Administrasjonen og styreledere investerer ofte betydelig tid og ressurser i forberedelsene til styremøter, som krever dager med arbeid og omfattende dokumentasjon. Til tross for dette opplever mange virksomheter at møtene ofte starter med at flere av styremedlemmene virker uforberedte, noe som fører til overfladiske diskusjoner og manglende detaljkunnskap om de sakene som skal behandles.
Manglende forberedelse fra styremedlemmenes side kan dramatisk redusere møtenes effektivitet. Dette manifesterer seg ofte i unødvendige gjentakelser av informasjon som allerede er tilgjengelig i møtematerialet, noe som ikke bare forlenger møtetiden, men også kan svekke kvaliteten på de beslutningene som fattes. Når styremedlemmer ikke er fullstendig oppdaterte, blir deres bidrag mindre verdifulle, og diskusjonene foregår på et overordnet nivå uten nødvendig innsikt i den konkrete saken.
For å adressere dette problemet har vi i Orgbrain utviklet en «forberedelsemåler». Dette er en funksjon som måler om deltakerne har startet forberedelsene til møtet, og eventuelt hvor stor andel av dokumentasjonen til møtet som er gjennomgått. Dette gjør det enklere for styreleder å identifisere hvem som trenger en påminnelse om å forberede seg til møtet.
Løsningen fungerer slik at etter at en virksomhet har aktivert funksjonen i innstillingene, vil forberedelsemåleren tildele poeng til hver deltaker for hvert åpnet agendapunkt eller vedlegg. En fullstendig gjennomgang av saksgrunnlaget viser 100 % forberedelse. Dette visualiseres tydelig i administrasjonsgrensesnittet under «Deltakere» på møtekortet, noe som gir styreleder et raskt overblikk over hvem som har gjennomgått styredokumentene og hvem som ikke har det.
Ved å bruke forberedelsemåleren kan styreleder raskt identifisere og adressere forberedelsesgap før møtene starter og påminne deltakerne om viktigheten av å sette seg inn i saksgrunnlaget. Dette sikrer at alle er på samme informasjonsnivå og fører til møter som er mer målrettede, produktive og tidsbesparende. Effektiviteten økes, og ansvarligheten og engasjementet blant deltakerne styrkes.
Ønsker du å se hvordan forberedelsemåleren kan gjøre ditt styrearbeid enklere, sikrere og mer effektivt? Prøv vår løsning gratis i dag.