Et kjempeverktøy for å gjennomføre generalforsamlinger og styremøter
– i samsvar med lovens krav.
Joacim Holter, CEO, Lifecare AS
Strukturert styrearbeid, selv med 16 møter på ett år
Styremøter i året
På ett år - mot planlagte 4-6. Viser hvor mye aktivitet de håndterte i Orgbrain
Aksjonærer
som deltok digitalt i generalforsamlingene
Generalforsamlinger
gjennomført i Orgbrain - alle uten problemer
Alt blir mye enklere
Det reduserer risikoer for feil. Jeg er kjempeimponert og kjempefornøyd med Orgbrains fokus på at alt skal være riktig og i samme rammeverk. Det er klart at det er et kjempeverktøy for å gjennomføre generalforsamlinger og styremøter i samsvar med det som er lovens krav.
Joacim Holter, CEO, Lifecare AS
Bakgrunn og utfordring
Da Lifecare utvidet styret med internasjonale medlemmer, ble det raskt tydelig at eksisterende arbeidsmetoder ikke holdt mål. Manuell håndtering av innkallinger, referater og styredokumenter på engelsk var tidkrevende og ineffektivt. CEO Joacim Holter, selv utdannet jurist med solid erfaring fra både advokatbransjen og teknologiutvikling, begynte å se etter en løsning som kunne møte selskapets behov for profesjonell og lovmessig korrekt styreforvaltning på tvers av språk og landegrenser.
«Det var den enkle inngangen til Orgbrain», forteller Holter. «Jeg vurderte flere løsninger, og fant ut at Orgbrain var den som helt klart støttet mitt behov best, både som engelsk alternativ og som et genuint nyttig verktøy.»
Timingen viste seg å være kritisk viktig. Da pandemien satte inn, eskalerte behovet dramatisk. Antall styremøter gikk fra planlagte 4–6 i året til hele 16, de fleste ekstraordinære, drevet av operasjonelle utfordringer og et aktivt styre som måtte ta stilling til en rekke saker løpende. Det nykomponerte styret tiltrådte i november 2020, og det første fysiske møtet lot vente på seg helt til februar 2022 (over ett år senere) på grunn av internasjonale reiserestriktioner.
«Med så mange som 16 styremøter i løpet av et år er det veldig mye enklere å ha en god styreportal å gjøre det i. Jeg opplevde at det strømlinjeformet arbeidet for alle involverte, og gjorde at terskelen for å gjennomføre et formelt styremøte ble hakket lavere», sier Holter.
Om Lifecare
Lifecare er et norsk medisinsk teknologiselskap dedikert til å utvikle neste generasjon miniatyriserte og implanterbare langtids biosensorer. Med et særlig fokus på diabetes arbeider selskapet for å forbedre hverdagen til de over 500 millioner menneskene som lever med sykdommen globalt. Teknologigrunnlaget bygger på oppdagelsen av en direkte korrelasjon mellom osmotisk trykk og glukosenivåer i kroppen – en innsikt som siden har blitt videreutviklet til en mikrosensor på størrelse med et riskorn, med potensial langt utover glukosemåling.
Lifecare har hovedkontor i Bergen, med forsknings- og utviklingsaktiviteter i Mainz, Tyskland, og pågående prosjekter med partnere over hele Europa. Selskapet er notert på Euronext Growth Oslo og har benyttet Orgbrain Enterprise siden januar 2021.
Løsningen
Lifecare implementerte Orgbrain Enterprise som felles plattform for styrearbeid, generalforsamlinger og løpende ledelsesmøter. Innkallinger, agendaer, saksdokumenter, avstemninger og protokoller samles på ett sted og er tilgjengelig for deltakere uavhengig av fysisk lokasjon.
Generalforsamlingene gjennomføres i hybridformat, der fysisk oppmøte kombineres med digital deltakelse for en aksjonærbase på 2 500–3 000 aksjonærer. All avstemning, uavhengig av om aksjonæren sitter i salen eller deltar hjemmefra, foregår i Orgbrain.
«Avstemning skjer enkelt og greit i Orgbrain. Det er tommel opp og tommel ned. Problemfritt, kan vi si», beskriver Holter.
Som børsnotert selskap stilles det særlige krav til oppdatering av aksjonærlistene tett opptil generalforsamlingen. Orgbrain har støttet Lifecare med overføring av aksjonærdata fra VPS, koordinering av frister og teknisk support under selve gjennomføringen. I tillegg til dedikert bistand under de første generalforsamlingene mens rutinene ble etablert.
Utover de formelle styremøtene har Lifecare også tatt i bruk Orgbrain for management-møter og tverrfaglige arbeidsgrupper som spenner over Norge og Tyskland. «Bare det å ha et enkelt referat, en "paper trail", liggende i Orgbrain, også for litt mer uformelle møter, er en stor fordel», sier Holter. Spørreundersøkelsesmodulen for styreevaluering fremheves som særlig verdifull: «Helt fullstendig suverent å kunne sende ut en spørreundersøkelse, la styret svare, og så printe en rapport som gir styret en reell basis for egenevaluering.»
Resultater
Innføringen av Orgbrain har hatt konkrete og målbare effekter på Lifecares styrearbeid. Protokollarbeidet, som tidligere kunne strekke seg over flere dager, er nå effektivisert slik at dokumentene er klare for utsendelse dagen etter møtet – med innebygd frist og signeringsflyt direkte i plattformen. «Det er noe med strømlinjeformen her som er helt fantastisk. Sånn hadde det ikke vært hvis du hadde gjort det i Word», sier Holter.
Selskapet opplever også en tydelig kvalitetsheving i den formelle fremtoningen overfor styre og aksjonærer. Orgbrains løpende oppdatering i tråd med gjeldende lovgivning er en faktor Holter trekker særlig frem: «Jeg har blitt imponert flere ganger over hvor oppdaterte forslagene til agendapunkter har vært knyttet til lovmessighet. Det gjør at min tillit til systemet er høyere enn hva den ellers kunne vært.»
For et selskap i vekst, med behov for å balansere profesjonalitet og fleksibilitet på tvers av landegrenser, har én samlet plattform vist seg å være en avgjørende forutsetning.
«Min erfaring er at med Orgbrain fremstår administrasjonen
mer profesjonell – både overfor styret og aksjonærene.»
Råd til andre
Holter er direkte i sin anbefaling til andre selskaper som vurderer digitale generalforsamlinger: «Den oppsiden er så stor at som leder i et selskap tenker jeg du er nesten forpliktet til å legge til rette for, og tørre å ta sjansen på, å gjennomføre digitale generalforsamlinger. Tilgjengeligheten, det at alle aksjonærer kan delta uavhengig av fysisk lokasjon, har en kjempestor verdi for aktiv eierstyring.»
Hans praktiske råd for en vellykket gjennomføring: bruk tid på å bli kjent med systemet gjennom noen styremøter før første generalforsamling, sett av tilstrekkelig tid til selve avstemningen, og kommuniser klare kjøreregler til deltakerne på forhånd.