Norges Bank Investment Management, kjent som "Oljefondet", utgir posisjonsnotater som adresserer spesifikke spørsmål innenfor selskapsstyring. Disse notatene danner grunnlag for Oljefondets stemmegivning vedrørende bestemte temaer og fungerer som et utgangspunkt for dialog med selskaper og standardsettere.
I ett av Oljefondets posisjonsnotater omhandles forventninger til hvor mye tid styremedlemmer bør allokere til sitt verv. I det følgende gir vi en gjennomgang av dette posisjonsnotatet fra Oljefondet.
Styremedlemmer bør bruke tilstrekkelig tid til å utføre sine plikter effektivt. Styremedlemmer i børsnoterte selskaper bør ikke sitte i mer enn fem styrer samtidig.
Styrelederen er ansvarlig for å lede alle aspekter av styrets arbeid og bør bruke betydelig tid på å oppfylle sine plikter effektivt. Styrelederen i et ledende selskap bør generelt ikke være styreleder i et annet selskap.
Styremedlemmer bør bidra til effektive diskusjoner og beslutningstaking ved å delta på alle møter. Selskapet bør offentliggjøre individuelle oppmøtefrekvenser, og forklare eventuelle fravær.
Styret er ansvarlig overfor aksjonærene for tiden medlemmene bruker. Styret bør offentliggjøre informasjon om andre styreverv, roller i komiteer og ansettelser, slik at aksjonærene kan vurdere hvordan styret fungerer.
Styret har ansvar for å styre selskapsstrategien, overvåke ledelsens resultater og stå til ansvar overfor aksjonærene. Det er essensielt for aksjonærene at styret opererer effektivt. Dette posisjonsnotatet ser på viktigheten av styremedlemmers tilgjengelighet og deres forpliktelse til tidsbruk i forhold til styrets effektivitet.
Å inneha verv i for mange styrer kan ha negativ påvirkning på styremedlemmers prestasjoner. Informasjon om styremedlemskap og andre vesentlige forpliktelser er sentralt for å forbedre nominasjoner til styret. Publisering av oppmøtestatistikker for enkeltmedlemmer av styret bidrar til å øke tilliten til selskapsstyringen.
Som en global investor legger Oljefondet merke til forskjeller mellom ulike markeder og selskaper. For visse finansinstitusjoner i EU/EØS er tidsforpliktelsene for styremedlemmer fastsatt i reguleringer. I Storbritannia anbefales det at personer med fulltidsstillinger som daglig leder ikke har mer enn ett styreverv i et FTSE 100-selskap. Noen markeder stiller krav om offentliggjøring av oppmøtestatistikker for styremedlemmer, mens enkelte selskaper deler mer informasjon enn det som kreves.
Styrearbeid krever en betydelig tidsforpliktelse.
Styremedlemmer som ikke kan forberede seg til møter eller delta i dem regelmessig, kan ikke bidra effektivt til selskapet. Styrelederen må også bruke tid på relasjon med ledelsen og aksjonærene.
Styret bør ha kapasitet for uventede hendelser.
Styret må sikre at medlemmene har tilgjengelighet til å håndtere uventede hendelser, som store transaksjoner eller kritiske utfordringer. Dette er spesielt viktig for styrelederen, hvis lederskap er avgjørende i slike situasjoner.
Tidskrav hjelper med å styre forventninger.
Aksjonærene trenger å vite om styremedlemmene de stemmer på har tilstrekkelig tid til å bidra i styrets arbeid. Grenser for antall oppdrag, og krav til oppmøte, kommuniserer klart aksjonærpreferanser til markedet.
Styremedlemmer kan styre sin egen tid.
De fleste styremedlemmer ønsker ikke å overforplikte seg. Nominasjonskomiteene vurderer vanligvis den totale arbeidsmengden og oppmøtefrekvens når de forbereder sin anbefaling.
Styret drar nytte av medlemmer med erfaring fra andre styrer.
Ved å sitte i mange styrer samler medlemmene verdifull erfaring og bygger et omfattende nettverk av kontakter som også kan gagne styret og selskapet.
Å innføre rigide grenser er vilkårlige og upraktiske.
Enhver regel om antall styreverv vil være upresis, og ikke nyttig for å vurdere styrets effektivitet. Den tiden som kreves for å være et effektivt styremedlem varierer betydelig etter selskapsstørrelse og de spesifikke utfordringene som oppstår.
Etter å ha vurdert argumentene, konkluderer Oljefondet med at grenser for tidsforpliktelser og forventninger til deltakelse kan bidra til styrets effektivitet og prestasjon.
Aksjonærene har en åpenbar interesse i styrer der medlemmene har nok tid til å utføre arbeidet de ble valgt til å gjøre. Styremedlemmene bør være godt forberedt på møter og aktivt delta i diskusjoner. Dette krever tid og tilgjengelighet, derfor vil det alltid være en grense for hvor mange styreverv en person kan ha og hvordan styreoppdrag kan kombineres med ansettelse og andre forpliktelser.
Et høyt antall forskjellige styreverv kan signalisere at et medlem ikke alltid vil kunne vie tilstrekkelig tid på styret. Oljefondet anerkjenner at en enkel opptelling av antall styreverv ikke alltid gir et komplett bilde av et medlems tilgjengelighet. Likevel anses et slik parameter som en nyttig indikator.
Standpunktet presentert ovenfor danner fundamentet for Oljefondets samhandlinger med selskapsstyrer. Denne innsikten i fondets forventninger og perspektiver knyttet til styremedlemmers tidsforpliktelse understreker betydningen av å ha engasjerte, tilgjengelige og målrettede styremedlemmer. I den komplekse forretningsverdenen vi lever i, ser Oljefondet det som essensielt at de som innehar styreverv er fullt og helt forpliktet til oppgavene sine.