Bruker ditt styre usikre digitale løsninger?

Til tross for digitaliseringen i resten av virksomheten, bruker mange norske styrer fortsatt e-post, delte mapper og Word-filer til styrearbeid. Dette kan virke kjent og praktisk, men det er uforsvarlig og risikofylt. Som en internasjonal studie fra Harvard Business Review viser, bruker over halvparten av styrer fortsatt generelle, og til dels usikre, verktøy som Teams og Google Meet. Ettersom det er lite som tyder på at Norge skiller seg vesentlig ut, er det et tydelig tegn på at mange styrer ikke har tatt i bruk løsninger som er skreddersydd for styrearbeid.

Bruker dere verktøy som ikke er utviklet for styrearbeid?

Microsoft 365 og Google Drive er gode i mange sammenhenger, men de gir ikke tilstrekkelig

• tilgangsstyring og loggføring
• dokumentkontroll og versjonshåndtering
• personvernsikkerhet og GDPR-etterlevelse
• sikker digital signering og arkivering

Når styremøter gjennomføres uten profesjonelle verktøy mister styret oversikt, kontroll og etterprøvbarhet, og utsetter seg for reell risiko.

Sier dere at sikkerhet er viktig, men gjør lite i praksis?

83 prosent av styremedlemmer sier at informasjonssikkerhet er en topp prioritet likevel gjennomføres få konkrete tiltak. I praksis ser vi ofte at:

• Tidligere styremedlemmer fortsatt tilgang til gamle dokumenter.
• E-poster med sensitive vedlegg videresendes utilsiktet.
• Personopplysninger ligger ukryptert i innbokser og private mapper.

Dette er ikke bare upraktisk, det kan være brudd på personvernlovgivningen.

Hva skjer når styret mangler struktur og kontroll?

Et styre som fortsatt jobber med e-post og Word-filer risikerer ikke bare sikkerhetsbrudd, men også

• dårlig forberedelse til møter
• uklare ansvarsforhold
  
• manglende kontinuitet og historikk ved utskiftninger

Kravene til dokumentasjon og etterlevelse øker. Ustrukturerte løsninger er ikke bærekraftige.

Hva gjør helprofesjonelle styrer annerledes?

Styrer som tar sitt ansvar på alvor, benytter nesten uten unntak styreportal, en løsning utviklet for styrearbeid. Det gir blant annet:

• En profesjonell arbeidsflate for styremedlemmer og styresekretær.
• Strukturert møteplanlegging og automatisk protokoll.
• Kontrollert dokumentdeling med full sporbarhet.
• Digital signering og sikker arkivering.
• Sikker kommunikasjon.
• Oversikt over vedtak og oppfølging, samlet på ett sted.
  
  

Stiller styret de samme kravene til seg selv som til administrasjonen?

De fleste styrer stiller strenge krav til administrasjonen om lovetterlevelse, datasikkerhet og effektivitet. De samme kravene må gjelde for styrets eget arbeid.

Digitalisering av styrearbeidet handler ikke om “nice to have”, det handler om

• profesjonell drift
• risikohåndtering
• tidsbruk
• tillit til styrets arbeid
  
  

Hvem har ansvaret, egentlig?

Ansvaret ligger formelt hos styret som kollegium, og særlig hos styrets leder og daglig leder. Men ofte er det styresekretæren, gjerne CFO eller juridisk ansvarlig, som ser gapene tydeligst. Styresekretæren spiller derfor en nøkkelrolle i å sikre at styret har gode og trygge verktøy, og i å foreslå løsninger som forbedrer struktur, sikkerhet og effektivitet.

Å fortsette med utdaterte løsninger er ikke bare ineffektivt; det er en aktiv handling som utsetter både styremedlemmer og virksomheten for unødvendig risiko, juridiske fallgruver og redusert tillit. Den gode nyheten er at det finnes en enkel måte å håndtere disse utfordringene på.

Lær mer om hvordan en moderne styreportal kan hjelpe ditt styre med å jobbe smartere, sikrere og mer i tråd med profesjonelle standarder.