Mange styrer sender fortsatt styrepapirer på e-post. Det virker kanskje enkelt og effektivt – men det er i realiteten en praksis som kan utsette både virksomheten og styremedlemmene for betydelig risiko. Det handler ikke bare om dokumenthåndtering, men om datasikkerhet, personvern og kravene til forsvarlig styrearbeid.
I 2025 – med skjerpede krav til informasjonssikkerhet, økt digital risiko og høyere forventninger til styrerollen – holder det ikke lenger å gjøre som man alltid har gjort.
Det er et tydelig skille i hvordan ulike styrer håndterer dette, ofte basert på hvor profesjonelt de jobber. Helprofesjonelle styrer har for lengst tatt avstand fra e-post og benytter i stedet dedikerte styreportaler – digitale verktøy utviklet for sikker, strukturert og effektiv håndtering av styrearbeid. De øvrige – ofte uten å være klar over risikoen – fortsetter å bruke ustrukturerte, usikre og utdaterte løsninger.
Å sende styrepapirer på e-post er ikke bare en dårlig vane – det kan være et lovbrudd.
Når styredokumenter deles ukontrollert, øker risikoen for brudd på både personvernlovgivningen (GDPR) og aksjelovens krav til forsvarlig styrearbeid. Som E24 har publisert i saken“Ni av ti styremedlemmer risikerer brudd med personvernlovgivning”, kan manglende ivaretakelse av informasjonssikkerhet føre til alvorlige konsekvenser – inkludert bøter og personlig ansvar for styremedlemmer.
E-post gir ingen garanti for at sensitive dokumenter havner i riktige hender – eller blir behandlet forsvarlig. Mange e-poster ligger ubeskyttet i innbokser, videresendes utilsiktet eller åpnes på usikre enheter. I styrer hvor medlemmene har flere verv, er faren for dokumentforveksling stor. Taushetsplikt kan brytes, og virksomhetskritisk informasjon kan havne på avveie – uten at noen merker det.
Å mangle kontroll over hvem som har tilgang til hva, og når, er ikke forenlig med et forsvarlig styrearbeid. Det setter ikke bare personvernet i fare – men også styrets omdømme og tillit.
I tillegg til svakhetene rundt sikkerhet, fører e-post til ustrukturert og fragmentert kommunikasjon. Viktig informasjon kan forsvinne i lange tråder, eller overses i overfylte innbokser. For styremedlemmer med flere verv blir det krevende å holde oversikten, og det finnes ingen garanti for at alle jobber med samme versjon av dokumentene.
Uten kontroll på deltakelse, innsyn og versjonshåndtering risikerer styret ikke bare ineffektivitet, men også dårligere beslutningsgrunnlag og redusert tillit fra eiere og interessenter.
I bloggen “Effektiv kommunikasjon i styrearbeid: Ta bedre beslutninger med Orgbrain Samtaler ” forklarer vi mer om hvorfor god dialog mellom styremøtene er avgjørende – og hvorfor e-post ikke er egnet. Mangel på struktur og oversikt gjør at viktig informasjon og oppfølging lett glipper. En styreportal med dedikert meldingsfunksjon gjør det enkelt og sikkert å holde kontakt – uten å miste oversikten.
Helprofesjonelle styrer benytter i dag moderne styreportaler – løsninger utviklet spesielt for styrearbeid, som kombinerer sikkerhet, struktur og brukervennlighet. Slike portaler muliggjør en helhetlig digital styreprosess – fra planlegging og kommunikasjon til gjennomføring og oppfølging – uten å gå på kompromiss med sikkerheten.
En komplett styreportal bør gi støtte for blant annet
Orgbrain – det trygge valget for profesjonelle styrer
Orgbrain er Norges mest komplette styreportal, utviklet for å gjøre styrearbeid enklere, sikrere og mer effektivt. Med fem stjerner på Google og tusenvis av fornøyde brukere er vi førstevalget for styrer som tar ansvar.
⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️
Noen styrer fortsetter som før, drevet av vaner og motstand mot endring. Men i dagens virkelighet er det ikke lenger holdbart. Det er på høy tid å ta ansvar – både for informasjonsflyten og for sikkerheten.
Å ikke ta et valg kan i noen tilfeller være en god beslutning. Men når det gjelder e-postbasert styrearbeid, er det det motsatte. Å ikke gjøre noe er i seg selv en risiko.
Det finnes ingen unnskyldning for å sende styrepapirer på e-post. Styrets leder, daglig leder, styremedlemmer og styresekretær har et felles ansvar for å sikre at styrearbeidet skjer på en trygg og forsvarlig måte.