Dagens aksjelov ble vedtatt helt tilbake til 1997, men de siste årene er det blitt foretatt en rekke endringer i loven for å gjøre den mer teknologivennlig. Blant annet åpner aksjeloven nå for digital oppbevaring av selskapsdokumenter (jf. aksjeloven § 1-6) og for at all formell kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne kan skje digitalt (jf. aksjeloven § 1-7). Ordlyden underskrives er også blitt erstattet med signeres, noe som medfører at protokoll fra både styremøte og generalforsamlinger nå kan signeres digitalt (jf. aksjeloven § 1-6).
Tradisjonelt har aksjeloven også lagt opp til at aksjonærene må møte opp fysisk ved avholdelse av generalforsamlinger, men ved lovendringen i 2017 ble aksjonærenes rett til å delta digitalt på generalforsamlinger utvidet. Aksjeloven § 5-11 b gir aksjeeierne rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av digitale hjelpemidler. Det samme gjelder aksjonærenes rett til å forhåndsstemme så lenge dette er nedfelt i vedtektene.
Det er styret som er ansvarlig for å tilrettelegge for digital deltagelse på generalforsamlinger. Dette må anses som et ledd i styrets forberedelse av generalforsamlingen, der styret må sørge for å tilby løsninger som gjør det mulig for de aksjeeierne som måtte ønske det å delta digitalt uten å være fysisk til stede. Løsningen må fungere slik at de som deltar digitalt kan følge diskusjonen, selv ta ordet og avgi stemme.
Det er fortsatt en åpning i aksjeloven § 5-11 b for at styret kan nekte aksjonærene å delta på generalforsamling ved hjelp av digitale hjelpemidler, men da må det foreligge en saklig grunn. Et eksempel på en saklig grunn som nevnes i forarbeidet til loven er der generalforsamlingen skal behandle saker av sensitiv karakter. Da kan det være grunn til å nekte deltakelse over telefon eller andre enkle digitale hjelpemidler som ikke gir en mulighet for å kontrollere hvem som følger diskusjonen.
Dersom styret vedtar at det ikke vil være anledning for aksjonærene til å delta digitalt bør dette komme frem i innkallingen til generalforsamlingen. I slike tilfeller vil de aksjeeierne som er uenig i styrevedtak kunne bruke dette som grunnlag ved et eventuelt søksmål om gyldigheten av generalforsamlingens vedtak, jf. aksjeloven § 5-22.
Selv om det medfører en ekstra kostnad for selskapet å gå til anskaffelse av digitale løsninger, slik som en moderne styre- og generalforsamlingsportal, er ikke kostnadene alene tilstrekkelig grunn til å nekte elektronisk deltakelse, så lenge kostnadene må anses som rimelige sett i forhold til selskapets størrelse, aksjonærstruktur og de kostnadene fysisk deltakelse vil påføre aksjonærene.
Aksjeloven § 5-11 b, som åpner for digital deltagelse på generalforsamlinger, gir ikke styreleder, daglig leder og andre som har en rett og plikt til være til stede på generalforsamlingen, rett til å delta digitalt.
Aksjonærenes rett til delta digitalt på generalforsamlinger etter aksjeloven § 5-11 b forutsetter at generalforsamlingen også avholdes som fysisk møte, der styrets leder og daglig leder er til stede. Det er imidlertid også mulig å avholde en generalforsamling 100 prosent digitalt, uten at noen møter fysisk. I forbindelse med modernisering av aksjeloven i 2013 kom det inn en bestemmelse i loven om adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling. Aksjeloven § 5-7 sier at dersom ingen aksjeeiere motsetter seg det, kan en generalforsamling holdes uten fysisk møte, og for eksempel behandle saker heldigitalt ved å benytte en moderne styreportal. Generalforsamlingen trenger heller ikke å avholdes etter de kravene som er nedfelt i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16 (innkallingsfrist mv).
Bakgrunnen for at lovgiver har innført regler om forenklet generalforsamling er for å gjøre det enklere å avholde generalforsamlinger i mindre aksjeselskaper.
Det er ikke nødvendig å innhente eksplisitt samtykke fra samtlige aksjeeiere ved forenklet generalforsamlingbehandling. Det er tilstrekkelig at selskapet på en betryggende måte sikrer seg at ingen aksjeeiere motsetter seg forenklet behandling av de konkrete saker som generalforsamlingen skal behandle. Det vil blant annet si at forespørsel om forenklet generalforsamling ikke kan legges frem for aksjeeierne uten at det er konkretisert hvilke saker som skal behandles. Sakene blir gjerne distribuert digitalt, slik at alle aksjonærer får anledning til å delta i behandlingen av saken(e).
Det er etter bestemmelsen ikke noe krav om at samtlige aksjeeiere faktisk skal delta, men det er et vilkår at alle skal gis mulighet til å delta i behandlingen på en egnet måte. Dette betyr at aksjeeierne må gis en rimelig frist for å gi en eventuell tilbakemelding. Selskapet bør også gjør rede for hvordan generalforsamlingen skal avvikles, så som om den skal gjennomføres ved bruk av en digital styreportal eller på annen måte. Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor skal ved forenklet generalforsamling gis mulighet til å uttale seg om saken og kan kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte.
Protokoll fra generalforsamlingen skal føres etter reglene i aksjeloven § 5-7 a. Protokollen signeres digitalt ved bruk av BankID eller lignende løsning.
For å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19 det den 26. mai 2020 innført en midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen. Loven gjelder frem til 1. november 2020.
I lovens § 2-3 fremkommer følgende:
Dette betyr blant annet at styret nå kan bestemme at generalforsamlinger skal avholdes 100 % digitalt, selv om noen aksjonærer skulle motsette seg en slik behandlingsform. En slik avgjørelse forutsetter imidlertid at styret kan organisere den digitale generalforsamlingen på en betryggende måte. Det vil blant annet si at deltakerne kan følge diskusjonen, selv ta ordet og avgi stemme. Love åpner også for at aksjonærene kan avgi forhåndsstemme, selv om en slik stemmegivning ikke er nedfelt i selskapets vedtekter.
Aksjonærene har som utgangspunkt rett til å delta digitalt på generalforsamlinger. Det er styret som er ansvarlig for at selskapet har på plass løsninger som gjør det mulig for at aksjonærene digitalt kan følge diskusjonen, selv ta ordet og avgi stemme uten å være fysisk til stede.
Se også blogg “Derfor bør ditt styre bruke en styreportal”
Du kan gratis teste ut en styre- og generalforsamlingsportal levert av Orgbrain ved å klikke her.