Hvordan Drammen Idrettsråd digitaliserer styrearbeidet med Orgbrain

Mange organisasjoner sliter fortsatt med å holde orden på styredokumenter og møter

De fleste små og mellomstore organisasjoner i Norge, inkludert idrettsråd og -foreninger, bruker fortsatt tradisjonelle metoder som Word-dokumenter og e-post for å håndtere styrearbeidet. Møteinnkallinger lages ved å gjenbruke gamle maler, protokoller skrives for hånd og arkiveres i uoversiktlige mapper. Dette fører ofte til manglende kontinuitet, dårlig forberedelse og ineffektiv tidsbruk i styremøtene.

Pandemien har riktignok tvunget mange organisasjoner til å ta i bruk digitale verktøy som Teams for møteaktivitet. Men mange sliter fortsatt med å finne en helhetlig løsning som kan profesjonalisere hele styreprosessen - fra planlegging og gjennomføring til dokumentasjon og oppfølging.

Drammen Idrettsråd fant løsningen i Orgbrain

Drammen Idrettsråd er en av organisasjonene som har tatt steget over til en digital styreportal. Daglig leder Geir Wetterstad-Skinnes forteller om overgangen fra de tradisjonelle metodene til å bruke Orgbrain.

Drammen Idrettsråd er en paraplyorganisasjon for 111 registrerte idrettslag i Drammen kommune, med totalt 27 755 medlemskap. Organisasjonen fungerer som et bindeledd mellom kommunen og idrettslagene, og har som mål å fremme idrettens interesser i lokalsamfunnet.

Drammen Idrettsråd er på en måte en fender mellom kommunen og idrettslagene, sier Geir. Vi skal lodde stemningen hos idrettslagene, skal vi bringe det over til kommunen og så er det litt dialog den motsatte veien.

Vi er syv faste styremedlemmer og to varemedlemmer. Styremedlemmene prøver å ha et geografisk utsnitt på hvor styremedlene kommer fra, som representerer nesten alle kommunedelene i Drammen.

Geir leder en omfattende organisasjon der styret samles omtrent én gang i måneden. Tidligere var styrearbeidet både tidkrevende og komplisert, preget av manuelle prosesser og ineffektive rutiner.

Det var lite kontinuitet, forteller han. Vi hadde jo selvfølgelig styreinnkallinger og protokoller fra samme periode året før, men det handlet i stor grad om å hente frem gamle dokumenter, justere dem og tilpasse dem til det som var aktuelt der og da.

Selv om Drammen Idrettsråd tok i bruk Teams under pandemien, opplevde de at det var utfordrende for styremedlemmene å logge seg inn og finne dokumenter. Geir så derfor etter en løsning som kunne gjøre styrearbeidet enklere og mer effektivt.

Jeg har litt bakgrunn fra databransjen, så jeg brukte LOF: ‘let og finn’.

Hvorfor Orgbrain?

Geir forteller at han ble oppmerksom på Orgbrain gjennom et nyhetsbrev fra Norges Idrettsforbund, som hadde inngått et samarbeid med selskapet. Etter å ha deltatt på et webinar og hatt dialog med Orgbrain, fikk Drammen Idrettsråd tilgang til en prøveversjon av løsningen.

De viktigste grunnene var nok det at vi kunne legge opp en hel årsplan. Også så jeg jo når det var på en måte det som var det for min del salgsargumentet. Og så var det det at det var enkelt å komme inn.

I tillegg trekker Geir særlig fram to funksjoner i Orgbrain som har vært svært nyttige:

• Protokollgenerering og signering – Min favorittfunksjon er nok protokollen, altså hvordan vi enkelt kan lage protokollen, enkelt å få den signert.

• Forberedelsesmåler – Den er for meg veldig, veldig fin [...] Jeg ser at styret er forberedt.
  
  

Økt effektivitet og forberedthet

Geir er tydelig på at overgangen til Orgbrain har hatt en svært positiv effekt på styrearbeidet i Drammen Idrettsråd.

Absolutt! Jeg har inntrykk av, og det ser jeg også gjennom forberedelsesmåleren, jeg ser at styret er forberedt. Og så det er ingen som kommer i styremøtet som har 0%.

Så da vet jeg at man har i hvert fall vært og sett og på en måte tenkt på noe. Og så er det selvfølgelig det med at vi kan nærmest gjøre protokollen ferdig under møtet. Legge inn protokollnotater.

Han forklarer at de nå sender ut protokollen til høring bare noen dager etter møtet, og at signeringen går mye raskere. Totalt sett har Orgbrain ført til en betydelig effektivisering av styrearbeidet i Drammen Idrettsråd.

Rådene fra Geir

Avslutningsvis gir Geir et klart råd til andre organisasjoner som vurderer å ta i bruk Orgbrain:

I salgsbransjen er det noe som heter 'løp og kjøp!'. Selvfølgelig alt har en kostnad, Men det er så enormt mye å spare. Jeg får snakke med idrettsorganisasjoner: den kostnaden [til Orgbrain] er liten i forhold til hva du vil kunne spare i løpet av en årsmøteperiode.

Geir understreker at den relativt lave kostnaden ved Orgbrain er ubetydelig sammenlignet med de store effektivitetsgevinstene organisasjonen har oppnådd.