Ny i styret? Hvordan sikre vellykket onboarding av nye styremedlemmer?

En god onboarding av nye styremedlemmer skaper trygghet, struktur og tempo i styrearbeidet. Denne veilederen viser hvordan styreleder, daglig leder og styresekretær gir tilgang til riktige dokumenter, avklarer roller og etablerer effektive kommunikasjonsrutiner, med sjekklister og praktiske råd for varamedlemmer og ansattevalgte. En profesjonell styreportal gjør prosessen sikker og skalerbar fra dag én.

Oppsummering (TLDR)

1. Start onboarding i rekrutteringen, se etter verdier, relasjonelle ferdigheter og kritisk kompetanse som finans og strategi.
2. La styreleder koordinere prosessen, tydeliggjøre mandat og forventninger, sikre tilgang til nødvendig informasjon og bygge inkluderende kultur.
3. Gi nye medlemmer rask innsikt i juridiske krav, rolleavgrensning mot administrasjonen samt selskapets risiko og strategi.
4. Sørg for tilgang fra dag én til vedtekter, instrukser, avtaler, strategi, budsjett, regnskap og historiske protokoller.
5. Bruk klare kommunikasjonskanaler og forutsigbar møtestruktur for bedre forberedelser og mer presise beslutninger.
6. Bygg relasjoner gjennom introduksjonssamtaler, mentorordning og besøk i virksomheten for å styrke tillit og innsikt.
7. Bruk styreportal for sikker dokumentflyt, effektiv samhandling og bedre etterlevelse, noe som også kan styrke vilkår for styreansvarsforsikring.
8. Tilpass onboarding til ansattevalgte, varamedlemmer, styresekretær og koordinator, og hold prosessen levende med evalueringer og sjekklister.
   
   

Innledning

Å få på plass et nytt styremedlem handler om mer enn å fylle en ledig stol. Det handler om å sikre at personen raskt forstår rollen, tar eierskap og bidrar med verdi i styrets arbeid. Selv erfarne og kompetente medlemmer trenger struktur og støtte for å bli operative i en ny kontekst.

Uten en tydelig og målrettet onboardingprosess kan usikkerhet, lav involvering og misforståelser lett oppstå. Det svekker tempoet, kvaliteten og samspillet i styret, og kan forsinke viktige beslutninger når virksomheten trenger fremdrift.

Denne e-boken gir en praktisk og faglig forankret veiledning i hvordan onboarding kan gjennomføres på en god måte. Den er nyttig for alle som deltar i eller tilrettelegger for styrearbeid, enten man er styreleder, daglig leder, styresekretær, koordinator eller nytt styremedlem. Ved å følge anbefalingene legges det til rette for trygghet, effektiv innføring og høy verdi fra første møte. Resultatet er et styrket styre, bedre samhandling og økt evne til å nå virksomhetens mål.

Målgruppe og relevans

Guiden er utviklet for en bred målgruppe som omfatter nye styremedlemmer som ønsker en trygg og effektiv start, styreledere som leder onboardingprosessen og daglige ledere som har ansvar for en profesjonell oppstart. Den vil også være relevant for styresekretærer og koordinatorer som støtter styrets arbeid, samt varamedlemmer og ansattevalgte representanter som trenger en grundig innføring i styrets rolle og ansvar.

Erfarne styremedlemmer som ønsker å styrke sitt bidrag, forbedre styrets arbeidsform eller sikre strukturert og sikker dokumenthåndtering, vil også ha nytte av innholdet. Guiden passer for alle virksomheter som har et styre, uavhengig av størrelse, bransje eller selskapsform.

Anbefalingene bygger på en kombinasjon av praktisk erfaring, juridiske rammer og anerkjente prinsipper, og gir en trygg og faglig solid veiledning.

Rekruttering: Nøkkelen til god onboarding

Nå er rekrutteringen kanskje allerede gjennomført, men det er likevel viktig å være klar over at onboarding ikke starter først når et nytt styremedlem deltar på sitt første møte. Tvert imot, en god onboarding begynner allerede i rekrutteringsfasen. Ved å gjøre bevisste valg tidlig i denne prosessen, legger dere grunnlaget for en sømløs og effektiv integrering av det nye styremedlemmet.

For å lykkes med integreringen, er det avgjørende å finne kandidater som passer godt sammen med resten av styret, og som deler organisasjonens verdier, visjon og formål.

Når dere vurderer nye styremedlemmer, bør følgende egenskaper og kvalifikasjoner vektlegges:

• Mellommenneskelige ferdigheter: Styrearbeid er i høy grad et samarbeid. Se etter personer som er tydelige i sine synspunkter, men også lytter og er åpne for andres perspektiver. Et velfungerende styre preges av gjensidig respekt, læring og konstruktiv dialog.
• Verdier og mål: Velg kandidater som ikke bare har relevant erfaring, men som også forstår og støtter organisasjonens retning og formål. Det kan ta tid å finne riktig person, men det er verdt investeringen.
• Relevante faglige ferdigheter: Vurder hvilke spesifikke kompetanser styret mangler eller vil ha nytte av å styrke. Det kan være salgsrelatert kompetanse, strategisk forståelse, digital innsikt eller bransjespesifikk kunnskap. Solid økonomisk forståelse er ofte avgjørende for å bidra til bærekraftig utvikling, sikre en sunn finansiell balanse og opprettholde forsvarlig likviditetsstyring.
  
  

Styrets rolle og ansvar i onboardingprosessen

Et velfungerende styre kjennetegnes av sømløst samspill, felles forståelse og gjensidig tillit. Når nye medlemmer trer inn, er det styrets samlede ansvar å legge til rette for en grundig og støttende onboarding. Styrelederen har en særlig viktig rolle i å lede og koordinere denne prosessen.

Onboarding handler om mer enn å dele informasjon. Det krever tydelig forventningsavklaring, målrettet relasjonsbygging og en strukturert introduksjon til styrets arbeidsform og selskapets overordnede strategi, med mål om å styrke styrets samlede bidrag.

Styrelederens sentrale oppgaver i onboardingprosessen

• Klarering av rolle og ansvar: Definer og avklar det nye styremedlemmets rolle, ansvarsområder og forventede bidrag. Dette inkluderer diskusjon om mandat, fullmakter og beslutningsprosesser.
• Tilgang til nødvendig informasjon: Sørg for at alle relevante dokumenter og data er tilgjengelige fra første dag. Dette gir et solid grunnlag for informerte beslutninger og rask innsikt.
• Skape en inkluderende kultur: Legg til rette for et miljø der nye medlemmer føler seg trygge, verdsatt og oppfordret til å bidra med sine perspektiver. En åpen og støttende kultur styrker styrearbeidet.

For å sikre en strukturert og effektiv onboarding som kan gjentas for fremtidige medlemmer, bør styret utpeke én person eller et lite team med hovedansvar for prosessen. Dette sikrer tydelige roller, forhindrer overlappende informasjon og gir det nye medlemmet et klart kontaktpunkt.

En profesjonell styreportal er ikke bare et viktig verktøy, men selve fundamentet for å etablere og opprettholde en skalerbar og effektiv onboarding. Den samler all relevant informasjon og kommunikasjon på ett sikkert, strukturert og tilgjengelig sted fra dag én.

Hva hvis det er styrelederen som er ny?

Når det er styrelederen som er ny, gjelder de samme prinsippene for strukturert onboarding, men ansvaret for å fasilitere prosessen må i så fall fordeles på andre. Det kan være naturlig at tidligere styreleder, daglig leder eller et erfarent styremedlem bistår med introduksjon, særlig dersom overgangen skjer i ordnede former.

Hvis det har vært konflikt eller uenighet i forkant, bør styret nøye vurdere hvem som er best egnet til å gi en balansert og profesjonell introduksjon til styrets arbeid, kultur og prioriteringer.

Målet bør uansett være å gi den nye styrelederen innsikt i relevante beslutninger, praksis og relasjoner, slik at vedkommende raskt kan fylle rollen på en trygg og effektiv måte.

Styremedlemmets ansvar og hva du bør vite

Et styreverv er et personlig tillitsverv med betydelig ansvar og høye forventninger til profesjonalitet. Som styremedlem skal du bidra til forsvarlig drift, langsiktig verdiskaping og etterlevelse av regelverk. Selv om du har erfaring fra tidligere verv, er det avgjørende å sette seg grundig inn i eventuelle særlige forhold knyttet til selskapet, bransjen eller eierstrukturen. Hvert styre har sin egen dynamikk, sitt ansvar og sitt risikobilde.

Juridiske og organisatoriske krav

Alle styremedlemmer bør ha en klar forståelse av følgende:

• Selskapsslovens bestemmelser: Kjennskap til krav om styrets forvaltningsansvar, tilsynsplikt og plikter overfor aksjonærer og andre interessenter. Dette inkluderer styrets ansvar for å sikre forsvarlig organisering og tilstrekkelig tilsyn med ledelsen.
• Taushetsplikt og habilitet: Vurder hva som omfattes av taushetsplikt, og hvordan potensielle interessekonflikter skal håndteres. Integritet er avgjørende for styrets tillit og legitimitet.
• Avgrensning av ansvar: Forstå skillet mellom styrets beslutningsmyndighet og den daglige leders operasjonelle ansvar. Effektivt styrearbeid forutsetter at alle kjenner sitt handlingsrom.

I tillegg bør styremedlemmer raskt sette seg inn i virksomhetens strategi, økonomi, risikobilde og styringsstruktur. Tilgang til styreportal, relevante dokumenter og tydelige forventninger gjør dette enklere.

Viktige kompetanseområder for styremedlemmer

For å bidra konstruktivt i styrets arbeid kreves det mer enn formell forståelse. Erfaring og dømmekraft må kombineres med noen kjerneferdigheter. En Harvard Business Review-artikkel fremhever fem kompetanseområder som særlig viktige:

• Finans: Du trenger ikke være en ekspert på tekniske regnskapsprosesser, men du bør kunne tolke finansielle data for å vurdere virksomhetens tilstand og stille relevante spørsmål. Dette er spesielt viktig i virksomheter med høy finansiell risiko.
• Strategi: Evnen til å forstå trender og endringer i omverdenen, og hvordan virksomheten best kan tilpasse seg disse, er avgjørende. Du må også kunne vurdere om det er samsvar mellom virksomhetens strategi og de satte målene.
• Relasjoner: Styrearbeid handler om samspill. Du bør kunne uttrykke egne meninger tydelig, samtidig som du aktivt lytter til andres perspektiver. Effektive styremedlemmer vet når de skal ta ordet, og når de bør gi rom for andres innspill. Relasjonelle ferdigheter som respekt, nysgjerrighet og evnen til å bygge tillit er særlig avgjørende i krevende situasjoner.
• Rolleforståelse: Vit hva du bringer til bordet, og vær bevisst hvordan du kan tilføre verdi. Ikke alle saker krever din stemme, men i noen bør du være tydelig. Effektive styrer kjenner sin begrensede tid og bruker den klokt.
• Kultur: Styret setter tonen for selskapets kultur. En åpen og trygg dialog er avgjørende, både i styrerommet og i forholdet til ledelsen. Som styremedlem har du ansvar for å bidra til et miljø preget av tillit, ærlighet og respekt.
  
  

Kontinuerlig læring og innsikt i virksomheten

Det anbefales sterkt at nye styremedlemmer investerer i egen kompetanseutvikling, for eksempel gjennom kurs i styrearbeid fra Orgbrains styreskole. I tillegg bør du sette deg inn i virksomhetens rammebetingelser, bransje, konkurrenter og regulatoriske forhold. Jo raskere du opparbeider relevant innsikt, desto mer verdi kan du tilføre og desto tryggere vil du kjenne deg i rollen.

Dokumenter og innsikt: Hva bør være tilgjengelig fra dag én

For at et nytt styremedlem raskt skal kunne bidra med verdi, er umiddelbar og strukturert tilgang til sentrale dokumenter og informasjon helt avgjørende. En profesjonell styreportal gir umiddelbar tilgang til viktige dokumenter og kontaktpunkter, og legger til rette for struktur og trygghet fra første dag. Les mer om hvordan en styreportal kan støtte dette i kapittelet “Digitalisering av styrearbeid: Start med de riktige verktøyene”.

Her er de viktigste dokumentkategoriene som bør være lett tilgjengelige:

Juridiske og styrende dokumenter:

• Vedtekter og aksjonæravtale: Definerer selskapets formål, organisering og rettigheter og plikter for aksjonærene.
• Styreinstruks og daglig leders instruks: Tydeliggjør roller, ansvarsområder og fullmakter for styret og daglig leder. Merk at styreinstruks er lovpålagt i selskaper med ansattrepresentanter i styret, men anbefales også i andre selskaper for å sikre struktur, forutsigbarhet og effektivt styrearbeid. Hvis styret ikke allerede har en instruks, kan det være et godt tidspunkt å innføre en.
• Avtaler og kontrakter: Avtaler med sentrale kunder, leverandører og ansatte er viktig for å forstå virksomhetens risikoer og kritiske suksessfaktorer.
• Retningslinjer, instrukser og rutiner: En samlet oversikt er viktig for å forstå hvilke interne spilleregler som gjelder.
  
  

Strategiske og finansielle dokumenter:

• Gjeldende strategi, forretningsplan og budsjett: Gir innsikt i selskapets overordnede retning, mål og finansielle rammer.
• Årsregnskap og perioderapporter: Tilbyr en historisk oversikt over selskapets finansielle resultater og utvikling.
  
  

Operasjonelle og risikorelaterte dokumenter:

• Risiko- og avviksrapporter: Gir innsikt i selskapets identifiserte risikoer og hvordan disse håndteres, samt eventuelle avvik fra retningslinjer.
• Protokoller fra styre- og generalforsamlinger: Dokumenterer tidligere beslutninger, diskusjoner og strategiske retninger.
• Eventuelle evalueringer av styret eller daglig leder: Gir innsikt i prestasjoner, utfordringer og forbedringsområder.
• Etiske retningslinjer og ESG-rapportering: Stadig flere selskaper forventes å integrere bærekraft, samfunnsansvar og god eierstyring (ESG). Nye styremedlemmer bør derfor få innsyn i selskapets verdigrunnlag, etiske retningslinjer og eventuelle ESG-rapporter. Dette gir forståelse for hvilke prioriteringer som gjelder, og hvordan styret skal følge opp sitt ansvar overfor eiere, samfunn og miljø.
  
  

Kontakt- og organisasjonsinformasjon:

• Organisasjonskart: Viser virksomhetens selskapsstruktur, komiteer og nøkkelpersoner.
• Kontaktinformasjon: Kontaktopplysninger til styret, daglig leder og øvrige sentrale personer som er relevante for styrearbeidet.
  
  

Kommunikasjon og informasjonsflyt: Slik sikres inkludering og effektivitet

Tilgang til relevante dokumenter fra første dag er avgjørende, men det er like viktig å etablere en effektiv og transparent kommunikasjonsflyt i styret, både før, under og mellom møtene. Et nytt styremedlem trenger raskt oversikt over hvordan informasjon deles, hvilke kanaler som brukes, og hvilke forventninger som gjelder for kommunikasjon og involvering.

For å sikre dette bør man vurdere følgende elementer:

• Etablerte kommunikasjonskanaler: Finnes det en tydelig praksis for hvilke kanaler som brukes til hva? Er det én felles løsning for deling av styredokumenter og formell kommunikasjon, og benyttes egne kanaler for raskere dialog og avklaringer? Unngå uformelle eller parallelle kommunikasjonskanaler som kan skape ulik tilgang på informasjon og hindre nye medlemmer i å bli godt integrert.
• Møtestruktur og agendabehandling: Hvordan forberedes agendaen, og hvilke tidsfrister gjelder for innsending av sakspapirer? Har styret rutiner for å gi nye medlemmer tilstrekkelig bakgrunnsinformasjon, særlig i saker som har en lang historikk? En ryddig og forutsigbar møtestruktur bidrar til bedre møteforberedelser og mer konstruktive diskusjoner.
• Informasjon utenom møtene: Styrearbeidet foregår ikke bare i formelle møter. Hvordan håndteres deling av innsikt og oppdateringer mellom møtene? Brukes det digitale løsninger som legger til rette for kontinuerlig deling og dialog, for eksempel ved å dele bransjenyheter, status fra administrasjonen eller tidlig varsling om nye saker? Slik informasjonsflyt holder styret relevant og engasjert.
• Forventninger til deltakelse og bidrag: Det bør tydeliggjøres hvordan styremedlemmer forventes å bidra i diskusjoner, både i møtene og mellom dem. Nye medlemmer vil da lettere finne sin stemme og forstå hvordan de kan tilføre verdi i styrets arbeid fra starten av.

En strukturert og proaktiv tilnærming til kommunikasjon under onboarding bidrar til at nye styremedlemmer raskt blir en integrert del av styrets dynamikk. Det styrker beslutningsgrunnlaget, øker tempoet i verdiskapningen og gjør styrearbeidet mer effektivt og profesjonelt, med konkrete resultater for selskapet.

Praktiske grep for en god start: Relasjoner, tillit og inkludering

En vellykket onboarding handler ikke bare om dokumenter og rolleavklaringer. Den sosiale og relasjonelle integreringen er minst like viktig for at det nye styremedlemmet raskt skal bli en trygg og aktiv deltaker i styrets arbeid. Derfor bør én person, gjerne styreleder eller et annet erfarent medlem, få ansvar for å sikre en strukturert og støttende oppstart.

Følgende praktiske grep anbefales for å koble nye styremedlemmer til styret og dets misjon:

• Personlig introduksjonssamtale med styreleder: En en-til-en-samtale for å klargjøre forventninger, besvare spørsmål og etablere en personlig relasjon.
• Presentasjon for nøkkelpersoner i ledelsen: Gir det nye medlemmet mulighet til å møte og forstå de operative lederne som driver virksomheten i det daglige.
• Uformell samling med styrekollegaer: En mulighet til å bli kjent med de andre styremedlemmene i en avslappet setting, noe som fremmer tillit og samarbeid.
• Tilbud om en mentor eller kontaktperson: En erfaren styrekollega som fungerer som støtte i den første perioden, og som bidrar til at det nye medlemmet raskt finner sin plass. Mentoren bør ta kontakt før første møte, forklare hvordan styret arbeider, og være en tilgjengelig støttespiller for spørsmål og refleksjon. Rollen varer ofte de første tre til seks månedene, og kan gjøre overgangen smidigere og bidra til at det nye styremedlemmet raskt finner trygghet og effektivt kommer i gang med rollen.
• Fysisk tilstedeværelse i virksomheten: Der det er praktisk mulig, bør det settes av tid til å besøke kontorer, produksjonslokaler eller delta på relevante kundemøter. Dette gir en dypere forståelse av selskapets drift og kultur.
  
  

Forventningsavklaring og rolleforståelse

En tydelig forventningsavklaring er avgjørende for at det nye styremedlemmet raskt skal forstå sin rolle og bidra målrettet. Dette bør skje tidlig i prosessen og omfatte blant annet:

• Tidsbruk og forpliktelse: Gi en realistisk oversikt over hvor mye tid som forventes brukt på styremøter, forberedelser og eventuelle oppgaver mellom møtene. Dette gir styremedlemmet et tydelig grunnlag for å planlegge og prioritere rollen på en ansvarlig måte.
• Rolle, ansvar og avgrensning: Klargjør styrets overordnede ansvar og forskjellen mellom styrets og administrasjonens oppgaver. Dette sikrer at medlemmet forstår sitt handlingsrom og sin tilsynsrolle.
• Kompetanse og forventet bidrag: Avklar hvilken kompetanse og erfaring det nye styremedlemmet bringer inn, og hvordan dette konkret skal brukes til å styrke styrets arbeid. Samtidig bør det avklares hvordan medlemmet forventes å bidra i diskusjoner, beslutninger og samarbeid med de øvrige styremedlemmene.
• Forstå styrets sammensetning og dynamikk: Gjør deg kjent med hvem de øvrige styremedlemmene er, hva slags bakgrunn de har, og om de representerer spesifikke eierinteresser eller miljøer. Er de investorer, fagpersoner, ansatte, familie eller uavhengige? Hvilken rolle har de fått i styret? Innsikt i disse relasjonene gir bedre forståelse for styrets dynamikk og hjelper deg å navigere klokt i samspillet.
  
  

Hva betyr det å lykkes som styremedlem i et profesjonelt styre?

Nye styremedlemmer ønsker å lykkes, men hva innebærer det egentlig? For mange er dette uklart. Derfor bør både styret og styreleder tydelig formidle hva godt styrearbeid innebærer i praksis.

Et velfungerende styremedlem kjennetegnes ved at det:

• Forstår styrets ansvar og rolle, og respekterer avgrensningen mot administrasjonen
• Forbereder seg grundig til møter og bidrar aktivt med konstruktive innspill
• Stiller spørsmål som utfordrer og løfter diskusjonen, også når det er krevende
• Deler erfaring og perspektiver på en måte som styrker teamet
• Bygger tillit og relasjoner med øvrige styremedlemmer og ledelsen
• Er en pådriver for etterlevelse, bærekraft og strategisk utvikling
• Er bevisst sin egen kompetanse (for eksempel innen finans, strategi, relasjoner, rolleforståelse eller kultur), og bruker den til å styrke styrets arbeid

Det er ikke antall innlegg som avgjør hvor godt du lykkes, men hvilken verdi du tilfører styrets arbeid. Vær tydelig på forventningene, og legg til rette for at hvert medlem får brukt sin kompetanse der den gir størst verdi.

Bygg et robust styre med riktig kompetanse

Et effektivt styre kjennetegnes av at det samlet har den kompetansen som kreves for å møte selskapets strategiske mål, driftsutfordringer og regulatoriske krav samt fremtidige muligheter. Både ved rekruttering av nye medlemmer og under onboarding er det derfor klokt å gjennomføre en evaluering av styrets samlede kompetanse og kapasitet.

Onboardingprosessen gir en naturlig anledning til å stille spørsmål som: Har styret den riktige sammensetningen for selskapets nåværende og fremtidige behov? Er det områder som krever faglig påfyll eller sterkere erfaring?

• Kartlegg eksisterende kompetanse: Få oversikt over styremedlemmenes faglige styrker, bransjeerfaring og nettverk. Dette gir et tydelig utgangspunkt for å vurdere styrets nåværende styrker og behov.
• Identifiser kompetansegap: Se på hva selskapets strategi, vekstambisjoner og markedsendringer krever fremover. Vurder om det er behov for å tilføre ny kompetanse, enten permanent eller midlertidig.
• Vurder supplerende ressurser: I enkelte tilfeller kan et rådgivende organ (Advisory Board) være en god løsning for å tilføre spisskompetanse uten å endre styrets formelle struktur.

Slike vurderinger er ikke bare nyttige ved rekruttering, men bør inngå som en del av styrets kontinuerlige utviklingsarbeid, gjerne knyttet til jevnlige evalueringer og strategiprosesser.

Onboarding handler ikke bare om å introdusere nye medlemmer, men også om å videreutvikle styret som helhet. Ved å bruke anledningen til å evaluere og styrke kompetanseprofilen, øker dere styrets kapasitet til å møte både dagens krav og morgendagens muligheter.

Digitalisering av styrearbeid: Start med de riktige verktøyene

Mange styrer holder dessverre fast ved gamle arbeidsrutiner, selv om resten av virksomheten for lengst er digitalisert. Nye styremedlemmer bringer ofte med seg ny innsikt, spesielt innen digitalisering og effektivisering. Deres ankomst kan være et godt tidspunkt for styret å evaluere egne rutiner og arbeidsmetoder. Bruker styret fortsatt e-post for sensitiv kommunikasjon, tekstdokumenter uten versjonskontroll eller manuelle papirløsninger? I så fall kan onboardingprosessen være en fin anledning til å innføre moderne, sikre og effektive digitale verktøy slik som en styreportal.

En styreportal er et uvurderlig verktøy for moderne styrearbeid, som ikke bare sikrer trygg håndtering av sensitive dokumenter, men også effektiviserer alt fra møteforberedelser til oppfølging av vedtak. Ved å samle alt på ett sted, med kryptert lagring, juridisk støtte og integrerte kommunikasjonsverktøy, gir en styreportal selskaper i alle størrelser en profesjonell, sikker og effektiv plattform for styrearbeid.

 Hovedfordeler med en styreportal:

• Effektivisering: Strømlinjeformer prosesser før, under og etter møtet.
• Sikkerhet: Avansert kryptering og tilgangskontroll sikrer konfidensiell lagring og deling av sensitive dokumenter, og beskytter styret mot uautorisert tilgang og datalekkasjer.
• Veiledning: Juridisk og praktisk støtte for korrekt saksbehandling.
• Samarbeid: Integrert kommunikasjon og videomøter for enklere samhandling.

En styreportal gir styret en trygg og effektiv måte å håndtere sensitive dokumenter, effektivisere arbeidsprosesser og møte moderne krav til sikkerhet og etterlevelse. Les mer om fordelene i veilederen “Styreportal – Hva du bør forvente av en profesjonell løsning”.

Med dette som utgangspunkt kan styret ikke bare forbedre dokumenthåndteringen, men også forenkle møteinnkallinger, beslutningsprosesser og oppfølging. En godt strukturert arbeidsflyt før, under og etter møtet legger grunnlaget for bedre beslutninger og et mer profesjonelt styrearbeid.

Styreansvarsforsikring: En fornuftig trygghet og et kvalitetsstempel for styret

Selv et styre som er sitt ansvar bevisst og gjør en god jobb, kan oppleve uforutsette hendelser eller gjøre feilvurderinger. Derfor er det ikke bare fornuftig, men ofte nødvendig, å sikre at det foreligger en styreansvarsforsikring, eller å ta initiativ til at en slik forsikring blir etablert. Dette er en relativt rimelig forsikring sammenlignet med risikoen den dekker.

Flere forsikringsselskaper innvilger styreansvarsforsikring til gründerbedrifter og andre virksomheter uten lang finansiell historikk, i tilfeller hvor de ellers ville avslått, dersom selskapet benytter en profesjonell styreportal og har gode styringsprosesser på plass. Dette reduserer risikoen for forsikringsselskapet og øker sannsynligheten for at styret arbeider strukturert, tar informerte beslutninger og har nødvendige sikkerhetstiltak på plass.

Erfarne styremedlemmer forventer at sikkerhet, profesjonelle verktøy og forsikringer er ivaretatt før de vurderer å påta seg et så omfattende ansvar. Dette er ofte avgjørende for å tiltrekke og beholde kompetente personer i styret. Slike elementer henger tett sammen og bør vurderes samlet. Selskaper som har dette på plass, lykkes også bedre med å tiltrekke og beholde kvalifiserte styremedlemmer.

Bruken av en profesjonell styreportal sender et tydelig signal om seriøsitet og modernitet. Den gir nye styremedlemmer tryggheten og effektiviteten de forventer fra første dag. Å prioritere dette viser profesjonalitet fra selskapets side.

Når onboarding svikter: Hva gjør du da?

Selv med de beste intensjoner kan onboardingsprosessen i et styre svikte. Dersom du som nytt styremedlem opplever at:

• du ikke får rettidig eller tilstrekkelig tilgang til nødvendige dokumenter og informasjon for å kunne utføre styrearbeidet forsvarlig
• det er uklarhet rundt forventninger til din rolle, ansvarsområder og tidsbruk
• du ikke blir introdusert for sentrale personer i ledelsen eller blant styrekollegaer, noe som hindrer relasjonsbygging og effektivt samarbeid

...da bør du ta ansvar og være proaktiv. Etterspør informasjon, be om avklaringer, og kom med konkrete forslag til forbedringer. Et styre som tar onboarding på alvor, viser også at det tar styreansvaret sitt alvorlig, og din tydelige stemme kan bidra til å heve kvaliteten i hele styret og dermed selskapets overordnede prestasjon.

Husk: Selv om du er valgt inn på bakgrunn av spesifikk kompetanse, eierinteresser eller rolle, har du som styremedlem et ansvar som strekker seg utover egne interesser. Du skal alltid ivareta selskapets og alle aksjonærers beste – ikke en kunde-, leverandør- eller arbeidstakerposisjon. Vær bevisst hvilken hatt du har på deg i styrerommet, og skill tydelig mellom ulike roller du eventuelt har i eller rundt virksomheten.

Onboarding av ansattevalgte styremedlemmer: Særskilte behov og hensyn

Ansattevalgte styremedlemmer har ofte en annen inngang til styret enn eksterne medlemmer. Mange har begrenset erfaring med styrearbeid, og behovet for støtte og god introduksjon kan derfor være ekstra stort.

De står ofte overfor særegne rolleutfordringer, særlig knyttet til dobbeltroller, habilitet og lojalitet. En god onboardingprosess bør bidra til å tydeliggjøre rettigheter, plikter og forventninger, slik at ansattevalgte kan fylle rollen sin på en trygg og profesjonell måte.
For selskaper med ansattevalgte i styret er det viktig å tilpasse både innhold og format i introduksjonen samt å sikre løpende tilgang til relevant informasjon, styredokumenter og opplæring. Her kan en styreportal være et verdifullt verktøy.

Tips: Les veilederen “Ansattevalgte representanter i styret – (nesten) alt du trenger å vite?”

Onboarding av varamedlemmer: Trygghet og beredskap fra dag én

Selv om varamedlemmer ofte har en mer tilbaketrukket rolle, har de fullt ut samme taushetsplikt og ansvar når de trer inn i styret. For å kunne bidra effektivt ved behov, bør også varamedlemmer få en tilpasset onboarding, gjerne med tilgang til historiske dokumenter, vedtekter og annen sentral informasjon.

Mange styrer inviterer varamedlemmer til opplæring sammen med faste styremedlemmer og gir dem tilgang til styreportalen, slik at de kan holde seg oppdatert. Dette gir bedre kontinuitet og økt trygghet den dagen varamedlemmet trer inn i rollen.

Dersom styret håndterer svært sensitiv informasjon, velger enkelte virksomheter å begrense hva varamedlemmer har tilgang til, så lenge de ikke aktivt møter i styret.

Onboarding av styresekretær og styrekoordinator: Struktur og samhandling i praksis

Mens onboarding av styremedlemmer ofte får mest oppmerksomhet, er det avgjørende at også personer i rollen som styresekretær eller styrekoordinator får en strukturert og profesjonell oppstart. De fungerer som bindeledd mellom styret og administrasjonen, og er helt sentrale for å sikre effektivitet, etterlevelse og struktur i styrearbeidet.

Hva bør onboarding av styresekretær/koordinator omfatte?

• Tydelig rolleavklaring: Det bør utarbeides en instruks som beskriver ansvarsområder, rapporteringslinjer og forventet samspill med styreleder, daglig leder og styremedlemmer.
• Innføring i digitale verktøy: Personen må få full tilgang til og opplæring i styreportal, arkivsystem og relevante kommunikasjonsverktøy. Vedkommende bør også kunne støtte andre brukere ved behov.
• Gjennomgang av nøkkeldokumenter: Tidligere protokoller, møteplaner, årsplan, instruksverk og historiske styresaker bør gjennomgås for å gi nødvendig innsikt og kontekst.
• Relasjonsbygging: Legg til rette for én-til-én-samtaler med styreleder, daglig leder og andre sentrale aktører. Dette styrker samhandling og skaper felles forståelse for rolle og forventninger.
• Opplæring i sikkerhetskrav og rutiner: Som ansvarlig for dokumentflyt og tilgangsstyring må styresekretæren ha solid forståelse for personvernregler, taushetsplikt og sikker håndtering av dokumenter.
• Støtte i de første møtene: Tett oppfølging og eventuelt en dedikert støtteperson kan være nyttig i startfasen, særlig dersom personen er ny i rollen eller i virksomheten.

Dersom onboarding av styresekretæren uteblir, risikerer man svekket informasjonsflyt, mangelfull møteforberedelse og redusert kvalitet i dokumentasjonen. En godt forberedt og trygg styresekretær kan derimot løfte styrets effektivitet og profesjonalisere hele styringsprosessen.

Tips: Les veilederen "En praktisk veileder for styrekoordinatorer og styresekretærer", 

Styre i vekst: Kontinuerlig utvikling og forbedring

Når onboardingfasen er gjennomført, starter arbeidet med å videreutvikle og styrke styret over tid. Et velfungerende styre er preget av kontinuerlig læring, justering og bevisst kompetansebygging. Derfor bør det etableres rutiner for systematisk oppfølging og utvikling av både styret som helhet og de enkelte medlemmene. Dette innebærer:

• Regelmessige styreevalueringer: Gjennomfør årlige evalueringer av styrets samlede arbeid, effektivitet og bidrag. Dette kan gjøres internt eller med ekstern bistand. Slike evalueringer gir verdifull innsikt i styrker, svakheter og områder for forbedring, og hjelper styret med å utvikle seg som et team.
• Individuell tilbakemelding og utviklingssamtaler: Styreleder bør med jevne mellomrom ha dialog med enkeltmedlemmer om deres bidrag, rolleutøvelse og eventuelle behov for videre kompetanseutvikling. Dette sikrer at hvert medlem forblir relevant og engasjert.
• Kontinuerlig kompetansepåfyll: Markedet og selskapets behov endrer seg raskt. Styret bør jevnlig oppdatere sin kompetanse innen områder som digitalisering, bærekraft, juss og bransjespesifikke temaer. Dette kan skje gjennom kurs, seminarer eller interne workshops.
• Kontinuerlig forbedring av onboarding-prosessen: Onboarding bør betraktes som en kontinuerlig prosess som utvikles og forbedres over tid. Vurder jevnlig hvordan onboarding-materialene kan oppdateres med nye prosesser, ideer og fremskritt. Spør nye medlemmer om hvordan de best lærer, og hvilken informasjon de trenger. Dette bidrar til at prosessen forblir skalerbar, konsistent og i kontinuerlig utvikling, til nytte for fremtidige styremedlemmer.

Ved å investere i løpende oppfølging og utvikling, sikrer selskapet at styret ikke bare er kompetent ved innvalg, men fortsetter å være en dynamisk og strategisk ressurs som proaktivt møter fremtidens utfordringer og muligheter.

Sjekklister for strukturert onboarding

En strukturert onboarding krever mer enn gode intensjoner. Ved å bruke sjekklister sikrer dere en gjennomtenkt og effektiv oppstart. Nedenfor følger forslag til sjekklister som kan justeres etter virksomhetens behov og rolletypen som onboardes.

For nye styremedlemmer og varamedlemmer:

• Har jeg fått tilgang til vedtekter, aksjonæravtale og styreinstruks?
• Har jeg blitt introdusert for styreleder og daglig leder?
• Har jeg satt meg inn i strategi, budsjett og regnskap?
• Har jeg forståelse for hva som er rollefordelingen mellom styret og administrasjonen?
• Har jeg lest siste års styreprotokoller og generalforsamlingsreferater?
• Har jeg oversikt over virksomhetens viktigste risikoer og prioriteringer?
• Har jeg tatt stilling til habilitet og eventuelle interessekonflikter?
• Har jeg fått tydelig informasjon om hva som forventes av meg både i møtene og mellom dem?
• Har jeg fått alt av nødvendige tilganger til styreportal og andre systemer?

For selskapet (daglig leder eller styrets leder):

• Er det en tydelig plan for onboarding av nye styremedlemmer?
• Er alle nødvendige dokumenter gjort tilgjengelig?
• Er det gjennomført introduksjonssamtaler og relasjonsbygging?
• Er rolle og forventninger tydelig avklart med den nye?
• Har det nye medlemmet fått opplæring i digitale verktøy og rutiner?
• Er det satt opp første møte med fokus på involvering og trygghet?
• Har vi vurdert behov for mentorordning eller følgeperson?
• Har vi bedt om tilbakemelding på onboardingprosessen?

Refleksjonsspørsmål for nye styremedlemmer bør stille selskapet:

• Hva er det viktigste selskapet må lykkes med det neste året?
• Hvilke strategiske veivalg står vi overfor i nær fremtid?
• Hva har vært de mest krevende sakene i styret de siste to årene?
• Hvilke forventninger har styreleder til min rolle og bidrag?
• Hvilken informasjon og dokumentasjon bør jeg følge med på mellom møtene?
• Hvordan fungerer samspillet mellom styret og administrasjonen i praksis?
• Er det områder der styret selv ser behov for å styrke kompetansen?

Ved å stille gode spørsmål viser du engasjement og bygger raskt innsikt og tillit i styret.

Avslutning

Et nytt styremedlem er en strategisk investering i virksomhetens fremtid, med potensial til å tilføre kompetanse, innsikt og nye perspektiver. En god onboarding starter før første møte. Sørg for at nye medlemmer får tidlig tilgang til styreportal, relevante dokumenter, tydelige forventninger og en dedikert kontaktperson. Slik bygger dere tillit, styrker samspillet og legger til rette for aktiv deltakelse fra dag én.

Onboarding bør ses som et strategisk virkemiddel for å styrke styrets arbeid og bidra til raskere verdiskaping.

Orgbrain er utviklet av styreeksperter for å profesjonalisere styrearbeidet, med fokus på struktur, sikkerhet og effektivitet. Våre sertifiserte rådgivere tilbyr gjerne en personlig demonstrasjon og veiledning i hvordan du kan lykkes med onboarding og profesjonelt styrearbeid.