“Hvordan bruker dere Orgbrain i dag? Har dere fått noe ekstra hjelp fra systemet?”
“Jeg har brukt noen av de ferdiglagde agendapunktene som ligger i Orgbrain, men jeg har for det meste laget mine egne tilpassede punkter som nå ligger der. Jeg har foreløpig ikke hatt behov for å se noe bak de ­punktene på dokumentasjonen, lovreferanser og sånne ting. Det har har jeg ikke gjort. Men selve løsningen synes jeg er veldig elegant da i og med at jeg kan jobbe på den agendaen litt nå og da, og jeg trenger ikke lagre og ­passe på og sånne ting. Det jeg har gjort blir liggende der, og jeg kan bla fram og tilbake i møter og i det hele tatt synes jeg den er veldig lett å bruke.” ­forklarer Knut Erik entusiastisk.

“Hvorfor laget du egne agendapunkter?”
“Styreleder ønsket punkter som ikke var nøyaktig som de som lå der fra før. Men de var i samme gate. Kanskje han ville ha et agendapunkt som dekket sånn og sånn, men så i databasen lå det to forskjellige, så i stedet for å velge det ene som nesten dekket det vi skulle prate om, så lagde jeg ett som var 100% dekkende i forhold til hva han ønsket. Dette var ikke noe problem.”, sier Knut Erik
“Vi har også tatt i bruk årshjulet, og lagt inn møtene for resten av året, og ser fram til å bruke dette enda mer fremover.”, forklarer Knut Eirik

“Kan du si noe mer om bruken av modulen for ­generalforsamling?”
Knut Erik forklarer, “Det er samme erfaring rundt general­forsamling som for andre møter. Det var ­faktisk ikke et eneste spørsmål fra noen, eller at noen hadde problemer med å logge seg inn, eller følge med på dokumenter eller sånn. For oss fungerte dette helt ­smertefritt.”

Foreløpig har Agito brukt Teams til å kjøre videoer. “Det fungerer veldig greit å bare lime inn Teamslinken i møtene og generalforsamling, og bruke den. Men vi vet om Orgbrains videoløsning, og har planer om å ta en nærmere titt på denne.”, sier Knut Erik.

Dette med GDPR og personvernloven har lagt litt lengre bak, men GDPR har man tenkt på og vært gjennom i forbindelse med websider, så dette er et punkt som er viktig. Og man er glad for at man med Orgbrain holder seg på rette siden av personvernloven.

“Ja, jeg er kjempefornøyd med løsningen jeg.”

Nå er vi helt sikre på at vi har 100% kontroll, og styrearbeidet gjøres unna på halve tiden

“I og med at løsningen er så integrert som den er med agendapunkter, protokoller, signering og sånn, så ­sparer det arbeid. Jeg trenger ikke lenger å fly frem og tilbake mellom PC, printer og skanner og purre på mail og sånne ting. I forbindelse med agenda og innkalling så er det veldig enkelt. Alle har mulighet for å lese hva som er på agendaen, og jeg slipper å purre på om alle har sett det. Jeg føler jo absolutt at vi har kontroll. Jeg vil gå så langt som til å påstå at vi har 100% kontroll. Dermed å si at vi bare hadde 50% kontroll før, det vil jeg ikke gjøre, men nå er jeg i hvert fall ikke i tvil”, forklarer Knut Erik.

Knut Erik og co er spesielt glade for dokument­håndtering generelt, og protokoller og signering/opp­bevaring spesielt. Men i aller første rekke er man glade for at man nå har full kontroll med mindre manuell innsats. ”Jeg ønsker ikke at vi skal gå på en smell ved at vi blir spurt om et eller annet eller bedt om å fremlegge et eller annet, og så klarer vi det ikke. Nå har ikke vi opplevd at noen av de store kundene har gjort en revisjon, men det kan jo skje. Er man en riktig leverandør eller ikke?”, sier Knut Erik

Kan man angi hvor mye tid man sparer på styrearbeid ved bruk av Orgbrain, spør vi?
“Jeg kan si at vi har blitt mye mer effektive. For­beredelser og etterarbeid er helt sikkert gjort på halve tida. Jeg gjør jo klar protokoll-notatene på forhånd ut fra hva jeg forventer vil skje med den saken på styremøtet, og hvis det slår til, så er jo referatet ferdig og sendes til signering bare ved å trykke på en knapp.”

Har du noen råd til andre bedrifter som vurderer å ­anskaffe en styreportal?
“Jeg er overbevist om at bedrifter bør ha et styre som er hovedsakelig ekstern til administrasjonen i bedriften, for hvis det er de samme som sitter i administrasjonen som sitter i styret så trenger vi egentlig ikke møtene for noen annet enn å kunne vedta formelle saker. Og det å få inn eksterne ikke bare for at de kan se på bedriften på en annen måte, men du kan faktisk også ha nytte av eksterne styremedlemmer i driften av selskapet. ­Kanskje kan de være på kundesiden, eller de kan være i en annen sammenheng som du har direkte glede av også“, avslutter Knut Erik.

Og et siste råd på veien “Ta i bruk Orgbrain, lag en møte­plan for året, og ha en del faste agendapunkter. For oss handlet det først og fremst om å skaffe seg bedre oversikt , og så oppdager man at man sparer mye tid.”

“Jeg kan si at vi har blitt mye mer effektive. Forberedelser og etterarbeid er helt sikkert gjort på halve tida”

Rull til toppen

Denne siden benytter seg av informasjonskapsler/cookies. Du kan fortsette å bruke siden som vanlig hvis du godtar dette. Les mer om vår håndtering av informasjonskapsler og personvern i vår personvernerklæring.