Styrearbeid i stiftelser – Alt du trenger å vite

I de fleste organisasjoner har styret det overordnede ansvaret for styring og ledelse av virksomheten. Dette innebærer blant annet at styret skal sørge for en forsvarlig organisering, sikre at det blir utarbeidet planer og budsjetter, samt føre tilsyn med alt går riktig for seg.

Styrearbeidet i stiftelser er på mange områder likt styrearbeid i andre organisasjoner, men det er noen viktige forskjeller. Vi har i denne veilederen prøvd å gi et overblikk over hva som skiller stiftelser fra andre organisasjoner, samt gi deg tips om hva du bør passe på før du påtar deg et styreverv i en stiftelse.

Dette har vi blant annet gjort benytte informasjon publisert av henholdsvis Lotteri og stiftelsestilsynet (heretter kalt Stiftelsestilsynet), Stiftelsesforeningen, Lovdata, samt informasjon fra Styreskolen, som er en del av Orgbrain.

Den 1. januar 2023 ble det foretatt enkelte mindre endringer i stiftelsesloven. Nærings- og fiskeridepartementet jobber imidlertid med å få på plass en helt ny stiftelseslov, der det i NOU 2016:21 er blitt lagt frem et begrunnet forslag til endringer. Lovforslaget inneholder flere kapitler og paragrafer enn gjeldende lov.

Dette betyr imidlertid ikke at en ny lov vil pålegger stiftelsene vesentlig flere byrder av betydning i forhold til dagens lov. Utformingen av lovutkastet gjør det lettere å få oversikt over loven.

Loven blir dermed et mer nyttig verktøy som gir styret svar og veiledning i spørsmål som gjelder stiftelsen og dens virksomhet. I utforming av ny stiftelseslov er det hentet inn en del formuleringer fra tilsvarende bestemmelser i aksjeloven.

Det er fortsatt usikkert om og når en ny lov eventuelt blir vedtatt. Tidligere i år kom Nærings- og fiskeridepartementet med følgende informasjon om planene for fremleggelse for Stortinget:

«Hei

Det er ikke fastsatt noe tidspunkt for når forslag skal legges frem for Stortinget, så det kan jeg dessverre ikke gi deg.

Vennlig hilsen
Cecilie Bakke Dueled
Utredningsleder
Næringspolitisk avdeling
Nærings- og fiskeridepartementet»

Selv om det er noe usikkerhet rundt implementering av ny stiftelseslov, har vi i denne veilederen, valgt å trekke inn elementer fra det nye forslaget, som også er relevant under dagens stiftelseslov. I tillegg har vi tatt inn et kapittel der vi oppsummerer endringene som er foreslått i den nye stiftelsesloven.

Hva er en stiftelse?

En stiftelse er en organisasjon som har en viss formue, men som ikke har eiere utover stiftelsen selv.  Ifølge Stiftelsestilsynet er det over 6 000 stiftelser i Norge, og mer enn 35 000 roller knyttet til disse, der det er stor bredde i aktivitet og formål.

Det er alt fra store næringsdrivende stiftelser med mange ansatte (for eksempel BI og Sintef), via store stiftelser som deler ut årlige pengebeløp til ulike formål, slik som Stiftelsen Fritt Ord og Anders Jahres Humanitære Stiftelse, til mindre stiftelser med varierende formue og formål.

Stiftelsesloven § 2 definerer en stiftelse til å være «en formuesverdi som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon selvstendig er stilt til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig, økonomisk eller annen art».

Om disse vilkårene er oppfylt vil det være snakk om en stiftelse, selv om organisasjonen ellers blir omtalt som legat, institusjon, fond eller annet.

Vi vil nå gå gjennom noen begreper og særtrekk som gjelder for stiftelser.

Formuesverdi (grunnkapital)

En stiftelse skal ha en grunnkapital ved opprettelsen på minst 100 000 kroner, jf. stiftelsesloven § 14. Det kan være kontanter, men også andre formuesverdier, så lenge de kan balanseføres i et regnskap, jf. § 15.

Ofte blir formålet fremmet gjennom avkastningen av formuen som er tilført stiftelsen ved opprettelsen. Dette er imidlertid ikke en nødvendig forutsetning. Formålet kan også ivaretas på annen måte, for eksempel ved løpende tilførsel av midler fra private eller det offentlige, eller ved innsamlinger fra allmennheten.

Alminnelige stiftelser kan også fremme formålet med utdelinger eller på annen måte som tapper av grunnkapitalen, det vil si at grunnkapitalen ikke er bundet.

Dette gjelder ikke for næringsdrivende stiftelser, der det er et krav om bundet grunnkapital på minst 200 000 kroner, jf. § 22. Slike stiftelser kan altså ikke foreta utdelinger som går ut over grunnkapitalen.

I alle stiftelser kan kapitalen bindes gjennom vedtektene, og stiftelsens formål kan ofte legge sterke bindinger på forvaltningen av grunnkapitalen.

I dagens stiftelseslov kan grunnkapitalen være en variabel størrelse som kan skrives opp og ned. I § 18 i forslaget til ny stiftelseslov blir grunnkapitalen definert til å være den kapitalen stiftelsen ble tilført ved opprettelsen, jf. NOU 2016:21 side 124. Dette innebærer at grunnkapitalen som regnskapsmessig balansepost står fast.

Bestemt formål

Stiftelsesloven § 2 spesifiserer at en stiftelse må ha et bestemt formål som formuen skal understøtte. Kravet om at formålet skal være «bestemt» er ikke til hinder for at stiftelser kan ha flere formål. Loven fastsetter ingen begrensning i hva formålet til en stiftelse kan være, så lenge formålet ikke strider mot lov eller «ærbarhet».

Stifterne/oppretterne mister råderetten

Etter definisjonen i stiftelsesloven § 2 må stiftelsen ha grunnlag i en rettslig disposisjon. Det vil ofte være snakk om midler som kommer som en gave, eller som resultatet av et testamente.

Fordi formuen i en stiftelse er stilt til selvstendig rådighet for et bestemt formål (selvstendighetskrav), medfører dette at den eller de som opprettet stiftelsen ikke lenger har råderett over verdien som er overført til stiftelsen.

Det kan heller ikke gjøres utdelinger til oppretteren, til oppretteren sine nærstående, eller til selskap der noen av disse hver for seg eller til sammen har avgjørende innvirkning. (Dersom det foreligger særlige grunner, kan Stiftelsestilsynet gjøre unntak fra dette, jf. § 19.)

Hvem eier en stiftelse?

Det som kjennetegner en stiftelse er altså at det ikke finnes noen eksterne eiere, slik som for eksempel i et aksjeselskap. Stiftelsen er et selveiende rettssubjekt. En stiftelse har heller ikke medlemmer slik som en forening. Det vil si at en stiftelse verken har generalforsamling eller årsmøte.

Siden formålet er det sentrale i stiftelser, kan en si at det er formålet som «eier» stiftelsen. Det vil si at stiftelse som organisasjonsform, i langt større grad enn andre organisasjonsformer, skal sikre at formuesverdien blir disponert i tråd med det vedtatte formålet.

Må være «evigvarende»

Selv om det ikke går eksplisitt frem av stiftelsesloven, er det i tillegg et vilkår om at en stiftelse må bestå over en viss tid («evigvarende»). Om kravet til varighet er oppfylt, avhenger av en helhetsvurdering.

En kommentar i forarbeidet til ny stiftelseslov (NOU 2016:21 side 29) nevner at en stiftelse som ventes å ha en kortere varighet enn fire–fem år, neppe vil bli akseptert som gyldig opprettet.

Styret er øverste organ

Alle stiftelser skal ha et styre. Styret har ansvar for forvaltningen av stiftelsen, og er også stiftelsens øverste organ, jf. stiftelsesloven § 30. Dette er i motsetning til andre organisasjonsformer, for eksempel slik generalforsamlingen er øverste organ i et aksjeselskap.

Styret er det eneste obligatoriske organet i en stiftelse. Dette betyr at stiftelsesloven legger til rette for at stiftelsene kan ha en liten og effektiv administrasjon, som kan tilpasses det konkrete behovet i den enkelte stiftelse. Dette er et fortrinn med stiftelsesformen i forhold til andre organisasjonsformer.

For mange stiftelser er styret det eneste obligatoriske organet, men for næringsdrivende stiftelser som har en grunnkapital på 3 millioner kroner eller mer, og som ikke er holdingstiftelse, er det et lovkrav om daglig leder, jf. § 34.

Vi omtaler styret og styrets rolle nærmere senere i denne veilederen.

Daglig leder

Hvis ikke noe annet er fastsatt i vedtektene, kan styret ansette en daglig leder. Næringsdrivende stiftelser med en grunnkapital på minst tre millioner kroner skal ha en daglig leder. Der det er lovpålagt å ha en daglig leder, kan daglig leder og styrets leder ikke være samme person, jf. stiftelsesloven § 34.

I forslaget til ny stiftelseslov § 44, legges det opp til at det for alle stiftelser skal være frivillig å ha en daglig leder, med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Vurderingen av om en stiftelse skal ha daglig leder avgjøres da av styret, med utgangspunkt i styrets ansvar for en forsvarlig organisering av stiftelsen og stiftelsens virksomhet, jf. NOU 2016:21 side 127.

Dessuten foreslås det, i § 23 (på side 125), at daglig leder og styrets leder ikke kan være samme person, uavhengig av om stiftelsen er næringsdrivende eller ikke.

Daglig leder står for den daglige ledelsen av stiftelsens virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter stiftelsens forhold er av uvanlig art eller stor betydning.

Daglig leder skal sørge for at stiftelsens regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte, jf. § 35.

Som ledd i den daglige ledelsen har daglig leder et ansvar for å ivareta stiftelsens formål innenfor rammene av vedtektene og styrevedtak om dette. I denne sammenheng vil daglig leder også ha et ansvar for å følge opp utdelinger fra stiftelsen, og se til at disse brukes i samsvar med formålet og forutsetningene for styrets vedtak.

I forslaget til ny stiftelseslov § 57, åpnes det opp for at styret får hjemmel til å gi daglig leder fullmakt til å vedta utdelinger, jf. NOU 2016:21 side 129.

Representasjon utad

I en stiftelse er det styret som representerer stiftelsen utad, jf. stiftelsesloven § 38. I motsetning til for eksempel i aksjeselskaper (jf. aksjeloven § 6-31), kan ikke vedtektene i en stiftelse fastsette regler om representasjon utad som begrenser styrets myndighet. Myndigheten til å tildele representasjonsfullmakt i en stiftelse, ligger fullt og helt til styret.

Daglig leder representerer imidlertid stiftelsen utad i saker som inngår i den daglige ledelse, jf. § 38.

Regnskap og revisjon

Alle stiftelser har regnskapsplikt etter regnskapsloven, jf. regnskapsloven § 1-2. I tillegg er alle stiftelser pålagt å ha en revisor, som har en viktig kontrollfunksjon. I revisjonsberetningen skal revisor uttale seg om stiftelsen er forvaltet, og om utdelinger er foretatt i samsvar med lov, stiftelsens formål og vedtektene for øvrig, jf. stiftelsesloven § 44.

Styret i stiftelser skal hvert år ha et møte med revisor uten at daglig leder eller andre fra administrasjonen er til stede, jf. § 44 a. Formålet med møtet skal være at styret og revisor drøfter sentrale regnskapsmessige forhold og andre forhold som revisor mener styret bør informeres om.

Revisor skal også varsle Stiftelsestilsynet dersom de finner «uheldige forhold». Revisors taushetsplikt gjelder ikke i forhold til Stiftelsestilsynet, jf. § 7.

Stiftelser kan fordele myndighet

Selv om en stiftelse ikke har eiere til å «passe på styret», åpner stiftelsesloven § 36 for at det i vedtektene kan fastsettes at stiftelsen kan andre organer enn styret og daglig leder.

Men for å sikre at styret både formelt og reelt er det overordnede organet, har loven klare begrensninger i hvilke oppgaver og myndighet som kan legges til slike organer. Oppgaver og myndighet som loven åpner for å legge i slike organer er å:  

• velge styremedlemmer og til å avsette styremedlemmer når vilkårene i § 29 annet ledd er til stede. Dette gjelder likevel ikke styremedlem som skal velges eller er valgt av de ansatte;
• fastsette styremedlemmenes godtgjørelse;
• føre tilsyn med stiftelsens virksomhet;
• avgi uttalelse om årsregnskapet og årsberetningen;
• beslutte gransking; velge stiftelsens revisor;
• beslutte omdanning av stiftelsen etter forslag fra styret;
• avgi uttalelse til styret eller annet organ i stiftelsen.

Loven har ikke nærmere regler om hvordan medlemmer av slike organer skal velges.

Vedtektene kan også fastsette at stiftelsen skal ha et saksforberedende, rådgivende eller besluttende organ som fullt ut er underlagt styrets omgjørings- og instruksjonsmyndighet.

Stiftelsestilsynet

Stiftelser står i en særstilling da de ikke har eiere. Ulikt andre organisasjonsformer, foreligger det derfor ingen eierkontroll i stiftelser som kan forebygge, avdekke og følge opp ulike former for uforsvarlig forvaltning og direkte misbruk.

Dette tilsier at stiftelsene har et særlig behov for at noen utenforstående fører tilsyn og kontroll med at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven.

Disse oppgavene er lagt til Stiftelsestilsynet. Styret har derfor en plikt til å gi Stiftelsestilsynet alle opplysninger, samt gi annen bistand som er nødvendig for at Stiftelsestilsynet skal kunne gjennomføre sine oppgaver, jf. stiftelsesloven § 7.

Stiftelsestilsynet er finansiert ved årlig avgift fra stiftelsene og gebyr ved nyregistrering.

Særskilt om finans- og sparebankstiftelser

For finans- og sparebankstiftelser er det i all hovedsak reglene i finansforetaksloven som gjelder. Stiftelsesloven har ingen spesiell regulering av finans- og sparebankstiftelsene. 

Etter finansforetaksloven § 12-19 (2) hører det under Finanstilsynet å føre tilsyn med finansstiftelsene og deres virksomhet etter reglene i finanstilsynsloven. Finansforetaksloven er altså en spesiallov, og har forrang framfor overlappende regler i stiftelsesloven. 

Stiftelseslovens bestemmelser kommer først til anvendelse når annet ikke følger av bestemmelser i finansforetaksloven eller i bestemmelser som er gitt i medhold av finansforetaksloven.

For eksempel skal Stiftelsestilsynet føre Stiftelsesregisteret der alle stiftelser skal være registrert, også finans- og sparebankstiftelsene. Nyregistrering og alle senere omdanninger som skjer i en finans- og sparebankstiftelse skal registreres i Stiftelsesregisteret.

En viktig forskjell på ordinære stiftelser, og finans- og sparebankstiftelser, er at de sistnevnte er pålagt å ha en generalforsamling, jf. finansforetaksloven § 12-21.

Næringsdrivende stiftelser

Stiftelsesloven § 1 slår fast at stiftelser er av to typer: alminnelige stiftelser og næringsdrivende stiftelser. § 4 definerer næringsdrivende stiftelser ut fra følgende kriterier:

1. stiftelser som har til formål å drive næringsvirksomhet selv,

2. stiftelser som driver næringsvirksomhet selv,

3. stiftelser som på grunn av avtale, eller som eier av aksjer eller selskapsandeler, har bestemmende innflytelse over næringsvirksomhet utenfor stiftelsen.

Fordi begrepet «næringsvirksomhet» inneholder et element av skjønn, kan det enkelte ganger være vanskelig å avgjøre om en stiftelse er næringsdrivende eller ikke. I slike tilfeller vil Stiftelsestilsynet ha siste ord i saken.

Følgende bestemmelser gjelder spesielt for næringsdrivende stiftelser:

• Vedtektene for en næringsdrivende stiftelse skal angi stiftelsens foretaksnavn, jf. foretaksnavneloven § 2-2

• Næringsdrivende stiftelser skal meldes til og registreres i Foretaksregisteret, jf. foretaksregisterloven § 2-1

• For næringsdrivende stiftelser gjelder det etter stiftelsesloven §§ 22–25 enkelte særregler om stiftelsens kapital som kommer i tillegg til kravene for alminnelige stiftelser.

• Dersom grunnkapitalen er på 3 millioner kroner eller mer, har næringsdrivende stiftelser plikt til å ha en daglig leder som må være en annen enn styreleder, jf. § 34.

• Ansatte har rett til styrerepresentasjon i næringsdrivende stiftelser, jf. §§ 41 og 42.

Det er altså ikke veldig mange spesialregler for næringsdrivende stiftelser, og de fleste paragrafene i stiftelsesloven er felles for alminnelige og næringsdrivende stiftelser.

Hva skiller styrearbeidet i stiftelser fra andre organisasjoner?

Det som spesielt skiller styrearbeid i stiftelser fra andre organisasjonsformer, er forvaltningen. Styrets ansvar for forsvarlig forvaltning av stiftelsen gjelder både stiftelsens formål og kapital. Forvaltningen av formålet skal sikre langsiktig gjennomføring i tråd med stiftelsens vedtekter og gjeldende lover og forskrifter.

Styrearbeid i stiftelser er i tillegg ekstra ansvarsfullt ved at stiftelser verken har eiere eller medlemmer som fører kontroll med styrets forvaltning gjennom generalforsamlinger eller årsmøter.

Realisering av formålet til stiftelsen

Som nevnt har alle stiftelser et formål, det vil si en oppgave stiftelsen er satt til å løse. Det er styret sitt ansvar å forvalte stiftelsen i samsvar med dette formålet. Styret kan ikke bruke stiftelsens ressurser og kapital til noe annet enn å ivareta formålet. Formålet setter dermed rammen for styrets og andre organers myndighet i stiftelsen.

Rammer og oppgaver knyttet til formålet

Virksomhetene som drives i stiftelsesformen varierer stort. Behovet for rutiner og prosedyrer vil derfor også variere. I grove trekk kan det skilles mellom tre kategorier oppgaver som styret i en stiftelse må løse, uavhengig av stiftelsens størrelse, jf. Stiftelsestilsynet:

1. I stiftelser som driver næringsvirksomhet eller andre aktiviteter i tillegg til allmennyttige aktiviteter, må styret forvalte eierskapet eller eierrollen i virksomheten best mulig.

2. Styret må sørge for en forsvarlig forvaltning av kapitalen.

3. Styret må sørge for realisering av det allmennyttige formålet.

Realisering av formålet må skje innenfor rammen av forsvarlig forvaltning. Styret må foreta en konkret avveielse av stiftelsens behov for forsvarlig egenkapital og likviditet opp mot aktuelle behov, for å kunne realisere formålet på kortere og lengre sikt.

Selv om styret i stiftelsen er ansvarlig for forvaltningen av stiftelsen, har lovgiver lagt føringer som styret også må ta hensyn til i sitt arbeid med å forvalte og utvikle stiftelsen.

Dette gir igjen noen avgrensninger for hvordan formålet kan gjennomføres. I vurderingen av hvorvidt det for eksempel skal foretas utdelinger eller ei, og nivået på disse, må utdelingsbeslutningen oppfylle kravene etter stiftelsesloven § 19.

Styret må ha en plan for gjennomføring av formålet

For å kunne gjennomføre formålet på en god måte er det viktig at styret har en plan for hvordan dette skal gjøres. En slik plan gir styret et utgangspunkt når det skal vurdere de enkelte utdelinger eller andre disposisjoner som gjelder gjennomføringen av formålet. 

Det er Stiftelsestilsynets klare anbefaling at alle stiftelser bør dokumentere sine standpunkt i en plan eller strategi. Dette er foreslått som er krav i forslaget til ny stiftelseslov, der man i NOU 2016:21 (side 129) kan lese:

"Styret skal vedta en plan for gjennomføringen av formålet. Dersom stiftelsen skal foreta investeringer eller andre disposisjoner som kombinerer kapitalforvaltningen med gjennomføringen av formålet, jf. § 20 andre ledd, skal dette særskilt omtales i planen.

Styret skal minst én gang i året behandle planen og vurdere behovet for å endre den. Den fastsatte planen skal tas inn i eller vedlegges protokollen for styrets behandling av saken. I årsberetningen skal det opplyses om det i samsvar med bestemmelsene i første ledd er fastsatt en plan for gjennomføringen av formålet og om det er foretatt en årlig vurdering av denne."

En slik plan vil sikre notoritet rundt styrets vurderinger, slik at det blir enklere å dokumentere at styrets disposisjoner har vært forsvarlige. 

Verken den nye loven, eller Stiftelsestilsynet, fastsetter nærmere krav til planens innhold og form. Innholdet i planen kan derfor være ulikt relatert til stiftelsens art og størrelse, og kan dermed tilpasses den enkelte stiftelse etter behov. Men planen vil vanligvis måtte inneholde et budsjett for bruken av stiftelsens midler til formålet.

I utgangspunktet vil en plan vanligvis måtte inneholde et budsjett for bruken av stiftelsens midler til formålet. I pengeutdelende stiftelser, kan planen for eksempel fastsette en øvre ramme over samlede utdelinger, og eventuelt størrelse eller ramme for de enkelte utdelingene. I aktivitetsstiftelser, kan planen inneholde nærmere bestemmelser om gjennomføringen av de aktiviteter stiftelsen etter formålet skal drive, sammen med et budsjett for dette.

For stiftelser som har til formål å forvalte fast eiendom eller andre realverdier, kan det nedfelles grunnlag for forvaltningen av eiendelen (vedlikeholdsplan, påkostning, utleierammer osv.), samt budsjett. For stiftelser som driver næringsvirksomhet, vil planen kunne ligne en virksomhetsplan, men dersom stiftelsen også skal tilgodese særlige formål, vil det være naturlig å angi dette i planen.

I mange stiftelser er imidlertid stiftelsens formål skjønnsmessig angitt i vedtektene, slik at styret må foreta en nærmere vurdering av hva som skal prioriteres, innenfor rammen av vedtektenes formålsbestemmelse. Det vil da være naturlig at denne prioriteringen kommer til uttrykk i planen.

Det at styret har fastsatt en plan for gjennomføringen av formålet, er ikke til hinder for at styret, dersom det måtte ønske det, fraviker planen. 

Det er viktig at styret med jevne mellomrom vurderer behovet for å endre planen. Det er derfor i forslaget til ny lov foreslått en regel om at styret minst én gang i året skal behandle den fastsatte planen.

Hva om formålet ikke lar seg gjennomføre?

Noen stiftelser opplever at formålet av forskjellige grunner kan være vanskelig å gjennomføre. Eksempel på det kan være at økonomien er for dårlig, eller at det er vanskelig å realisere formålet. I slike tilfeller kan det være nødvendig med justeringer av stiftelsens vedtekter generelt eller formålet spesielt.

Stiftelsesloven stiller vilkår for når vedtektene kan endres, men det er styret sitt ansvar at dette blir utført når det er nødvendig. Dersom vedtektene skal endres vil oppretter, arvingene, eller andre som stod oppretter nær, ha rett til å uttale seg.

Dette er viktig for at det opprinnelige formålet, eller meningen med stiftelsen, i størst mulig grad skal bli ivaretatt. Dersom Stiftelsestilsynet vurderer at omdanningen går for langt, vil de som regel veilede om alternativer.

Utdeling

Det er styret som har ansvaret for at utdelinger fra stiftelsen foretas i samsvar med vedtektene, jf. stiftelsesloven § 30. Selve utdelingen fra stiftelser er regulert i § 19, der det står at utdeling av stiftelsens midler vedtas av styret, og at utdelingene skal være i samsvar med stiftelsens formål.

Det kan ikke foretas utdelinger til oppretteren eller til oppdretterens nærstående. Dersom det har skjedd en utdeling fra stiftelsen som er i strid med reglene, skal mottakeren tilbakeføre det som er mottatt.

I forslaget til ny stiftelseslov § 56, er det tatt inn en ny formulering som sier at tildelingene skal stå i et forsvarlig forhold til stiftelsens egenkapital, jf. NOU 2016:21 side 129. Selv om gjeldende lov ikke har noen uttrykkelig bestemmelse med slikt innhold, representerer bestemmelsen likevel neppe noe helt nytt, fordi et slikt krav må innfortolkes i styrets alminnelige plikt til en forsvarlig forvaltning av stiftelsen.

Dette betyr at styret har et ansvar for å opprettholde en egenkapital som setter stiftelsen i stand til, over tid, å gjennomføre formålet slik det var forutsatt av oppretteren. Vurderingen kan bli en annen der forutsetningen er at stiftelsen skal ha en begrenset tidshorisont.

I stiftelser som driver næringsvirksomhet og andre stiftelser med gjeldsforpliktelser, har kravet om at utdelinger skal stå i et forsvarlig forhold til egenkapitalen en side til stiftelsens kreditorer. Styret har et ansvar for at det ikke foretas utdelinger som kan forringe kreditorenes dekningsmulighet.

I forslaget til ny stiftelseslov § 57, åpnes det opp for at styret kan gi daglig leder fullmakt til å vedta utdelinger. En slik fullmakt bør imidlertid holdes innenfor visse rammer, som sikrer styret den overordnede kontrollen med at utdelingene skjer i samsvar med stiftelsens formål og styrets egen plan for gjennomføringen av formålet. Utdelinger av uvanlig art eller stor betydning for stiftelsen skal fortsatt vedtas av styret, jf. NOU 2016:21 side 129.

For å bedre sikre at utdelinger fra stiftelsen skjer etter gjeldende lov og vedtekter, anbefaler Stiftelsestilsynets at styret utarbeider en skriftlig plan for utdelinger. En slik plan kan for eksempel deles opp i følgende tre deler:

1. Finne de beste mottakerne som dekker formålet bredest mulig

2. Fastsette optimal form, størrelse og hyppighet på utdelingene

3. Sikre rett oppfølging i etterkant - sørg for at utdelingene har effekt i tråd med formålet

Det er stor forskjell på å donere penger til en etablert og veldrevet bistandsorganisasjon, og det å være hovedfinansieringskilde til et konkret bistandsprosjekt. Valget av mottaker/prosjekt vil ha stor betydning for hvordan utdelingen skal skje og hvordan oppfølgingen bør være.

Planen for utdeling vil være en naturlig del av planen for formålsrealisering.

Krav til kapitalforvaltning i stiftelser

Det er grunnleggende i stiftelsesretten å sikre at kapitalen forrentes slik at stiftelsens formål kan realiseres på best mulig måte. Det er derfor et naturlig utgangspunkt at formålet til stiftelsen legges til grunn ved vurdering av hvordan kapitalen skal forvaltes.

Har for eksempel stiftelsen et formål som tilsier utdeling hvert år, eller krever formålet at stiftelsen opparbeider kapital over flere år før det foretas en utdeling fra stiftelsen?

Har stiftelsen et kapitalkrevende formål, eller er det snakk om relativt små årlige utdelinger? Formålet kan også gi føringer, for eksempel etiske, som er styrende for hvilke typer investeringer stiftelsen kan foreta. 

Kapitalforvaltningen må normalt ha et langsiktig perspektiv, og bygge opp under stiftelsens formål, slik at formålet kan realiseres på best mulig måte.

Hva sier loven?

Forvaltning av stiftelsens kapital er regulert i stiftelsesloven § 18:

"Stiftelsens kapital skal forvaltes på en forsvarlig måte, slik at det til enhver tid tas tilstrekkelig hensyn til sikkerheten og mulighetene for å oppnå en tilfredsstillende avkastning for å ivareta stiftelsens formål."

Loven angir generelle rammer for kapitalforvaltningen, og har som krav at kapitalen i en stiftelse skal forvaltes forsvarlig. I forarbeidene til loven diskuteres det i hvilken grad en skal gi detaljerte regler for hvordan stiftelsens kapital skal forvaltes. Dette gikk en bort fra da dette ble oppfattet som for rigid, og i stedet er det tatt inn et forsvarlighetskrav til forvaltningen.

Selv om det ikke ble innført spesifikke regler om plasseringsplikt, er ikke dette det samme som at det det ikke finnes noen krav til stiftelsens kapitalforvaltning. I forarbeidet står det (NOU 1998:7 side 43):

 "Utvalget vil understreke at det å bevare grunnkapitalen er helt grunnleggende i enhver stiftelse, ikke minst fordi dette kan bidra til at formålet også kan realiseres på noe sikt."

Lovgiver valgte derfor å ta inn et krav der en tar hensyn til både sikkerheten for investeringen og muligheten for avkastning.

Kravene til sikkerhet og avkastning er dels motstridende. Høy sikkerhet vil ofte bety at mulighetene for avkastning er mer beskjedne, mens forventning om høyere avkastning er normalt forbundet med relativt større risiko. Dette medfører at styret må finne en balanse mellom de to hensynene.

I vedtektene til stiftelsen er det fullt mulig for oppretter å gi mer detaljert rettledning eller plasseringsplikt til hvordan kapitalen skal forvaltes.

I forslaget til ny stiftelseslov § 20 (NOU 2016:21 side 124), om forvaltning av stiftelsen, er det en utvidet plikt til å påse at risikoen ved stiftelsens kapitalforvaltning og øvrige virksomhet står i et forsvarlig forhold til stiftelsens egenkapital:

"Stiftelsens kapital skal forvaltes på en forsvarlig måte, slik at det til enhver tid tas tilstrekkelig hensyn til sikkerheten og mulighetene for å oppnå en tilfredsstillende avkastning for å ivareta stiftelsens formål. Risikoen ved stiftelsens kapitalforvaltning og øvrige virksomhet skal stå i et forsvarlig forhold til stiftelsens egenkapital. 

Første ledd er ikke til hinder for at stiftelsen foretar investeringer eller andre disposisjoner som gir mindre avkastning eller pådrar stiftelsen større risiko enn det som ellers er i samsvar med første ledd, når investeringen eller disposisjonen er foretatt for å gjennomføre stiftelsens formål. Disposisjoner etter dette ledd vedtas av styret etter reglene for utdelinger."

Den nye lovbestemmelsen begrenser dermed styrets adgang til å pådra stiftelsen ulike typer risikoer som setter egenkapitalen i fare, med mindre investeringen eller disposisjonen er foretatt for å gjennomføre stiftelsens formål.

Stiftelsestilsynet anbefaler plan for kapitalforvaltning

Variasjonene i stiftelsenes formål og kapitalbase innebærer at kapitalforvaltningen kan være svært forskjellig fra en stiftelse til en annen. For stiftelser som deler ut årlige pengebeløp, vil eksempelvis målet med kapitalforvaltningen være å oppnå ønsket løpende avkastning på midlene.

For stiftelser som er dominerende aksjonær i et selskap, og særlig dersom aksjeposten også utgjør en stor del av stiftelsens formue, må kapitalforvaltningen også omfatte en forsvarlig eierstyring i aksjeselskapet.

For stiftelser som eier boliger, vil derimot kapitalforvaltningen omfatte å opprettholde en forsvarlig standard på bygningsmassen. Felles for alle stiftelser er at kapitalforvaltningen skal bygge opp under stiftelsens formål. 

For å oppnå dette er det viktig at styret utarbeider en plan med strategi for kapitalforvaltningen. Planen for kapitalforvaltning, vil naturlig måtte sees i sammenheng med planen for formålsrealisering.

Krav til plan ved forvaltning av stiftelsens kapital er tatt inn som et lovkrav i forslaget til ny stiftelseslov § 20, jf. NOU 2016:21 side 124:

"Styret skal fastsette en plan for den nærmere forvaltningen av stiftelsens kapital innenfor rammen av bestemmelsen i første ledd og loven ellers, samt regler om kapitalforvaltningen i stiftelsens vedtekter. Styret skal minst én gang i året behandle planen og vurdere behovet for å endre den. Den fastsatte planen skal tas inn i eller vedlegges protokollen for styrets behandling av saken. I årsberetningen skal det opplyses om det i samsvar med bestemmelsene i dette ledd er fastsatt en plan for kapitalforvaltningen og om det er foretatt en årlig vurdering av denne."

En plan for kapitalforvaltningen, utgjør et viktig grunnlag i stiftelsens styringsverktøy. Planen må utarbeides både i henhold til lov og vedtekter, samt ta hensyn til hvordan formålet for stiftelsen skal realiseres.

Planen må også utformes slik at den beskytte stiftelsens egenkapital. Dersom kapitalforvaltningsplanen viser at kapitalen utsettes for en risiko som ikke er forsvarlig i forhold til stiftelsens egenkapital, må styret justere ned aktivitetene eller ambisjonene i stiftelsen.

Som et utgangspunkt mener Stiftelsestilsynet at en kapitalforvaltningsstrategi for pengeutdelende stiftelser av en viss størrelse, som et minimum bør inneholde følgende elementer:

• Vurdering av formålet til stiftelsen, og hvilke rammer og begrensninger dette setter for kapitalforvaltningen

• Vurdering av behovet for likviditet på kort og lang sikt

• Mål for avkastning

• Risikovurderinger av ulike typer investeringer

• Vurdering av hvor store forvaltningskostnader som er akseptable for stiftelsen

• Angi fordeling mellom investeringene (for eksempel aksjer, rentepapirer og eiendom)

Ansvaret for utarbeidelsen av kapitalforvaltningsplanen hører under styret. Et bevisst forhold til kapitalforvaltningen utgjør derfor en grunnleggende del av det å påta seg styreverv i en stiftelse. Det er ikke slik at styremedlemmene må ha spisskompetanse innen kapitalforvaltning.

Det forutsettes imidlertid at de som påtar seg styreverv har en interesse og grunnleggende forståelse for hvordan den konkrete stiftelsens kapital kan forvaltes på en forsvarlig og effektiv måte.

For å styrke styrets bevissthet til kapitalforvaltningen og beholde planens relevans, bør planen vurderes og eventuelt justeres av styret minst én gang i året.

"Impact investing"

Med «impact investing» menes investeringer i selskaper, fond eller prosjekter med en intensjon om å oppnå sosiale og/eller miljømessige effekter sammen med finansiell avkastning. 

For en stiftelse må eventuelle ikke-finansielle investeringer falle innenfor formålet for å være lovlige. Når kapitalforvaltningen kombineres med investering i formålsrealiseringen, vil stiftelsen i mange tilfeller måtte akseptere en annen kombinasjon av finansiell avkastning og risiko enn i vanlig kapitalforvaltning.

Isolert sett vil derfor en slik investering ofte ikke tilfredsstille kravet om at det til enhver tid må tas tilstrekkelig hensyn til «sikkerheten og mulighetene for å oppnå en tilfredsstillende avkastning for å ivareta stiftelsens formål».

Imidlertid kan både lavere avkastning og økt risiko likevel anses forsvarlig fordi kapitalforvaltningen samtidig anses som en del av stiftelsens formålsrealisering.

Det å utsette kapitalen for en høyere risiko, eller lavere enn ordinær markedsmessig avkastning, kan derfor begrunnes med at stiftelsens formål realiseres. Impact investing skiller seg likevel fra gaver ved at man forventer å minimum få tilbake investert beløp slik at dette kan resirkuleres til nye formål.

Den eventuelt lavere avkastningen stiftelsen mottar som følge av sine investeringer, men også forventningene om målbare formålseffekter, gjør at disposisjonen til en viss grad må behandles etter reglene om utdelinger.

Styret må også redegjøre nærmere for hvordan investeringen fremmer formålet. Ettersom styret hele tiden må være tydelig dersom en investering samtidig er en del av formålsrealiseringen, avskjæres styret fra muligheten til i etterkant å begrunne en lav avkastning på ordinære investeringer med at kapitalforvaltningen også var en del av formålsrealiseringen.

Begrepet «impact investing» kan derfor ikke brukes som unnskyldning for en kapitalforvaltningsplan som gir lavere avkastning enn forventet. Styret må vurdere andelen av kapitalen plassert i formålsrelaterte investeringer i forhold til ordinære investeringer, slik at ikke samlet formålsrealisering svekkes på grunn av redusert kapitalavkastning.

Det er viktig å være oppmerksom på at det å kombinere kapitalforvaltningen med formålsrealiseringen kan utløse skatteplikt for stiftelsen, jf. skatteloven § 2-32 andre ledd, jf. første ledd. Ifølge denne bestemmelsen vil en stiftelse som ikke har erverv til formål, være skattepliktig for formue i og inntekt av en eventuell økonomisk virksomhet som stiftelsen driver.

Ekstern forvaltning

Dersom stiftelsen selv ikke har kompetanse innen kapitalforvaltning, bør en vurdere hvordan dette kan hentes inn utenfra. Dersom kapitalforvaltningen settes ut, må styret likevel ha en oversikt og kontroll med hva forvalterne foretar seg.

Det innebærer blant annet at styret ikke kan la en forvalter gjennomføre investeringer eller forvaltningsstrategier som styret ikke har forutsetning til å forstå, og kunne kontrollere.

Kontroll

En forsvarlig kapitalforvaltning krever at det finnes et betryggende system for løpende kontroll og oversikt med stiftelsens investeringer.

For å forstå kravene til kapitalforvaltning som stiftelsesloven § 18 stiller, må en også ta hensyn til kravet om internkontroll i § 30, der det går frem at styret har ansvar for å påse at regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.

Tap av stiftelsens egenkapital

Hvis det må antas at egenkapitalen i en stiftelse er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved, og omfanget av virksomheten i stiftelsen, skal styret straks behandle saken og varsle Stiftelsestilsynet.

Styret skal deretter innen rimelig tid gi en redegjørelse til Stiftelsestilsynet om behovet for tiltak, og om hvilke tiltak som i tilfelle vil bli iverksatt, jf. stiftelsesloven § 25. 

I dagen stiftelseslov er styrets handlingsplikt begrenset til stiftelser som selv driver næringsvirksomhet. I forslaget til ny stiftelseslov § 22, utvides styrets handleplikt til å gjelde for alle stiftelser, jf. NOU 2016:21 side 125.

Sammensetning av styret

Enhver stiftelse skal ha et styre jf. stiftelsesloven § 26. Den som skal opprette en stiftelse, skal utarbeide et stiftelsesdokument for stiftelsen, som minst skal angi styrets sammensetning. Dette kan eventuelt håndteres av en vedtektsbestemmelse som angir hvordan styret skal velges, jf. § 9.

I stiftelser som har en grunnkapital på tre millioner kroner eller mer, skal styret ha minst tre medlemmer. Styret skal ha en leder som velges av styret, hvis ikke noe annet er bestemt i vedtektene, jf. § 26. Der det er lovpålagt å ha en daglig leder, kan daglig leder og styrets leder ikke være samme person, jf. § 34.

I forslaget til ny stiftelseslov § 23, er det krav om at alle styrer minst skal ha tre medlemmer, jf. NOU 2016:21 side 125. Begrunnelsen for dette er at krav om minst tre styremedlemmer vil bidra til å sikre tilliten til beslutningsprosessen i stiftelsene, og at styrets vedtak er forsvarlig behandlet, og er i stiftelsens interesse.

Dette gjelder ikke minst sentrale vedtak som har med forvaltningen av stiftelsens kapital å gjøre, og vedtak om utdelinger fra stiftelsen.

Krav til kompetanse

Prosessen med å sette sammen et styre kan langt på vei sammenlignes med å sette sammen en ledergruppe. Det gjelder å ta utgangspunkt i stiftelsens situasjon, og finne de riktige personene stiftelsen har behov for med tanke på kompetanse, personlige egenskaper, og ikke minst, motivasjon og engasjement for stiftelsen og dens formål.

Et viktig forhold ved sammensetning av styret, er at styret samlet sett har den kunnskap og kompetanse som skal til for å sikre god virksomhetsstyring, en forsvarlig forvaltning og god internkontroll.

Dette er nødvendig for at styret skal ha tilstrekkelig godt grunnlag for å gjøre de rette vurderingene. Kravene til styrets kompetanse må avpasses størrelsen på stiftelsens kapital og stiftelsens formål. 

Det er også viktig at et samlet styre har den autoritet som skal til for å møte vanskelige situasjoner. Dette gjelder blant annet tilfeller der stiftelsens omdømme står i fare, eller der daglig leder ikke fungerer tilfredsstillende i sin rolle. I en slik situasjon må styret kunne vise styrke og tørre å gripe inn når det trengs.

I tillegg til at styret må ha de rette egenskapene og nødvendige kompetanse, må styret også ha kapasitet til å utføre sine oppgaver. Det betyr at hvert enkelt styremedlem må ha tilstrekkelig tid til å utføre styrevervet.

For eksempel kan det å ta på seg for mange styreverv føre til at et styremedlem ikke har den kapasitet som er nødvendig for å være styremedlem i en konkret stiftelse. Et styremedlem med mange styreverv vil også lettere kunne komme i en situasjon der det oppstår en interessekonflikt i forhold til andre styreverv.

Begrensning i hvem som kan ha styreverv i en stiftelse

I motsetning til andre organisasjonsformer har stiftelsesloven begrensninger når det gjelder deltagelse fra de som har opprettet stiftelsen, og deres nærstående. De kan sitte i styret, men kan ikke være de eneste medlemmene av styret. Det må alltid være minst ett styremedlem som ikke utgjør denne personkretsen, jf. stiftelsesloven § 27.

De som har opprettet stiftelsen, eller deres nærstående, kan heller ikke være styreleder hvis styret kun består av to medlemmer. Det har å gjøre med at styreleder, gjennom sin rolle som møteleder, har den avgjørende stemmen ved stemmelikhet. 

Med disse begrensningene, bidrar loven til å hindre at de som har opprettet stiftelsen, eller deres nærstående, får full kontroll over styrets beslutninger. Hvem som regnes som nærstående går frem av § 5.

Det er ikke krav om å være norsk statsborger for å være styremedlem i en norsk stiftelse. Det stilles imidlertid krav til at minst halvparten av styrets medlemmer skal være bosatt i Norge, eller ved å være bosatt i – og dessuten statsborger – i en EØS-stat eller Storbritannia/Nord-Irland.

Alle styremedlemmer må være myndige, og altså minst 18 år gamle.

Ansattevalgte representanter

I næringsdrivende stiftelser har de ansatte rett til styrerepresentasjon i styret dersom stiftelsen har flere enn 30 ansatte, Da gjelder de samme reglene som i aksjeloven § 6-4, jf. stiftelsesloven § 41.

Varamedlemmer

Stiftelser kan også velge varamedlemmer. Lovens regler om styremedlemmer gjelder så langt de passer, også for varamedlemmer og observatører, jf. stiftelsesloven § 27.

Styret skal registreres hos Stiftelsestilsynet

Hvem som er medlemmer av stiftelsens styre og hvem som er styreleder, og i tilfelle hvem som er varamedlemmer og observatører til styret, skal være registrert i et sentralt register som føres av Stiftelsestilsynet, jf. stiftelsesloven § 8.

Tjenestetid for styremedlemmer

Styremedlemmer i stiftelser tjenestegjør i fire år, hvis ikke noe annet er fastsatt i stiftelsens vedtekter, jf. stiftelsesloven § 28. Dette er til sammenligning dobbelt så lenge som standard tjenestetid i et aksjeselskap.

Et styremedlem skal bli stående i vervet inntil et nytt medlem er valgt, selv om tjenestetiden er utløpt. Hvis det foreligger særlig grunn, har et styremedlem rett til å tre tilbake før tjenestetiden er ute. Styret og den som har valgt styremedlemmet, skal gis rimelig forhåndsvarsel.

I forslaget til ny stiftelseslov (NOU 2016:21 side 126), er det tatt inn en paragraf, § 29, som gir den som oppnevnte et styremedlem en rett til å avsette styremedlemmet, dersom visse forutsetninger er oppfylt:

"Styremedlem som vesentlig tilsidesetter sine plikter ved utøvelse av vervet, som klart viser seg uegnet, eller som ikke fyller lovens krav til å være styremedlem, jf. § 24, kan avsettes av den som har valgt styremedlemmet. Dersom den som har oppnevningsmyndighet ikke avsetter styremedlem etter forrige punktum, kan styremedlemmet avsettes av styret."

En slik myndighet til å avsette styremedlemmer, antas å gjelde også i dag, selv om det ikke framgår direkte i dagens lov, jf. NOU 2016:21 side 96.

I forarbeidet til den foreslåtte bestemmelsen om rett til å avsette styremedlemmer, understreker utvalget at det klare utgangspunktet er at verken styret selv eller den som har oppnevnt et styremedlem, for øvrig har adgang til, i tjenestetiden, å fjerne et valgt styremedlem.

Dette betyr at verken styret eller den som har oppnevnt et styremedlem, kan fjerne et styremedlem i tjenesteperioden uten at de lovbestemte vilkårene for det er oppfylt. Hovedregelen er derfor at et valgt styremedlem sitter tjenestetiden ut, selv om det skulle vise seg at medlemmet ikke svarer til de forventningene man hadde til vedkommende. 

Bakgrunnen for denne hovedregelen er styremedlemmenes uavhengighet overfor den som har oppnevningsmyndighet. De foreslåtte bestemmelsene tar sikte på de grove tilfellene, for eksempel der et styremedlem vedvarende unnlater å delta i styrearbeidet, og dermed bidrar til å «lamme» styrets arbeid eller at styremedlemmet handler grovt illojalt overfor stiftelsen, eller på annen måte motarbeider stiftelsens formål.

Personlige ansvar

I likhet med styreverv i andre typer organisasjoner, er det å være styremedlem i en stiftelse et personlig verv, der alle medlemmene har samme rettigheter, plikter og ansvar. Styreleder har i tillegg noen lovpålagte arbeidsoppgaver.

Styremedlemmene sitt ansvar er kollektivt. Det vil si at hvert enkelt styremedlem er solidarisk ansvarlig for styrets beslutninger, handlinger og unnlatelser.

Styret har likevel handlingsrom til å fordele arbeidsoppgaver både innad i styret og til andre roller, som for eksempel daglig ledelse og forretningsførsel. Styret beholder uavhengig av dette ansvaret som øverste organ for stiftelsen.

Styrets myndighet og ansvar

Forvaltningen av stiftelsen hører under styret. Styret skal sørge for at stiftelsens formål ivaretas, og at utdelinger foretas i samsvar med vedtektene. Styret skal påse at regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, jf. stiftelsesloven § 30.

En naturlig del av styrets myndighet og ansvar, er å sørge for en for en forsvarlig organisering av stiftelsen og stiftelsens virksomhet. Styret skal også iverksette de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver.

Flere stiftelser har hele eller deler av sin formue plassert i aksjer i underliggende datteraksjeselskaper. I slike tilfeller er det av sentral betydning for at styret skal kunne holde seg orientert om stiftelsens økonomiske situasjon, at det også holder seg oppdatert om datterselskapenes økonomiske stilling og utvikling. Dette er en plikt som er utvidet i forslaget til ny stiftelseslov § 34, jf. NOU 2016:21 side 126. 

En viktig del av styrets forvaltningsansvar er å ansette daglig leder, jf. stiftelsesloven § 34. Hvis det oppstår situasjoner hvor daglig leder ikke fungerer tilfredsstillende, er det viktig at styret håndtere dette på en profesjonell måte.

De siste årene har det kommet en rekke lovendringer og nye forordninger som pålegger styret oppgaver og ansvar ut over det som følger direkte fra stiftelsesloven. Dette er oppgaver som ofte er av ikke-finansiell art, slik som arbeid mot diskriminering, etterlevelse av personvernlovgivning, åpenhet knyttet til leverandører, samt bærekraft/ESG. Dette er noe som styret også må ta med seg i sitt arbeid. 

Et velfungerende styre bør kjenne til sitt forvalting- og tilsynsansvar. For å gjøre en god jobb er det viktig at hvert enkelt styremedlem kjenner til de grunnleggende føringene de er underlagt av loven og vedtektene, samt sørge for at de riktige og viktige sakene blir satt på satt på styrets agenda, og behandlet på en tilfredsstillende måte. 

Ved saksbehandling har stiftelsesloven flere regler som regulerer situasjoner der det gjør seg gjeldende interessekonflikt mellom stiftelsen og stiftelsens styre, eller andre som representerer stiftelsen, så som stiftelsesloven § 19 andre ledd om utdelinger, § 20 om lån og sikkerhet, § 37 om inhabilitet, og § 40 om godtgjørelse.

Ved siden av disse lovbestemmelsene gjelder i dag på ulovfestet grunnlag et generelt prinsipp om styremedlemmenes og daglig leders plikt til å ivareta stiftelsens interesser, og ikke la personlige særinteresser virke inn på beslutningene. 

I forslaget til ny stiftelseslov § 51, blir det i tillegg foreslått en egen regel om saksbehandlingen ved avtaler mellom stiftelsen og styremedlemmer mv.

Det blir også i ny § 50, foreslått å lovfeste et alminnelig forbud mot at styret, daglig leder og andre som representerer stiftelsen misbruker sin posisjon i stiftelsen til å gi seg selv eller andre en urimelig fordel på stiftelsens bekostning, jf. NOU 2016:21 side 128.

Saksbehandlingsregler

Det er viktig at styret passer på at de har gode rutiner og systemer på hvordan de håndterer sine oppgaver. Mange styrer begynner etter hvert å få et godt bilde av hva som kreves av rammeverk for å håndtere personopplysninger i stiftelsen. Utfordringen er at mange styrer glemmer at også de er underlagt de samme reglene.

Til tross for økt fokus på digitalisering og personvern, er det fortsatt styrer som håndterer styredokumenter gjennom lokal lagring, og distribusjon over ukryptert e-post.

Dette er uheldig da det er svært sannsynlig at stiftelser med en viss aktivitet vil ha styredokumenter som inneholder personopplysninger. Det kan være opplysninger om styremedlemmer, potensielle lederkandidater eller samarbeidspartnere.

Styret bør som et kollegium være fremtidsrettet, og enes om struktur og arbeidsprosesser på styrearbeidet som er tilpasset både dagens og morgendagens utfordringer. Det vil blant annet si å gå til anskaffelse av styreportal, eller annet verktøy, som er utviklet for å ivareta sikkerhet og effektivitet i saksbehandlingen.

Innkalling til styremøte

Ifølge stiftelsesloven § 31 har styrets leder et særskilt ansvar for at aktuelle saker som hører inn under styret blir behandlet. Imidlertid har både styremedlemmer og daglig leder ansvar for at det kalles inn til styremøte når det føles påkrevd. Større stiftelser velger ofte å utarbeide en instruks som beskriver hvordan stiftelsen skal gå frem ved innkalling til styremøte.

Det varierer mye mellom stiftelser hvor ofte styremøter avholdes. Generelt anbefales det at styremøtene avholdes så ofte at styret får tilstrekkelig kontinuitet i arbeidet og tilstrekkelig mulighet til å ivareta sine oppgaver.

Innhold og forberedelse av saker

I følge § 31 skal styremøter og annen styrebehandling varsles på hensiktsmessig måte. Det vil blant annet si at en sak skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

Det vil si at innkallingen skal inneholde et underlagsmateriale som gjør det mulig for deltakerne å sette seg inn i sakene som er til behandling, på en forsvarlig måte. Videre bør en innkalling inneholde en agenda som tydelig viser hvilke saker som skal behandles. Sakene bør ha en tydelig angivelse av kategori, for eksempel om det er en beslutningssak, orienteringssak eller diskusjonssak.

Innkallingen må angi tid, sted og behandlingsmåte (fysisk møte, styreportal, videokonferanse mv.). I tillegg kan det med fordel opplyses om hvor lang tid møtet forventes å ta.

Noen synes også det er fornuftig å lage en tidsplan for de enkelte agendapunktene. Dette kan være ekstra nyttig i tilfeller der styret erfaringsmessig bruker uforholdsmessig mye tid på bakoverskuende agendapunkter (rapportering mv.), og dermed lett får for lite tid til viktige fremadskuende agendapunkter (strategiarbeid mv.).

Rekkefølgen på agendapunktene kan også være viktig for å bidra til tidsstyringen. Uansett er det viktig at det blir satt av tilstrekkelig tid slik at styret får mulighet til å ha en god og fruktbar diskusjon.

I forslaget til ny stiftelseslov § 38 (NOU 2016:21 side 126), er kravet til forberedelse av saker ytterligere presisert: Blant annet skal daglig leder forberede saker som skal behandles av styret i samråd med styrets leder.

Mottakere

Innkalling til styremøte skal sendes til samtlige styremedlemmer, og eventuelt andre som skal delta. Har noen styremedlemmer meldt forfall, og det finnes varamedlem, skal varamedlemmet innkalles, jf. stiftelsesloven § 32.

Daglig leder skal også kalles inn da han/hun har rett og plikt til å delta i styrets behandling, jf. § 31.

Når et varamedlem møter for et fraværende eller inhabilt styremedlem, fungerer varamedlemmet som et fullverdig styremedlem, og skal ha det samme behandlingsgrunnlaget som de øvrige styremedlemmene.

Dette kan også bety at sakspapirer fra tidligere styrebehandlinger, av samme eller nærliggende sak, må sendes ut til møtende varamedlem.

I forslaget til ny stiftelseslov § 38, er det tatt inn en ny bestemmelse som presiserer plikten til å sørge for at også varamedlemmer, så langt mulig, får tilsendt behandlingsgrunnlaget for de sakene der han eller hun skal delta, i rimelig tid før styrebehandlingen, jf. NOU 2016:21 side 126.

For stiftelser som har varamedlemmer, er det ulik praksis på om varamedlemmer alltid skal få tilsendt kopi av innkallingen, eller kun i forbindelse med møter der de er forventet å delta.

I noen styrer argumenterer man for at det er en fordel at varamedlemmer får muligheten til å sette seg inn i materialet forløpende, slik at de er godt forberedt den dagen de må stille i møte, kanskje på kort varsel.

I andre styrer legges det vekt på at det er unødvendig å sende materiale til personer som sannsynligvis ikke skal delta på saksbehandlingen, og derfor lett kan få et skjevt bilde av enkeltsaker. På generelt grunnlag kan det dessuten være en fordel å begrense utsendingen av sensitivt materiale.

Innkallingsfrist

Stiftelsesloven har ingen konkret frist for når et styremøte skal varsles, men stiftelsesloven § 31 sier at styremøter og annen styrebehandling varsles med nødvendig frist. Normalt sendes innkalling til styremøtet i tråd med det som er nedfelt i en årsplan, eller når daglig leder og styrets leder er enige om at konkrete saker skal styrebehandles.

Innkallingen med underlag bør sendes i god tid, gjerne en uke, før styrebehandlingen, slik at det enkelte styremedlem får tilstrekkelig tid til å forberede seg til sakene som er til behandling. Dersom det dukker opp viktige saker som krever rask behandling, er det ingen konkret minimumsfrist ut over det noe vage uttrykket «nødvendig frist».

Utsendelse

Mange stiftelser sender fortsatt innkalling til styremøte per brevpost eller via ukryptert e-post. Sistnevnte løsning bør unngås for innkallinger som inneholder større mengder bilag, personopplysninger eller sensitiv informasjon.

For det første vil en rekke vedlegg i en e-post fort bli uoversiktlig. For det andre er det lett for at e-post kommer på avveie, særlig i tilfeller der e-posten sendes til mange mottakere med stor variasjon av e-posttjenere og -klienter, med tilhørende varierende sikkerhetsregimer.

Det er viktig å være klar over at styret, i likhet med administrasjonen, har en plikt til å behandle personopplysninger slik at opplysningenes integritet og fortrolighet beskyttes.

Dette innebærer at personopplysninger skal lagres slik at de slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innhentet for. Dette vil være svært utfordrende å overholde dersom styret legger opp til e-postbasert styrekommunikasjon.

For å kunne håndtere større mengde dokumentasjon på en sikker måte, kan det være hensiktsmessig å anskaffe en digital styreportal, som gir sikker lagring og oversiktlig tilgang til styredokumentene, uansett hvor en befinner seg.

Det å få elektronisk beskjed på e-post om at styredokumenter er lagt ut i styreportalen, gjør det enkelt å forberede seg. En styreportal vil også gjøre det enklere for både nye og nåværende styremedlemmer å sette seg inn i historiske forhold.

Behandling av styresaker

Styrets leder skal sørge for at styret får til behandling de saker som hører under styret. Dette omfatter blant annet saker som etter stiftelsens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. I tillegg kommer saker som loven spesielt krever behandlet i styret.

Behandlingsmåte

Stiftelsesloven § 31 sier at styret skal behandle saker i fysisk eller elektronisk møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende.

Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene, så vidt mulig, kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet.

Hvilken konkret behandlingsmåte som skal benyttes, må vurderes konkret i hvert tilfelle av styrets leder. I vurderingen må det blant annet ses hen til eventuelle behov styremedlemmene vil ha for å diskutere seg imellom, både om beslutningsgrunnlaget og vedtakets innhold. 

For å sikre lovens krav om en samlet behandling, bør det legges opp slik at hvert enkelt styremedlem gis anledning til å fremføre sin sak direkte overfor de andre styremedlemmene, slik at disse kjenner de andre medlemmenes syn før avgjørelsen treffes.

Styrets flertall kan vedta instruks om behandlingsmåte

Selv om lovens utgangspunkt er at styrets leder velger møteform, kan mer enn halvdelen av styrets medlemmer likevel kreve at møtet blir holdt som fysisk eller elektronisk møte.

I tillegg kan også styrets flertall innskrenke styreleders myndighet til å bestemme møteform, gjennom å vedta nærmere retningslinjer for styrebehandlingen. Dette kan blant annet være at bestemte saker eller sakstyper skal behandles i fysisk møte.

Selv om styrets flertall kan vedta retningslinjer for styrebehandlingen, må fortsatt lovens krav om betryggende behandlingsmåte, være oppfylt.

Styreportal

For å kunne gjennomføre elektroniske møter på en betryggende og effektiv måte, bør styret gå til anskaffelse av en styreportal, eller annet verktøy, som gjør at behandlingsmåten er betryggende.

En styreportal er et digitalt samhandlingssystem utviklet for å håndtere sentrale oppgaver og prosesser relatert til styrets arbeid. Formålet med en styreportal er å gjøre styrearbeidet enklere, tryggere, mer oversiktlig – og ikke minst – mer effektivt.

Moderne styreportaler inneholder ofte sentral funksjonalitet som videokonferanse, chat, digital stemmegivning, juridisk veiledning, datarom, elektronisk signatur og en rekke andre funksjoner som gjør styrebehandlingen enklere og sikrere.

Møteleder

Styrebehandlingen ledes av styrets leder. Deltar verken styreleder eller varaleder, velger styret en leder for styrebehandlingen. Det vil si at det er styreleder som normalt har rollen som møteleder ved avholdelse av styremøter.

Rollen som møteleder er viktig, ikke minst fordi møteleder har den avgjørende stemmen ved stemmelikhet, jf. stiftelsesloven § 33. I de tilfeller styreleder ikke deltar, må styret velge en annen til å lede styrebehandlingen. 

Møteleder skal sørge for at hver enkelt sak som er til behandling blir tilstrekkelig belyst slik at styret har et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag. Orden og struktur i styremøtet er viktig, og det kan derfor være hensiktsmessig å behandle styresaker i tre faser, henholdsvis presentasjon, diskusjon og beslutning.

Ved behandling av styresaker, har møteleder et spesielt ansvar for å bygge en tillitsfull atmosfære der møteleder aktivt søker å få frem forskjellige synspunkter. Dette er viktig, da det er med på å sikre at alle i styret får mulighet til å bidra med sin erfaring og kompetanse.

Daglig leder

Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker, og til å uttale seg, hvis ikke noe annet er bestemt av styret i den enkelte sak. Dette vil for eksempel kunne skje i saker der styret skal behandle godtgjørelse til daglig leder, eller i andre saker der daglig leder anses inhabil, jf. § 37.

Inhabilitet

Styremedlemmer har normalt plikt til å delta i behandling av alle saker som faller inn under styret. Imidlertid har § 37 unntak når et styremedlem er å anse som inhabil i saken.

Formålet med inhabilitetsreglene er å sikre at styret ikke tar utenforliggende hensyn ved styrebehandlingen og etterfølgende vedtak. Dette er særlig viktig i stiftelser, fordi det ikke er noen utenforstående som, i kraft av eiere eller medlemmer, fører kontroll med styrets forvaltning av stiftelsen.

Et styremedlem (eller daglig leder) skal derfor ikke delta i forberedelsen, behandlingen, eller avgjørelsen av spørsmål, som har slik særlig betydning for ham eller henne selv, eller for hans eller hennes nærstående, at vedkommende må anses for å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.

Et styremedlem eller en daglig leder kan heller ikke delta i saksbehandlingen eller avgjørelsen, når han eller hun har stilling eller tillitsverv i en privat eller offentlig institusjon, organisasjon, eller foretak som har økonomisk eller annen fremtredende særinteresse i saken, eller når han eller hun i slik egenskap tidligere har deltatt i behandlingen av saken.

Dette er likevel ikke til hinder for at et styremedlem eller en daglig leder, som har offentlig stilling eller verv, deltar i saksbehandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som i det vesentlige gjelder bruken av midler som stiftelsen har fått stilt til rådighet fra det offentlige.

Beslutning

Loven har en egen bestemmelse, stiftelsesloven § 32, som regulerer når et styre kan treffe en beslutning. Styret kan treffe beslutning når mer enn halvdelen av styremedlemmene er til stede, eller deltar i styrebehandlingen, hvis ikke vedtektene stiller strengere krav.

Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle medlemmene av styret så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandling av saken. Har et styremedlem forfall, og det finnes varamedlem for ham eller henne, skal varamedlemmet innkalles.

Avstemning

Avstemningsregler i en stiftelse fremkommer i § 33. En beslutning av styret krever at flertallet av de styremedlemmer som deltar i behandlingen av en sak, har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for.

Ved valg eller ansettelser anses den valgt eller ansatt som får flest stemmer. Styret kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemning dersom ingen får flertall av de avgitte stemmer. Står stemmetallet likt ved valg av styreleder eller møteleder, avgjøres valget ved loddtrekning. I andre tilfeller av stemmelikhet gjelder det møtelederen har stemt for.

I vedtektene kan det fastsettes strengere stemmeregler enn det som følger av denne paragrafen, og det kan gis avvikende regler om hva som skal skje ved stemmelikhet.

Styreprotokoll

Bakgrunnen for at styret har plikt til å føre protokoll, er at en styreprotokoll skaper notoritet i forhold til styrets vedtak.

Det vil si at formålet med å føre protokoll er at man i etterkant skal kunne dokumentere når vedtakene er foretatt, hva vedtaket gikk ut på, og hvem som foretok det. Dette har stor betydning dersom det på et senere tidspunkt blir reist spørsmål om vedtaket, for eksempel i en tvistesak.

Innhold

Bestemmelser om føring av protokoll er nedfelt i § 31. Det skal føres protokoll over styrebehandlingen, og protokollen skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger.

Det enkelte styremedlem eller daglig leder, som ikke er enig i styrets beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Protokollen skal signeres av alle medlemmene som har deltatt i styrebehandlingen.

Selv om det er en rekke forhold som skal med i en protokoll, bare for å oppfylle lovens minimumskrav, er det det fullt mulig for styrets flertall å bestemme at protokollen skal gjøres enda mer utfyllende.

Dette er noe som også er tatt inn i forslaget til ny stiftelseslov § 43, der det er lagt opp til at en protokoll i tillegg skal inneholde opplysninger om styret var beslutningsdyktig, samt at der styrets beslutning ikke er enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og mot, jf. NOU 2016:21 side 127.

Signering

Signering av protokollen kan skje i styremøtet, forutsatt at protokollen gjøres ferdig mens styret ennå er samlet. Protokollen kan imidlertid gjøres ferdig etter styremøtet, og signeres senere.

I § 31 står det at det bare er styremedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen, som er pliktige til å signere styreprotokollen.

I forslaget til ny stiftelseslov § 43, er det i tillegg slik at dersom styret har minst fem medlemmer, og beslutning er truffet i møtet, kan styret velge to til å signere. I så fall skal protokollen sendes samtlige styremedlemmer med frist for merknader, som i tilfelle kan kreves inntatt i protokollen, jf. NOU 2016:21 side 127.

Dermed legger ikke verken den eksisterende eller den nye loven, opp til at daglig leder eller styremedlemmer som ikke var til stede under styrebehandlingen, skal signere protokollen.

Imidlertid er vår erfaring at mange styrer praktiserer at styremedlemmer, som ikke har vært til stede under saksbehandlingen, oppfordres til å signere at protokollen er lest. Dette for å få dokumentert at hele styret er kjent med de vedtak som er fattet. En slik praksis er å anbefale, selv om det ikke foreligger formelle krav.

Når det gjelder selve signeringen, så er elektronisk signatur sidestilt med signering på papir. Det vil si at signering av protokoll kan skje ved bruk av BankID, Orgbrain eSign, eller andre elektroniske løsninger som anses betryggende.

For eksempel vil styrer som benytter en digital portal, kunne signere protokollen ved bruk av sine smarttelefoner kort tid etter at møtet er avholdt. Digital signering reduserer dermed en god del av de praktiske utfordringene man hadde tidligere da det måtte innhentes underskrift på papir.

Frist

Stiftelsesloven setter ingen frist for når en styreprotokoll skal være ferdigstilt, men da man gjerne glemmer detaljer etter hvert som tiden går, bør protokollen skrives relativt raskt etter at møtet er avholdt.

En rask ferdigstillelse og signering av protokollen er også å anbefale, sett opp mot lovens intensjon, nemlig å få notoritet i forhold til styrets vedtak.

Det vil fort kunne oppstå uenighet rundt formulering av et konkret vedtak, dersom det oppstår en kritisk hendelse før protokollen er signert.

Med mindre det er kort tid til neste styremøte, bør protokollen signeres før den tid. Dette er enkelt å gjennomføre dersom stiftelsen benytter en styreportal eller på annen måte har tilgang til å gjennomføre en digital signering.

Ansvar for føring

Selv om det ikke står eksplisitt i stiftelsesloven, er det rimelig å anta at det er styreleder, gjennom sin rolle som møteleder, som er ansvarlig for at det blir ført protokoll fra styrebehandlingen.

Deltar ikke styreleder, ligger ansvaret hos den som blir valgt til å lede styrebehandlingen, jf. stiftelsesloven § 31.

Det er ofte styrets leder eller daglig leder som skriver utkast til protokoll, mens det kan også være en egen person fra styret eller administrasjonen, en styresekretær, som har denne oppgaven.

Styreinstruks

En styreinstruks er et dokument som gir nærmere saksbehandlingsregler for styret. Instruksen kan blant annet inneholde regler om hvilke saker som skal styrebehandles, og daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. Instruksen kan også inneholde regler for innkalling og møtebehandling.

En styreinstruks er med på å gjøre styrets saksbehandling mer effektiv, slik at styret kan utføre sitt arbeid på en ordnet måte i henhold til en fastlagt forretningsorden.

Med en styreinstruks vil styret lettere kunne utføre styrearbeidet da de har en skriftlig veiledning de kan støtte seg til. En godt utformet styreinstruks, vil ofte føre til bedre struktur på styrearbeidet og dermed effektivisere det. 

I dagen stiftelseslov er det ikke krav til styreinstruks, men i forslaget til ny stiftelseslov § 40 (NOU 2016:21 side 127) finner vi følgende:

"Styret kan fastsette en styreinstruks som gir nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling. Slik instruks skal utarbeides dersom en tredel av styrets medlemmer krever det. Instruksen kan blant annet inneholde regler om hvilke saker som skal styrebehandles og daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. Instruksen kan også inneholde regler for innkalling og møtebehandling."

Selv om det ennå ikke er lovpålagt med en styreinstruks, kan styrets flertall etter dagens stiftelseslov fastsette instruks for sitt interne arbeid. Stiftelsestilsynet har også uttalt at de anbefaler at alle stiftelser utarbeider en slik styreinstruks.

Årsplan for styrearbeidet

Styrets årsplan (eller årshjul) er et kortfattet styringsdokument der styret velger ut konkrete oppgaver som skal behandles det kommende året. Denne er ofte rullerende med en årlig revidering på slutten av hvert år.

En slik plan er ikke lovregulert, men anbefales av Stiftelsestilsynet for alle stiftelser med en viss aktivitet.

Fordeler med en årsplan

Meningen med årsplanen er først og fremst for å forenkle styrets arbeid. Årsplanen skaper en felles aksept og forståelse blant styremedlemmene for hva som skal behandles av aktuelle oppgaver.

Det vil si at en årsplan «tvinger» styret til å planlegge og beslutte hvilke saker som er viktigst for virksomheten, og får satt det på agendaen. Dette er blant annet med og sikre at styret får dekket alle lovpålagte elementer.
En årsplan er også med på å gi et mer realistisk bilde av hva styret rekker å ta tak i på et år, med et gitt antall møter. Årsplan er også med på å identifisere om styret og administrasjonen har tilstrekkelig kompetanse til å gripe fatt i de utfordringer som er viktig for virksomheten, eller om det er fordelaktig å søke ekstern bistand til deler av arbeidet.

Årsplanen gir styremedlemmene anledning til å forberede seg på sakstypene som skal behandles i det enkelte styremøte eller i den enkelte periode, og den daglige ledelsen får utarbeidet nødvendige saksdokumenter i tide.

Planlegging gjennom årsplan bidrar positivt til at den daglige ledelsen legger frem et gjennomarbeidet og tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for styret i den aktuelle sak.

Innhold

For at styret skal jobbe effektivt og målrettet med årsplanen, må arbeidet struktureres på en slik måte at styret avklarer hvor, når, og hvilke aktuelle saker som skal behandles i de kommende styremøtene.

Selv om det utarbeides en årsplan, må styret samtidig være bevisst på at årsplanen skal være et hjelpemiddel og ingen tvangstrøye. Gjennomføring av årsplanen bør derfor være fleksibel slik at nye oppgaver kan tillegges årsplanen om nødvendig, enten det er hastesaker som dukker opp, eller man av forskjellige grunner ønsker å omprioritere.

Et eksempel på innhold i en årsplan, kan være:

1. kvartal – Årsregnskap og årsrapport

• Gjennomgang av årsregnskap
• Evaluering av daglig leder
• Møte med revisor
• Gjennomgang av styrets sammensetning
• Godtgjørelse til styret og ledende ansatte
  
  

2. kvartal – Revidere budsjett

• Godkjenning av årsregnskap og årsberetning
• Fremdrift på strategiske tiltak
• Gjennomgang av forsikringer
  
  

3. kvartal – Revidere budsjett

• Halvårsrapportering
• Oppstart av strategi- og budsjettprosess
  
  

4. kvartal – Budsjett for neste år

• Styreevaluering
• Fastsette årsplan for kommende år
• Evaluering av plan for formålsrealisering og kapitalforvaltning
• Årlig gjennomgang av internkontroll (herunder personvern/GDPR, IT-sikkerhet og HMS)
• Fastsette årsplan for kommende år
  
  

Vedta en årsplan

I likhet med en styreinstruks, vedtas også en årsplan av styret. Det er vanlig å presentere forslaget for diskusjon og endelig beslutning på et styremøte rundt årsskiftet, for å sikre at sakene blir prioritert i rett rekkefølge, og at styremedlemmene kan sette av konkrete datoer i sin kalender.

Siden det er styrets flertall som etablerer en årsplan, kan et flertall i styret også endre eller fravike årsplanen, så lenge dette ikke er i strid med lovgivning eller stiftelsens vedtekter. Et styremedlem som påberoper seg årsplanen, kan derfor oppleve at styrets flertall velger å se bort fra årsplanen i en aktuell sak.

Styreevaluering

Styrer i stiftelser bør regelmessig gjennomføre evaluering av sitt eget arbeid for å sikre at de har en kontinuerlig forbedring, og høy kvalitet, i sitt styrearbeid.

En slik evaluering anses svært nyttig, da det stadig settes større krav til styrets rolle og oppgaver, dette sett i lys av at det skjer en rask utvikling innen regulering, teknologi, cybersikkerhet og bærekraft. Samtidig står styret overfor stadig mer kritisk observasjon og fokus fra interessenter og samfunnet ellers.

Det er ikke noe lovmessig krav til at styret i stiftelser skal gjennomføre en evaluering av sitt eget arbeid, men de fleste som arbeider med å forbedre kvaliteten i styrearbeidet anbefaler dette. Blant annet skriver Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES) i sin anbefaling at styret bør evaluere sitt arbeid og sin kompetanse årlig.

Hva skal en styreevaluering avdekke?

Hensikten med en styreevaluering er ofte å identifisere forbedringsmuligheter innen følgende områder:

• Styrets kunnskap om, og forståelse av, premissene for stiftelsen, herunder formål, aktuell lovgivning og reguleringer, interessenters krav og forventninger, krav til bærekraft, osv.

• Styrets kompetansesammensetning og andre egenskaper.

• Styrets arbeidsform, herunder ledelsen av styrearbeidet.

• Styrets utøvelse av ulike roller og oppgaver, herunder sørge for rett og motivert daglig leder, sørge for strategier for realiseringen av formålet, kontroll og tilsyn, risikostyring, bærekraft, samt styrets egenutvikling.

  
  
  

Hvem initierer styreevalueringen?

Normalt vil det være styrets leder som initierer en avklaring i styrekollegiet om hvordan en styreevaluering bør gjennomføres.

Denne plikten for styreleder ligger på en måte implisitt i stiftelseslovens krav til styreleder om å sørge for at styrearbeidet skal være effektivt og med god kvalitet.

Gjennomføring

En styreevaluering gjennomføres ofte i fire trinn:

1. Faktainnhenting

Dette kan være en nettbasert spørreundersøkelse rettet mot styremedlemmene og eventuelt daglig leder. Enkelte styreportaler inneholder funksjonalitet for å bistå i en slik nettbasert undersøkelse. Denne fasen kan også bli gjennomført samtalebasert, der den enkelte deltaker blir intervjuet.

2. Analyse

Resultatet fra faktainnhentingen blir analysert.

3. Styrets behandling i møte

På basis av analyserapporten diskuterer styret behov for forbedringer innen de aktuelle forholdene. Diskusjonen konkluderer med en liste over forbedringstiltak

4. Gjennomføring av tiltak

Styrets leder får ansvaret for iverksettelse av de konkluderte forbedringstiltakene, og oppfølging av at tiltakene blir gjennomført.


Ved eventuell konklusjon om behov for styrking av styrekollegiet på ett eller flere kompetanseområder kan styret, på bakgrunn av resultatet, anmode valgkomiteen om ønskede forbedringer i styresammensetningen for å styrke kompetansen innen mangelfulle kompetanseområder.

Styregodtgjørelse

I stiftelsesloven § 40 står det at godtgjørelse til styremedlem, daglig leder eller annen ledende ansatt i en stiftelse, skal stå i rimelig forhold til det arbeid og ansvar som følger med vervet eller stillingen.

Med mindre annet fremgår av vedtektene, er det styret som fastsetter egen godtgjørelse. Godtgjørelsen må behandles på styremøte, vedtas og protokollføres, jf. § 31. 

For å verne kapitalen i stiftelsen og sikre at mest mulig av kapitalen/avkastningen understøtter formålet, forventer Stiftelsestilsynet at godtgjørelsen som utbetales er moderat.

Stiftelsestilsynets utfører regelmessig kontroll av om stiftelsens godtgjørelse er i tråd med stiftelsesloven. Dersom Stiftelsestilsynet kommer frem til at godtgjørelsen er urimelig høy, kan de bestemme at godtgjørelsen skal tilbakeføres til stiftelsen.

Stiftelsesklagenemnda

Dersom Stiftelsestilsynet fatter vedtak som styret er uenig i, kan styret klage til Stiftelsesklagenemnda. Dette er en uavhengig klagenemnd oppnevnt av Kulturdepartementet.

Stiftelsesklagenemnda behandler klager over vedtak fattet av Stiftelsestilsynet etter stiftelsesloven, jf. § 7 a.

Forslaget til ny stiftelseslov

Den første helhetlige lov om stiftelser i Norge kom i 1980. Før denne var rettsbildet preget av spredte bestemmelser, sedvane, administrativ praksis og domstolskapt rett. Dagens stiftelseslov ble vedtatt i 2001, og trådte i kraft i 2005.

I de årene stiftelsesloven har vært gjeldende rett, er det ikke foretatt noen systematisk etterkontroll av om loven virker etter sin hensikt, eller om det er bestemmelser i loven som reiser problemer i praksis.

Erfaringer, fra blant annet Stiftelsestilsynet, tilsier imidlertid at dagens stiftelseslov på flere områder ikke fungerer helt optimalt. Blant annet er spennet mellom de største og de minste stiftelsene stort, og dagens lovutforming passer ikke nødvendigvis for alle stiftelser.

Den 5. februar 2016 oppnevnte daværende regjering et offentlig utvalg for å evaluere stiftelsesloven. Den 21. oktober 2016 leverte utvalget sitt forslag til ny stiftelseslov gjennom NOU 2016;21. Lovforslaget er fortsatt til behandling, og forslaget er altså ikke blitt vedtatt.

Oppsummering av forslag til endring

Fremlagt forslag er delt opp i 11 kapitler. Vi gir her en kort beskrivelse av innholdet i hvert kapittel, med kommentarer til eventuelle endringer fra dagens lov.

Kapittel 1. Innledende bestemmelser

I lovutkastet fastsetter lovens virkeområde og inneholder også enkelte andre innledende bestemmelser. Lovutkastet gjelder i likhet med gjeldende lov for stiftelser, og det foreslås ingen endringer i definisjonen av hva en stiftelse er.

I lovutkastet pekes det på at loven i utgangspunktet også gjelder for finans- og sparebankstiftelser, men likevel slik at for disse gjelder unntakene i finansforetaksloven. Utvalget har ikke foreslått endringer i særreglene for finans- og sparebankstiftelser i finansforetaksloven.

Kapittel 2. Stiftelsestilsynet og Stiftelsesregisteret mv.

Stiftelsestilsynets sentrale rolle som tilsynsorgan for alle stiftelser har bidratt sterkt til en økt tillit til stiftelsesinstituttet. Utvalget mener derfor at Stiftelsestilsynet bør videreføres i sin nåværende form, og foreslår av den grunn ingen endringer i reglene om tilsynets organisasjon og oppgaver.

Utvalget mener også at Stiftelsesregisteret bør videreføres som et eget register som føres av Stiftelsestilsynet.

Kapittel 3. Opprettelse av stiftelser

Kapittelet fastsetter nærmere regler om framgangsmåten ved opprettelse av en stiftelse. Det er foreslått enkelte forenklinger i disse reglene, blant annet slik at det ikke lenger stilles krav om åpningsbalanse. Dermed blir også prosedyren ved melding til Stiftelsesregisteret enklere. 

Utvalget har lagt til rette for å bruke elektroniske løsninger, blant annet ved å åpne for at stiftelsesdokumentet kan opprettes elektronisk. Det er dermed også lagt til rette for elektronisk melding av stiftelsene, og samordning mellom opprettelsen av stiftelsesdokumentet og meldingen, slik man i dag har for aksjeselskaper.

I tillegg har utvalget gjort enkelte mindre endringer i resten av loven med sikte på å gjøre den teknologinøytral.

Kapittel 4. Kapital

Dette kapittelet tar for seg stiftelsenes kapital. Utvalget foreslår at minste grunnkapital fremdeles skal være på 100 000 kroner. Til forskjell fra gjeldende lov, skal det beløpet som ved opprettelsen av stiftelsen vedtektsfestes som stiftelsens grunnkapital stå fast.

Dette betyr at det beløpet som i vedtektene er angitt som stiftelsens grunnkapital, ikke skal, eller kan, endres ved senere tilførsel av kapital. Grunnkapitalen blir således en historisk størrelse som skal gå fram av stiftelsenes vedtekter og i stiftelsenes regnskap.

Unntak gjelder i forbindelse med sammenslåing eller deling av stiftelsen. Det at stiftelsens grunnkapital står fast, er en forenkling både for stiftelsene, som slipper å endre vedtektenes bestemmelse om grunnkapitalen, og for registreringsmyndigheten som slipper å registrere slike vedtektsendringer. 

Utvalget foreslår også regler som presiserer styrets ansvar for kapitalforvaltningen. Det foreslås at styret skal utarbeide en plan for kapitalforvaltningen. Krav om en slik plan vil presisere styrets ansvar, og være et nyttig styringsverktøy ved kapitalforvaltningen.

Lovbestemmelsen er gjort gjeldende for alle stiftelser, men er utformet slik at planen kan tilpasses de enkelte stiftelsene, og vil derfor ikke påføre små stiftelser med en enkel kapitalforvaltning merarbeid av betydning.

Lovutkastet pålegger styret en særlig handleplikt ved tap av stiftelsens egenkapital. Dette vil bidra til å presisere styrets særlige ansvar i en slik situasjon, og eventuelt sette i verk tiltak for å rette opp situasjonen.

Kapittel 5. Stiftelsers organisasjon

Dette kapittelet inneholder regler om stiftelsens organisasjon, det vil si stiftelsens styre, daglig leder, og andre organer som stiftelsen etter loven kan ha. Utvalget foreslår ikke omfattende endringer i disse reglene, men foreslår en noe mer detaljert regulering av spørsmålene enn i gjeldende lov.

De nye reglene som utvalget foreslår, vil presisere styrets oppgaver og ansvar på områder som også i dag hører under styrets sentrale ansvarsområde. Gjøre saksbehandlingsreglene lettere tilgjengelige, og gi svar på spørsmål som erfaringsmessig oppstår i styrearbeidet. Loven vil på denne måten klarere få fram hva som forventes av styremedlemmene, og dermed gjøre styrearbeidet lettere.

Utvalget foreslår også enkelte nye regler som markerer stiftelsens selvstendighet, verner om stiftelsens formål og kapitalgrunnlag, og stiftelsenes særpreg som organisasjonsform. 

Det foreslås at stiftelser minst skal ha tre styremedlemmer, og at minst to av styremedlemmene skal være uavhengige av oppretteren og den som har skutt inn grunnkapital i stiftelsen.

I dag kan styret bestå av bare ett styremedlem, og det stilles kun krav om ett uavhengig styremedlem. Utvalget foreslår også regler som presiserer styreansvaret, medregnet styrets tilsynsansvar overfor daglig leder. 

Utvalget foreslår at det lovfestes en generalklausul som rammer styrets, daglig leders og visse andre personers misbruk av sin posisjon i stiftelsen til skade for denne. 

Utvalget foreslår også en ny regel om avtaler mellom stiftelsen, styremedlemmer, og andre nærstående. Den siste bestemmelsen har til formål å sikre at slike avtaler ikke inngås i strid med stiftelsens interesser, og at avtalene blir dokumentert.

Kapittel 6. Gjennomføring av stiftelsens formål. Utdeling og annen bruk av stiftelsens midler

Kapittelet tar for seg regler om gjennomføringen av stiftelsens formål, medregnet utdelinger og annen bruk av stiftelsens midler. Disse reglene er så sentrale at utvalget mener at de bør skilles ut i et eget kapittel, og dessuten bygges noe ut.

Utkastet slår fast styrets ansvar for å gjennomføre formålet. Dette understrekes ved at utkastet pålegger styret å fastsette en plan for gjennomføringen av formålet. Dette er et krav som presiserer ansvaret styret allerede har for gjennomføringen av formålet på en forsvarlig måte.

Planen gir et utgangspunkt for behandlingen av de enkelte utdelingssakene og andre disposisjoner som gjelder gjennomføring av formålet. Det er presisert at planen også skal omfatte såkalte formålsinvesteringer. Bestemmelsen gjelder generelt, men er utformet slik at det konkrete planarbeidet kan tilpasses de enkelte stiftelsene.

For små stiftelser, der utdelingene årlig består av et begrenset antall legatporsjoner, vil planen kunne være helt enkel, og neppe medføre noe merarbeid av betydning. Planen for kapitalforvaltning vil naturlig måtte ses i sammenheng med planen for formålsrealisering.

I praksis har det vist seg å være et behov for å kunne delegere styrets utdelingsmyndighet til daglig leder. Utvalget har i lovforslaget foreslått en slik delegasjonsadgang samtidig som det er fastsatt nærmere rammer for delegasjonen.

Utvalget er av den klare oppfatning at alle stiftelser, også de små stiftelsene, bør ha regnskapsplikt. Utvalget mener likevel at regnskapsreglene bør tilpasses stiftelser som ikke driver næringsvirksomhet, og støtter således Regnskapslovutvalgets forslag der det foreslås at regnskapsreglene differensierer mellom stiftelser som driver næringsvirksomhet og andre stiftelser.

Kapittel 7. Revisor

Utvalgets standpunkt er at alle stiftelser, også de små, fortsatt bør være underlagt revisjon etter revisorloven. Utvalget legger vekt på revisors viktige rolle som en uavhengig og informert instans som kan føre kontroll med stiftelsens styre.

Kapittel 8. Omdanning, endring av vedtektene mv.

Kapittelet omfatter regler ved omdanning av stiftelser. Disse reglene omfatter blant annet vedtektsendringer og vedtak om sammenslåing, deling og oppheving av stiftelser. 

Omdanningsreglene har sammenheng med selvstendighetskravet i stiftelsesretten og respekten for videreføring av det formålet oppretteren har fastsatt for stiftelsen. Samtidig må lovreglene åpne for at utviklingen kan medføre et behov for å endre det oppretteren har fastsatt, og tilpasse stiftelsen til nye forhold.

Utvalget foreslår stort sett å videreføre de materielle vilkårene for omdanning, men foreslår en betydelig omlegging og forenkling av saksbehandlingsreglene. 

Myndigheten til å endre stiftelsens vedtekter mv. skal etter forslaget ligge hos styret, likevel slik at Stiftelsestilsynet skal godkjenne styrets vedtak om formålsendringer og endringer av andre bestemmelser som det må antas at oppretteren ved opprettelsen av stiftelsen la vesentlig vekt på.

Det samme gjelder oppheving, sammenslåing og deling av stiftelsen. Øvrige vedtektsendringer trenger ikke lenger godkjenning av Stiftelsestilsynet for å være gyldige.

Kapittel 9. Gransking

Utvalget foreslår her en betydelig omlegging av granskingsinstituttet. Det foreslås at myndigheten til å beslutte gransking og oppnevne granskerne flyttes fra Stiftelsestilsynet til tingretten. Etter forslaget er det et vilkår for å åpne gransking at retten finner at det er saklig grunn for granskingskravet. 

Gransking er et ekstraordinært og inngripende tiltak, og utvalget mener det er av betydning at en avgjørelse om å iverksette gransking treffes av en uavhengig domstol, der grunnleggende krav til rettssikkerhet og kontradiksjon blir ivaretatt.

Kapittel 10. Erstatningsansvar og straffansvar

Kapittel 10 gjelder erstatningsansvar og straffeansvar. På dette punktet foreslår utvalget ingen nye regler.

Kapittel 11. Ikrafttredelses- og overgangsregler. Endringer i andre lover

Overgangsreglene er tatt inn i lovutkastets kapittel 11, der det også er foreslått enkelte endringer i andre lover som vil bli berørt av lovforslaget. Utvalgets utgangspunkt er at de nye reglene også skal gjelde for eldre stiftelser, men med enkelte overgangsregler som ivaretar det behovet eldre stiftelser har for å tilpasse seg de nye reglene.