Bauda konsernet med sine datterselskaper ble i desember 2022 kunder av Orgbrain, etter lengre tids vurderinger av løsninger i markedet. Det valget har vi vært godt fornøyde med, sier CFO i konsernet, Anne Cecilie Guneriussen, som selv administrerer konsernets styrearbeid.
Vi har generelt veldig god kontroll på det administrative arbeidet i konsernet”, fortsetter Anne, “men vi så at vi hadde mer å hente på også å digitalisere styrearbeidet fullt ut”. “Vi søker kontinuerlig en forbedring på alle områder, og spesielt i forberedelser og etterarbeid rundt styremøter hadde vi fortsatt noe tidkrevende manuelle prosesser.
Bauda gjorde en sondering i markedet for styreportal, og fikk demonstrert flere alternativer. De ønsket en løsning som var sikker, effektiv og enkel å bruke, til en fornuftig pris. Orgbrain svarte til disse forventningene. Orgbrain løste også behovet for enkelt å kunne inkludere styremedlemmer fra både Brussel og Japan for å kunne samhandle effektivt over landegrenser. Etter gjennomgang av systemet fra både IT og juridisk avdeling i Brussel, ble Orgbrain valgt som leverandør.
Etablering av portaler for Toyotas mange avdelinger ble gjort på en time. Det er alltid litt som skal læres når man tar i bruk nye systemer, men Orgbrain portalen er veldig intuitiv i bruk, og vi kom raskt i gang. Vi fikk god opplæring i startfasen, og Orgbrain har vært flinke til å følge opp om vi har hatt spørsmål underveis. Det har vært spesielt viktig for meg, og de andre som gjør en del av forberedelsene til styremøtene, understreker Anne.
Med Orgbrain-portalen har Bauda styrets kalender, aksjonspunkter og dokumenter på ett sted, og kan effektivt gjennomføre digitale styremøter og generalforsamlinger med innebygget videoløsning og e-signering. Vi har mange med lang fartstid i styrerommet i konsernet, men det er nyttig også for oss å ha henvisninger til lover ved behov og annet kompetansemateriale tilgjengelig i portalen. Det at det er smidig å navigere mellom alle selskaper i konsernet, uten å logge av og på, er også nyttig for meg og andre som har flere roller, avslutter Baudas CFO, Anne Cecilie Guneriussen.