I løpet av de siste årene har det skjedd en rekke lovendringer som påvirker hvordan et selskap kan gjennomføre generalforsamlinger, spesielt med tanke på digital (også kalt elektronisk) deltakelse.
I denne veilederen vil vi gå gjennom sentrale forhold som en virksomhet bør være kjent med ved avholdelse av en digital generalforsamling. Vi starter med å gi en generell innføring om generalforsamling, slik at du blir kjent med basisregelverket, før vi retter søkelyset mot digital generalforsamling.
Selv om vi tar utgangspunkt i aksjeselskap, er veilederen i stor grad også relevant for andre selskapsformer.
Generalforsamlingen er selskapets øverste og viktigste organ, og består av alle selskapets eiere (aksjonærer). Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jf. aksjeloven § 5-1.
Generalforsamlingen kan enten være ordinær, som beskrevet i aksjeloven § 5-5, eller ekstraordinær, i henhold til aksjeloven § 5-6. Den ordinære generalforsamlingen må avholdes årlig innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret. Dette betyr at ordinær generalforsamling normalt må være avholdt innen utgangen av juni.
Saker som skal behandles på den ordinære generalforsamlingen er godkjenning av årsregnskapet og eventuell årsberetning, samt utdeling av utbytte, dersom det er aktuelt. I tillegg skal også «andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen», behandles. Med mindre vedtektene legger til noe mer, vil dette i praksis innebære suppleringsvalg av styremedlemmer (i henhold til aksjeloven § 6-6), samt fastsettelse av godtgjørelse til styret (i henhold til aksjeloven § 6-10) og til revisor (i henhold til aksjeloven § 7-1 (2)). Andre viktige saker som krever generalforsamlingsbehandling for å gjennomføres er fullmakter til styret, endringer i aksjekapitalen og vedtektsendringer.
Ekstraordinær generalforsamling innkalles og gjennomføres på samme måte som en ordinær generalforsamling. Styret kan bestemme at det skal avholdes ekstraordinær generalforsamling. Styret må også innkalle til ekstraordinær generalforsamling når revisor som reviderer selskapets årsregnskap, eller aksjeeiere som representerer minst en tidel av aksjekapitalen, skriftlig krever det for å få behandlet et bestemt angitt emne. Styret skal sørge for at generalforsamlingen holdes innen en måned etter at kravet er fremsatt.
Innkalling til generalforsamlingen skal være sendt senest en uke før møtet skal holdes, om ikke vedtektene setter en lengre frist. jf. aksjeloven § 5-10. For selskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral er fristen 2 uker, jf. aksjeloven § 4-4 (3).
Innkallingen skal angi tid, sted og sakene som skal behandles. Dette innebærer at sakene som skal behandles, må være beskrevet så konkret at mottakeren får et tydelig bilde av dem. Det er dermed ikke anledning for styret å legge inn et «eventuelt»-punkt på agendaen. Innkallingen skal gi aksjonærene mulighet til å velge om de ønsker å delta eller om det ikke, ut fra sakene som skal behandles. Forslag om å endre vedtektene, skal alltid gjengis i sin helhet i innkallingen.
Det er styret som har ansvar for å utarbeide forslag til dagsorden i samsvar med det som er bestemt i loven og vedtektene.
En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen. Spørsmålet skal meldes skriftlig til styret innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen. Har innkallingen allerede funnet sted, skal det foretas en ny innkalling dersom fristen for innkalling til generalforsamling ikke er ute, jf. aksjeloven § 5-11.
Generalforsamlingen skal holdes som et møte, der styret bestemmer møteformen, jf. aksjeloven 5-8.
Det er styrets leder eller den som styret har utpekt som åpner generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal velge en møteleder, med mindre vedtektene allerede har fastsatt hvem som skal være møteleder, jf. aksjeloven 5-12.
Den som åpner møtet skal før den første avstemningen opprette en liste over de aksjeeierne som har møtt, enten personlig eller ved fullmektig. Listen skal inkludere antall aksjer og stemmer som hver av dem representerer. Denne listen skal være gyldig inntil generalforsamlingen eventuelt beslutter å endre den, jf. aksjeloven § 5-13. Det finnes ikke noe minimumskrav til antall aksjeeiere som må være til stede for at generalforsamlingen skal kunne gjennomføres, bortsett fra at minst én aksje må være representert for å kunne gjennomføre en avstemning.
Hovedregelen ved stemmegivning er at hver aksje gir én stemme. Det betyr at aksjonærene avgir stemmer etter det antall aksjer de har. Ulike beslutninger har ulike krav til hvilket flertall som kreves og er nærmere beskrevet i aksjelovens kapittel 5. For eksempel krever vedtektsendringer kvalifisert flertall, det vil si mer enn to tredjedels flertall av de avgitte stemmene.
Dersom en aksjeeier, styremedlem eller daglig leder mener at generalforsamlingens vedtak er gjort på ulovlig måte eller er i strid med selskapets vedtekter, kan en gå til sak mot selskapet og få dom på at generalforsamlingens vedtak er ugyldig, jf. aksjeloven § 5-22. Et eventuell søksmål må reises innen tre måneder etter at den ble truffet, jf. aksjeloven § 5-23.
Det skal føres protokoll fra generalforsamlingen i samsvar med aksjeloven § 5-16. Protokollen skal angi tid for generalforsamlingen og møteform. I protokollen skal generalforsamlingens beslutning inntas med angivelse av utfallet av avstemningene. Protokollen skal angi antallet avgitte stemmer, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, samlet og for og mot den enkelte beslutningen, i den utstrekning dette er relevant for utfallet av avstemningen. Fortegnelse over aksjeeiere skal inntas i eller vedlegges protokollen.
Protokollen må signeres av minst to personer, hvorav den ene signaturen må være fra møtelederen.
Etter at selskapslovgivningen ble endret i 2021, har det blitt enklere for selskaper å avholde digital (også kalt «elektronisk») generalforsamling. Tidligere var lovens utgangspunkt at en generalforsamling skulle avholdes som et fysisk møte i kommunen der selskapet har forretningskontor. Dette kravet er nå fjernet slik at det skal bli enklere å gjennomføre generalforsamlinger digitalt.
I forarbeidene til lovendringene begrunnes endringene med at enkel tilgang til ny og brukervennlig teknologi, gir mulighet for mer bruk av digitale møter. Lovgiver mener også at digitale møter kan forenkle beslutningsprosessene i de styrende organer, og bedre kommunikasjonsmuligheter for møtedeltakerne. Etter at covid-19 har sørget for at store deler av befolkningen har fått mye erfaring med digitale møter, er det nå flere som foretrekker dette i mange sammenhenger. Dette gjør at et møte med mulighet for digital deltakelse kan tiltrekke seg flere møtedeltakere enn et møte som kun foregår fysisk. Digitale møter vil føre til mindre reisevirksomhet, noe som igjen gir billigere og mer effektive møter, med en gunstig klimaeffekt.
Selv om det nå er blitt enda enklere å avholde digitale generalforsamlinger, hadde aksjeloven allerede fra før av en bestemmelse som ga aksjeeierne en rett til å kreve å delta digitalt på generalforsamlinger. Tilrettelegging for digitale generalforsamlinger er altså noe selskaper er nødt til å forholde seg til.
I 2021 kom det inn en ny paragraf 1-5 a i aksjeloven som angir hva som omfattes av begrepet «møte». Begrepet «møte» omfatter nå møter hvor de som deltar enten er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), eller deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler, slik som styreportaler, telefon, eller videokonferanse (digitalt/elektronisk møte).
En kombinasjon av et fysisk og digitalt møte omtales ofte som et hybridmøte.
Den nye bestemmelsen likestiller dermed fysiske og digitale møter, noe som medfører at møtebegrepet i aksjeloven er teknologinøytralt.
Det er aksjeloven § 5-8 som tar for seg krav til gjennomføring av generalforsamlinger. I loven står det:
§ 5-8 Gjennomføring av generalforsamlingGeneralforsamlingen skal holdes som møte. Styret bestemmer møteformen. Styrets myndighet etter annet punktum kan begrenses i vedtektene.
Styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen.
Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, gjelder følgende regler:
Generalforsamlingen skal holdes i den kommune der selskapet har sitt forretningskontor, med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Generalforsamlingen kan holdes et annet sted hvis det er nødvendig av særlige grunner.
Aksjeeierne har rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Reglene i fjerde ledd gjelder tilsvarende.
Blir generalforsamlingen holdt som elektronisk møte, skal styret sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.
Innkaller tingretten eller annen offentlig myndighet til generalforsamling, bestemmer disse møteformen.
Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.
Aksjeloven § 5-8 (1) fastslår at generalforsamlingen skal holdes som et møte, men det er styret som bestemmer om møtet i utgangspunktet skal være fysisk, digitalt eller en hybrid av begge. Dette kan besluttes gjennom styrevedtak. Styret bør da nøye ta stilling til om kravet til forsvarlighet er oppfylt, jf. aksjeloven § 5-8 (2).
Når styret skal vurdere forsvarlighetskravet, er hovedregelen at behandlingsmåten ivaretar aksjeeiernes rettigheter. Er det tvil blant styremedlemmene om behandlingsmåten oppfyller kravet til forsvarlig saksbehandling, bør styrets vurdering fremgå av styreprotokollen. Det samme gjelder hvis styret forventer at beslutningen vil være kontroversiell blant selskapets aksjeeiere. Dette sikrer dokumentasjon på at styret har gjennomført en reell vurdering av om kravet til forsvarlighet er oppfylt. Hvis styret ikke kan dokumentere at forsvarlighetskravet er blitt vurdert, kan dette være et moment som tilsier at lovens krav ikke er oppfylt. Dette kan blant annet gi grunnlag for søksmål om at vedtak fattet på generalforsamlingen ikke er gyldig.
Hvis generalforsamlingen blir avholdt som et digitalt møte (jf. aksjeloven § 5-8 (4)), er det styrets ansvar å sørge for at det er på plass tekniske systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamlingen er oppfylt.
Ved anskaffelse av systemer for digitalt møte, må styret minimum sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å verifisere avsenderens identitet, for eksempel gjennom et unikt brukernavn og passord.
Uavhengig av hvilken møteform styret vedtar for generalforsamlingen, har aksjeeierne rett til å delta digitalt, med mindre styret finner saklig grunn for å nekte, jf. aksjeloven § 5-8 (3 b). Et eksempel på en saklig grunn som nevnes i forarbeidet til loven, er når generalforsamlingen skal behandle saker av sensitiv karakter. Da kan det være grunn til å nekte deltakelse over telefon eller andre enkle digitale hjelpemidler, som ikke gir en mulighet for å kontrollere hvem som følger diskusjonen.
Som en følge av at aksjeeierne har en rett til å delta digitalt, må styret legge til rette for at deltakelse med elektronisk hjelpemiddel kan likestilles med fysisk tilstedeværelse. Det betyr at aksjeeieren må ha samme mulighet til å følge forhandlingene, ta ordet og avgi stemme som de aksjeeierne som er til stede i møtelokalet. Styret må derfor sørge for at selskapet har på plass en løsning som ivaretar disse kravene, slik at aksjonærenes rettigheter kan bli ivaretatt. Dette må anses som en del av styrets forberedelse til generalforsamlingen.
Selv om det medfører en ekstra kostnad for selskapet å anskaffe digitale løsninger, slik som en moderne styre- og generalforsamlingsportal, er ikke kostnadene alene en tilstrekkelig grunn for at styret kan nekte elektronisk deltakelse. I forarbeidet til loven fremgår det at dette er en kostnad selskapet må ta så lenge kostnadene er å anse som rimelige, sett i forhold til selskapets størrelse, aksjonærstruktur og de kostnadene fysisk deltakelse vil påføre aksjonærene.
Dersom det skulle oppstå en situasjon der styret vedtar at det ikke vil være anledning for aksjonærene til å delta digitalt, bør dette komme frem i innkallingen til generalforsamlingen. I slike tilfeller vil de aksjeeierne som er uenig i styrevedtaket kunne bruke dette som grunnlag ved et eventuelt søksmål angående gyldigheten av generalforsamlingens vedtak, jf. aksjeloven § 5-22.
Dersom styret har besluttet å avholde en digital eller hybrid generalforsamling, må kravene til innkalling i henhold til aksjeloven § 5-10 oppfylles. Dette inkluderer informasjon om møteform og fremgangsmåte deltagelse og avstemning. . Informasjonen om fremgangsmåten skal være av en slik karakter at den gir aksjeeierne tilstrekkelig informasjon til å forberede seg og utføre de nødvendige handlingene for å kunne delta og stemme under generalforsamlingen.
Det er ikke bare aksjeloven § 5-8 som åpner for digitalt møte. I forbindelse med modernisering av aksjeloven i 2013, kom det inn en bestemmelse i aksjeloven § 5-7 som omhandler muligheten for en forenklet generalforsamlingsbehandling. Denne er ment å gjøre det enklere å avholde generalforsamlinger i mindre aksjeselskaper. Fordelen med en forenklet generalforsamlingsbehandling er at selskapet ikke er nødt til å følge kravene om innkallingsfrist og lignende som er fastsatt i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16.
I loven står det blant annet at dersom ingen aksjeeiere motsetter seg det, kan generalforsamlingen avholdes uten fysisk møte, inkludert ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Det er ikke nødvendig å innhente eksplisitt samtykke fra samtlige aksjeeiere for å bruke forenklet generalforsamlingsbehandling. Det er tilstrekkelig at selskapet på en betryggende måte forsikrer seg om at ingen aksjeeiere motsetter seg forenklet behandling av de spesifikke sakene som generalforsamlingen skal behandle. Det vil blant annet si at en forespørsel om forenklet generalforsamling ikke kan legges frem for aksjeeierne, uten å spesifisere hvilke saker som skal behandles. Sakene kan for eksempel distribueres digitalt, slik at alle aksjonærer får anledning til å delta i behandlingen av disse sakene.
Det er etter bestemmelsen ikke noe krav om at samtlige aksjeeiere faktisk skal delta, men det er et vilkår at alle skal få muligheten til å delta i behandlingen på en egnet måte. Dette betyr at aksjeeierne må få rimelig tid til å gi eventuelle tilbakemeldinger. Selskapet bør også gjøre rede for hvordan generalforsamlingen vil bli gjennomført, det vil for eksempel si om den skal gjennomføres ved bruk av en digital generalforsamlingsportal eller på annen måte.
Loven stiller ingen spesifikke tekniske krav til digitale løsninger. Her vil det være forskjellig fra selskap til selskap hva som kreves med tanke på å gjennomføre generalforsamlingen på en betryggende måte.
Løsningen som styret velger må minst oppfylle grunnleggende kriterier, inkludert pålitelig ytelse og gi aksjeeierne muligheten til å delta, ytre seg og avgi stemme. Løsningen må på en pålitelig måte sikre registrering av det antall aksjer, aksjonærer mv. som er representert. Det samme gjelder for stemmegivning og avklaring av stemmeresultat.
Enkle løsninger som telefon- og videokonferanser kan fungere for selskaper med få aksjonærer og der styret og aksjonærene har god kjennskap til hverandre. I selskaper med mange aksjonærer stilles det krav om mer avanserte løsninger. For å sikre autentiseringen bør løsningen kunne identifisere hver deltaker gjennom bruk av BankID, for eksempel ved bruk av en moderne generalforsamlingsportal. Generelt sett er det strengere krav til sikkerhet knyttet til saker som omfatter sensitiv informasjon enn ved behandling av mer vanlige saker.
Det er viktig at selskapet velger en leverandør i god tid før avholdelse av generalforsamlingen. Det finnes flere leverandører som kan tilby teknisk infrastruktur, så styret må nøye vurdere hvilken løsning som passer best for sitt selskap.
Loven stiller en rekke krav ved avholdelse av en digital eller hybrid generalforsamling, som er ment å sikre at aksjeeierne kan utøve sine rettigheter på en betryggende måte. For mange selskaper vil derfor ikke videoløsning slik som Microsoft Teams være tilstrekkelig for å gjennomføre en digital generalforsamling. De vil ha behov for en løsning som er mer skreddersydd for generalforsamlinger.
En av aktørene som tilbyr en komplett løsning for generalforsamlinger er det norske selskapet Orgbrain, som har utviklet en løsning med støtte fra blant annet Innovasjon Norge og Forskningsrådet. Orgbrain har også vært en bidragsyter i forbindelse med utarbeidelse av lovendringene som likestiller fysiske og digitale møter.
Aksjeeierbok med mulighet til å håndtere eierskifte, kapitalforhøyelse, skatterapportering og andre selskapshendelser
Mulighet til å få identifisert alle deltakerne ved bruk av BankID
Bibliotek med agendapunkter som gjør det enkelt å sette de riktige sakene på agendaen
Løsning for digital innkalling til generalforsamlingen
Integrert funksjonalitet for videokonferanse
Innebygd chat og talerliste
Funksjon for å opprette stemmesedler ved fysiske og hybride møter
Løsning for å håndtere fortegnelse over fremmøtte
Funksjonalitet som lar aksjeeierne gi fullmakter og avgi stemme
• Brukergrensesnitt som gir møteledelsen/sekretariatet muligheten til å assistere brukerne med stemmegivning.
Automatisk forslag til protokoll fra generalforsamlingen basert på møteagendaen, fortegnelse over fremmøtte og stemmeresultat
Mulighet for elektronisk signering av protokoller og andre dokumenter
+ mye mye mer
Disse funksjonene gjør Orgbrain til et godt alternativ for selskaper som ønsker en helhetlig løsning for både fysiske, digitale og hybride generalforsamlinger.
Se hvordan portalen fungerer for en aksjeeier her.
Se hvordan portalen fungerer for selskapet/administrator her.
Den viktigste suksessfaktoren for en vellykket generalforsamling, er god forberedelse. Dette gjelder uavhengig av om generalforsamlingen gjennomføres som et fysisk møte, digitalt møte eller som hybridmøte.
Når det gjelder en digital eller hybrid generalforsamling, er det særlig viktig at alle som skal delta i møtet, går gjennom de praktiske aspektene i god tid før arrangementet. Dette inkluderer testing av teknisk utstyr og å sikre at alle er kjent med hvordan den digitale løsningen skal brukes under generalforsamlingen. Dette kan inkludere å forstå hvordan kamera og mikrofon fungerer, hvordan man deler skjerm, hvordan man tar fortegnelse over de som er til stede, hvordan aksjeeierne skal kommunisere under møtet, og hvordan stemmegivning skal gjennomføres.
Det kan ofte være nyttig å tilby gjennomføring av en «teknisk prøve-generalforsamling» noen dager i forkant av den reelle generalforsamlingen, for å sikre at alle aksjonærer får programvare og lydoppsett til å fungere. Dette bidrar til å avdekke eventuelle tekniske utfordringer eller opplæringsbehov i god tid, slik at dette kan håndteres før den virkelige generalforsamlingen. Det er kjedelig å bli klar over at Microsoft Teams Live Events ikke er identisk med vanlig Microsoft Teams, to minutter før generalforsamlingen starter.
I henhold til aksjeloven § 5-13 kreves det at den som åpner møtet skal opprette en fortegnelse over de aksjeeiere som deltar, enten selv, eller ved fullmektig. Dette kravet gjelder også ved digitale generalforsamlinger og hybridmøter. Gode generalforsamlingsportaler vil ha funksjonalitet for å forenkle denne prosessen, ved å la hver aksjeeier registrere sin deltakelse selv, enten de er til stede personlig eller gir digital fullmakt.
Det er likevel fornuftig at den som åpner møtet er ekstra oppmerksom i denne fasen, slik at digitale møtedeltakere som trenger eller ønsker bistand, kan få hjelp av møteledelsen/sekretariat til manuell registrering i portalen. Dette er spesielt viktig fordi digitale møtedeltakere kan være enklere å overse enn de som er til stede fysisk i møtelokalet.
Samtidig kan det være utfordrende å hjelpe mange personer samtidig. En enkel måte å unngå et rush av hjelpeforespørsler rett før møtet starter, er at man i innkallingen ber alle digitale møtedeltakere om å registrere seg via portalen innen en gitt frist, for eksempel noen dager før møtestart. Alle som har kommet seg gjennom denne prosessen i forkant, står mye bedre rustet som digitale deltakere enn de som prøver å sette seg inn i den rett før møtet begynner.
Ved møtestart bør den som åpner møtet gjennomgå kjørereglene for møtet. Dette kan inkludere instruksjoner om hvordan deltakerne kan slå av/på lyd og video, hvordan man kan rette spørsmål underveis (for eksempel ved bruk av knappen for å «heve hånden» og/eller chat-funksjonen eller funksjon for taleliste) og hvordan man avgir stemme.
Når det er mange deltakere, kan det være ekstra utfordrende å lede en digital- eller hybrid generalforsamling, sammenlignet med en fysisk generalforsamling. Dette skyldes at møtelederen ikke har like god visuell kommunikasjon med deltakerne. Derfor er det viktig at møtelederen forbereder seg grundig på hvordan generalforsamlingen skal ledes. Her er det spesielt viktig å ha satt seg godt inn i de sakene som skal behandles, slik at hver enkelt sak kan belyses tilstrekkelig innenfor den gitte tidsrammen.
Ofte vil en moderne generalforsamlingsportal administrere stemmegivning på en tilfredsstillende måte. Dette inkluderer håndtering av forhåndsstemmer og stemmer som kommer via fullmakter, samt beregning av riktig flertallskrav basert på hvilke saker det skal stemmes over. Imidlertid kan det være forhold knyttet til stemmegivning som trenger en nærmere avklaring. Ved hybridmøter vil det, for eksempel, være behov for å ha på plass en rutine på hvordan stemmer fra de som ikke deltar digitalt skal håndteres. Det er derfor viktig at det i forberedelsene til generalforsamlingen etableres en tydelig rutine for administrasjon av stemmegivningen.
Under er en sjekkliste som viser de mest sentrale stegene du bør kjenne til når du skal avholde en digital generalforsamling. Sjekklisten tar utgangspunkt i generalforsamlinger i aksjeselskaper, men den er i stor grad også relevant for andre selskapsformer.
Gå til anskaffelse av en teknisk løsning som oppfyller de kravene selskapet har for digital generalforsamling. Sentral funksjonalitet inkluderer:
Aksjeeierbok som inneholder alle relevante opplysninger om aksjeeierne
Mulighet for å kontrollere identiteten til brukerne
Støtte for sikker distribusjon og lagring
Støtte for ulike aksjeklasser og stemmevekter
Funksjonalitet for håndtering av fullmakter og forhåndsstemmer
Løsning for administrasjon av de som ønsker å delta i diskusjonen (talerliste)
Funksjon som enkelt lar deltakerne stille spørsmål og få svar samt avgi stemme
Brukergrensesnitt som gir møteledelsen/sekretariatet muligheten til å assistere brukerne med stemmegivning.
Beregning av stemmeresultat basert på ulike stemmekrav (mer enn 50%, ⅔ osv.)
Automatisk utarbeidelse av protokoll med deltakerliste og avstemningsresultat
Mulighet for digital signering av protokollen
Tips: Orgbrain tilbyr en komplett teknisk løsning for generalforsamlinger
Styret må beslutte å innkalle til generalforsamling som skal holdes som et digitalt møte. Vedtaket må inneholde følgende:
Vedtak om at generalforsamlingen skal avholdes som et digitalt møte
En beskrivelse av hvordan styret vil sikre en forsvarlig gjennomføring
Informasjon om hvilke systemer som brukerne kan benytte
Fremgangsmåte for kontroll av deltakelse og stemmegivning
Metode for å autentisere deltakerne
Bestemme saker som skal behandles av generalforsamlingen:
Forslag om godkjenning av årsregnskapet
Eventuelt andre forslag (godkjenning av godtgjørelse til revisor, styrevalg, osv.)
Innkallingen skal:
Henvende seg til alle aksjeeiere
Være skriftlig (kan også sendes digitalt)
Angi tid og sted for møtet
Angi møteform (at det skal være et digitalt møte)
Beskrive fremgangsmåten for å delta og stemme digitalt
Inneholde en dagsorden som tydelig beskriver alle sakene som skal behandles, slik at aksjeeierne i forkant kan vite om de må eller bør delta eller ikke
I innkallingen bør styret oppfordre alle deltakere til å logge seg inn og teste den digitale løsningen i god tid før generalforsamlingen
Innkallingen må sendes innen en uke før møtet skal holdes, med mindre ingen aksjonærer motsetter seg kortere innkallingsfrist, ref. aksjeloven § 5-7
Gjennomfør en test noen dager i forkant av generalforsamlingen for å kontrollere at teknologien fungerer som den skal
Avtal at alle som skal presentere informasjon på generalforsamlingen skal møte god tid i forveien, for eksempel 30 minutter før møtestart, for å kontrollere at alt fungerer som det skal
Styrets leder åpner møtet og går gjennom praktiske forhold:
Sjekker at alle er innlogget og klar til å benytte den digitale løsningen
Forklaring av hvordan deltakerne kan slå av og på videovisning og lyd
Oppfordre alle til å dempet mikrofonen («mute») når de ikke har ordet, for å unngå støy og ekkoproblemer
Informer om hvordan man setter seg på talerliste og at det er møteleder som styrer hvem som skal ha ordet
Forklare hvordan aksjonærene kan avgi stemme
Foreta fortegnelse over alle som deltar direkte eller via fullmakt
Avstemming for å godkjenne innkallingen, herunder vilkårene for forsvarlig digital generalforsamling:
Styrets leder ber deltakerne gå inn i portalen og stemme «for» eller «imot»
Kontrollerer om det er noen som er til stede som ikke har avgitt sin stemme
Stenge for videre stemmegivning
Resultatet av avstemningen kan deretter leses opp
Valg av møteleder:
Møteleder ber deltakerne gå inn i portalen og stemme på sin kandidat
Kontrollerer om det er noen som er til stede som ikke har avgitt sin stemme
Stenge for videre stemmegivning
Resultatet av avstemningen kan deretter leses opp
Valg av person blant deltakerne til å medsignere protokollen:
Møteleder ber deltakerne gå inn i portalen og stemme på sin kandidat
Kontrollerer om det er noen som er til stede som ikke har avgitt sin stemme
Stenge for videre stemmegivning
Resultatet av avstemningen kan deretter leses opp
Behandling av resterende aktuelle saker følger samme fremgangsmåte som beskrevet ovenfor.
Det må føres protokoll som må inneholde opplysninger om:
Tidspunkt og møteform
Samtlige beslutninger med angivelse av utfallet av avstemningene
Antall avgitte stemmer, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer
Fortegnelsen over de aksjeeiere som har deltatt, enten selv eller ved fullmektig
Protokollen sendes til digital signering. Følgende skal signere:
Møtelederen
Minst også den personen som ble valgt til å medsignere protokollen
Når protokollen er signert, gjøres den tilgjengelig for alle aksjeeiere