Har du noen gang regnet på hva hvert styremøte faktisk koster? De fleste styrer har god kontroll på budsjett og ressursbruk, men få vurderer den reelle kostnaden ved egne møter. Når personer med høy kompetanse og høy alternativkostnad samles, blir hvert møte en betydelig investering. Spørsmålet er om møtene skaper tilstrekkelig verdi for selskapet, og om virksomheten i tilstrekkelig grad respekterer styremedlemmenes tid.

Tiden i styrerommet er verdifull

En undersøkelse gjennomført av Boston Consulting Group (BCG) på oppdrag fra Nærings- og fiskeridepartementet viser at styreledere i de største norske børsnoterte selskapene i snitt bruker over 500 timer i året, mens ordinære styremedlemmer bruker om lag 400 timer. Tre av fire oppgir at tidsbruken har økt de siste årene, og seks av ti forventer ytterligere økning.

Tallene viser at styrearbeid er en omfattende oppgave, og at tidsressursen må forvaltes like bevisst som selskapets kapital. Mange styremedlemmer kan fakturere flere tusen kroner per time, noe som krever høy bevissthet rundt tidsbruk.

Mange tenker at kostnaden for styrets arbeid er identisk med styrehonoraret. I praksis er dette bare en del av regnestykket. Når interne timer og alternativkostnader for styremedlemmer, daglig leder og styrekoordinator tas med, blir totalen ofte vesentlig høyere enn honorarene alene.

Slik ser regnestykket for styremøtet ut

Tar vi utgangspunkt i BCGs tall, estimeres 503 timer årlig for styreleder og 388 timer for hvert styremedlem. Ettersom BCG-undersøkelsen gjelder de største børsnoterte selskapene, har vi justert tallene for å gjøre dem mer relevante for SMB-markedet. Større SMB-bedrifter har som regel færre formelle krav, enklere beslutningsprosesser og færre møter. Derfor har vi valgt å halvere estimatene som et konservativt og nøkternt anslag. Det vil si rundt 250 timer årlig for styreleder og 194 timer for hvert styremedlem.

Anta at daglig leder og styrekoordinator bruker like mye tid som styreleder. For beregningen er det lagt til grunn en gjennomsnittlig timepris på 1 500 kroner, basert på et anslag mellom 1 000 og 2 000 kroner per time, avhengig av rolle og virksomhetens størrelse. For enkelhets skyld fordeles all brukt tid på sju styremøter i året. Da blir bildet slik:

• Timer for styreleder, daglig leder og styrekoorinator: 3 x 250 = 750
• Timer for styremedlemmer: 4 × 194 = 776
• Sum timer: 750 + 776 = 1 526
• Total årlig kostnad: 1 500 kroner per time × 1 526 timer = 2 289 000 kroner
• Kostnad per møte: 2 289 000 kroner / 7 møter = 327 000 per møte

For mellomstore SMB-er har vi forutsatt at tidsbruken er ytterligere 50 prosent lavere enn i det øvre SMB-segmentet, gitt at disse ofte har enklere beslutningsprosesser og færre formelle krav. Da blir den årlige kostnaden 1 144 500 kroner, og 163 500 kroner per møte.

For noen kan tallene virke høye, men husk at eksempelet involverer sju personer med høy kompetanse som bruker betydelig tid på forberedelser, møtegjennomføring, etterarbeid og dialog mellom møtene, blant annet med revisor og aksjonærer. I tillegg går det ofte tid til planlegging og gjennomføring av generalforsamling. Summerer man timene for alle sju, gir regnestykket raskt mening.

Tallene vil naturligvis variere mellom selskaper. Uansett hvordan man vrir på tallene, vil et profesjonelt styre som tar oppgavene sine på alvor bruke betydelig tid på styrearbeid. Dette omfatter alt fra forberedelser, selve møtet og etterarbeid, til generalforsamling, dialog med øvrige styremedlemmer, administrasjonen og aksjonærer, samt ad hoc-møter. Jo flere som deltar i styret eller bidrar til tilrettelegging, desto flere timer går med. Når minst fem personer er involvert, er det realistisk å anta at det brukes i alle fall flere hundre timer årlig på styrearbeidet, og ofte godt over tusen timer.

Selv om kostnadene ikke alltid belastes selskapet direkte gjennom lønn og honorar, er det reelle alternativkostnader for alle som deltar. Beslutningstakere kan oppleve at de har god tid, men styrearbeidet må likevel planlegges og gjennomføres med respekt for andres tid. De mest attraktive styremedlemmene har ofte en tettpakket kalender og velger oppdrag der styrearbeidet håndteres profesjonelt. Respekt for tiden er en konkurransefaktor i kampen om de beste kandidatene.

Når styremøter i praksis koster flere hundre tusen kroner i samlet tidsbruk, er det naturlig å spørre hvordan denne innsatsen kan brukes bedre. Mange av tidstyvene i styrearbeidet er repeterende, manuelle og unødvendige. Her kan digitale løsninger spille en nøkkelrolle.

Eksempel på kostnadsbesparelse

I mange styrer går verdifull tid tapt på oppgaver som enkelt kunne vært effektivisert. Typiske tidstyver i tradisjonelt styrearbeid er ustrukturert arbeid med møteagendaer, manglende tidsplanlegging, uoversiktlig dokumentlagring, usikkerhet om hvilken dokumentversjon som er gjeldende, dobbeltarbeid og misforståelser som følge av uklar kommunikasjon, lange e-posttråder og tidkrevende leting etter tidligere vedtak.

En profesjonell styreportal samler all relevant informasjon på ett sted og tilbyr funksjonalitet som reduserer denne typen tidsbruk betydelig. Resultatet er mer effektive forberedelser, bedre oversikt og vesentlig tidsbesparelse for både styret og administrasjonen.

Flere undersøkelser, blant annet fra Forrester og tilbakemeldinger fra våre egne kunder, viser at styreportaler kan redusere tidsbruk knyttet til forberedelser og gjennomføring med 50 til 60 prosent. Selv med et konservativt anslag på 25 prosent redusert tidsbruk i alle faser, gir dette følgende årlige besparelse:

• Øvre SMB-eksempel: 2 289 000 × 25 prosent = 572 250 kroner spart per år
• Midtre SMB-eksempel: 1 144 500 × 25 prosent = 286 125 kroner spart per år

En styreportal koster normalt langt mindre enn dette. Med en årlig besparelse på 286 125 kroner og en lisenskostnad på 20 000 kroner, oppnås en avkastning (ROI) på hele 1 331 prosent, tilsvarende over 13 kroner i gevinst for hver investert krone.

Programvaren gir altså i dette tilfellet over 260 000 kroner i netto verdi per år, noe som gjør investeringen svært lønnsom. Med en så høy beregnet effekt kan kostnaden i mange tilfeller hentes inn raskt. Dette illustrerer tydelig hvordan en styreportal kan gi betydelig merverdi gjennom spart tid og økt effektivitet. Valg av løsning bør uansett vurderes opp mot behov, modenhet og eksisterende rutiner.

Langt mer enn bare kostnader

Kostnadsberegningen viser bare én side av gevinsten. Den reelle verdien av gode verktøy og strukturer ligger ofte i kvaliteten på styrearbeidet. Når styret har tilgang til oppdatert informasjon, strukturert dokumentasjon og effektive prosesser, blir arbeidet mer målrettet og profesjonelt. Møtene blir ikke nødvendigvis kortere, men gir mer igjen for tiden som investeres.

Noen av gevinstene handler om konkrete forbedringer som:

• bedre dokumentasjon og sporbarhet
• lavere risiko og færre feil
• mer forutsigbar styring og etterlevelse
• bedre beslutninger basert på oppdatert dokumentasjon
• trygg og effektiv onboarding og offboarding av styremedlemmer
• økt tillit fra eiere og omverden

Ved å benytte en styreportal som kombinerer funksjonalitet med styrefaglig innsikt, kan styret styrke kvaliteten på forberedelser, møteledelse og oppfølging av vedtak. Den reelle verdien ligger derfor ikke bare i spart tid, men også i tryggere prosesser, bedre beslutninger og høyere kvalitet på styrearbeidet.

Tiden som aldri kommer tilbake

Tid er den eneste ressursen ingen kan få mer av. Derfor er det et klart lederansvar å sikre at styrets tid brukes på det som virkelig teller. I praksis er det ofte daglig leder eller styrekoordinator som, i samråd med styreleder, vurderer og anbefaler hvilke verktøy og strukturer som bør benyttes i styrearbeidet.

Når møtene er godt planlagt, sakene godt forberedt og beslutningene tydelige, frigjøres både energi og engasjement. Dette kommer hele selskapet til gode, ikke minst eierne. Et styre som respekterer styremedlemmenes tid, får mer ut av hver time og blir samtidig en arena man ønsker å være en del av.

Mange undervurderer hvor store tidsressurser som faktisk går med til styrearbeidet. En enkel beregning kan synliggjøre hvor mye tid og verdi som potensielt kan frigjøres:

1. Estimer antall personer involvert × antall styremøter per år × forventet tidsbruk per person. Legg også til tid brukt på ad hoc-møter og øvrig styrearbeid.
2. Multipliser total tidsbruk med en realistisk alternativkostnad per time.
3. Vurder hvor mye av denne tiden som kan reduseres med en strukturert styreløsning, for eksempel en styreportal. Et forsiktig anslag er 25 prosent.
4. Sammenlign verdien av spart tid med lisenskostnaden. Om tidsgevinsten overstiger kostnaden, er nettoeffekten positiv, og i tillegg følger gevinster som tryggere, enklere og mer effektivt styrearbeid.
   

Dette enkle regnestykket gir et godt grunnlag for å vurdere om tiden som brukes faktisk gir ønsket verdi, og hva som kan forbedres.

Får styret nok verdi igjen for tiden som investeres

Innledningsvis ble det stilt et spørsmål om styret faktisk får tilstrekkelig verdi tilbake for tiden og ressursene som brukes. Det er naturlig å vende tilbake til dette nå.

Styret har et overordnet ansvar for selskapets utvikling og verdiskaping, men også et tydelig tilsyns- og kontrollansvar. For å utøve dette på en god måte kreves struktur, innsikt og god tilgang på relevant informasjon.

Likevel viser erfaring at mye av tiden i mange styrer fortsatt går med til administrativt merarbeid, manuell dokumentflyt og oppfølging via e-post og regneark. Dette reduserer rommet for det som faktisk gir verdi.

Digitale løsninger gjør det enklere for styret å følge opp sitt kontrollansvar. Når dokumentasjon, vedtak og rapportering er samlet på ett sted og alltid oppdatert, blir det lettere å holde oversikt og etterleve forpliktelser. Samtidig frigjøres verdifull tid som i stedet kan brukes på strategiske diskusjoner og verdiskapende arbeid.

Tid er en begrenset ressurs. Når den brukes målrettet og effektivt, styrker det både kvaliteten på styrearbeidet og verdien styret tilfører selskapet.